Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Transkript

1 Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering RA-MS 2000:3 1(6) Ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-MS 1997:63) om förteckningsplan för kyrkliga samfälligheters och kyrkogårdsförvaltningars arkiv; beslutade den 25 januari Riksarkivet beslutar i fråga om Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-MS 1997:63) om förteckningsplan för kyrkliga samfälligheters och kyrkogårdsförvaltningars arkiv att de allmänna råden under avdelning A skall ha följande lydelse. Författningen och de allmänna råden har därför föjande lydelse (dnr RA /402). A. Allmänna bestämmelser om kyrkliga samfälligheters förteckningsplan Kyrkliga samfälligheter är kyrkliga kommuner utan att utgöra indelningsenheter i den kyrkliga organisationen. Deras arkiv bör därför jämställas med lokalt kyrkliga organs arkiv, vilka enligt arkivlagen (SFS 1990:782) 2 anses vara arkiv hos statsmyndighet. Detta innebär att varje kyrklig samfällighet som egen arkivbildare skall förteckna och bevara sitt arkiv för sig. Gränsdragningen mellan samfällighetens och annat organs arkiv kan ibland vara svår, såväl vad gäller äldre som nytillkomna handlingar. Huvudregeln är att verksamheten inom samfällighetens ansvarsområde skall avsätta handlingar i dess arkiv och bara där (för så vitt det inte gäller utgående handlingar, vilka även kan komma att arkivläggas i adressatens arkiv). Förteckningsplanen har utarbetats för att vara så flexibel som möjligt. Den kan anpassas till olika slag av samfälligheter, oberoende av storlek, obligatoriska eller totala, pastoratssamfälligheter eller flerpastoratssamfälligheter. Handlingar på moderna databärare (magnetband, mikrofilm etc.) skall förtecknas under den huvudavdelning där de logiskt och sakligt hör hemma. Signa och rubriker med fetstil skall alltid användas. Allmänna råd. Pastoratssamfälligheter som hittills har förtecknat sina arkivhandlingar i moderförsamlingens arkivförteckning får tillämpa denna metod fram till relationsändringen. Alternativt kan en egen samfällighetsförteckning upprättas. Handlingar som härrör från samfällighetens verksamhet från det att den bildades kan då lyftas ur moderförsamlingens arkivförteckning och upptas i en egen samfällighesförteckning eller också kan serierna i moderförsamlingens arkivförteckning avslutas och en ny egen samfällighetsförteckning påbörjas från lämpligt årsskifte. Vid sådan förändring skall samfälligheten rådgöra med arkivmyndigheten såväl om tidpunkt från och med vilken samfällighetens handlingar skall bilda eget arkiv som om det praktiska genomförandet. Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725, med ändring 1991:1203). I serien RA-MS kan även riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.

2 2(6) De kyrkliga samfälligheterna som redan har fungerande förteckningar över sina arkiv behöver inte ändra dessa i överensstämmelse med den förteckningsplan som här ges. Om romerska siffror och små bokstäver har använts för att beteckna arkivets serier behöver ingen ändring göras på denna punkt. Signa och rubriker utan fetstil bör användas. B. Allmänna bestämmelser om kyrkogårdsförvaltningars förteckningsplan I de fall då kyrkogårdsväsendet är organiserat med egen kyrkogårdsförvaltning skall särskild arkivförteckning för kyrkogårdsförvaltning upprättas i enlighet med nedanstående plan. I de fall då kyrkogårdsförvaltningen ingår i samfällighetens ansvarsområde kan dess handlingar förtecknas för sig som ett delarkiv till samfällighetens arkiv, eller redovisas i samfällighetens arkivförteckning på det sätt som anges i kommentarerna till huvudavdelningarna i förteckningsplanen nedan. Vid det förstnämnda alternativet gäller den särskilda förteckningsplanen för kyrkogårdsförvaltningar (nr 2). Handlingar på moderna databärare (magnetband, mikrofilm etc.) skall förtecknas under den huvudavdelning där de logiskt och sakligt hör hemma. Signa med huvudrubriker i fetstil skall alltid användas. Allmänna råd. Övriga signa och rubriker är frivilliga och fetstil bör ej användas. 1. FÖRTECKNINGSPLAN FÖR KYRKLIGA SAMFÄLLIGHETER A A 1 A 2 PROTOKOLL Kyrkofullmäktiges/församlingsdelegerades protokoll Kyrkorådets protokoll Allmänna råd: Underställda kommittéers, utskotts och nämnders protokoll kan redovisas under A 3 eller vid behov under A 3, A 4, A 5 etc, t.ex. arbetsutskott, skyddskommitté och MBLprotokoll. Om protokoll och bilagor har arkivlagts åtskilda redovisas de med underavdelningar, såsom A 1 A, protokoll och A 1 B, Bilagor. Önskvärt är att man i protokollen anger diarienummer för behandlade ärenden varigenom ärendeakten kan ligga bland de diarieförda handlingarna. I pastoratssamfällighet förtecknas här även tillsättningsnämndens protokoll. Vid flerpastoratssamfällighet förtecknas dock dessa protokoll i resp. pastorats moderförsamlings förteckning.

