Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Transkript

1 Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering RA-MS 2000:5 Ändring av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-MS 1997:65) om gallring hos de kyrkliga församlingarna och lokala kyrkliga samfälligheterna; beslutade den 25 januari Riksarkivet beslutar i fråga om Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-MS 1997:65) om gallring hos de kyrkliga församlingarna och lokala kyrkliga samfälligheterna att rubriken till avdelning 4 i bilagan samt föreskrifterna i avdelningarna 9, 13 och 14 i bilagan skall ha följande lydelse. Författningen har därför följande lydelse (dnr RA /402). 1 Tillämpning och omfattning Myndigheter: Arkivbildare: Handlingsslag: Kyrkliga församlingar och lokala kyrkliga samfälligheter Kyrkliga församlingar och lokala kyrkliga samfälligheter Enligt bilaga 2 Gallring Handlingar som upptas i bilaga till detta beslut skall gallras efter den gallringsfrist som anges i varje särskilt fall. 3 Typarkiv Av resp. landsarkiv utsedda typarkiv skall bevara bilagorna till kyrkobokföringen t o m 30 juni Övriga handlingar hos typarkiven skall gallras enligt gällande föreskrifter för kyrkliga myndigheter. 1. Denna författning 1 upphäver Riksarkivets gallringsbeslut 1990:105 för de kyrkliga församlingarna. 2. Denna författning träder i kraft den 8 september Denna författning 2 träder i kraft omedelbart. PER JANSSON Britta Jonell Ericsson 1 RA-MS 1997:65 2 RA-MS 2000:5 Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725, med ändring 1991:1203). I serien RA-MS kan även riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.

2 1(5) 1. Följande handlingar, som tillkommit under tiden före den 1 januari 1968, bör gallras omedelbart om ej annat anges -- Förteckningar över ankomna avier om inflyttning fr.o.m Bilagor m.m. till församlingsboken fr.o.m Anhållan om äktenskapsbetyg. -- Kvinnans samtycke till utfärdande av äktenskapsbetyg. -- Avier om vigsel på grund av äktenskapsbetyg. -- Värnpliktslistor (inskrivningslistor, inskrivningstilläggslistor) och inskrivningskort samt anmälningar rörande värnpliktiga. -- Anmälningar om fast anställning vid krigsmakten för inskriven värnpliktig. -- Anmälningar från sjömanshusen beträffande inskrivning, avförande eller återinförande av sjöman i inskrivningsregistret samt anmälningar rörande sjömän. Bilagor till inflyttningsboken och utflyttningsboken fr.o.m Rekvisitioner av flyttningsbetyg. -- Inflyttningsavier med undantag för inflyttningsavierna i de församlingar där dessa avier är ordnade som ett alfabetiskt register över utflyttade. -- Flyttningsbetyg avseende inflyttning från annan församling inom landet med undantag för flyttningsbetygen i de församlingar, där betygen utgör ett register över församlingsmedlemmarna eller är ordnade på annat sätt som främjar forskningen. Bilagor m.m. till födelse- och dopboken fr.o.m Förteckningar över barndop och meddelanden, att dopet kungjorts i kyrka, samt s.k. kungörelseböcker för barndop. Bilagor m.m. till konfirmationsboken fr.o.m Betyg för konfirmationsberedelse i annan församling samt konfirmationsbevis. -- Konfirmandförteckningar. Bilagor m.m. till lysnings- och vigselboken fr.o.m Anhållan om lysning. -- Äktenskapsbetyg. -- Försäkran angående frihet från vissa äktenskapshinder.

3 2(5) -- Lysningssedlar samt böcker för avkunnande av äktenskapslysningar. -- Lysningsbevis. Bilagor m.m. till död- och begravningsboken fr.o.m Tacksägelsesedlar för avlidna samt tacksägelseböcker med undantag för de böcker där särskilda anteckningar har gjorts. För ovan nämnda handlingar gäller att i utlandet utfärdade handlingar skall bevaras. 2. Kyrkobokföringshandlingar 1 januari juni 1991 Samtliga handlingar, tillkomna under tiden 1 januari 1968 t.o.m. 30 juni 1991, vilka legat till grund för anteckningar i kyrkoböcker och andra register tillhörande kyrkobokföringen eller på annat sätt föranlett kyrkobokföringsåtgärder skall gallras med en gallringsfrist av tjugo år med följande angivna undantag. Handlingar rörande erkännande av faderskap, erkännande av att barn är trolovningsbarn, arvsrättsförklaringar, anmälningar från icke gifta föräldrar om gemensam vårdnad av barn samt i utlandet utfärdade bilagor till kyrkobokföringen skall undantas från gallring. Flyttingsanmälningar, bostadsanmälningar från bostadsupplåtare och anmälningar om adressändring skall gallras omedelbart. Gallringen får endast ske om de kyrkoböcker, till vilka handlingarna är bilagor, finns bevarade. 3. Tillkännagivna handlingar 1 januari juni 1991 Samtliga handlingar genom vilka äktenskapsbetyg, lysning, äktenskapscertifikat, dop och dödsfall tillkännagivits skall gallras med en gallringsfrist av tjugo år. 4. Bilagor till ministerialböcker fr.o.m. 1 juli 1991 Underlag till dopboken skall gallras med en gallringsfrist av tjugo år. Övrigt underlag till kyrkobokföringen skall gallras med en gallringsfrist av fem år. I utlandet utfärdade handlingar och handlingar från andra samfund skall undantas från gallring.

