BEVARANDE & GALLRING INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION
|
|
- Cecilia Johansson
- för 10 år sedan
- Visningar:
Transkript
1 BEVARANDE & GALLRING INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION KOMMENTARER TILL RA-FS 2006:5 RIKSARKIVET 2007 RAPPORT 2007:1
2 Riksarkivets rapportserie riktar sig i första hand till statliga myndigheter men kan även användas av andra myndigheter och organ som har att tillämpa arkivlagen. Rapporten Bevarande och gallring inom personal- och löneadministration har utarbetats av Agneta Mann, förste arkivarie vid Riksarkivet. ISSN ISBN Omslag: Nils Möllerström Original: Maria Balke Tryck: Elanders Gotab AB, Vällingby 2007
3 GALLRING Föreliggande rapport är en genomgång och analys av hur Riksarkivets författning om gallring av allmänna handlingar inom det löne- och personaladministrativa området bör tillämpas. Vi vet alla att handlingar som utgår från dessa processer tenderat att öka under senare år. Kraven på myndigheterna, att noga sköta de administrativa uppgifterna, har successivt stigit. Vi som fanns på arbetsmarknaden för ca år sedan kommer ihåg, att den ekonomi- och personaladministrationsenhet som då utgjordes av någon enstaka person, nu växt till närmare ett dussin. Självfallet har denna expension också givit som resultat en väsentligt ökad och ibland oöverskådlig informationsmängd. Det kan därför tyckas som om just denna typ av handlingar borde kunna bli föremål för omfattande gallring i synnerhet som de inte sällan kan återfinnas i parallella myndighetsarkiv. Samtidigt är det uppenbart att just dessa handlingar är oerhört viktiga vid en genomgång av vår livssituation; pensionen, yrkeskarriär och anställningsförhållanden m.m. Rapporten, författad av Agneta Mann, förste arkivarie, vill vara en hjälp och ett stöd i myndigheternas handläggning och arkivering av dessa ärenden. Tomas Lidman
4 INNEHÅLL 1. Regler om gallring 6 2. Tillämpning och omfattning 7 3. Författningens utformning 8 4. Vad avses med löne- och personaladministrativa handlingar? 9 5. Planera arkivbildningen Bevarande i ursprungligt skick Överföring till annat medium Motiv för bevarande och gallring Dokumentation av tillämpningen Från och med när kan författningen tillämpas? 14 RIKSARKIVET BEVARANDE & GALLRING INOM PERSONAL- OCH LÖNEADMINISTRATION 5
5 1 REGLER OM GALLRING Arkivlagen stadgar att en myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingar som tillkommer i verksamheten. Vidare att myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de kan tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipning och förvaltning samt forskningens behov. Begreppet allmän handling regleras i tryckfrihetsförordningen. Allmänna handlingar får gallras.vid gallring d.v.s. när handlingar förstörs, skall hänsyn tas till att arkiven är en del av vårt kulturarv och att de skall tillgodose tidigare nämnda ändamål i arkivlagen. Riksarkivet är den myndighet som med stöd av arkivförordningen får meddela föreskrifter och beslut om gallring, om inte avvikande bestämmelser finns i annan lag eller i förordning. I RA-FS 2006:5 har beslutats om gallring av de allmänna handlingar som tillkommer inom det löne- och personaladministrativa området. Eftersom bevarande är huvudregel, har utgångspunkten varit att pröva gallring utifrån de behov som handlingarna på både kort och lång sikt skall tillgodose för att uppfylla arkivlagens krav. Gallring medges för ett flertal handlingar inom det löneadministrativa området. Handlingar inom det personaladministrativa området skall, med ett fåtal undantag, bevaras då dessa bedömts ha ett betydande forskningsvärde. 6 RIKSARKIVET BEVARANDE & GALLRING INOM PERSONAL- OCH LÖNEADMINISTRATION
6 2 TILLÄMPNING OCH OMFATTNING Författningen får tillämpas av statliga myndigheter och av organ som har att följa offentlighetslagstiftningen. Författningen omfattar vanligt förekommande handlingar inom det löne- och personaladministrativa området, med undantag för handlingar där Riksarkivet redan utfärdat myndighetsspecifika föreskrifter. Om sådana föreskrifter finns gäller dessa framför denna författning. Handlingar som bedöms vara av tillfällig eller ringa betydelse, här avses t.ex. utskrifter ur ett digitalt system, kopior av handlingar som har betydelse under viss tid då arkivexemplaret av samma handling finns inom annan funktion, omfattas inte heller av författningen. Dessa handlingar kan gallras med stöd av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. RIKSARKIVET BEVARANDE & GALLRING INOM PERSONAL- OCH LÖNEADMINISTRATION 7
