BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR

Transkript

1 STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN DNR /12 SID 1 (5) ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2012:22 BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR Stockholms stads bostadsförmedling Beslutets omfattning Enligt Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) ska stadsarkivet godkänna föreslagen klassificeringsstruktur innan den fastställs av verksamheten (7 kap. 4 ). Stadsarkivet godkänner bifogad klassificeringsstruktur för Stockholms stads bostadsförmedling.. Datum för beslut Stockholm den 22 november 2012 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie Box Stockholm. Besöksadress Kungsklippan 6. Fax stadsarkivet@stockholm.se

2 SID 2 (5) Klassificeringsstruktur för Stockholms stads bostadsförmedling Klassificeringsstruktur nivå Styra, organisera och följa upp verksamheten Processbeskrivningar 1.1 Driva verksamheten Hantera ägande Avser arbetet med att hantera ägande och de handlingar som uppkommer i processen såsom bolagsordning, registreringsbevis, ägardirektiv, protokoll från bolagsstämma m.m Utveckla verksamheten och styra organisationen Avser arbetet med att planera och sätta upp mål för det kommande arbetet på bolaget. Häri ligger exempelvis verksamhetsplan med budget, samt andra planeringsdokument. Processen avser också arbetet med att fördela arbete och ansvar, beskriva och utveckla organisationen och sätta upp riktlinjer inom organisationen. Häri ligger exempelvis styrdokument och delegationsordning m.m Hantera interna möten I processen ingår arbetet kring styrelsen och häri ligger både de anmälnings- och beslutsärenden som beslutas av styrelsen samt protokollen från styrelsemöten. I processen ingår också det arbete som bedrivs inom ledningsgruppen. Underlag tas fram, bereds och beslutas. Häri ligger därför exempelvis ledningsgruppsprotokoll med bilagor. 1.2 Följa upp verksamheten Hantera revision och granskning Processen består i att avsluta den ekonomiska redovisningen för året och sammanställa detta i en årsredovisning Hantera interna och externa revisioner och rapporteringar Processen innefattar revision från annat bolag/myndighet/organisation samt återkommande rapporteringar till eller från extern organisation. 1.3 Besvara remisser och enkäter Avser remiss och underremiss hanteringen på Bostadsförmedlingen. Även enkätsvar som Bostadsförmedlingen besvarar och skickar iväg hamnar här i. 1.4 Samverka med personalen Processen hanterar förhandlingsarbetet och samverkan mellan facklig organisation och arbetsgivarpart. Häri ligger MBLprotokoll med bilagor, kollektivavtal, skyddskommittéprotokoll m.m.

3 SID 3 (5) 2. Ge verksamhetsstöd 2.1 Hantera ekonomi Hantera upphandling Avser handlingar som rör öppen och förenklad upphandling såväl som direktupphandling och avrop från ramavtal. Även överprövning hanteras häri Hantera inköp Processen omfattar själva beställningen och mottagandet av en vara eller tjänst Hantera avtal I processen ingår förvaltningen och bevakningen av bolagets avtal Hantera utgifter I processen ingår redovisningen och hanteringen kring betalning av leverantörsfakturor Hantera intäkter I processen ingår redovisningen och hanteringen kring fakturering av kund Hantera löpande redovisning Avser Bostadsförmedlingens övergripande redovisning som visar på de transaktioner som dagligen utförs och avslutas med bokslut. Häri ingår bland annat hanteringen av myndighetens inventarier/anläggningstillgångar. Även ärenden som inte hanteras specifikt i leverantörs- eller kundreskontra hamnar häri. 2.2 Hantera personal- och löneadministration Rekrytera Processen innefattar rekryteringsarbetet av nya medarbetare från annons om tjänst till ansökningar till beslut om anställning Administrera anställning Processen hanterar det interna arbete som uppkommer i samband med att en anställning påbörjas, pågår och avslutas Kompetensutveckla Avser kompetensutvecklingsarbetet av personal anställd på Bostadsförmedlingen Hantera personalsociala frågor Processen innefattar arbetet med att utreda frågor som handlar om att anställd lider fysisk eller psykisk skada. Företagshälsovård, arbetsskador och rehabilitering ingår här Hantera försäkringar och pensioner Processen hanterar begäran från anställd om tjänstepension eller sociala försäkringar. Processen hanterar även övriga försäkringsfrågor som rör personalen och myndigheten Administrera löneutbetalning Processen hanterar utbetalning av lön till anställd. 2.3 Marknadsföra, kommunicera och analysera verksamheten Kommunicera internt Avser Bostadsförmedlingens interna kommunikation och

