Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG Antal sidor: 6

Transkript

1 ering KPMG Antal sidor: 6

2 Innehåll 1. Inledning Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat Kommunstyrelsen som arkivmyndighet Kommunens arkivstruktur Arkivrutiner Dokumenthanteringsplan Arkivreglemente Kommunens hantering och rutiner gällande allmänna handlingar Posthanteringsrutiner Utbildning för personal och förtroendevalda i kommunen 5 4. Sammanfattande bedömning 6 Bilagor Bil. 1 Förteckning över dokument som studerats

3 1. Inledning KPMG har på uppdrag av kommunens revisorer granskat kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur. Pappersflödet i en kommun är omfattande. Handlingar kommer i form av brev från medborgare och myndigheter, internpost skickas mellan förvaltningar och handläggare, e-post skickas och tas emot till/från allmänheten, myndigheter, inom och mellan förvaltningar m m. Ny teknik genom e-post har inneburit delvis förändrade förutsättningar för hantering av allmänna handlingar. Risk finns att kommunens rutiner inte har anpassats till dagens förutsättningar och att offentliga handlingar därmed inte blir offentliga. För att kommunen skall kunna upprätthålla en god offentlighetsstruktur är det dessutom viktigt att kommunens personal erhåller anpassad information och utbildning i offentlighet, sekretess och arkivering. Lagar ställer krav på hur handlingar skall hanteras. Myndighetsinsyn för medborgarna regleras i tryckfrihetsförordningen, sekretesslagen och arkivlagen. Tryckfrihetsförordningen reglerar vad som är en allmän handling och allmänna handlingars offentlighet. Sekretesslagen reglerar bl a krav på registrering av allmänna handlingar och möjligheten att sekretessbelägga handlingar. Arkivlagen behandlar förvaring och förutsättningar för gallring av allmänna handlingar. 1.1 Revisionsmål Granskningens huvudmål var att bedöma om kommunen har beslutade och ändamålsenliga rutiner som säkerställer allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar. I övrigt är målen för granskningen: Få svar på hur kommunstyrelsen fullgör sin skyldighet som arkivmyndighet. Kontrollera efterlevnad av befintliga rutiner vid kommunens två stora förvaltningar; socialförvaltningen och barn- och ungdomsförvaltningen. Konstatera om kommunen bedriver utbildning, genomför informationsinsatser för personal och förtroendevalda i frågor som rör offentlighet, sekretess och arkivering. 1 (6)

4 4. Genomförande Dokumentstudier och intervjuer. Vi har bl. a granskat om kommunen har fastställda rutinbeskrivningar, arkivreglemente och arkivförteckningar. Dokument som studerats - se bilaga 1. Vi har genomfört intervjuer med administrativ chef, tf socialchef, skolchef, kommunens arkivarie och arkivredogörare/assistent och kanslist vid kommunkontoret, socialkontoret och skolkontoret. 5. Resultat 5.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet Kommunens arkivstruktur Grästorps kommun har ett centralarkiv som ansvarar för att bevara allmänna handlingar. Kommunens nämnder och styrelsen har i uppgift att till arkivet överlämna handlingar som omfattas av bl. a arkivlagen. Handlingar som inte är mogna för att överlämnas till kommunens centralarkiv förvaras i nämndernas närarkiv eller på annat sätt. Denna ordning framgår av nämndernas dokumenthanteringsplaner. Kommunstyrelsen är kommunens arkivmyndighet. För kommunövergripande arkivfrågor och tillsyn å arkivmyndighetens vägnar svarar administrativ chef och kommunens arkivarie. Tillsyn skall utövas för att säkerställa att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildning och arkivvård. Varje nämnd ansvarar för sina arkiv och på respektive förvaltning är en arkivansvarig och en arkivredogörare utsedd. Våra intervjuer och dokumentstudier visar att tillsyn sker bl a genom de kontinuerliga kontakter/möten som administrativ chef och arkivarien har med representanter från kommunens förvaltningar, den s k kanslistgruppen. Tillsynen sker dock inte enligt någon i förväg fastställd plan. Vi kan konstatera att arkivmyndigheten på ett tydligt sätt har utsett ansvarig tjänsteman för att utöva tillsyn av de kommunala arkiven. Genom kontroll av förteckning över arkivansvariga har vi dock noterat att den tjänsteman som står angiven som socialnämndens arkivansvarig inte längre finns i nämndens tjänst. Förhållandet bör åtgärdas. Vi rekommenderar att arkivmyndigheten vid uppdatering av förteckningen utelämnar namn och använder titel. 2 (6)

