Bilagor 1. Beslutade bevarande- och gallringsfrister 2. Gallringspromemoria

Transkript

1 Stadsarkivet Handläggare: Ylva Taubert Lindberg Arkivmyndighetens beslut 2019:05 Sida 1 (13) Stiftelse SHIS Bostäder Beslutets omfattning Arkivmyndigheten beslutar enligt 5 kap. 2 arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2015:27) att följande handlingar ska bevaras och gallras med den gallringsfrist som anges för varje handlingstyp enligt bilaga 1. Beslutet gäller retroaktivt. Datum för beslut Stockholm den 20 februari 2019 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie Bilagor 1. Beslutade bevarande- och gallringsfrister 2. Gallringspromemoria

2 Sida 2 (13) Bilaga 1 Beslutade bevarande- och gallringsfrister Kommunicera internt Handlingstyp Gallringsfrist Kommentar Digitala fotografier som dokumenterar verksamheten Bevaras Bevaras i urval 5.1 Arbete med skuldsatta hyresgäster Handlingstyp Grunduppgifter registrerade i : - namn - personnummer - adress - telefon - e-post -kommun/församling Fullmakt för budget- och skuldrådgivare Anteckningar och händelser i Budgetkalkyler i Här ingår: - vilka som ingår i hushållet - boendesituation - inkomster - utgifter - skulder Fråga till fordringsägare/inkassobolag om skuld Fråga till Kronofogdemyndigheten om skuldsituationen Svar från fordringsägare/inkassobolag och Kronofogdemyndigheten Åtgärder i avseende skuldhantering Här ingår: - nedskrivning med betalplan - ackord - ansökan skuldsanering - omprövning av en skuldsanering Brev och mejlkonversationer med andra myndigheter Gallringsfrist

3 Sida 3 (13) Mejl till och från socialtjänst Statistik Bevaras * Se Bilaga 2, sida 8 för när ett ärende avslutas. Handlingar i fastighetssystemet Dina Fastigheter Handling Uppgifter till grund för hyresgästregister (inklusive sök- och sammanställningsmöjligheter) Aviseringsuppgifter (inklusive sök- och sammanställningsmöjligheter): - hyresavier - betalningsfiler Gallringsfrist Gallras omgående (dock senast när systemet avvecklas) Gallras 7 sista transaktion i systemet

4 Sida 4 (13) Bilaga 2 Gallringspromemoria ÄRENDET SHIS Bostäder (SHIS) inkom den 7 december 2018 med en gallringsframställan till Stadsarkivet. Framställan gäller information som uppstår inom tre olika verksamhetsområden: Information som uppkommer i processen 5.1 Arbete med skuldsatta hyresgäster. Uppgifter som finns i det gamla fastighetssystemet Dina Fastigheter. SHIS önskar också få en prövning avseende gallring eller bevarande av digitala fotografier som dokumenterar stiftelsens verksamhet. Beskrivning av informationen Handlingar inom budget- och skuldrådgivning Sedan 2009 erbjuder SHIS sina hyresgäster budget- och skuldrådgivning i syfte att rusta hyresgästen för den ordinarie bostadsmarknaden. Budget- och skuldrådgivaren fattar inte några beslut men informerar om alternativa lösningar, beskriver konsekvenserna, bistår i kontakter med fordringsägare och är behjälplig vid ansökan om frivilliga uppgörelser eller skuldsanering om hyresgästen önskar det. Den enskildes insyn är total och det är helt och hållet på den enskildes uppdrag som budget- och skuldrådgivaren arbetar. När konsultationen avslutas får hyresgästen med sig en pärm där all relevant dokumentation är samlad. Handlingar och aktiviteter av vikt för rådgivningen registreras även i systemet BOSS, vilket är bra ifall ärendet behöver återupptas och för uppföljning och utvärdering av den service budget- och skuldrådgivaren ger. SHIS är inte en kommunal instans med skyldighet att tillhandahålla budget- och skuldrådgivning. Den rådgivande verksamheten grundar sig på ett frivilligt åtagande från stiftelsens sida i syfte att rusta hyresgästerna för den ordinarie bostadsmarknaden.

