Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Transkript

1 Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering 1(5) Riksarkivets föreskrifter om bevarande och gallring hos Kriminalvården; beslutade den 7 november Riksarkivet föreskriver med stöd av 51 förordningen (2001:682) om behandling av personuppgifter inom kriminalvården och med stöd av 12 första stycket arkivförordningen (1991:446) och med tillämpning av 7 kap. 2 Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:1)¹ och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter om följande föreskrifter hos Kriminalvården (dnr RA /4590). Tillämpning och omfattning 1 Föreskrifterna gäller för Myndigheter: Arkivbildare: Kriminalvården Kriminalvården, Kriminalvårdsstyrelsen, lokala kriminalvårdsmyndigheter och Kriminalvårdens transporttjänst Bevarande 2 Uppgifter som behandlas med stöd av lagen (2001:617) om behandling av personuppgifter inom kriminalvården och förordningen (2001:682) om behandling av personuppgifter inom kriminalvården ska undantas från gallring. Följande handlingar vilka ingår i journaler hos Kriminalvården ska bevaras²( i förekommande fall på angivet medium). 1. Handlingar i journal i delen föreläggande, ärendehantering före verkställighetens början - beslut om inställelse (papper) - placeringsunderlag (digitalt) - uppgift om klient i klientadministrativt förelägganderegister, KLAS FÖR, (digitalt) - ansökan och beslut om uppskov (papper) - ansökan om uppskov, arbetspapper (papper) - begäran om förpassning (papper) - personefterlysning/avlysning (papper) - ansökan, utredning och beslut om intensivövervakning (papper) - samtycke från sammanboende och kontaktman vid arbetsplats vid intensivövervakning (papper) ¹ Ändrade RA-FS 1997:4 ² Journaler punkt 1-5 omfattas från och med den 1 oktober 2007 av lag (2001:617) om behandling av personuppgifter inom kriminalvården. Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.

2 2(5) 2. Handlingar i journal, delen utredning m.m. - fotografi på den intagne, analoga fotografier (påsiktsbild) - behandlingsjournal som är upprättad innan den 31 mars 1976 (papper) - behandlingsundersökning, personutredning, annan social utredning, fullständig, förkortad eller kompletterande behandlingsutredning (papper) - behandlingsplan/verkställighetsplan, VSP, (digitalt) - daganteckningar (papper) - senaste utskrift från kumulativregistret, KUM, om verkställighetsdata över klienter som är gallrade före den 1 maj 2003 (papper) - verkställighetsdata från centrala kriminalvårdsregistret, KVR, över klienter som är gallrade efter den 1 maj 2003, finns på papper i journal (gallrade den 1 december 2005). Därefter bevaras verkställighetsdata digitalt - besökslista/klient (digitalt) - pappersutskrift av journalanteckningar ur klientadministrativt system, KLAS sammandrag, på papper t.o.m. juli 2001, bevaras därefter digitalt - utskrift av journalanteckningar ur klientadministrativt system för frivården, FRAS sammandrag, (papper) - yttranden, remisser och utredningar upprättade av anstalt eller frivård (papper) - rapporter och yttranden av övervakare och behandlingshem (papper) - arbetsplan redovisning för samhällstjänst och uppgift om arbetsgivare (papper) - arbetsplan redovisning av utfall för samhällstjänst (papper) - läkarintyg enligt 7 lagen om särskild personutredning i brottmål (papper) - placeringsunderlag (digitalt) - lista över in- och utpassering (digitalt) - målsägandeinformation (papper och digitalt) 3. I journal, delen domar m.m. - utredningsunderlag för bedömning av vårdinsats, ASI/MAPS (digitalt) - rättspsykiatrisk undersökning (papper) - patientjournal, läkarkuvert (papper t.o.m. juli 2008 därefter digitalt) - studiedokumentation (papper) 4. Vid Kriminalvårdens huvudkontor - diariemapp i sin helhet, förvaras alltid på huvudkontoret (papper) 5. I häktesjournal, journal på häktad som försatts på fri fot eller fått annan påföljd än kriminalvård - pappersutskrift av journalanteckningar ur klientadministrativt system, KLAS sammandrag, t.o.m. juli daganteckningar (papper) - beslut om häktning (papper) - hävande av häktning (papper) - patientjournal, läkarkuvert (papper) - rättspsykiatrisk undersökning (papper) - läkarintyg enligt 7 lagen om särskild personutredning i brottmål - behandlingsundersökning, personutredning, annan social utredning, fullständig, förkortad eller kompletterande behandlingsutredning (papper) - uppgift om suicidriskbedömning (papper)

