Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Transkript

1 Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering 1(7) Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-MS 1998:57) om gallring, överlämnande och återlämnande av handlingar rörande brottsutredande verksamhet och lagföring för brott hos polismyndigheter, tullmyndigheter, åklagarmyndigheter och allmänna domstolar; beslutade den 15 mars Riksarkivet föreskriver med stöd av 12 första stycket arkivförordningen (1991:446) i fråga om Riksarkivet föreskrifter och allmänna råd (RA-MS 1998:57) om gallring, överlämnande och återlämnande av handlingar rörande brottsutredande verksamhet och lagföring för brott hos polismyndigheter, tullmyndigheter, åklagarmyndigheter och allmänna domstolar 1, att rubriken, 1-7 och 9 a samt 3. övergångsbestämmelserna ska ha följande lydelse från den dag dessa föreskrifter träder i kraft (dnr RA /2702). Författningen kommer därför att ha följande lydelse från och med den dag då denna författning träder i kraft. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-MS 1998:57) om gallring, överlämnande och återlämnande av handlingar hos polismyndigheter, Tullverket, Åklagarmyndigheten och allmänna domstolar; Tillämpning 1 2 Föreskrifterna gäller för arkiv hos - polismyndigheter, - Tullverket, - Åklagarmyndigheten, samt - allmänna domstolar. Dessa föreskrifter gäller om inte andra bestämmelser finns i lag eller förordning. (RA-MS 2010:3) 1 Senaste lydelse av författningens rubrik RA-MS 1998:57 2 Senaste lydelse av 1 RA-MS 2008:84 Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.

2 2(7) Polismyndigheterna Brottsutredningar 2 3 Allmänna handlingar som hör till brottsutredningar enligt 23 kap. rättegångsbalken och som avslutats får gallras sju år efter att anmälan om brott inkommit om de enbart gäller ett eller flera brott enligt punkterna Brott av enkel beskaffenhet med endast böter i straffskalan (brottskod 9001) 2. Olaga hot, enligt 4 kap. 5 första stycket brottsbalken 3. Ofredande, enligt 4 kap. 7 brottsbalken 4. Stöld, enligt 8 kap. 1 brottsbalken 5. Snatteri, enligt 8 kap. 2 brottsbalken 6. Tillgrepp av fortskaffningsmedel, enligt 8 kap. 7 första stycket brottsbalken 7. Bedrägeri, enligt 9 kap. 1 brottsbalken 8. Bedrägligt beteende, enligt 9 kap. 2 brottsbalken 9. Skadegörelse, enligt 12 kap. 1 brottsbalken 10. Åverkan, enligt 12 kap. 2 brottsbalken 11. Brott mot trafikförfattningarna med undantag för brott som innefattar utredning av personskada vilka ska bevaras. 12. Bidragsbrott, enligt bidragsbrottslagen (2007:612) med undantag för brott som klassificeras som grova vilka ska bevaras. Därutöver får polismyndighets exemplar av ett föreläggande av ordningsbot med tillhörande handlingar gallras fem år efter utfärdandet. I sådana brottsutredningar vars handlingar inte får gallras enligt första stycket, får dock ljudupptagningar av förhör gallras - tio år efter det att anmälan om brott inkommit, i det fall det rör ett s.k. dialogförhör där den hördes röst framgår, - sex månader efter det att utredningen är avslutad hos polismyndigheten, i det fall det rör ett s.k. referatförhör där den hördes röst inte framgår. () 2 a 4 Sådana avvikande bestämmelser om gallring av vissa allmänna handlingar som avses i 10 tredje stycket arkivlagen (1990:782) finns i förordningen (1997:903) om register över förelägganden om ordningsbot. () Tullverket Brottsutredningar och särskild åklagarverksamhet 3 5 Allmänna handlingar som hör till mål vid Tullverket till följd av brottsutrednings- och särskild åklagarverksamhet i fråga om brott som avses i lagen (2000:1225) om straff för smuggling får gallras fem år efter att anmälan om brott inkommit om det vid förundersökning i mål endast förts kortfattade anteckningar istället för förundersökningsprotokoll, enligt 23 kap. 21 tredje stycket och 22 rättegångsbalken. 3 Senaste lydelse av 2 RA-MS 2007:16 4 Senaste lydelse av not 1 till 2 RA-MS 1998:57. Ändringen innebär bl.a. att andra stycket upphävs. 5 Senaste lydelse av 3 RA-MS 1998:57