5 Sida 5 (13) SHIS gör bedömningen att all information som uppstår inom processen 5.1 Arbete med skuldsatta hyresgäster ska gallras fem år efter ärende, med undantag för statistik som ska bevaras. Statistiken som tas fram är avidentifierad och redovisar hur många som får budget- och skuldrådgivning, hur många ärenden som s, hur många som har beviljats skuldsanering samt redovisning av olika typer av frivilliga uppgörelser. SHIS egen kvalitetssäkring och efterföljande kontroll utförs löpande och redovisas i tertialrapportering och verksamhetsberättelse. I gallringsframställan redovisar SHIS följande handlingstyper med föreslagna gallringsfrister samt motivering till gallring: 5. Ge budget- och skuldrådgivning 5.1 Arbete med skuldsatta hyresgäster Handling Grunduppgifter registrerade i : - namn - personnummer - adress - telefon - e-post -kommun/ församling Fullmakt för budgetoch skuldrådgivare Gallringsfrist Handlingstypen förvaras i: /skuldakt Motivering/ Kommentar Fullmakt skannas in och förvaras i samt i skuldakt. Enligt 2016:1 ska denna typ av underskrivna dokument även sparas på papper, därav förvaring i skuldakt. Anteckningar och händelser i Fullmakt gäller högst ett år och därefter måste ny fullmakt upprättas vilket gör att det finns fler fullmakter i samma ärende. Journalantecknin gar. Anteckningar utgör inte

6 Sida 6 (13) Budgetkalkyler i Häri ingår: - vilka som ingår i hushållet - boendesituation - inkomster - utgifter - skulder Fråga till fordringsägare/inkassobolag om skuld Fråga till Kronofogdemyndigheten om skuldsituationen underlag för statistik utan är enbart anteckningar om vad som händer i ärendet. Händelser i utgör underlag för statistik. Syftet med kalkylerna är att få en överblick över vilka möjligheter som finns för personen att bli skuldfri och/eller få en budget i balans. Sparas ner i om fråga skickas via brev eller mejl. Vid telefonkontakt skrivs anteckning/hände lse och svaret registreras i Budgetkalkyler i. Fråga ställs i samband med kartläggning av skuldsituationen som kräver fullmakt från gäldenären. Frågebrevet sparas ned i. Sparas ned i om fråga skickas via brev eller mejl. Vid telefonkontakt skrivs anteckning/hände lse och svaret registreras i Budgetkalkyler i. Fråga ställs i samband med kartläggning av skuldsituationen.

7 Sida 7 (13) Svar från fordringsägare/inkassobolag och Kronofogdemyndigheten Åtgärder i avseende skuldhantering Häri ingår: - nedskrivning med betalplan - ackord - ansökan skuldsanering - omprövning av en skuldsanering Brev och mejlkonversationer med andra myndigheter Mejl till och från socialtjänst Statistik Bevaras / Public 360 Muntliga svar skrivs i anteckning/hände lser och svaret registreras i Budgetkalkyler i. Sparas ned i. Kan avse kontakter med Trafikverket för att avskriva bilar, Skatteverket för deklarationer och frågor om skatteskulder, Försäkringskassa n, CSN och Pensionsmyndigh eten om olika ersättningar och skulder till dessa myndigheter. Sparas ned i. Kan avse frågor om fortsatt planering för att möjliggöra för hyresgästen att komma vidare i boendekedjan. Själva statistiken som tas fram är avidentifierad och redovisar hur många som får budget- och skuldrådgivning, hur många ärenden som s, hur många som har

8 Sida 8 (13) beviljats skuldsanering samt redovisning av olika typer av frivilliga uppgörelser. Statistiken bevaras i Public 360. * Ett ärende är att betrakta som vid olika tidpunkter beroende på vad som händer i ärendet. SHIS anger följande scenarion som påverkar avslutningstiden för ärendet: - Ärende som fått ett bifallsbeslut om skuldsanering avslutas i samband med att beslutet stämts av med sökande. - Ärende som fått avslagsbeslut om skuldsanering och sökanden väljer att inte överklaga beslutet avslutas i samband med att beslutet stämts av med sökande. - Ärende som fått avslagsbeslut om skuldsanering och sökanden väljer att överklaga beslutet avslutas när det nya beslutet kommit och stämts av med sökande (ett beslut kan överklagas max två gånger). - Vid ackordsuppgörelser avslutas ärendet när bekräftelse har kommit från motpart om att det inte längre finns några skulder. - Vid frivilliga avbetalningsplaner avslutas ärendet efter avstämning med budget- och skuldrådgivare och det är säkerställt att sökande klarar av att betala enligt avbetalningsplanen. - Vid kartläggning som visar att inga åtgärder avseende skulder är aktuella och budgeten är i balans avslutas ärendet i samband med avstämning med sökande eller att sökande inte hört av sig på tre månader. Handlingar från fastighetssystemet Dina Fastigheter IT-systemet Dina Fastigheter har använts för att sköta handläggningen av SHIS aviseringar och betalningar gentemot sina hyresgäster. I systemet finns också ett så kallat hyresgästregister i vilket ingår: - register över lägenheter - vem som bor i lägenheten - boendetid - typ av kontrakt som gäller för hyresgästen. Systemet Dina Fastigheter har ersatts av två system: Public 360 och Agresso. Aviserings- och betalningsuppgifter I Dina Fastigheter finns uppgifter som ligger till grund för avisering gentemot hyresgäster från åren Informationen utgörs av:

