G A L L R I N G S B E S L U T 2005:7. Nämnd/Förvaltning Saluhallskontoret, Fastighets- och saluhallskontoret

Transkript

1 Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN H A N D L Ä G G A R E: S U S A N N E S T R A N G E R T GALLRINGSBESLUT 2005:7 SID 1 (1) DNR / G A L L R I N G S B E S L U T 2005:7 Nämnd/Förvaltning Saluhallskontoret, Fastighets- och saluhallskontoret SSA dnr /05, hänvisningsdnr /02 Beslutets huvudsakliga innehåll Följande redovisningshandlingar (utdata) ur hyressystemet BRA i Saluhallskontorets respektive Fastighets- och Saluhallskontorets arkiv får gallras: - Debiteringslistor gallras 10 år efter räkenskapsårets utgång - Betalningspecifikationer gallras 10 år efter räkenskapsårets utgång - Betalningshistorik gallras 5 år efter räkenskapsårets utgång Övriga handlingar i ärendet Gallringsförslag från Fastighets- och saluhallskontoret (FSK), Revisionskontorets yttrande (muntligt), Stadsarkivets promemoria, Anm Beslutande samt datum för beslut Björn Jordell Stadsarkivarie B OX 22063, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F AX: E-POST: stadsarkivet@ssa.stockholm.se

2 Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN DNR /05 SID 1 (4) HÄNVISNINGSDNR / PROMEMORIA SSA 2005:7 ÄNDRING AV GALLRINGSBESLUT SSA 2004:6 FÖR VISSA REDOVISNINGS- HANDLINGAR I SYSTEMET BRA HYRA ÄRENDET Fastighets- och Saluhallskontoret (FSK) inkom den 5 april 2005 med en kompletterande gallringsframställan för vissa redovisningshandlingar i hyressystemet BRA. Framställan innehåller förslag till gallring av debiteringslistor respektive betalningsspecifikationer 10 år efter räkenskapsårets utgång samt betalningshistorik 5 år efter räkenskapsårets utgång. Det ursprungliga gallringsförslaget utarbetades av dåvarande Saluhallskontoret. Förutom redovisningshandlingar omfattade förslaget många andra handlingsslag och verksamhetsområden. Efter handläggning resulterade det i att Stadsarkivet fattade ett nytt gallringsbeslut SSA 2004:6 (dnr SSA /02) för flertalet av de begärda handlingarna. Vissa handlingar ansåg sig dock Stadsarkivet av olika skäl inte kunna medge gallring för. Till denna kategori hörde nämnda redovisningshandlingar som föreslogs gallras två år efter räkenskapsårets utgång. I huvudsak berodde det på att beslutsunderlaget var knapphändigt. Exempelvis hade förvaltningen inte specificerat vilka redovisningshandlingar som avsågs, inte beskrivit handlingarnas funktion och inte heller motiverat gallringen närmare. BAKGRUND Gatu- och fastighetskontoret upphörde som en egen förvaltning den 31 december Verksamheten överfördes till tre nya förvaltningar. En av dessa är Fastighets- och Saluhallskontoret, som bildades den 1 januari 2005 genom sammanslagning av Gatu- och fastighetskontorets fastighetsverksamhet med Saluhallskontorets motsvarande verksamhet. Förvaltningens uppgift är att förvalta och utveckla byggnader som Stockholms stad äger. Inom ramen för detta uppdrag tillhandahåller förvaltningen lokaler åt stadens andra förvaltningar samt kultur- och föreningsaktiviteter. I fastighetsbeståndet ingår vissa kommersiella lokaler, saluhallar, partihandelsområden och lantegendomar. Vidare handhar B OX 22063, S TOCKHOLM, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F AX:

3 DNR /05 SID 2 (4) förvaltningen upplåtelser vid Östermalmstorg och Hötorget samt främjar partihandel och tillförsel av färskvaror och andra livsförnödenheter till storsstockholmsområdet. REMISSINSTANSERNAS SYNPUNKTER Enligt den praxis för handläggning av gallringsärenden som etablerats inom Stockholms stad, ska den myndighet som utarbetat gallringsförslag remittera det till Revisionskontoret och Juridiska avdelningen för synpunkter. Efter ev. korrigeringar till följd av remissvaren ska myndigheten därefter överlämna förslaget till Stadsarkivet för slutligt avgörande. Fastighet- och saluhallskontoret har samrått med den egna revisorn Hans Classon om gallringsfristernas längd. Med hänsyn till Fastighets- och saluhallskontorets samlokalisering har förvaltningen bett om skyndsam handläggning. Eftersom förslaget enbart rör räkenskapsmaterial samt det faktum att det har varit knappt om tid, har Stadsarkivet enbart kontaktat Revisionskontoret. Gunilla Axelsson, Revisionskontoret, har på Stadsarkivets fråga meddelat att kontoret inte har några invändningar mot förslaget. Enligt Axelsson är dock möjligen gallringsfristen för behandlingshistorik något längre än nödvändigt. STADSARKIVETS SYNPUNKTER Gallring förutsätter att de handlingar som återstår efter gallring kan ge tillräckligt omfattande information om den verksamhet som har bedrivits. Handlingarna ska tillgodose offentlighetsprincipen, rättssäkerheten, informationsbehovet för förvaltningen på kort och lång sikt samt forskningens intressen. Om Stadsarkivets handläggning av framställan Praxis för handläggning av ett gallringsärende är följande; FSK:s uppgift är att utreda handlingarnas informationsvärde på kort sikt utifrån administrativa hänsyn och föreslå vilka handlingar/information som kan gallras utan alltför stora informationsförluster. Juridiska avdelningen respektive Revisionskontoret ska bedöma framställan uteslutande från judiciellt och revisionellt perspektiv. Stadsarkivet å sin sida ska främst svara för värderingen av handlingarnas informationsvärde på lång sikt med utgångspunkt från deras relevans för framtida forskning. Vidare ska Stadsarkivet slutligt avgöra om gallring kan medges utan att det inskränker informationsbehovet för de olika intressen som arkivlagen anger. Som vägledning vid Stadsarkivets bedömning har använts: Arkivnämndens allmänna anvisningar om gallring, , Riksarkivets gallrings- och bevarandepolicy (1995) samt i viss utsträckning som referens Stadsarkivets gallringsbeslut SSA 1997:7 för vissa handlingar som ingår i EDIT/EMIL-systemet samt Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv (RA-FS 1997:8).

4 DNR /05 SID 3 (4) FSK:s förslag till gallringsfrister och motiveringar för gallring Inledningsvis redogörs i framställan för hyressystemet BRA. Systemets huvudsakliga ändamål beskrivs som hyresregistrering och hyresdebitering. De primära indatauppgifterna i systemet utgörs av hyreskontraktens uppgifter. Hyresdebiteringar göra varje månad eller kvartal och skrivs ut på papper. Eftersom de digitala uppgifterna varje år gallras blir papperslistorna de originalhandlingar som verifierar debiteringarna. Eftersom själva betalningarna registreras i EDIT-EMIL innebär det att betalningstransaktionerna kommer att omfattas av Stadsarkivets bevarande- och gallringsbeslut SSA 1997:7. De enskilda transaktionerna kommer härigenom att bevaras långsiktigt i digital form. FSK har inte motiverat gallringen utifrån t.ex. faktorers som omfång/eller lågt informationsvärde. Däremot framgår det av den ursprungliga framställan (som resulterade i gallringsbeslutet SSA 2004:6) att redovisningsunderlaget i BRA Hyra tas ut på papper som ett rent underlagsmaterial bl.a. för debitering. Stadsarkivet tolkar detta som det huvudsakliga skälet till att förvaltningen tidigare föreslog den betydligt kortare gallringsfristen 2 år efter räkenskapsårets utgång. Stadsarkivets synpunkter Stadsarkivet vill påminna om att handlingar från en myndighets kärnverksamhet enligt Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy bör bevaras i högre utsträckning än handlingar från administrativa stödprocesser. I FSK:s fall är fastighetsförvaltningen en kärnuppgift och hyresadministration en stödprocess, som ändock är central för verksamheten. Trots detta har Stadsarkivet inga invändningar emot att de specifika utdatalistorna gallras. Främst beror det på att hyresbetalningarna registreras i stadens centrala redovisningssystem och därmed kommer att bevaras långsiktigt i digital form i enlighet med bevarande- och gallringsbeslutet SSA 1997:7. Viss hyresinformation på transaktionsnivå kommer således att bevaras för all framtid. Stadsarkivet vill dock erinra om att FSK:s årliga gallring av digitala uppgifter efter att pappersutskrifter skett utgör gallring. Om det digitala informationsinnehållet i BRA Hyressystem inte har utretts ur bevarande- och gallringssynpunkt, åligger det förvaltningen att snarast genomföra en sådan utredning. Följande handlingsslag (utdata) föreslår FSK gallras: - Debiteringslistor Enligt framställan sker hyresdebiteringen, som tidigare nämnts, per månad eller kvartal genom att en avi skickas till respektive hyresgäst. Förvaltningen sparar inte avierna på papper utan det enda utdata utgörs av debiteringslistorna. Eftersom dessa närmast kan likställas med utgående fakturor har FSK föreslagit gallringsfristen 10 år. Stadsarkivet tillstyrker gallringsförslaget med hänvisning till att Revisionskontoret inte haft några invändningar. Gallringsfristen preciseras till 10 år efter räkenskapsårets utgång.

5 DNR /05 SID 4 (4) - Betalningsspecifikationer Specifikationerna visar införda betalningar per dag. Betalningarna verifieras av postgirooch bankgirobetalningar, vilka även registreras i EDIT/EMIL-systemet. Det framgår dock inte vem som betalat in summan. Då de digitala uppgifterna årligen tas ut på papper motsvarar papperskopian en originalhandling i bokföringen. Av den anledningen har FSK föreslagit gallringsfristen 10 år. Stadsarkivet tillstyrker gallring med hänvisning till att Revisionskontoret inte haft något att erinrinra. Gallringsfristen preciseras till 10 år efter räkenskapsårets utgång. - Betalningshistorik Enligt framställan gör förvatlningen i samband med debiteringsuttagen från hyressystemet en listning av de gallrade betalningarna per kund. Detta sägs motsvara en form av kundreskontra, vars syfte är avstämning. I och med att betalningarna dokumenteras genom betalningsspecifikationerna, har FSK föreslagit gallringsfristen 5 år. Stadsarkivet tillstyrker förslaget med hänvisning till att Revisionskontoret inte haft något att invända (med undantag för kommentaren om gallringsfristens längd). Gallringsfristen preciseras till 5 år efter räkenskapsårets utgång. Stadsarkivet har sammanfattningsvis bedömt att de handlingsslag som FSK föreslagit till gallring, torde sakna betydelse efter att revision genomförts och anslagsfrihets beviljats samt preskriptionstider passerats. Vidare bedömer Stadsarkivet att handlingsslagen inte heller har någon annan rättslig verkan. I övrigt anser Stadsarkivet att gallring kan medges enligt FSK:s förslag utan att de ändamål som anges i 3 arkivlagen åsidosätts. FÖRSLAG TILL BESLUT Gallring medges för angivna redovisningshandlingar hos FSK enligt bilaga till denna promemoria. Susanne Strangert Stadsarkivets enhet för tillsyn och rådgivning