5 5.1.2 Arkivrutiner Kommunens arkiv skall enligt lagen bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipningen, förvaltningens och forskningens behov. Arkivmyndigheten ansvarar enligt arkivlagen 6 för att kommunen har upprättat arkivbeskrivningar. Arkiven skall ge information om vilka slag av handlingar som kan finnas och hur arkivet är organiserat. Arkivmyndigheten ansvarar vidare för att arkivförteckningar upprättas. Förteckningen skall vara systematisk och ange vilka handlingar som förvaras i kommunens arkiv. Vi har funnit att socialnämnden och barn- och ungdomsnämnden har arkivbeskrivningar. Socialnämndens arkivbeskrivning är dock från år 1995 och i behov av att anpassas efter dagens organisation. Av intervjuer och dokumentstudier framgår att kommunens centralarkiv har arkivförteckning men att social- och skolförvaltning saknar sådana förteckningar. Arkivansvarig och arkivredogörare vid dessa förvaltningar hänvisar till nämndens dokumenthanteringsplan. Av arkivlagen framgår att kommunerna skall ha upprättat arkivförteckningar senast vid utgången av 1995 eller, vid särskilda skäl och med anstånd från regeringen, senast vid utgången av år Vi har inte kunnat fastställa att arkivförteckningar finns hos skol- respektive socialförvaltningen. Praktiskt sett är det troligtvis ej rimligt att varje förvaltning skall hålla uppdaterade arkivförteckningar. Ett arkivförteckningssystem i dataform skulle kunna underlätta för kommunen och förvaltningarna att på ett systematiskt och praktiskt vis upprätthålla aktuella arkivförteckningar Dokumenthanteringsplan Varje nämnd skall enligt arkivlagen upprätta en s k dokumenthanteringsplan. Nämnderna och kommunstyrelsen har upprättat dokumenthanteringsplaner som beskriver nämndens handlingar och hur dessa skall hanteras. Nämndernas planer skall revideras årligen och behandlas i kommunstyrelsen. Arkivredogörare vid skol- och socialförvaltning svarar för att planerna revideras och att arkivbildningen sker enligt dokumenthanteringsplanen. Detta sker enligt arkivredogörarna bl a genom besök på förvaltningarnas olika enheter. Vi kan konstatera att nämnderna har aktuella dokumenthanteringsplaner samt att dessa tydligt beskiver typ av handlingar som finns i arkiven, hur de skall arkiveras, var de placeras på 3 (6)

6 förvaltningen och när handlingarna skall levereras till centralarkivet samt hur handlingarna skall gallras Arkivreglemente Av arkivlagen framgår att kommunfullmäktige får meddela föreskrifter om arkivvården inom kommunen. Utifrån detta får kommunen besluta om arkivreglemente. Kommunfullmäktige har fastställt arkivreglemente för Grästorps kommun Kommentarer till reglementet förtydligar dess innehåll. Av intervjuer med arkivansvariga och arkivredogörare framkommer dock att reglementet är relativt okänt för arkivansvariga inom skoloch socialförvaltning. Vi vill uppmärksamma kommunstyrelsen/arkivmyndigheten på att arkivreglementet bland kommunens förvaltningar inte är tillräckligt känt. Förhållandet bör åtgärdas Kommunens hantering och rutiner gällande allmänna handlingar Skriften Dokumenthantering ger regler och handledning för hur dokumenthanteringen skall fungera i Grästorps kommun. Skriften belyser bl a offentlighetsprincipen, rutiner för ärenderegistrering, förskrivning av ärende, protokollföring av beslut, kallelse/kungörelse och arkivering. Skriften synes vara väl känd och utgöra ett bra stöd för en enhetlig handläggning i kommunen. Den s k kanslistgruppen tar vid sina möten bl a upp frågor som gäller offentlighet, arkiv och god enhetlig dokumenthantering. Gruppens arbete ses som betydelsefullt när det gäller utveckling, förbättring och uppföljning av rutiner och arbetssätt. Beslut att avslå en begäran om utlämnande av allmän handling till enskild samt uppställande av förbehåll i samband med utlämnande till enskild har socialnämnden delegerat till socialchef. Vi har inte funnit att kommunstyrelsen och barn- och ungdomsnämnden delegerat till tjänsteman att besluta i denna fråga. Beslut att inte lämna ut allmän handling får överklagas av sökanden. Av intervjuer och dokumentstudier framgår att kommunens hantering och rutiner synes säkerställa allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar. Lagstiftningen som omger offentlighet, sekretess och arkiv är inte helt okomplicerad och dokumenterade regler underlättar för såväl anställda som förtroendevalda. Regler och ett forum (kanslistgruppen) som följer dess 4 (6)