4 3(5) 5. Ministerialböcker fr.o.m. 1 juli 1991 Ministerialböcker i digital form avseende dopbok, konfirmationsbok, vigselbok och begravningsbok skall gallras efter det att samtliga uppgifter för respektive bok tagits ut på papper av kvalité Svenskt arkiv 100 eller i form av mikrofilm. Anm. Ministerialböcker uttagna på papper skall bindas. 6. Gravbok och gravregister Gravbok och gravregister i digital form skall gallras vid systemets upphörande dock skall uttag av uppgifter enligt Begravningsförordningen (1990:1147) 4 och 5 göras i samband därmed på papper av kvalité Svenskt arkiv 100 eller i form av mikrofilm. Övriga uppgifter i systemet skall gallras kontinuerligt enligt lokala gallringsbeslut, med stöd av RA-FS 1991:6. Anm. Gravbok och gravregister uttagna på papper skall bindas. 7. Register över kyrkotillhöriga Uppgifter i digitalt förda register över kyrkotillhöriga, tidigare benämnt medlemsregister, skall gallras senast tre månader efter det att den registeransvarige fått kännedom om att den registrerade utträtt ur Svenska kyrkan eller av annat skäl inte längre tillhör församlingen. Manuellt förda register skall även gallras enligt ovan. 8. Verksamhetsregister Uppgifter i digitalt förda verksamhetsregister skall gallras senast tre månader efter det att den registeransvarige fått kännedom om att den registrerade inte längre deltar i någon verksamhet. Manuellt förda register skall även gallras enligt ovan. 9. Diarier Uppgifter i datoriserade diarier får gallras under förutsättning att uttag görs på arkivbeständigt papper, i form av mikrofilm eller i digital form. Uttag skall ske i samråd med arkivmyndigheten. 10. Räkenskapssystem Datoriserade räkenskapssystem får gallras, dock under förutsättning att det inte finns särskilda skäl att anta att handlingarna kommer att behövas för: 1. pensionsutredningar (beräkning av pensionsgrundande inkomst), 2. styrkande av fordringar eller andra rättigheter/skyldigheter, 3. föreskriven bearbetning, redovisning, kontroll eller revision, 4. snabb åtkomst till uppgifter, 5. statistikproduktion eller 6. bestämt forskningsändamål.

5 4(5) Följande handlingar avseende datoriserade räkenskapssystem skall dock bevaras - Redovisningsplaner, användarhandböcker, manualer - Grundbokföring och huvudbokföring - Årsbokslut med noter och bilagor - Årsredovisningar Uttaget skall göras på papper eller i form av mikrofilm. Uttaget skall ske i samråd med arkivmyndigheten. 11. Löne- och personaladministrativ verksamhet Datoriserade lönesystem får gallras, dock under förutsättning att det inte finns särskilda skäl att anta att handlingarna kommer att behövas för: 1. pensionsutredningar (beräkning av pensionsgrundande inkomst), 2. utfärdande av betyg/intyg, 3. styrkande av fordringar eller andra rättigheter/skyldigheter, 4. föreskriven bearbetning, redovisning, kontroll eller revision, 5. snabb åtkomst till uppgifter, 6. statistikproduktion eller 7. bestämt forskningsändamål. Följande handlingar avseende datoriserade lönesystem skall dock bevaras - Användarhandböcker, manualer - Tjänstgöringsjournaler/år, inklusive motsvarande handlingar som för en anställd visar från- och närvaro under viss period. Om systemet ej medger att ifrågavarande handlingstyp går att ta fram måste alla slutliga lönelistor bevaras. Uttaget skall göras på papper eller i form av mikrofilm. Uttaget skall ske i samråd med arkivmyndigheten. 12. Ritningar Arbetsritningar och installationsritningar skall gallras vid inaktualitet dock skall ritningar av antikvariskt eller byggnadshistoriskt intresse bevaras. 13. Nedanstående handlingar bör gallras med angivna gallringsfrister Handlingar Kungörelser (fr.o.m. 1900) Kungörelser, förteckning (fr.o.m. 1900) Avgångsregister * (avtryckskort före 1968) Gallringsfrist m.m. Vid inaktualitet 5 år efter sista anteckning

6 5(5) Handlingar Församlingsregister * (avtryckskort före 1968) Personavi i församlingsregister* ( ) Personavi i avgångsregister * ( ) Åkningsjournaler Tjänstgöringsscheman (motsvarande) Gallringsfrist m.m. 10 år 10 år * Bestämmelsen avseende avtryckskorten gäller om dessa finns bevarade. Äldre gallringsbestämmelser har tillåtit gallring, men kortens betydelse för sökning har medfört att gallring ofta inte har genomförts. Bevarade kort ingår i mikrofilmningen och leveransen av kyrkobokföringshandlingar till landsarkiven efter folkbokföringsreformens genomförande Så gör även personavierna i det aktuella församlingregistret och de i avgångsregistret avställda personavierna. Avtryckskorten och personavierna i avgångsregistren behöver inte bevaras, om en fullständig avgångslängd har upprättats. Allmänna råd. För såväl de äldre avtryckskorten som de senare personavierna i församlingsoch avgångsregister gäller att de även efter mikrofilmning får bevaras vid behov hos arkivmyndigheten. 14. Följande handlingar bör gallras omedelbart - Personaktsrekvisitioner (före 1968) - Fastighetsförteckning som erhållits från länsstyrelsen/skattemyndigheten. Handlingarna får dock vid behov bevaras. - Personförteckning som erhållits från länsstyrelsen/skattemyndigheten. Handlingarna får dock vid behov bevaras. - Underrättelse enligt formulär Hb och formulär 14. Handlingarna får dock vid behov bevaras. Undantag: 1990 års fastighetsförteckning, den sista före folkbokföringsreformens genomförande , skall bevaras.