Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Transkript

1 1(2) Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering RA-MS 2011:42 Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Naturvårdsverket; beslutade den 19 september Riksarkivet föreskriver med stöd av 12 första stycket arkivförordningen (1991:446) om gallring hos Naturvårdsverket (dnr RA /895). Tillämpning och omfattning 1 Föreskrifterna gäller för Myndighet: Naturvårdsverket Arkivbildare: Naturvårdsverket Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 januari 2010 Gallring 2 Handlingar i myndighetens ärendehanteringssystem Modena får gallras med angivna gallringsfrister, enligt bilaga 1 till denna författning. Gallringsfristerna räknas från beslut/avslut. Pappershandlingar som skannats in i ärendehanteringssystemet Modena får gallras efter skanning. Undantag från gallring anges i bilaga 2 till denna författning. Innan gallring enligt andra stycket verkställs ska myndigheten kontrollera att samtliga förlagor har överförts till elektroniska handlingar och att handlingarna är läsbara i denna form. Bevarande 3 Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 arkivförordningen (1991:446). Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.

2 RA-MS 2011:42 2(2) Dokumentation och tillämpning 4 Naturvårdsverket ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas. Denna författning träder i kraft den 3 oktober Björn Jordell Britt-Marie Östholm

3 1 (3) Bilaga 1 till RA-MS 2011:42 Följande handlingar får gallras med angivna gallringsfrister. Verksamhetsområde Processgrupp Process/ handlingsslag Styra Planering, Administrera styrning och och delta i uppföljning interna möten Styra Kontroll och redovisning Internt stöd och rådgivning Internt stöd och rådgivning Internt stöd och rådgivning Hantera internkontroll och granskningar tilldelning av kontrakt (Avser avrop mot ramavtal) direktupphandling Hantera enhets administration Administrera studiebesök Hantera utlämnande av allmän handling Säkerhetsfrågor Hantera skalskyddsfrågor Handlingstyp Kallelse med dagordning, PM, protokoll från enhetsmöten, ITforum och arbetsplatsträffar Avvikelse från intern miljörevision Beslut att genomföra avrop mot ramavtal/ tilldelning av avropsförfrågan, avropssvar, förteckning över avropssvar, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbeslut, tilldelningsbesked, avropsavtal (digital kopia) Anmälan om planerad upphandling, beslut om att genomföra direktupphandling, förfrågningsunderlag, anbudsförfrågan, begäran/svar offentliga uppgifter, information om företagets miljöarbete, Naturvårdsverkets miljöpolicy, anbudsförteckning, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbesked, avtal (digital kopia) Presentation, PM, underlag för webbsida, brev, sammanställning Förfrågan, inbjudan, program, utvärdering, sammanställning Begäran, beslutsbrev, brev, PM, tjänsteanteckning Indicierapport, väktarrapport Gallringsfrist

4 2 Bilaga 1 till RA-MS 2011:42 Lokalfrågor Förvalta lokaler och inventarier Lokalfrågor Hantera avfall och återvinning IT- och kommunikationsstöd Kompetensförsörjning Expertstöd nationellt Expertstöd nationellt Hantera tekninsk support, drift och förvaltning Arrangera och medverka i interna utbildningar, seminarier och konferenser (Avser t.ex. ITutbildningar) Svara på extern remiss Delta som expert nationellt Expertstöd EU Samordna EUansökningar Expertstöd Delta som expert internationellt internationellt (d.v.s. inte EU) Vägledning Regeltillämpning Svara på externa frågor Hantera ansökan om tillstånd Hyreskontrakt (digital kopia), beställning, mötesanteckningar (om överlåtelse av utrangerad utrustning, digital kopia), transportdokument, årliga sammanställningar av avfallsslag och källsorteringsfraktioner Beställning, förvaltningsplan, kallelse med dagordning, PM, releasedokument, avtal (digital kopia), begäran om installation Inbjudan, deltagarlista, presentation, utvärdering, program, checklista Remiss, internremiss, kallelse, dagordning, brev, yttrande, tjänsteanteckning, rapport Inbjudan, dagordning, instruktion, PM, brev, rapport, protokoll, reserapport, förfrågan, nominering, beslut, tjänsteanteckning Ansökan, återtagna och ej beviljade Inbjudan, dagordning, tjänsteanteckning, brev, PM, skrivelse, presentation, protokoll Brev, tjänsteanteckning, PM, enkät, enkätsvar Transportdokument

5 3 Bilaga 1 till RA-MS 2011:42 Ta fram kunskap om miljön och miljöarbetet Ta fram kunskap om miljön och miljöarbetet Regeltillämpning Operativ tillsyn nde av Fastighetsförvaltning Uppföljning av miljötillståndet, miljöpåverkan och miljöarbetet Rapportering och officiell statistik Hantera inkommande handlingar för kännedom Hantera avgifter (t.ex. kväveoxidavgifter och batterier) Samordna och fördela bidrag för genomförande av Hantera fastig- hetsdeklarationer Samordna och fördela bidrag för uppföljning av miljötillståndet, miljöpåverkan och miljöarbetet Hantera nationell rapportering Beslut, dom, tjänsteanteckning, rapport, miljörapport, kungörelse, remiss Rapport, beslut (om förseningsavgift, fastställande av utsläpp resp. fullgörandeavgift), över- klagande, ansökan, ut- och inbetalningar, faktura- underlag, deklaration, bilaga till deklaration Ansökan, återtagna och ej beviljade Anmodan, deklaration, beslut Ansökan, återtagna och ej beviljade Statistikunderlag till SCB

6 1 (1) Följande pappershandlingar ska undantas från gallring efter skanning: Bilaga 2 till RA-MS 2011:42 Verksamhetsområde Processgrupp Lokalfrågor Lokalfrågor IT- och kommunikationsstöd Expertstöd EU nde av nde av nde av nde av nde av lagfart lagfart lagfart överenskommelse Fastighetsförvaltning Process/ handlingsslag tilldelning av kontrakt direktupphandling Förvalta lokaler och inventarier Hantera avfall och återvinning Hantera teknisk support, drift och förvaltning Samordna EU-ansökningar Delta som expert internationellt Samordna frågor internationellt Delta som expert i internationell projektverksamhet Samordna internationell projektverksamhet Samordna och fördela bidrag för genomförande av Hantera köp avseende markåtkomst Hantera byte avseende markåtkomst Hantera försäljning avseende markåtkomst Hantera intrångsersättning Hantera förrättningar, inskrivnings, nyttjanderätter och servitut Handlingstyp Avropsavtal Hyreskontrakt Kontrakt Överenskommelse, avtal, överenskommelse