Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Transkript

1 1(2) Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering RA-MS 2013:49 Riksarkivets föreskrifter om överlämnande och införlivande av handlingar från Statens folkhälsoinstitut till Folkhälsomyndigheten; beslutade den 15 oktober Riksarkivet föreskriver med stöd av 11 2 och 3 arkivförordningen (1991:446) och med tillämpning av 9 kap. 2 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) 1 om arkiv hos statliga myndigheter samt 1 kap. 8 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2009:1) om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) om överlämnande och införlivande av handlingar från Statens folkhälsoinstitut till Folkhälsomyndigheten (dnr RA /4865). Tillämpning och omfattning 1 Föreskrifterna gäller för Myndigheter: Statens folkhälsoinstitut och Folkhälsomyndigheten Arkivbildare: Statens folkhälsoinstitut och Alkoholinspektionen Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Till och med den 31 december 2013 Överlämnande 2 Statens folkhälsoinstituts arkiv samt Alkoholinspektionens arkiv ska överlämnas till Folkhälsomyndigheten. Införlivande 3 Handlingar enligt bilaga 1 ska överlämnas till och får införlivas med Folkhälsomyndighetens arkiv. 4 Verksamhetssystem, register och handlingar enligt bilaga 2 ska överlämnas till och får införlivas med Folkhälsomyndighetens arkiv. 1 Ändrade genom RA-FS 1997:4, RA-FS 2008:4 och RA-FS 2012:1 Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.

2 2(2) RA-MS 2013:49 Elektroniska handlingar 5 Elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling), som får införlivas i den övertagande myndighetens arkiv, ska i den fortsatta hanteringen kunna påvisa samband med den överlämnande myndigheten. Om detta inte är möjligt ska arkivexemplar av upptagningarna framställas före införlivandet och tillföras den överlämnande myndighetens arkiv. Både den överlämnande och den övertagande myndigheten ska upprätta sådan dokumentation som behövs för fortsatt tillgänglighet. Bestämmelser om arkivexemplar, dokumentation och annan hantering av upptagningar finns i Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling). Noteringar 6 Både den överlämnande myndigheten och den övertagande myndigheten ska göra noteringar om överlämnandet i sina arkivbeskrivningar och vid införlivande i sina arkivförteckningar. Bestämmelser om detta finns i 9 kap. 3 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) 2 om arkiv hos statliga myndigheter. Det finns också ett allmänt råd om anteckning i ärenderegister m.m. fogat till paragrafen. Denna författning träder i kraft den 2 januari 2014 och gäller till och med den 2 januari Björn Jordell Tomas Wallin 2 Ändrade genom RA-FS 1997:4, RA-FS 2008:4 och RA-FS 2012:1

3 Bilaga 1 till RA-MS 2013:49 Handlingar som ska överlämnas och som får införlivas i Folkhälsomyndighetens arkiv. Handlingar Handlingar i diarieförda ärenden som inte har avslutats innan den 1 januari Handlingar i personalakter för medarbetare som följer med vid verksamhetsövergången. Medium Pappershandlingar och elektroniska handlingar. Pappershandlingar och elektroniska handlingar.

4 1(3) Bilaga 2 till RA-MS 2013:49 Verksamhetssystem och register som ska överlämnas och som får införlivas i Folkhälsomyndighetens arkiv under förutsättning att samband med Statens folkhälsoinstituts arkiv kan påvisas. Benämning Syfte Informationsinnehåll Anmärkningar Domar på webben. - Administration. Tillsynsuppgifter. Publicering av domar inom folkhälsoområdet. Drogklassificering. - Administration. - Kartläggning. Tillsynsuppgifter. - Data kring drogingredienser, beslag av droger och klassificeringsunderlag. Metodbanken. - Kunskapsinhämtning. - Kunskapsspridning. - Kontaktuppgifter. Stödlinjen. Alkoholhjälpen. - Kunskapsspridning. - Kunskapsspridning. - Bilder, grafik, filmmaterial. - Bilder, grafik, filmmaterial. - Officiell webbplats. - Nationell stödlinje för spelare och anhöriga. - Webbplats. - Internetbaserad hjälp till brukare och anhöriga. Regionalt och lokalt förebyggande arbete med oönskade graviditeter. Kartläggning. Uppgifter om insatser, Regeringsuppdrag med slutredovisning i september 2014 (Verk 2012/295). Exponering för passiv rökning och önskemål om rökfria miljöer. Kartläggning. Exponering och attityder kring passiv rökning och rökfria miljöer. Regeringsuppdrag med slutredovisning i oktober 2014 (Verk 2012/104). Länsrapport Kunskapsinhämtning. - Kontaktuppgifter. - Registeruppgifter/utdrag. - Tillsynsuppgifter. - Instruktionsuppdrag - Årlig redovisning av Länsstyrelsers och kommuners arbete enligt alkohol- /tobakslagen samt alkoholförebyggande arbete.

5 2(3) Bilaga 2 till RA-MS 2013:49 Benämning Syfte Informationsinnehåll Anmärkningar Swelogs en befolkningsstudie om spel och hälsa Epidemiologiskt spår. Swelogs en befolkningsstudie om spel och hälsa Fördjupningsspår. Swelogs en befolkningsstudie om spel och hälsa 578 studien. - Kunskapsinhämtning. - Kunskapsinhämtning. - Kunskapsinhämtning - Uppgifter om spelande, relationer till spel boende och ekonomi. - Uppgifter om spelande, relationer till spel boende och ekonomi. - Uppgifter om spelande, relationer till spel boende och ekonomi. - Longitudinell forskningsstudie som studerar utvecklingen av spelande och förekomst av spelproblem i samhället. - Longitudinell forskningsstudie som studerar utvecklingen av spelande och förekomst av spelproblem i samhället. - Ingår som delmoment i Swelogs longitudinella forskningsstudie med syfte att studera utvecklingen av spelande och förekomst av spelproblem i samhället. Seniorguiden. Kunskapsspridning. Subjektiva reflektioner och erfarenheter. - Regeringsuppdrag (Verk 2010/140). - Webbplats; Nationell vägledning och plattform som samlar kunskap och ger inspiration för att främja ett hälsosamt åldrande. Nationella folkhälsoenkäten. Uppföljning. - Fysisk och psykisk hälsa, levnadsvanor, sociala relationer och vårdkontakter. - Uppföljning av folkhälsan i befolkningen över tid. - Tidsseriedata från och med Hur kommuner inkluderar personer med funktionsnedsättning i sitt folkhälsoarbete. Uppföljning. Folkhälso-/hälsouppgifter. Regeringsuppdrag med slutredovisning under 2016 (Verk 2011/442).

6 3(3) Bilaga 2 till RA-MS 2013:49 Benämning Syfte Informationsinnehåll Anmärkningar Tillståndsregistret. Uppföljning. - Registeruppgifter/utdrag. - Tillsynsuppgifter serverings-, tillverknings-, inköps- och partihandelstillstånd. - Tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen. - Hanterar även kunskapsprov för serveringstillstånd, restaurangrapporter, statistik över försäljning, tillverkning samt deklarationer av vinoch druvmustlager. Folkhälsodata. - Utvärdering. - Registeruppgifter/utdrag. - Uppföljning av hälsans bestämningsfaktorer samt tillhandahållande av statistik. Folkhälsoatlas. - Utvärdering. Folkhälso-/hälsouppgifter. - Uppföljning av hälsans bestämningsfaktorer samt tillhandahållande av statistik.

7