3 3(7) Därutöver får Tullverkets exemplar av ett föreläggande av ordningsbot gallras fem år efter utfärdandet. Från gallring undantas handlingar i samtliga utredningar enligt första stycket om anmälansdatum (rapporteringsdatum) är den femtonde i månaden. () Allmänna råd Med kortfattade anteckningar enligt första stycket avses handlingar i sådana mindre mål där det, enligt 24 förundersökningskungörelsen (1947:948), kan antas att det brott, som förundersökningen avser, ej föranleder annan påföljd än böter samt förundersökningen är av mindre omfattning. Riksarkivet rekommenderar Tullverket att särskilt beakta möjligheterna till gallring enligt detta medgivande, såvitt avser mål där strafföreläggande utfärdats. 3 a 6 Sådana avvikande bestämmelser om gallring av vissa allmänna handlingar som avses i 10 tredje stycket arkivlagen (1980:782) finns i förordningen (1997:902) om register över strafförelägganden samt i förordningen (1997:903) om register över förelägganden om ordningsbot. () Åklagarmyndigheten Ärenden om ansvar för brott m.m. 4 7 Allmänna handlingar i avslutade ärenden som avser brott med fängelse i straffskalan får gallras enligt följande. 1. I ärenden där beslut fattats om att inte inleda förundersökning eller nedläggning av förundersökning ska handlingar som inkommit från polismyndighet eller Tullverket undantas från gallring. Sådana handlingar ska, när ärendet avslutats, återlämnas till den myndighet som handlagt ärendet. Övriga handlingar får gallras tio år efter att preskriptionstiden enligt 35 kap. 1 och 4 brottsbalken börjat löpa om preskriptionstiden för brottet är högst tio år och efter tjugofem år om preskriptionstiden för brottet är över tio år. Allmänna råd Riksarkivet rekommenderar därutöver Åklagarmyndigheten att särskilt beakta möjligheten att, med stöd av 7 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6) 8 om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, gallra handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid inaktualitet, och då lämpligen i samband med att handlingar återlämnas till polis eller Tullverket. Av 5 samma författning följer att Åklagarmyndigheten ska dokumentera tillämpningen av denna gallringsregel. 2. I ärenden där beslut fattats om att inte väcka åtal eller att meddela åtalsunderlåtelse får handlingarna gallras tio år efter att preskriptionstiden enligt 35 kap. 1 och 4 brottsbalken börjat löpa om preskriptionstiden för brottet är högst tio år och efter tjugofem år om preskriptionstiden för brottet är över tio år. 6 Senaste lydelse av not 2 till 3 RA-MS 1998:57. Ändringen innebär bl.a. att andra stycket upphävs. 7 Senaste lydelse av 4 RA-MS 2002:50. Ändringen innebär att Tullverket och Åklagarmyndigheten har ersatt tidigare namn. 8 Ändrade genom RA-FS 1997:6

