Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Transkript

1 1(3) Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering RA-MS 2014:15 Riksarkivets föreskrifter om bevarande, återlämnande och gallring i beskattningsverksamheten hos Skatteverket; beslutade den 28 februari Riksarkivet föreskriver med stöd av 21 första stycket och 21 a förordningen (2001:588) om behandling av uppgifter i Skatteverkets beskattningsverksamhet om bevarande samt med stöd av 11 4 och 12 första stycket arkivförordningen (1991:446) om återlämnande och gallring hos Skatteverket (dnr RA /2833 och RA /5896). Tillämpning och omfattning 1 Föreskrifterna gäller för Myndighet: Skatteverket Arkivbildare: Skatteverket, Riksskatteverket och skattemyndigheterna Handlingar: Handlingar från beskattningsverksamheten Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med år 1995 Bevarande och gallring 2 I 20 kap. 2-3 skatteförfarandeförordningen (2011:1261) meddelas bestämmelser om gallring och undantag från gallring av deklarationer och övriga uppgifter. För gallringen av uppgifter som behandlas automatiserat i ett ärende meddelas bestämmelser i 1 kap. 8 lagen (2001:181) om behandling av uppgifter i Skatteverkets beskattningsverksamhet. För gallringen av uppgifter och handlingar i beskattningsdatabasen meddelas bestämmelser i 2 kap lagen (2001:181) om behandling av uppgifter i Skatteverkets beskattningsverksamhet. I förordningen (2001:588) om behandling av uppgifter i Skatteverkets beskattningsverksamhet meddelas bestämmelser om uppgifter och handlingar i beskattningsdatabasen rörande undantag från gallring, bevarande under en längre tid och gallring. 3 Uppgifter och handlingar från beskattningsverksamheten får bevaras eller gallras enligt bilaga. Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.

2 2(3) RA-MS 2014:15 4 Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 arkivförordningen (1991:446). Återlämnande 5 Inkomna databärare för elektroniska automatiserad behandling) med uppgifter som inte är tillgängliga, får återlämnas till ingivaren. 6 Återlämnande av enstaka handlingar bör noteras i ärenderegister eller motsvarande. Bestämmelser om detta finns i 8 kap 1 i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) 1 om arkiv hos statliga myndigheter Dokumentation och tillämpning 7 Skatteverket ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet av att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas. 1. Denna författning träder i kraft den 15 mars Genom denna författning upphävs följande författningar: Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2012:37) om bevarande och gallring i beskattningsverksamheten hos Skatteverket, Föreskrifter (RA-MS 2012:59) om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2012:37) om bevarande, återlämnande och gallring i beskattningsverksamheten hos Skatteverket 3. I de delar som inte regleras av dessa föreskrifter ska Skatteverket tillämpa de upphävda föreskrifterna för arkivbildning som uppstår i enlighet med äldre bestämmelser i enlighet med övergångsbestämmelser till skatteförfarandelagen (2011:1244). 4. Uppgifter angående taxering, som har tillförts skatteregistret före den 1 oktober 2001, får bevaras för att möjliggöra maskinella omräkningar av skatt i längst 20 år efter utgången av det kalenderår då den beskattningsperiod som uppgifterna kan hänföras Det förlängda bevarandet avser uppgifter som utöver 12 respektive 16 i den nu upphävda taxeringsförordningen (1990:1236) ska ingå i skattelängd respektive taxeringsuppgiftsregister. 1 Ändrade genom RA-FS 1997:4, RA-FS 2008:4 och RA-FS 2012:1

3 3(3) RA-MS 2014:15 Björn Jordell Morgan Nordberg

4 1(5) Uppgifter och handlingar från beskattningsverksamheten som får bevaras eller gallras Uppgifter som behandlas automatiserat i ett ärende Uppgifter angående revision. Uppgifter om avdrag för avsättning till och återföring av avdrag för avsättning till periodiseringsfond. Uppgifter angående kontrollprojekt vid tredjemansrevision eller tredjemansföreläggande. Får bevaras tills uppgifterna inte längre behövs för verksamheten. Uppgifter får dock bevaras längst tills det finns ett beslut som har vunnit laga kraft avseende den fråga uppgifterna avser. Undantag: Uppgifter i ett för Skatteverket gynnande beslut får bevaras i 10 år. Får bevaras i längst 19 år efter utgången av det beskattningsår då avsättningen eller återföringen gjordes. Får bevaras tills uppgifterna inte längre behövs för verksamheten. Uppgifter får dock bevaras längst till ett projekt avslutas. Intyg om socialförsäkringstillhörighet Inkomna kopior av intyg om socialförsäkringstillhörighet. Får gallras sex månader efter inregistrering i beskattningsdatabasen. Avser pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för Uppgifter och handlingar i beskattningsdatabasen Uppgifter angående beskattning. Får bevaras för att möjliggöra maskinella omräkningar av skatt i längst 20 år efter utgången av det kalenderår då den beskattningsperiod som uppgifterna kan hänföras Avser uppgifter som utöver 18 förordningen (2001:588) om behandling av uppgifter i Skatteverkets beskattningsverksamhet för varje beskattningsår ska undantas från gallring. Handlingar och uppgifter i ärende om skattereduktion. Får bevaras i 10 år efter utgången av det kalenderår då den beskattningsperiod

5 2(5) som uppgifterna kan hänföras Handlingar i ärende i vilket beslut omprövas eller överklagas. Uppgifter angående socialförsäkringstillhörighet. Deklarationer Deklarationer m.m. som avses i 20 kap. 1 skatteförfarandeförordningen (2011:1261). Får bevaras i 10 år efter det år Undantag: Omfattar inte handlingar som ska bevaras enligt förordningen (2001:588) om behandling av uppgifter i Skatteverkets beskattningsverksamhet. Får bevaras i 10 år efter det kalenderår då intyg om socialförsäkringstillhörighet har upphört att gälla. Får gallras efter att de har överförts till elektroniska automatiserad behandling) 11 år efter utgången av det kalenderår då den beskattningsperiod som uppgifterna kan hänföras till gick ut. Avser endast pappershandlingar. Avser deklarationer m.m. som ska undantas från gallring enligt 20 kap. 2 skatteförfarandeförordningen (2011:1261). Från och med år Handlingar i ärenden om skattereduktioner ansökan om skattereduktion enligt - lagen (2003:1204) om skattereduktion för vissa miljöförbättrande installationer i småhus, - lagen (2004:752) om skattereduktion för utgifter för byggnadsarbete på bostadshus, - lagen (2005:1137) om skattereduktion för virke från stormfälld skog vid års taxeringar, och - lagen (2007:346) om skattereduktion för hushållsarbete. Får gallras 7 år efter utgången av det kalenderår då den beskattningsperiod som handlingarna kan hänföras Avser endast pappershandlingar.

6 3(5) ansökan om skattereduktion enligt 67 kap. 2 och inkomstskattelagen i dess lydelse från den 1 juli 2009 och lagen (2009:194) om förfarandet vid skattereduktion för hushållsarbete. Får gallras 10 år efter utgången av det kalenderår då den beskattningsperiod som handlingarna kan hänföras Avser endast pappershandlingar. Handlingar angående utfall av beskattning Handlingar med beskattningsutfall, sammandrag över beskattning och debiteringsstatistik. Datorprogram Datorprogram för den automatiserade behandlingen i ärenden om - gåvoskatt åren , - mervärdesskatt åren , - skattereduktion för utgifter för vissa anslutningar för tele- och datakommunikation åren , - skattereduktion för vissa miljöförbättrande installationer i småhus åren , - skattereduktion för utgifter för byggnadsarbete på bostadshus perioden , - skattereduktion för virke från stormfälld skog vid års taxering ar, och - skattereduktion för hushållsarbete perioden Får gallras 5 år efter det år de inkom. Får gallras 1 år efter utgången av det år då samtliga beslut som behandlades med programmen har vunnit laga kraft. Avser sammanställningar för församlingar, kommuner och län (landsting och regioner). Handlingar i ärenden om kassaregister tillverkardeklaration för kassaregistermodell eller kassaregisterprogram. Bevaras.

7 4(5) huvudnyckel till kontrollenhet. Handlingar med anmälan av kassaregister. Handlingar med felanmälan av kassaregister eller kontrollenhet. ansökan om undantag från användning av kassaregister i enskilda fall. Handlingar i kontrollärende. föreläggande. anstånd med betalning av kontrollavgift. Handling med begäran om omprövning eller överklagande av beslut med bilagor. beslut om avslag. Bevaras. då det anmäldes att kassaregister eller kontrollenhet inte längre används. Anmälan inkommen som pappershandling får gallras 6 månader efter att den har registrerats av Skatteverket. Får gallras 5 år efter det år då anmälan inkom. då undantaget slutar att gälla. Avser både ansökan och återkallande. Avser även anmälan om förändrade förhållanden.