7 3 FÖRFATTNINGENS UTFORMNING Personaladministrationen har kommit att få en allt större betydelse. Dagens moderna systemlösningar hanterar inte bara löneadministration, utan stödjer hela processen som rör en anställds villkor och tjänstgöring och omfattar alla delar i relationen mellan arbetsgivare och anställd. Detta har kommit att innebära att fler uppgifter än tidigare samlas kring varje anställd, vilket i sin tur ger förbättrade möjligheter till verksamhetsuppföljningar och statistiksammanställningar på området. För att kunna fungera som stöd för arkivbildning och gallring innehåller författningen ett flertal vanligt förekommande handlingar som skall bevaras. I syfte att underlätta tillämpningen har författningen indelats i funktioner med de handlingar som stödjer dessa. Handlingar inom sina respektive funktioner åskådliggörs i bilagor till författningen. Den personaladministrativa funktionen har delats upp i en föreskriftdel för de handlingar som får gallras och en separat bilaga med ett allmänt råd för de handlingar som skall bevaras. 8 RIKSARKIVET BEVARANDE & GALLRING INOM PERSONAL- OCH LÖNEADMINISTRATION
8 4 VAD AVSES MED LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATIVA HANDLINGAR? Med löne- och personaladministrativa handlingar avses samtliga handlingar som tillkommer i denna verksamhet. Inom det löneadministrativa området utgörs dessa av olika lönegrundande underlag d.v.s. olika former av avdrag och tillägg som har betydelse för den anställdes slutliga lön t.ex. sjukavdrag och reseersättningar. Uppgifterna i löneunderlagen registreras vanligtvis i ett digitalt löne- och personaladministrativt system, antingen från uppgifter i underlagen eller genom egenrapporteringar, som innebär att den anställde i systemet själv rapporterar lönehändelser t.ex. semesteransökan och vård av sjukt barn. Dessa uppgifter ligger sedan till grund för olika sammanställningar och avstämningar av lönehändelser, för kontroller etc. Handlingar som tillkommer inom personaladministrationen rör de anställda som grupp och som enskilda. Övergripande handlar det om utredningar, policydokument, handlingar som rör arbetsmiljöfrågor, olika kompetenssatsningar m.m. Handlingar som rör de enskilda arbetstagarna samlas vanligtvis i personaldossierer, någonting som hänvisas till i författningen. Dessa rör dels själva anställningen men kan också handla om känsliga personalsociala frågor, vars uppgifter kan omfattas av sekretess med hänsyn till skyddet för enskilds personliga förhållanden. Vidare samlas här även de handlingar som tillkommer i samband med pensionsavgång. RIKSARKIVET BEVARANDE & GALLRING INOM PERSONAL- OCH LÖNEADMINISTRATION 9
9 5 PLANERA ARKIVBILDNINGEN Reglerna i offentlighets- och arkivlagstiftningen ställer krav på att arkivbildningen planeras. Det innebär att välja lämpligt medium och lämpliga databärare och att strukturera handlingarna för att möjliggöra sökning, tillgänglighet och gallring. Vidare att organisera handlingarna och ge dem en bestämd ordning t.ex. genom registrering i ett digitalt system där identitet ges genom personnummer, namn, anställningsnummer eller annan unik identitet. Handlingar som registreras i en myndighets diarium ges en identitet genom diarienumret, t.ex. vissa övergripande personaladministrativa handlingar. En arbetstagares personaldossier ordnas alfabetiskt eller på personnummer och ges härigenom en bestämd ordning. Handlingarna bör struktureras så att gallring underlättas vid det tillfälle gallringsfristen löpt ut. De handlingar som skall gallras bör kunna skiljas från handlingar som skall bevaras, vilket gäller för såväl handlingar på papper som handlingar i ett digitalt system. Riksarkivets föreskrifter innehåller medieoberoende allmänna regler om de delar som ingår i arkivbildningen vid en myndighet. 10 RIKSARKIVET BEVARANDE & GALLRING INOM PERSONAL- OCH LÖNEADMINISTRATION