9 Sida 9 (13) - aviseringsuppgifter, dvs hyresavin lagrad som pdf-fil - betalningsfilen - kortare noteringar kopplade till avisering och betalningar, exempelvis notering om försening av betalning. Uppgifter som har legat till grund för bokföring har förts över till ekonomi- och redovisningssystemet Agresso. Där har uppgifterna bokförts som en samlad summa, i form av hyror per anläggning och totalsumma per månad. Uppföljning per hyresgäst har gjorts i Dina Fastigheter. Under 2017 migrerades uppgifter rörande avisering av hyresgäster med pågående hyreskontrakt över från Dina Fastigheter till Agresso. I samband med detta gjordes Agresso om och uppföljning per hyresgäst görs numera här. Uppgifter om hyresgäster utan pågående hyreskontrakt migrerades inte över. SHIS önskar gallra aviseringsuppgifter och betalningsfiler som finns kvar i Dina Fastigheter sju att sista betalningen är gjord, i enlighet med bokföringslagen (1999:1078). Eftersom dessa uppgifter fördes över till Agresso som en samlad summa kommer sök- och sammanställningsmöjligheter också gallras i och med detta. Noteringar som görs i systemet karakteriseras av SHIS som information av tillfällig och ringa karaktär som kan gallras med stöd av SSA 2016:01 Beslut om gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse hos samtliga myndigheter i Stockholms stad. För att underlätta hanteringen önskar SHIS dock gallra uppgifterna först när Dina Fastigheter avvecklas, dvs när gallringsfristen sju år löpt ut för den övriga informationen (årsskiftet 2024/2025). Hyresgästregistret Uppgifter i det så kallade hyresgästregistret finns i systemet Dina Fastigheter från åren Därefter har motsvarande uppgifter registrerats i Public 360. När Dina Fastigheter slutade användas fördes uppgifterna i systemet över till Public 360. Uppgifter om hyresgäster som då inte hade ett hyreskontrakt fördes inte över, men motsvarande uppgifter har skrivits ut på papper och bevaras i hyresgästakten. SHIS ansöker om att få gallra samtliga uppgifter med koppling till hyresgästregistret i Dina Fastigheter med hänvisning till att uppgifterna finns i Public 360 eller i hyresgästakten. För de uppgifter som endast finns kvar i hyresgästakten kommer sökoch sammanställningsmöjligheterna att försämras.

10 Sida 10 (13) Förslag på gallringsfrister och motivering till gallring i systemet Dina Fastigheter SHIS föreslår i gallringsframställan att följande handlingstyper i Dina Fastigheter ska gallras: Handling Uppgifter till grund för hyresgästregister i Dina Fastigheter (inklusive sök- och sammanställningsmöjligheter) Aviseringsuppgifter (inklusive sök- och sammanställningsmöjligheter): - hyresavier, pdf-filer - betalningsfiler Kortare noteringar kopplade till avisering och betalningar, exempelvis notering om försening av betalning Gallras omgående (i praktiken när systemet avvecklas) Gallras 7 att ärendet är Gallras omgående (i praktiken när systemet avvecklas) Gallringsfrist Handlingstypen förvaras i: Dina Fastigheter Ej klart ännu i vilket form Dina Fastigheter kommer sparas för att hålla uppgifterna i 7 år. Dina Fastigheter Motivering/ Kommentar Uppgifterna har förts över till Public 360 där SHIS hyresgästregister numera ligger. Enligt bokföringslagen ska dessa uppgifter sparas i 7 år. SHIS huvudsakliga redovisningssystem finns i Agresso där huvudbok och grundbok bevaras. Hyresgästregister finns i Public 360. Vissa uppgifter har dessutom tagits ut på papper. Av tillfällig och ringa karaktär.