4 SID 4 (5) informationskanaler gentemot medarbetare såsom exempelvis intranätet. Häri innefattas även exempelvis protokoll från avdelningsmöten samt dokumentation av vikt från intern verksamhet såsom planeringsdagar, avdelningskonferenser, interna utbildningsinsatser, kickoffer m.m Kommunicera externt och marknadsföra Analysera och utveckla bolagets tjänster Avser Bostadsförmedlingens arbete med att genom digital och tryck information kommunicera och marknadsföra bolagets tjänster. Häri ingår arbete med att driva utvecklingsprojekt inom Bostadsförmedlingen, följa upp marknadsundersökningar, kampanjer och statistiskt underlag i syfte att förbättra verksamheten. 2.4 Samverka med andra organisationer Avser samverkan med andra organisationer i exempelvis gemensamma samverkansprojekt eller nätverksträffar. Processen hanterar den dokumentation som skapas i samband med samverkansprojekt och nätverksträffar. 2.5 Administrera gemensamma funktioner Utveckla och förvalta IT-system Avser processen att avhjälpa systemfel, förbättra och utveckla Bostadsförmedlingens IT-system. I processen ingår att ta emot beställning/rapportering av fel, planera genomförande och utföra förbättringsåtgärder. Avser också processen att förvalta och dokumentera ett system genom att upprätta exempelvis systemdokumentation Hantera lokal- och säkerhetsfrågor Processen innefattar det övergripande arbetet på bolaget med att hantera lokal- och säkerhetsfrågor Hantera och redovisa allmänna handlingar Processen hanterar arbetet med att göra myndighetens handlingar och information återsökningsbar. Avser även prövning av utlämnande av allmän handling. 3. Ta emot och förmedla lägenheter 3.1 Ta emot lägenheter från fastighetsägare Avser Bostadsförmedlingens samarbete med kommunala bostadsbolag och privata fastighetsägare om att ta emot lägenheter som sedan ska förmedlas. 3.2 Förmedla lägenhet till bostadssökande Hantera Kundärenden samt allmänna frågor och synpunkter Avser allmänna frågor till Bostadsförmedlingen eller frågor/synpunkter rörande organisationen i stort, såsom klagomål eller beröm Förmedla lägenheter Avser processen att hantera Bostadsförmedlingens köärenden från det att bostadssökanden ställer sig i kö till dess att

5 SID 5 (5) bostadssökande förmedlas en lägenhet eller avregistreras från kön. Häri ligger samtliga dokument som rör förmedlingsprocessen såsom exempelvis visningskallelser och intyg som styrker inkomst Hantera förtursärenden Avser processen att hantera Bostadsförmedlingens förtursärenden från det att bostadssökanden ansöker om förtur till lägenhet till dess att bostadssökande beviljas en förturslägenhet eller får avslag på ansökan, alternativt avregistreras från kön Hantera ärenden gällande försöksoch träningslägenheter Avser Bostadsförmedlingens samarbete med institutioner om att förmedla lägenheter till institutionen i syfte att fungera som försöks- och träningslägenheter Hantera evakueringsärenden Avser Bostadsförmedlingens samarbete med kommunala bostadsbolag och privata fastighetsägare i evakueringsärenden.