3 3(5) Uppgifter/handlingar som ska gallras 3 Följande uppgifter/handlingar ska gallras. 1. Handlingar som ingår i kriminalvårdens journaler Följande handlingar i pappersform som ingår i klients journal ska gallras när handlingarna inte längre behövs i verksamheten, dock senast tio år efter att den senaste påföljden beträffande den registrerade helt har verkställts. - säkerhetsbedömning vid transport - schema för intensivövervakning - frigångssedel - signalementskort - meddelande om föreskrift från övervakningsnämnd - beslut om permissionsbidrag - beslut enligt lag om kriminalvård i anstalt, KvaL - beslut om frigivningsbidrag - domar m.m. - permissionssedlar - framställan från klient - förpassningssedlar - beslut om senareläggning av villkorlig frigivning - beslut enligt häkteslagen t.ex. om kroppsbesiktning och beläggande med fängsel - personefterlysningar - klientprofil - provsvar vid droganalys - checklista för frigivning - kopior och dupletter av handlingar - beslut från övervakningsnämnd eller kriminalvårdsnämnd - notering om anmälan till socialtjänsten om att barn far illa eller misstanke om detta - uppgift om suicidriskbedömning vid inskrivning för häkten och anstalt - senaste strafftidsbeslut - beslut i nådeärenden avseende senast verkställda påföljd 2. Uppgifter om personer som endast är häktade m.m. Följande uppgifter om personer där påföljd inte verkställs ska gallras i enlighet med vad som föreskrivs i förordningen (2001:682) om behandling av personuppgifter inom kriminalvården. - ADB-upptagningar avseende uppgifter enligt 1 1 lagen (2001:617) om behandling av personuppgifter inom kriminalvården ska gallras under förutsättning att påföljd enligt ovan nämnda lag inte verkställs eller inte ska verkställas beträffande den person som personutredningen avser. - ADB-upptagningar avseende uppgifter enligt 1 2 och 8 ovan nämnda lag ska gallras under förutsättning att påföljd enligt ovan nämnda lag inte verkställs eller inte ska verkställas beträffande den häktade eller den som på annan grund är intagen i häkte eller kriminalvårdsanstalt. Gallring av dessa handlingar ska ske under förutsättning att motsvarande uppgifter tas ut på papper och bevaras.

4 4(5) 3. Handlingar som ska gallras vilka inte ingår i kriminalvårdens journaler Handling Handlingar, ej personutredningar, avseende personer som registrerats i förelägganderegistret och som i överrätt frikänts eller fått kriminalvårdande påföljd ändrad till ej kriminalvårdande påföljd Behandlingskollegiumprotokoll Förhörsprotokoll med rapport och beslut Förbrukningsjournal narkotika Avvisiteringsrapport Uppgift om kontokort, utländsk valuta Kunskapsprov Medicinlista Läkemedelsrekvisitioner Nöjdförklaringsliggare/anteckningar om nöjdförklaring Postgranskningsmedgivanden, häktade Visitationsliggare Visitationsprotokoll Störningsliggare Förordnande av personundersökning Förråd/kvittenslista, utskrift från klientadministrativt system, KLAS Transport, lokal, utskrift från KLAS Färdhandling, utskrift från KLAS Övriga utskrifter från KLAS och klientadministrativt system för frivården, FRAS Mottagningskvitto Tillsynsrapporter vid häkten över berusade personer omhändertagna av polisen Tillsynsblad/händelseblad för gripna och anhållna Gallringsfrist 2 år i samband med att uppgifterna gallras ur klientadministrativa förelägganderegistret, KLAS-FÖR 1 år 5 år 1 år Vid tidpunkt då personundersökningen är utförd. När handlingarna inte längre behövs i verksamheten När handlingarna inte längre behövs i verksamheten 4. Uppgifter som ska gallras ur det centrala kriminalvårdsregistret Följande uppgifter ska gallras senast efter det att den senaste påföljden eller åtgärden avseende den registrerade helt har verkställts eller upphört. - Uppgift om klientens gatuadress och telefonnummer. - Uppgift om klientens yrke och utbildning. - Koder som är utbytbara mot klartext. - Uppgifter som endast används för registervård av systemet. 5. Uppgifter som ska gallras om transporter vid kriminalvårdens transporttjänst Bestämmelser om när gallring ska ske av ADB-upptagningar avseende uppgifter om transporter vid Kriminalvårdens transporttjänst, vilka utgör uppgifter enligt 1 9 lagen (2001:617) om behandling av personuppgifter inom kriminalvården, finns i 33 förordningen (2001:682) om behandling av personuppgifter inom kriminalvården.

5 5(5) 4 Att statliga myndigheter endast får gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning, stadgas i 14 arkivförordningen (1991:446). 1. Denna författning träder i kraft omedelbart. 2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2004:17) om gallring från den 29 mars Tomas Lidman Per Jansson