10 6 BEVARANDE I URSPRUNGLIGT SKICK Vid val av medium skall myndigheten beakta att handlingarna skall kunna framställas, hanteras, förvaras och vårdas på föreskrivet sätt under hela bevarandetiden. Bestämmelser för olika medier finns i Riksarkivets mediespecifika och tekniska föreskrifter om bl.a. handlingar på papper, mikrofilm och upptagningar för automatiserad behandling. Utgångspunkten är att handlingarna skall bevaras i ursprungligt skick med samma innehåll och form som de hade när de inkom till eller upprättades hos myndigheten. Det betraktas som gallring att vidta åtgärder med handlingarna som medför förlust av betydelsebärande data, förlust av möjliga sammanställningar, förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. Sådana åtgärder får inte vidtas utan föreskrifter från Riksarkivet. Att bevara handlingar i ursprungligt skick innebär t.ex. att lönesammanställningar/lönespecifikationer (s.k. lönelistor) inte längre ska tas ut på papper, om de har upprättats i elektronisk form. För ett bevarande av handlingar i elektronisk miljö krävs att de sammanställningar som myndigheten har kunnat göra i sin verksamhet kan upprepas över tiden. Det kräver i sin tur ett bevarande av dokumentation till systemet som visar dels databasstrukturer, dels vilka sammanställningar som varit möjliga att göra. RIKSARKIVET BEVARANDE & GALLRING INOM PERSONAL- OCH LÖNEADMINISTRATION 11
11 7 ÖVERFÖRING TILL ANNAT MEDIUM Det ursprungliga skicket får som tidigare nämnts inte förvanskas under handlingarnas bevarandetid. Det innebär att gallringsbara handlingar skall bevaras i ursprungligt skick till dess att gallringsfristen har löpt ut. I denna författning ges dock en möjlighet att överföra gallringsbara löne- och personaladministrativa handlingar till annat medium innan gallringsfristen har löpt ut, t.ex. genom skanning eller utskrift på papper eller mikrofilm. De ursprungliga handlingarna får därefter gallras med en frist som myndigheten själv bestämmer. Ett krav är dock att föreskrivna kontroller har skett. 8 MOTIV FÖR BEVARANDE OCH GALLRING Det löne- och personaladministrativa området utgör en del av en myndighets verksamhet och de handlingar som tillkommer här skall bevaras för att spegla den verksamhet som bedrivits på både kort och lång sikt. Författningen föreskriver att handlingar på området får gallras, vilket innebär att gallringsföreskrifterna inte är tvingande. Gallring av de handlingar som upptas i bilagan till författningen utgör ett undantag från bevarandeprincipen. Därför har följande bedömningsgrunder gjorts utifrån arkivlagens behovskriterier. Allmänhetens behov av handlingar och uppgifter är väl tillgodosedda av de handlingar som blir kvar. Ett undantag från regeln om offentlighet, förutom de handlingar som får gallras, utgör de handlingar inom 12 RIKSARKIVET BEVARANDE & GALLRING INOM PERSONAL- OCH LÖNEADMINISTRATION
12 personaladministrationen som av olika skäl är belagda med sekretess och därför inte är offentliga. Behovet av information för rättskipning och förvaltning. Inom den utredning som ligger till grund för författningen har det visat sig, att det i vissa fall finns brister i redovisningen av de uppgifter som är viktiga för uträkningen av en arbetstagares slutliga pensionsbehållning. En komplett pensionsutredning är beroende av uppgifter i de s.k. lönelistorna samt av vissa övriga handlingar kopplade till dessa. Det är av största vikt att de handlingar som möjliggör en kommande pensionsutredning bevaras, vilka tidigare gallrades med en frist på tio år med stöd av den nu upphävda gallringsföreskriften RA-FS 1996:4. Därför har föreskrivits om ett bevarande av de handlingar som har betydelse vid en dylik utredning. Eftersom de aktuella handlingarna vanligtvis tillkommer digitalt, förmodas detta effektivisera dokumenthanteringen och därigenom kostnaderna för ett utökat bevarande. Forskningens behov. Ett förmodat forskningsintresse torde finnas för bl.a. personhistorisk forskning. Området ger en bra beskrivning över arbetsgivarens personalpolicy, vilka satsningar som gjorts på personalen i form av kompetens och friskvård m.m. De handlingar som vanligtvis förvaras i en arbetstagares personaldossier, avspeglar i allt väsentligt en anställds villkor och tjänstgöring och ger en beskrivning över relationen mellan arbetstagaren och arbetsgivaren. På lång sikt bör här kunna utläsas samhällsförändringars påverkan på anställningsförhållanden, arbetsförhållanden m.m. samt spegla vilken inverkan förändrade krav i arbetslivet kan ha haft på den enskilde individen. RIKSARKIVET BEVARANDE & GALLRING INOM PERSONAL- OCH LÖNEADMINISTRATION 13