3 3(6) B ARKIVEXEMPLAR AV UTGÅENDE HANDLINGAR Allmänna råd: Här ingår kopior av utgående handlingar. Finns mer än en serie ordnas de i B 1, B 2, B 3 etc. Här ingår även kopior av utgående handlingar angående kyrkogårdsväsendet om inte särskild förteckning för kyrkogårdsförvaltningen har upprättats. I de fall arkivexemplaret av den utgående skrivelsen läggs tillsammans med den inkomna handlingen redovisas det under E eller F. C C 1 DIARIER Diarier över in- och utgående handlingar Allmänna råd: Föres separata in- och utgående diarier bör de förtecknas under C 1 och C 2 med eventuella underavdelningar. Föres flera diarier med eventuellt tillhörande register över inoch/eller utgående skrivelser förtecknas de med underavdelningar, som exempelvis C 1 A, Kronologiskt diarium, C 1 B, Sakregister, C 1 C, Alfabetiskt register. Övriga diarier placeras under C 2, C 3 etc. Här ingår även diarier angående kyrkogårdsväsendet om inte särskild förteckning för kyrkogårdsförvaltningen upprättats. D D 1 D 2 D 3 D 4 REGISTER OCH LIGGARE Register och liggare över personal Arkivförteckningar Inventarieförteckningar Register och liggare rörande gravrättsinnehavare, gravsatta och kremerade (om inte kyrkogårdsförvaltningen bildar eget arkiv) Allmänna råd: Övriga register och liggare föres under D 5, D 6 etc. Hit hör register över kyrkotillhöriga i total samfällighet. Hit hör även verksamhetsregister i total samfällighet. E E 1 INKOMNA HANDLINGAR Diarieförda ej dossiélagda handlingar Allmänna råd: Här ingår även inkomna handlingar rörande kyrkogårdsväsendet om ej särskild förteckning för kyrkogårdsförvaltningarna upprättats. Dossiéer läggs i F-serie. F F 1 F 2 F 3 HANDLINGAR ORDNADE EFTER ÄMNE Församlingsdossiéer Personaldossiéer Handlingar enligt diarie/dossiéplan Allmänna råd: Andra ämnesområden placeras under F 4, F 5 etc, exempelvis handlingar rörande fonder, systemdokumentation m.m. Dossiéerna under F 1 kan antingen innehålla samtliga handlingar rörande en församling eller underindelas, exempelvis F 1 A, Fastighetsakter, F 1 B, Byggnadshandlingar, F 1 C, Inventarieakter. Under F ingår även handlingar rörande kyrkogårdsväsendet om ej särskild förteckning för kyrkogårdsförvaltningen upprättats.