11 Sida 11 (13) Digitala fotografier SHIS lagrar digitala fotografier på hyresgäster och stiftelsens personal. Bilderna är i huvudsak från SHIS anläggningar och visar ögonblicksbilder från det dagliga arbetet på anläggningarna samt gemensamma sammankomster för personal och hyresgäster som förekommit i SHIS:s regi. I gallringsframställan skriver SHIS att lagring av denna typ av bilder inte ligger inom SHIS myndighetsuppdrag men att det eventuellt kan finnas ett forskningsvärde i bildmaterialet. I underhandskontakter under ärendets gång framhåller SHIS att fotografierna på ett mycket intressant sätt belyser verksamheten, men att man hyser farhågor för att ett bevarande av bilderna strider mot dataskyddsförordningen då de dokumenterar personer som på olika sätt är utsatta i samhället. SHIS önskar få ett beslut från Stadsarkivet huruvida fotografierna ska bevaras eller gallras. REMISSINSTANSERNAS SYNPUNKTER Gallringsframställan har skickats på remiss till revisionskontoret och juridiska avdelningen. Efter att juridiska avdelningen i underhandskontakt diskuterat vissa frågor och synpunkter om förslaget i budget- och skuldrådgivningsdelen har gallringsframställan justerats och kompletterats. Juridiska avdelningen har utifrån de aspekter som avdelningen har att beakta inga invändningar mot den justerade och kompletterade gallringsframställan. Revisionskontoret önskade vissa förtydliganden och hade synpunkter på att gallringsfristen för fullmakter bör vara fem år efter ärende. Framställan har justerats i enlighet med revisionskontorets synpunkter. STADSARKIVETS SYNPUNKTER Enligt 3 arkivlagen (1990:782) är myndighetens arkiv en del av det nationella kulturarvet. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser: - rätten att ta del av allmänna handlingar - behovet av information för rättskipningen och förvaltningen - forskningens behov.

12 Sida 12 (13) Stadsarkivet gör bedömningen att SHIS förslag till gallring inte strider mot arkivlagens intentioner. I bedömningen har också Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) gallringsråd nr 5 Bevara eller gallra? Råd för den kommunala socialtjänsten m.m. ingått. Även Riksarkivets gallrings- och bevarandepolicy Bevarande av nutiden har tagits i beaktande. Handlingar från budget- och skuldrådgivningsverksamheten Föreslagen gallringsfrist på fem år för handlingar som uppstår i budget- och skuldrådgivningsverksamhet ligger i linje med SKL:s gallringsråd. Uppgifter i systemet Dina Fastigheter Större delen av informationen i systemet Dina Fastigheter finns kvar antingen i systemen Agresso eller Public 360. De uppgifter som ligger till grund för hyresgästregistret som inte migrerats till andra system finns på papper i hyresgästakterna. Aviseringsuppgifternas gallringsfrist på sju år ligger i linje med bokföringslagen (1999:1078). Kortare noteringar kopplade till avisering och betalningar är av tillfällig betydelse och kan gallras med hänvisning till SSA 2016:01. Denna handlingstyp kommer därför inte finnas med i detta beslut. Senarelagd gallring Av praktiska skäl är det lämpligt att gallra både uppgifter som ligger till grund för hyresgästregister och kortare noteringar kopplade till avisering och betalningar i samband med att Dina Fastigheter avvecklas. Avveckling av systemet kommer att ske senast sju sista transaktion i systemet, det vill säga senast Bevarande av digitala fotografier SHIS önskar få ett beslut gällande digitala fotografier från verksamheten. Dessa fotografier dokumenterar det dagliga arbetet på anläggningarna och gemensamma sammankomster som förekommit inom organisationen. Både hyresgäster och intern personal förekommer på bilderna. Arkivet ska spegla den verksamhet där informationen har uppstått och praxis är att bevara information som uppstår i organisationens kärnverksamhet. Stadsarkivet gör bedömningen att dessa fotografier ger en unik inblick SHIS verksamhet och de kan därför vara intressanta för forskning. Av den anledningen anser Stadsarkivet att

13 Sida 13 (13) ett representativt urval av fotografierna ska bevaras. Urvalet görs av SHIS. Om bildernas innehåller känslig information ska den personliga integriteten skyddas av sekretess i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Jämställdhetsanalys Under ärendets handläggning begärdes förtydliganden in huruvida informationen i gallringsframställan skulle kunna ge en värdefull inblick i mäns och/eller kvinnors levnadsförhållanden. I dagsläget går det inte att utläsa några uppgifter om kön utifrån den statistik som bevaras rörande budget- och skuldrådgivning, men förhoppningsvis kommer den möjligheten finnas i kommande versioner av systemet. SHIS menar dock att eventuell jämställdhetsforskning bäst görs utifrån informationen som finns i systemet Public 360 och inte i den information som här föreslås ska gallras. Stadsarkivet delar denna uppfattning. FÖRSLAG TILL BESLUT Bevarande och gallring medges för handlingar enligt bilaga 1 till beslutet. Beslutet gäller retroaktivt. Ylva Taubert Lindberg Arkivarie