4 4(7) 3. I ärenden där beslut fattats om att väcka åtal eller utfärda strafföreläggande får handlingar som avser stämningsansökan, strafföreläggande, övriga beslut, beslutsprotokoll samt Åklagarmyndighetens egen skriftväxling gallras tio år efter registreringsdatum. Övriga handlingar får gallras omedelbart efter att dom eller strafföreläggande vunnit laga kraft. () 4 a 9 Sådana avvikande bestämmelser om gallring av vissa allmänna handlingar som avses i 10 tredje stycket arkivlagen (1990:782) finns i förordningen (1995:1006) om registerföring vid åklagarmyndigheterna. Av 14 tredje stycket nämnda förordning framgår att Riksarkivet får meddela föreskrifter om undantag från bestämmelserna om gallring i denna författning för att bevara material för forskningens behov. Sådant undantag som avses i första stycket ovan ska göras för att bevara samtliga uppgifter i ärenderegister hos åklagarmyndighet med undantag för uppgifter om dom. Av 14 tredje stycket samma förordning framgår att sådant material som undantas ska överlämnas till arkivmyndighet. () 4 b Riksarkivet har i RA-MS 2007:42 föreskrivit att samtliga uppgifter i åklagarmyndigheternas ärendedatabas förda med stöd av förordningen (2006:937) om behandling av personuppgifter inom åklagarväsendet ska undantas från gallring. () 5 10 Allmänna handlingar i avslutade ärenden som avser brott med endast böter i straffskalan får gallras fem år efter att den första handlingen i ärendet inkom till Åklagarmyndigheten. () 6 11 Allmänna handlingar får gallras fem år efter att den första handlingen i ärendet inkom till Åklagarmyndigheten om de gäller avslutade ärenden rörande: 1. yttrande enligt lagen (1991:1129) om rättspsykiatrisk vård, 2. brott, där den misstänkte inte fyllt femton år vid brottets begående, 3. begäran om utlämning enligt lagen (1957:668) om utlämning för brott och lagen (1959:254) om utlämning för brott till Danmark, Finland, Island och Norge, 4. förverkande som inte har samband med ärende om brott, 5. besöksförbud enligt lagen (1988:688) om besöksförbud samt 6. undanröjande av föreläggande av ordningsbot enligt 59 kap. 10 rättegångsbalken och strafföreläggande enligt 59 kap. 6 rättegångsbalken, 7. rättshjälp samt 8. begäran om ersättning enligt lagen (1998:714) om ersättning vid frihetsberövanden och andra tvångsåtgärder. () 7 12 Kopior av allmänna handlingar som ingår i förundersökningsprotokoll får gallras när förundersökningsprotokoll inkommit till Åklagarmyndigheten. () Allmänna domstolarna Brottmål 9 Senaste lydelse av not 3 till 4 RA-MS 1998:57. Ändringen innebär att femte stycket upphävs. 10 Senaste lydelse av 5 RA-MS 1998:57. Ändringen innebär att Åklagarmyndigheten har ersatt tidigare namn. 11 Senaste lydelse av 6 RA-MS 1999:4. Ändringen innebär att Åklagarmyndigheten har ersatt tidigare namn. 12 Senaste lydelse av 7 RA-MS 1998:57. Ändringen innebär att Åklagarmyndigheten har ersatt tidigare namn.

5 5(7) 8 Följande akter i brottmål och ärenden som skall handläggas enligt brottmålsreglerna får gallras av tingsrätt fem år och av hovrätt och Högsta domstolen tio år efter att målet eller ärendet har avgjorts och avgörandet vunnit laga kraft. 1. Akter i mål och ärenden som avvisats. 2. Akter i mål och ärenden som överlämnats till annan domstol, såvitt avser kvarvarande del hos den överflyttande domstolen. 3. Akter i mål där prövningstillstånd ej meddelats. (RA-MS 1998:57) 9 Ur akter i brottmål och ärenden som skall handläggas enligt brottmålsreglerna får tingsrätt fem år, hovrätt och Högsta domstolen tio år efter att målet eller ärendet har avgjorts och avgörandet vunnit laga kraft därutöver gallra följande handlingar. 1. Kopia av dom och slutligt beslut. 2. Allt material av förundersökningskaraktär. Allmänna råd till punkt 2 Med material av förundersökningskaraktär avses bl.a. 1. Förundersökningsprotokoll. 2. Sådana kortfattade anteckningar som avses i 23 kap st. rättegångsbalken, jfr 24 och 25 förundersökningskungörelsen. 3. Häktnings-PM, jfr 24 kap. 14 rättegångsbalken. 4. Förhörsprotokoll som inges till rätten i efterhand. 5. Skriftlig bevisning som inte finns intagen i själva förundersökningsprotokollet men ändå inges av åklagaren efter det att åtal väckts. Däremot förs inte hit sådant likartat material som, utan att ingå i förundersökningen, tillförs målet eller ärendet av annan än allmän åklagare, eller handlingar i ärenden om utlämning för brott. 3. Personutredning som härrör från statlig myndighet. Allmänna råd Här åsyftas i första hand 1. Utdrag ur kriminalregister och andra offentliga register. 2. Yttranden från frivårdsmyndighet och liknande. 3. Läkarintyg enligt 7 lagen (1991:2041) om särskild personutredning i brottmål, m.m. 4. Utlåtande över rättspsykiatrisk undersökning 4. Stämningar, bevisförelägganden och förelägganden att yttra sig över överklagande och enskilt anspråk, kallelser samt meddelanden att en förhandling inställts, förordnanden att utföra särskilt uppdrag i rättegången såsom förordnanden som tolk, offentlig försvarare, målsägandebiträde och liknande, förordnande att avge läkarintyg eller annat yttrande, framställning till myndighet att avge yttrande. (RA-MS 1999:56) 9 a 13 Sådana avvikande bestämmelser om gallring av vissa allmänna handlingar som avses i 10 tredje stycket arkivlagen (1990:782) finns i förordningen (1986:104) om registerföring vid allmänna domstolar med hjälp av automatisk databehandling, förordningen (1996:271) om mål 13 Senaste lydelse av not 4 till 9 RA-MS 1998:57. Ändringen innebär bl.a. att första och tredje styckena upphävs.