13 9 DOKUMENTATION AV TILLÄMPNINGEN Myndigheten skall dokumentera tillämpningen av författningen. Dokumentationen kan utgöra en arkivbildnings-/dokumenthanteringsplan och innehålla uppgifter om bl.a. gallringsfrister samt även utgöra en plan för de handlingar som skall bevaras, hur dessa ska struktureras, på vilket medium avställning skall ske etc. I bilagor till författningen struktureras handlingarna inom sina olika funktioner, vilket kan utgöra ett stöd vid upprättandet av planer för att styra arkivbildningen. 10 FRÅN OCH MED NÄR KAN FÖRFATTNINGEN TILLÄMPAS? Författningen skall tillämpas för löne- och personaladministrativa handlingar som kommer in till eller upprättas hos myndigheten från och med den 1 januari Föreskrifterna får dock tillämpas på äldre handlingar. 14 RIKSARKIVET BEVARANDE & GALLRING INOM PERSONAL- OCH LÖNEADMINISTRATION
14 RAPPORTER Redovisning av ADB-upptagningar 1997:1 Offentlighet och sekretess i myndighets forskningsverksamhet 1997:2 Om gallring från utredning till beslut 1999:1 Elektronisk dokumenthantering en rättslig problemorientering 2000:1 Sekretess i folkbokföringen vid utlämnande av uppgifter från landsorten 2002:1 Video och arkiv 2002:2 Bevarande av räkenskaper kommentarer till RA-FS 2004:3 2005:1 Elektroniskt underskrivna handlingar 2006:1 RIKSARKIVET BEVARANDE & GALLRING INOM PERSONAL- OCH LÖNEADMINISTRATION 15
Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26
Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika
Riksarkivets författningssamling
Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar tillkomna inom löneoch personaladministrativ verksamhet; beslutade den 16 augusti 2006.
Riktlinjer för hantering av arkiv i Gävle kommun
Sid 1 (6) Författningssamling Dnr 16KS82 Riktlinjer för hantering av arkiv i Gävle kommun Beslutad av kommunfullmäktige 2016-10-24 4 Inga ändringar har beslutats. Utöver de bestämmelser om arkiv som finns
Arkivfrågor när en myndighet startar
Avdelningen för offentlig informationshantering Tillsynsenheten GENERELL RÅDGIVNING 1 (6) Arkivfrågor när en myndighet startar Planera för arkivfrågor när en myndighet bildas Reglerna som styr arkivområdet
Riksarkivets författningssamling
Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1
Riktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun
RIKTLINJER ARKIV 1 (6) Kommunstyrelsen Riktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun Fastställd: Kommunfullmäktige, 2018, 128, KS 18/319 Omfattar: Ånge kommunkoncern Dokumentägare/dokumentansvarig: Kommunstyrelsen
Riksarkivets författningssamling
Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor; RA-FS 2007:1 Utkom från trycket den
Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun
Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun Beslutad av kommunfullmäktige 2016-xx-xx xx Innehållsförteckning 1. Tillämpningsområde...3 2. Syfte...3 3. Vad är arkiv?...3 4. Arkivansvar...3 5. Redovisning
KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING
KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av stadsledningskontoret 2015:27 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 14 december 2015 (Utl 2015:153) (Ersätter Kfs 2007:26)
Återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling
Återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling Vägledning Version 1.0 Datum: 2019-01-28 1 Riksarkivets skrifter för offentlig förvaltning Riktar sig i första hand till statliga myndigheter men
ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN
1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)
Riktlinje för arkiv- och informationsförvaltning
Riktlinje för arkiv- och informationsförvaltning Beslutsdatum 2018-12-13 Dokumenttyp Riktlinje Beslutad av Kommunfullmäktige Dokumentägare Chef kommunkansli Diarienummer 2018/KS 0349 008 Giltighetstid
Riksarkivets författningssamling
Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA FS 1991:1) och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter;
Arkivreglemente för Staffanstorps kommun
FÖRFATTNING 1.4 [1] Antaget av kommunfullmäktige 126/14 2014-KS-124 Arkivreglemente för Staffanstorps kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1991:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna
Arkivreglemente för Region Kronoberg
Arkivreglemente för Region Kronoberg Diarienr: 15RK78 Handläggare: Caroline Svensson, Datum: 2015-01-16 Arkivreglemente för Region Kronoberg Fastställt av regionfullmäktige 2015-02-25 Ett utskrivet dokuments
- rätten att ta del av allmänna handlingar, - behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, - forskningens behov.