7 tillämpning höjer dessutom den kommunala kunskapen inom området som i sin tur leder till att medborgarnas rätt till insyn och tillgång till allmänna handlingar säkerställs. När det gäller beslut om avslag på begäran om utlämnande av allmän handling rekommenderar vi att kommunstyrelsen och barn- och ungdomsnämnden utser tjänsteman som delegat. Oklarheter om hur ärendet skall handläggas klargörs och handläggningstiden kortas. Enskild som önskar överklaga avslagsbeslutet behöver och skall ha ett formellt beslut. Det faktum att det är mycket sällsynt att avslag övervägs inom kommun- och skolkontoret kan inte utgöra skäl till att inte effektivisera handläggningen/prövningen av utlämnande av allmän handling Posthanteringsrutiner Skriften Dokumenthantering som gäller för hela Grästorps kommun belyser kort hur posthanteringen skall gå till. Då all post skall diarieföras utan dröjsmål är det av vikt att post inte ligger oöppnad i händelse av någons frånvaro. Av intervjuer med berörda tjänstemän framkommer att fullmakt alltid lämnas vid frånvaro och då post är direktadresserad. Socialförvaltningen och Grästorpskontoret har mer detaljerade beskrivningar av hur postrutinen skall fungera och det har inte framkommit annat än att dessa följs. Regler för e-post finns och liksom för övrig post gäller fullmaktsförfarande vid någons frånvaro. Också i detta sammanhang fungerar kanslistgruppen enligt intervjuer med kanslister/assistenter som ett forum för förbättringar och uppföljning av befintliga rutiner. Inget har framkommit vid granskningen som tyder på att gällande postrutiner inte är tillfredsställande. Säkerhetsrutiner avseende inkommande fax på kommunledningskontoret bör dock beaktas Utbildning för personal och förtroendevalda i kommunen Kommunkontoret har erbjudit övergripande utbildning för kommunens förvaltningar. Senast 1997 då en 8-dagars utbildning i offentlighet och sekretess genomfördes och då ocks å grannkommuner bjöds in. Kommunens arkivarie har utbildats vid landsarkivet och är också med i nätverk för arkivarier i Västra Götaland. Inom Skol- och socialförvaltningen har berörd personal gått olika kurser och utbildningar rörande såväl offentlighet som arkiv och personuppgiftslagen. Arkivredogörare och assistent inom socialförvaltningen har dessutom på eget initiativ genomgått högskoleutbildning i offentlighet och arkivering. Via kanslistgruppen sker informationsutbyten och kunskaper och erfarenheter sprids och bidrar till en lärande organisation. 5 (6)

8 Utbildning för förtroendevalda sker i begränsad omfattning och huvudsakligen i samband med nyval. Av intervjuerna med berörd personal framkommer att önskemål och behov av ut- och fortbildning tillgodoses av kommunen och respektive förvaltning. Utbildning för förtroendevalda i offentlighet, sekretess och arkiv borde ges ett större utrymme. Inom kommunen finns personal med djup kunskap och erfarenhet inom området som skulle kunna bidra med kunskapsöverföring. 6. Sammanfattande bedömning Vi har granskat huruvida kommunen har beslutade och ändamålsenliga rutiner som säkerställer allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar. Vår sammanfattande bedömning är att kommunen har rutiner för en god offentlighetsstruktur och att kommunstyrelsen fullgör sin skyldighet som arkivmyndighet. Arkivlagens bestämmelser om arkivreglemente, arkivbeskrivningar och dokumenthanteringsplaner följs. Vi kan också konstatera att granskade förvaltningar i allt väsentligt efterlever befintliga rutiner inom området. Ansvarsfördelningen i avseende på hur en god offentlighetsstruktur som helhet skall uppnås och bibehållas förefaller vara tydlig i organisationen. Kommunen som helhet har dokumenterade regler för en god dokumenthantering och vi konstaterar även att det finns rutin för post och e-post samt för offentlighetsprincipens tillämpning för ADB-upptagning. Inget har framkommit som tyder på att regler och rutiner inte följs. Vi finner att kommunen genom kanslistgruppens arbete också kvalitetssäkrar verksamheten rörande offentlighet, sekretess och arkiv. Kontinuerliga uppföljningar, om ej i förväg planerade, av befintliga rutiner och ut- och fortbildningsinsatser sker. De förbättringsförslag vi vill lyfta fram sammanfattas nedan Förteckning över arkivansvariga behöver uppdateras och lämpligen bör titel anges. Kommunens arkivreglemente behöver göras mer känt för arkivansvariga inom skol- och socialförvaltning. 6 (6)

9 Kommunstyrelsen och nämnder kan och bör delegera till tjänsteman beslut som innebär avslag på begäran om utlämnande av allmän handling. I introduktionsprogram för nyanställd personal ser vi det som viktigt att även lagstiftning och kommunens regler och rutiner rörande offentlighet och arkivering ingår. Trollhättan som ovan KPMG Kerstin Ingvarsson 7 (6)