6 6(7) och ärenden i allmän domstol och förordningen (2001:639) om registerföring m.m. vid allmänna domstolar med hjälp av automatiserad behandling. () 1. Denna författning 14 träder i kraft den 1 januari Genom denna författning upphävs, såvitt avser a) domstolarna: Riksarkivets gallringsbeslut nr 754 den 11 december punkt 11 och nr 935 den 30 januari punkt 13, b) åklagarmyndigheterna: Riksarkivets föreskrifter RA-MS 1996:79, c) polismyndigheterna: Riksarkivets gallringsbeslut nr 788 den 15 oktober 1981 punkterna 16-18, Riksarkivets gallringsbeslut 1991:54 samt Riksarkivets föreskrifter RA-MS 1995:43, och d) tullmyndigheterna: riksarkivets gallringsbeslut nr 784 den 24 december 1981 och nr 949 den 4 april 1984, såvitt avser handlingarna under rubrik i de till besluten bilagda gallringsplanerna samt Riksarkivets gallringsbeslut nr 823 den 14 april 1982 så vitt avser ordningsförelägganden (blankett 561.1). 3. Äldre bestämmelser tillämpas för handlingar i sådana mål och ärenden som registrerats vid allmän domstol före den 1 januari 2000, vid polismyndighet eller tullmyndighet före den 1 januari Vid åklagarmyndighet tillämpas äldre bestämmelser för handlingar som arkiverats före den 1 juli Bestämmelser som avses i första stycket får dock inte tillämpas på handlingar i sådana mål och ärenden som avser mord, dråp, grovt folkrättsbrott, folkmord samt terroristbrott som begås genom mord eller dråp beträffande vuxna lagöverträdare. () 4. Bestämmelserna i 2 andra stycket om undantag från gallring för handlingar med anmälansdatum den femtonde i månaden, tillämpas fr.o.m. den 1 januari Denna författning 15 träder i kraft den 22 februari Denna författning 16 träder i kraft den 12 april Denna författning 17 träder i kraft omedelbart. 14 RA-MS 1998:57 15 RA-MS 1999:4 16 RA-MS 1999:16 17 RA-MS 1999:56

7 7(7) Denna författning 18 träder i kraft den 4 november Denna författning 19 träder i kraft den 2 januari Denna författning 20 träder i kraft den 1 oktober Ljudupptagningar av förhör får gallras hos polismyndighet enligt 2 3 st. även i ärenden registrerade före den 1 januari Denna författning 21 träder i kraft den 1 mars Denna författning 22 träder i kraft den 1 januari Denna författning 23 träder i kraft den 1 april Tullverket får tillämpa författningen för gallring av handlingar i tullmyndigheternas arkiv tillkomna Åklagarmyndigheten får tillämpa författningen för gallring av handlingar i åklagarmyndigheternas arkiv tillkomna Tomas Lidman Britt-Marie Östholm 18 RA-MS 2002:50 19 RA-MS 2002:61 20 RA-MS 2004:57 21 RA-MS 2007:16 22 RA-MS 2008:84 23