Utöver det som föreskrivs i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) gäller bestämmelserna i detta reglemente, meddelat med stöd av 16 arkivlagen. 1 Arkivverksamhetens syfte (Arkivlagen
BEVARANDE AV RÄKENSKAPER
BEVARANDE AV RÄKENSKAPER KMMENTARER TILL RA-FS 2004:3 RIKSARKIVET 2005 RAPPRT 2005:1 1 RIKSARKIVET BEVARANDE AV RÄKENSKAPER Riksarkivets rapportserie riktar sig i första hand till statliga myndigheter
Riktlinjer för hantering av arkiv i Knivsta kommun KS-2016/223
Riktlinjer för hantering av arkiv i Knivsta kommun KS-2016/223 Fastställt av kommunfullmäktige 2016-05-25 93 Dokumentet ersätter dokumentet Arkivorganisation beslutat av kommunchefen 2008-12-17. 1 INNEHÅLL
Riksarkivets författningssamling
Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2007:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor;
Riksarkivets författningssamling
Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter; RA-FS 2008:4 Utkom från trycket den
SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1
FÖRFATTNINGSSAMLING 1 ARKIVREGLEMENTE FÖR SOLLENTUNA KOMMUN Antaget av fullmäktige 2000-05-15, 52 Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård
Regler för bevarande av elektroniska handlingar vid Mittuniversitetet
2017-06-28 Regler för bevarande av elektroniska Publicerad: 2017-06-28 Beslutsfattare: Håkan Stenström Handläggare: Anna Connell Beslutsdatum: 2017-06-28 Giltighetstid: Tillsvidare Sammanfattning: Med
Arkivreglemente för Kristianstads kommun
-1-2014 Arkivreglemente för Kristianstads kommun Antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 158 att gälla från 2014-11-01. Ersätter nr 452 Inledning Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering
1(2) Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering RA-MS 2012:42 Riksarkivets föreskrifter om bevarande, undantag från gallring, återlämnande eller gallring hos Pensionsmyndigheten;
ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING
2008-10-22 ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING Grundläggande information för myndigheter RIKSARKIVET Avdelningen för tillsyn 2 Inledning Syftet med denna information är att hjälpa myndigheter med ändamålsenlig
KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING
KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av KF/KS kansli 2007:26 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 17 september 2007 (Utl 2007:102) (Ersätter Kfs 1995:50) Innehållsförteckning
Riksarkivets författningssamling
Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om analoga ljud- och videoupptagningar på magnetband; beslutade den 25
Föreskrifter om arkivvården i Knivsta kommun
Föreskrifter om arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223 Fastställd av kommunfullmäktige 2016-05-25 93 Dokumentet ersätter dokumentet Arkivorganisation beslutat av kommunchefen 2008-12-17 1 Tillämpning
Vem bestämmer om arkiv i kommunen?
Vem bestämmer om arkiv i kommunen? Innehåll Presentera uppdraget och resultatet Presentation av förslag till riktlinjer för hantering av arkiv Ansvarsfördelning enligt KL Vem bestämmer vad i en kommun
Anvisning om dokumenthantering vid KTH
ANVISNING Gäller från och med 2013-04-03 Anvisning om dokumenthantering vid KTH Gäller fr o m 2008-06-01 Reviderad 2013-04-03 Anvisningen grundar sig på: Syfte Tryckfrihetsförordningen (1949:105) Offentlighets-
Förstärkt bevarandestrategi för hantering av gallring i staten. Håkan Lövblad /
Förstärkt bevarandestrategi för hantering av gallring i staten Håkan Lövblad / 2010-10-20 Arkivlagen (1990:782) En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och andra
Reglemente för hantering av arkiv i Upplands Väsby kommun
Styrdokument Stöd & Process 2016-07-13 Karin Pettersson 08-590 979 65 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2016:48/ karin.pettersson@upplandsvasby.se Reglemente för hantering av arkiv i Upplands Väsby kommun Nivå:
Reglemente för arkiv