4 4(6) G G 2 G 3 alt. RÄKENSKAPER Årsbokslut och huvudbokssammandrag Huvudbokföring Grundbokföring Räkenskapshandlingar som skall bevaras Allmänna råd: Vid serieindelningen tas hänsyn till omfattningen av räkenskaperna. Här ingår även räkenskaper för kyrkogårdsväsendet om inte kyrkogårdsförvaltningen bildar eget arkiv. H J K STATISTIK KARTOR OCH RITNINGAR FOTOGRAFISKA AVBILDNINGAR Allmänna råd: Handlingar under H, J, K förtecknas här om inte handlingarna förtecknas i annan serie. Ö ÖVRIGA HANDLINGAR 2. FÖRTECKNINGSPLAN FÖR KYRKOGÅRDSFÖRVALTNINGAR A A 1 PROTOKOLL Kyrkogårdsnämndens (eller motsvarande) protokoll Allmänna råd: Övriga eventuella protokoll redovisas under A 2, A 3 osv, t.ex. skyddskommitté och MBL-protokoll. Om protokoll och bilagor är arkivlagda separat redovisas de i underavdelningar såsom A 1 A, Protokoll och A 1 B, Bilagor till protokoll. B ARKIVEXEMPLAR AV UTGÅENDE HANDLINGAR Allmänna råd: Hit föres kopior av utgående handlingar. Finns mer än en serie ordnas de i B 1, B 2, B 3 osv. I de fall arkivexemplaret av den utgående skrivelsen läggs tillsammans med den inkomna handlingen redovisas det under E eller F.

5 5(6) C C 1 DIARIER Diarier över in- och utgående handlingar Allmänna råd: Föres separata in- och utgående diarier kan de förtecknas under C 1 och C 2 med eventuella underavdelningar. Föres flera diarier, eventuellt med tillhörande register över inoch/eller utgående skrivelser, förtecknas de med underavdelningar, som exempelvis C 1 A, Kronologiskt diarium, C 1 B, Sakregister, C 1 C, Alfabetiskt register. Övriga diarier placeras under C 2, C 3 etc. D D 1 D 2 D 3 D 4 REGISTER OCH LIGGARE Register och liggare rörande gravrättsinnehavare, gravsatta och kremerade Liggare och register över personal Arkivförteckningar Inventarieförteckningar Allmänna råd: Vid behov underindelas serierna, exempelvis D 1 A, Gravböcker/ Register, D 1 B, Register över gravsatta, D 1 C, Begravningsjournal, D 1 D, Eldbegängelsejournal etc. E E 1 INKOMNA HANDLINGAR Diarieförda ej dossiélagda handlingar Allmänna råd: Dossiéer läggs i F-serie. F F 1 F 2 F 3 F 4 F 5 HANDLINGAR ORDNADE EFTER ÄMNE Handlingar enligt d/d-plan Handlingar rörande kremering Handlingar rörande jordbegravning Handlingar rörande gravrätt Handlingar rörande gravskötsel Allmänna råd: Övriga ämnesområden placeras under F 6, F 7 osv, t.ex. Handlingar rörande gravkapell, krematorier. G G 2 G 3 alt. RÄKENSKAPER Årsbokslut och huvudbokssammandrag Huvudbokföring Grundbokföring Räkenskapshandlingar som skall bevaras. Allmänna råd: Vid serieindelningen tas hänsyn till omfattningen av räkenskaperna.

6 6(6) H J K STATISTIK KARTOR OCH RITNINGAR FOTOGRAFISKA AVBILDNINGAR Allmänna råd: Handlingar under H, J, K förtecknas här om inte handlingarna förtecknas i annan serie. Ö ÖVRIGA HANDLINGAR Denna författning 1 träder i kraft den 8 september 1997 då Riksarkivets föreskrifter om förteckningsplan för kyrkliga samfälligheter och kyrkogårdsförvaltningar skall upphöra att gälla. Denna författning 2 träder i kraft omedelbart. PER JANSSON Britta Jonell Ericsson 1 RA-MS 1997:63 2 RA-MS 2000:3