Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Transkript

1 Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering RA-MS 2012:32 Riksarkivets beslut om gallring hos Myndigheten för radio och tv; den 19 juni Riksarkivet beslutar med stöd av 12 andra stycket arkivförordningen (1991:446) och med tillämpning av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6) 1 om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse om gallring hos Myndigheten för radio och tv (dnr RA /736). 1. Tillämpning och omfattning Myndighet: Myndigheten för radio och tv Arkivbildare: Radio- och TV-verket och Granskningsnämnden för radio och TV Handlingar: Handlingar kopplade till elektroniska diarier Medium: Elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Till och med den 31 juli Gallring Handlingar upptagna i bilagan får gallras. 3. Ikraftträdande Detta beslut träder i kraft omedelbart. Björn Jordell Britt-Marie Östholm 1 Ändrade genom RA-FS 1997:6 Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.

2 1(5) Myndigheten för radio och tv får gallra följande handlingar i enlighet med vad som anges: Granskningsnämnden för radio och TV:s diarium (ÄHS) ALPLOCK 0 Används inte ARENDE2 0 Används inte BEVAK 1 Bevakning satt på ett ärende. Gallras med hänsyn till ringa och tillfällig betydelse. BILD 15 Används inte CountHistory 0 Används inte CountTab 0 Används inte DAGLISTA 0 Används inte DOSS2 0 Används inte DOSSVER 0 Används inte FORETAG 2 Gallras då det är uppenbart att arkivbildare är Granskningsnämnden vilket även framgår av dokumentationen. Den andra raden är leverantörens testföretag. FRAS 5 Förklaring av uttryck som mvh. Guests 0 Används inte INLOG 3 Används inte INTRESSE 3 Tre olika kontaktpersoner hos systemleverantören samt systemleverantörens adress. KAL Länkar till filer. De digitala bildfilerna gallras såväl som referenser till var dessa legat på disk. MassInfo 0 Används inte MSG 0 Används inte POST 1 Används inte

3 2(5) Protokoll 0 Används inte REF Felaktigt använd händelserad. Informationen finns i KAL1 och KAL2. STATUS 3 A=Avslutat, M=Makulerat, P=Pågående. Radio- och TV-verkets diarium (ALP IM) DocsTemplate 0 Documents 129 Länk till elektroniska dokumentets lagringsplats och filnamn I_Checklists 0 I_Checks 0 I_Decisions 0 I_ItemCaseHandlers 0 I_ItemReferences 1 Referens till annat ärende. Förekommer endast en gång. Kopplingen är av ringa betydelse. Logs 242 Logg över skapande, åtkomst, uppdatering av elektroniska dokument. LT_AccessRoles 10 Behörighetstabell LT_ActionTypes 0 LT_Adresses 17 Stödtabell med kortkoder för adresser LT_Autotexts 182 Stödtabell med kortkoder för förkortningar LT_CheckLists 0 LT_DecisionUnits 0 LT_Departments 0 LT_DocumentTemplates 1 Information om att brevmall finns LT_Companies 2 Arkivbildare. Gallras då det är uppenbart att arkivbildare är Radio- och TV-verket vilket även framgår av dokumentationen. Den andra raden är leverantörens testföretag. LT_DocumentTemplates- Apps 1 Brevmallen är av typen Word

4 3(5) LT_DocumentTypes 0 LT_Extensions 13 Förteckning över filformat (t.ex. doc, pdf, xls etc.) LT_FilePlaces 6 Aktens placering LT_ItemTypes 0 LT_Keywords 0 LT_Mailattachments 0 LT_Mailfolders 0 LT_Mails 0 LT_Mailstatus 0 LT_MailTemplates 0 LT_Profiles 5 Förinställda dokumenttyper. Finns bevarade i Excel-ark för att kunna återskapa sql-satserna. Finns bevarade i Excel. LT_Reports 70 Förteckning över de rapporter som kunnat tas ut ur diariet inkl. fullständiga sql-satser. Finns bevarade i Excel-ark för att kunna återskapa sql-satserna. Finns bevarade i Excel. LT_ReportSearch 70 Stödtabell till LT_Reports. Finns bevarade i Excel-ark för att kunna återskapa sqlsatserna. Finns bevarade i Excel. LT_Searches 6 Förteckning över rapporter. Ovanstående två rader är delsökningar i dessa rapporter. Finns bevarade i Excel-ark för att kunna återskapa sql-satserna. Finns bevarade i Excel. LT_SerecyClasses 0 LT_UserCompanies 41 Användarinformation. Inloggningsnamn, kod etc. LT_Users 41 Användarinformation. Inloggningsnamn, kod etc. P_Post 0

5 4(5) ST_CurrentUsers 0 ST_DPI_Logg 0 ST_Fields 1030 Mallar för utseende av diariet ST_Forms 65 Mallar för utseende av diariet ST_HelpText 451 Mallar för utseende av diariet ST_Links 0 ST_LockModes 2 L=Låst, Ö=Öppet ST_Locks 0 ST_Logg_I_Item- References 1 Loggtabellen gallras med samma ST_Logg_LT_AcessRoles 10 Loggtabellen gallras med samma ST_Logg_LT_Addresses 17 Loggtabellen gallras med samma ST_Logg_LT_Autotexts 182 Loggtabellen gallras med samma ST_Logg_LT_Companies 5763 Loggtabellen gallras med samma ST_Logg_LT_Document- Templates ST_Logg_LT_Document- TemplatesApps 2 Loggtabellen gallras med samma 1 Loggtabellen gallras med samma ST_Logg_LT_FilePlaces 6 Loggtabellen gallras med samma ST_Logg_LT_Secrecy- Classes ST_Logg_LT_User- Companies 0 44 Loggtabellen gallras med samma ST_Logg_LT_Users 5383 Loggtabellen gallras med samma ST_Logg_P_Post 0 ST_Logotype 0

6 5(5) ST_News 0 ST_Systems_Attribs 6 Licenskoder ST_Users_Attribs 99 Användarinfo. ST_YesNo 2 Kortkod, J=ja, N=nej