Styrdokument Dokumenttyp: Regler Beslutat av: Kommunfullmäktige Fastställelsedatum: 2019-06-17 Ansvarig: Kanslichef Revideras: Vart 4:e år, 1:a året i mandatperioden Följas upp: Minst vart 4:e år Reglemente
Arkivreglemente för Götene kommun
1(6) Arkivreglemente för Götene kommun Upprättad: 2016-11-01 Antagen av kommunfullmäktige 2017-02-27, 18 Att gälla från och med 2017-04-01. Bilaga: Tillämpningsanvisningar till arkivreglemente för Götene
ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN
ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige den 2018-05-24, 72 Södergatan 20, 195 85 Märsta Tel (vxl) 08-591 260 00 Fax 08-591 260 36 sigtuna.kommun@sigtuna.se www.sigtuna.se Dokumentnamn
Arkivreglemente. Hantering av arkiv i Sundbybergs stad
Arkivreglemente Hantering av arkiv i Sundbybergs stad Dokumenttyp: reglemente Fastställt av: kommunfullmäktige Status: fastställt den 26 september 2016 Giltighetstid: gäller tills vidare Sundbybergs stad
Strategi Program Plan Policy Riktlinjer» Regler. Arkivregler för Borås Stad
Strategi Program Plan Policy Riktlinjer» Regler Arkivregler för Borås Stad Borås Stads styrdokument» Aktiverande strategi avgörande vägval för att nå målen för Borås program verksamheter och metoder i
Riksarkivets författningssamling
Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2007:1) om gallring och återlämnande
Österåkers kommuns författningssamling, ÖFS 2019:1
Österåkers kommuns författningssamling, ÖFS 2019:1 Reglemente för hantering av arkiv i Österåkers kommun Antagen av Kommunfullmäktige 2018-10-22, KF 7:20 Dnr: KS 2018/0114 Ersätter författningssamling
Arkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige
Arkivreglemente Antagen av kommunfullmäktige 2011-10-31 Arkivreglemente 2011-09-12 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myndighet avses kommunstyrelsen
Riktlinje fo r hantering av arkiv KOMMUNSTYRELSEN
Riktlinje fo r hantering av arkiv KOMMUNSTYRELSEN OBLIGATORISKA UPPGIFTER (METADATA) I samtliga styrdokument ska finnas uppgift om: Vilken instans som har fastställt dokumentet När dokumentet har fastställts,
Reglemente för hantering av arkiv i Norrtälje kommun antaget 2017-xx-xx av kommunfullmäktige dnr XXXX
REGLEMENTE Version 2017-10-20 Reglemente för hantering av arkiv i Norrtälje kommun antaget 2017-xx-xx av kommunfullmäktige dnr XXXX Detta dokument ersätter Arkivreglemente för Norrtälje kommun 1992-10-26,
Att: Ulrika Gustafsson Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor. Sveriges Kommuner och Landsting Hornsgatan Stockholm
Yttrande Datum 2013-03-21 Dnr RA 04-2013/1232 Att: Ulrika Gustafsson Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor. Sveriges Kommuner och Landsting Hornsgatan 20 118 28 Stockholm Remiss: Gallringsråd nr 6,
Riktlinjer för hantering av arkiv samt föreskrifter för arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223
Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Lisbeth Rye-Danjelsen 2016-03-08 KS-2016/223 Kommunstyrelsen Riktlinjer för hantering av arkiv samt föreskrifter för arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223 Förslag
forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam.
Sida 1/8 Arkivreglemente för Kungsbacka kommun Förutom de i arkivlagen (AL; SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom
Svedala Kommuns 4:06 Författningssamling 1(6)
Författningssamling 1(6) Arkivreglemente för Svedala kommun antaget av kommunfullmäktige 2017-03-15 38 Gäller från 2017-04-01 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446)
Rikspolisstyrelsens författningssamling
Rikspolisstyrelsens författningssamling ISSN 0347-545X Utgivare: chefsjuristen Eva-Lotta Hedin Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om videoupptagning i polisfordon vid trafikövervakning m.m.;
Bevara, rensa och gallra
Rutin Process: Arkivera/gallra Område: Administrativt stöd Giltig fr.o.m: 2017-05-08 Faktaägare: Caroline Svensson, Arkivansvarig Fastställd av: Anders Pettersson, Enhetschef Revisions nr: 2 Innehållsförteckning
ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19.
ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna
Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan
Riktlinjer för hantering av arkiv i Laholms kommun
STYRDOKUMENT RIKTLINJE 2018-05-14 DNR: 2017 000418 Antagen av KF den 24 april år 2018 44 Gäller från och med den 25 april år 2018 tillsvidare Riktlinjer för hantering av arkiv i Laholms kommun 1 Nämndernas
ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄRRYDA KOMMUN
ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄRRYDA KOMMUN Gällande från den 26 februari 2018 Fastställt av kommunfullmäktige den 26 februari 2018, 31 Arkivreglemente för Härryda kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)
INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR
Arkivföreskrifter för Kils kommun
KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den
Regler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet
1 (8) BESLUT 2014-11-06 Dnr SU FV 2.6.2-3133-14 Agneta Witte Åström Handläggare Tekniska avdelningen Regler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet
Arkivreglemente för Helsingborgs stad
DNR:738/2010 SID 1(5) Arkivreglemente för Helsingborgs stad Utöver bestämmelserna i arkivlagen (1990:782) gäller inom Helsingborgs stad följande regler meddelade med stöd av 16 arkivlagen. 1 Tillämpningsområde
Arkivreglemente för Uddevalla kommun
Blad 1 Arkivreglemente för Uddevalla kommun Antaget av kommunfullmäktige den 11 februari 1992, 30 med revidering antaget av kommunfullmäktige 2008-05-10, 286. Med kommentarer Ersätter tidigare reglemente
Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt
Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet
REGEL FÖR BEVARANDE AV ELEKTRONISKA HANDLINGAR
REGEL FÖR BEVARANDE AV ELEKTRONISKA HANDLINGAR Typ av dokument: Regel Datum: Beslutad av: Giltighetstid: Tillsvidare Område: Arkiv och diarium Ansvarig förvaltningsenhet: Universitetsledningens kansli
Kommunens författningssamling
Kommunens författningssamling Arkivreglemente ÖFS 2010:1 Fastställd av Kommunfullmäktige 1991-12-16, 156 Historik: Kommunfullmäktige1995-12-11, 200, 2000-08-14, 69, 2006-11-27, 98, 2010-04-12, 51 (Dnr
Strategi för dokument och arkivhantering i Sundsvalls kommunkoncern
Strategi för dokument och arkivhantering i Sundsvalls kommunkoncern Diarienummer 480/07 004 Fastställt av KF 2008-05 Strategi för dokument och arkivhantering i Sundsvalls kommunkoncern Detta dokument har
ENSKILDA ORGAN OCH OFFENTLIGHET
ENSKILDA ORGAN OCH OFFENTLIGHET RIKSARKIVET 2007 RAPPORT 2007:2 Riksarkivets rapportserie riktar sig i första hand till statliga myndigheter men kan även användas av andra myndigheter och organ som har
Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.
Arkivreglemente för Landstinget i Kalmar län Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) antagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den landstingskommunala arkivvården inom
Arkivreglemente. Styrdokument
Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...
Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB
Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2
Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse
Styrdokument Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Antagen av kommunfullmäktige, 280 Giltighetstid 2008-04-03 2011-12-31 2 (5) Beslutshistorik Gäller från Antagen av kommunfullmäktige,
INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA
Arkivreglemente för Arkivemölla kommun
1(6) 2018-01-01 Arkivreglemente för Arkivemölla kommun Utöver bestämmelserna i arkivlagen (1990:782) gäller inom Arkivemölla kommun följande regler meddelade med stöd av 16 arkivlagen; 1 Tillämpningsområde
Framställningar om myndighetsspecifika föreskrifter (RA-MS)
Framställningar om myndighetsspecifika föreskrifter (RA-MS) Vägledning Version 1.1 Datum: 2014-10-17 1 Riksarkivets skrifter för offentlig förvaltning Riktar sig i första hand till statliga myndigheter
10 OKTOBER Arkivreglemente
Arkivreglemente Landstingets arkiv är en del av vårt nationella kulturarv. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information
S Arkivreglemente för Hässleholms kommun
www.hassleholm.se S Arkivreglemente för Hässleholms kommun Innehåll Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 2 Definitioner... 2 Arkivbildningens syfte (3 AL)... 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 2 Arkivmyndigheten
Verkskansliet Datum Dnr RA 230-2011/4207 2011-09-15 Ulrika Sturesdotter Andersson
PM Verkskansliet Datum Dnr RA 230-2011/4207 2011-09-15 Ulrika Sturesdotter Andersson Gallring av EU-revisionsunderlag Riksarkivet får ibland frågor om hur myndigheterna ska hantera handlingar som kan vara
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering
1(2) Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering RA-MS 2012:37 Riksarkivets föreskrifter om bevarande och gallring i beskattningsverksamheten hos Skatteverket; beslutade
Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013
1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius
Förstudie e-arkiv Begreppslista Begreppslista 1.0
Förstudie e-arkiv Begreppslista Begreppslista 1.0 Filnamn:begrepp_P1.1-0 Förstudie e-arkiv Mall från Tieto PPS (ME004, 3.2.0) Anna Danielsson Sida: 1 (5) Begreppslistan har tagits fram som en del av begreppsmodelleringen
Bilaga 1 Förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering i Göteborgs Stad
Regionarkivet Datum 2017-08-24 Diarienummer AN-1858/16 Bodil Fredriksson E-post: bodil.fredriksson@arkivnamnden.goteborg.se Bilaga 1 Förslag till föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering
Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.
1 (2) Beslut Notarius publicus/ Nybrogatan 6 871 30 Härnösand Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid notarius publicus i Härnösand Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet
Samråd mellan bygg- och miljönämnden och arkivmyndigheten om makulering av pappershandlingar efter scanning KS-2016/333
Kommunstyrelsens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL 2016-05-10 99 Samråd mellan bygg- och miljönämnden och arkivmyndigheten om makulering av pappershandlingar efter scanning KS-2016/333 Förslag till beslut
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering 1 (2) RA-MS 2017:39 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnande och gallring hos universitet och högskolor;
Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.
Arkivreglemente för Linköpings kommun Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Till grund för den kommunala arkivvården i Linköpings kommun ligger, förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och
Svenska kyrkans bestämmelser
Svenska kyrkans bestämmelser Kyrkostyrelsens beslut med närmare bestämmelser om vård och annan hantering av elektroniska handlingar i kyrkans arkiv meddelat den 15 december 2016 SvKB 2016:7 Kyrkostyrelsen
Arkivregler för Uppsala kommun
Arkivregler för Uppsala kommun Ett normerande dokument som kommunfullmäktige fattade beslut om 2017-03-27 81 RU-23-01 Arkivregler för Uppsala kommun Kommunfullmäktige 2017-03-27 1 (4) Inledning Arkivregler
INSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Förvaltningschefen är ansvarig för arkivverksamheten vid myndigheten.
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Konstfack Riksarkivet inspekterade arkivverksamheten vid Konstfack den 4 november 2015. Inför inspektionen inkom, på begäran från Riksarkivet, ett antal styrdokument
Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag Närvarande: Från Kammarrätten i Sundsvall: Chef administrativa enheten Arkivarie Registrator Arkivassistent Från Riksarkivet:
Ny föreskrift för informationshantering och arkiv inom Region Stockholm
Kulturförvaltningen TJÄNSTEUTLÅTANDE Diarienummer: Regionarkivet Handläggare: Johanna Lagerström Ny föreskrift för informationshantering och arkiv inom Region Stockholm Ärendebeskrivning Regionfullmäktige
Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun
2016-09-27 1 (7) Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) ska
Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från Fastighets arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand,
Arkivreglemente för Strängnäs kommun
Arkivreglemente för Förutom de i arkivlagen (SFS:1990:782) och arkivförordningen (1991:446) antagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom följande reglemente med stöd av
INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15051/08 SSA 2008:10 Södertälje kyrkogårdsförvaltning Att: Lennart Schånberg INSPEKTION AV HANTERINGEN
http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/...
Page 1 of 6 Tillbaka 9.3 Regler och riktlinjer Diverse administrativa verksamhetsriktlinjer: Arkivreglemente för Göteborgs stad Arkivreglemente för Göteborgs stad (H 1999:3, P 1999-01-28, 4, H 2000:123,
Arkivreglemente för Skara kommun
1(6) Beslutad av Skara kommun Kommunfullmäktige 151 2015-11-30 Arkivreglemente för Skara kommun Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering
1(3) Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering RA-MS 2014:15 Riksarkivets föreskrifter om bevarande, återlämnande och gallring i beskattningsverksamheten hos Skatteverket;
INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS LJUSTERÖ- KULLA FÖRSAMLING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-12-09 DNR 9.3-19393/08 SSA 2009:22 Ljusterö-Kulla församling Att: Anna Nedergård INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering 1 (2) RA-MS 2013:40 Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Smittskyddsinstitutet; beslutade den 15 oktober 2013. Riksarkivet
Övergång till sammanhållen digital ärendehantering gallring av ärendeakter i pappersform
1(5) Övergång till sammanhållen digital ärendehantering gallring av ärendeakter i pappersform Ärendet Danderyds kommun har sedan januari 2010 arbetat mot en helt elektronisk diarieföring och ärendehanteringsprocess.
Bevarande av digitala allmänna handlingar
www.hassleholm.se S Bevarande av digitala allmänna handlingar Riktlinjer Innehåll Inledning 3 Ansvarsfördelning 3 Bevarande av digitala allmänna handlingar 4 Åtgärder för bevarande av digital information
Inspektion av arkivvården vid Synskadades Riksförbund den 31 oktober 2012.
1 (6) Inspektion av arkivvården vid Synskadades Riksförbund den 31 oktober 2012. Plats: Synskadades Riksförbunds lokaler på Sandsborgsvägen 52 i Enskede Närvarande: Från Synskadades Riksförbund: kanslichef,
INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-01-21 DNR 9.3-15936/08 SSA 2008:19 Svenska kyrkan i Huddinge Att: Christer Pettersson INSPEKTION AV HANTERINGEN AV
Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts.
Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 1992-10-22, 135. Dokumentet är reviderat av kommunfullmäktige 2006-06-20, 76 samt reviderat och fastställt på nytt 2011-05-24, 63. Dokumentet ska fastställas
ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN
Sida 1 (5) ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 2016-02-11, 12 att gälla från och med den 1 januari 2016. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS