KommunOffice. Bilagehantering. Copyright Triplan Oy

Transkript

1 KommunOffice Bilagehantering Copyright Triplan Oy

2 KommunOffice Bilagehantering 2(15) Innehållsförteckning Allmänt 3 Skanna in bilaga 3 Bilaga från filsystem: 7 Textdokument som bilaga 9 Redigera bilaga 11 Kopiera bilaga till Diariet 12 Kopiera bilaga från Diariet 13 Lägga till bilagor i FPS 14 Sammanfattning 15

3 KommunOffice Bilagehantering 3(15) Allmänt Elektroniska bilagor kan anslutas i de flesta moduler i KommunOffice: Postregister, Diarium, Arbetsbord och FPS. Bilagorna kan granskas i dessa moduler och även via Beslutsarkiv och KTWeb. Bilagorna kan vara inskannade dokument, färdiga, sparade filer av olika typer eller ett textdokument som kan skrivas direkt som bilaga. När en bilaga läggs till ärendet, sker det med bilaga-funktion direkt till ärendet utom i diariet var bilagan läggs alltid till via ett behandlingsskede. Alla bilagor sparas automatiskt i rätt filformat i rätt lagringsplats i systemet. Skanna in bilaga Börja med att hämta fram önskat ärende (diariekort). Välj fliken Behandlingsskeden på diariekortet och välj behandlingsskedet, som du vill koppla bilagan till och tryck på knappen Bilagor (om du vill först bilda ett nytt behandlingsskede, klicka på knappen Ny ) Du får fram en förteckning över anslutna bilagor. I bilden nedan har ärendet inga bilagor anslutna. Klicka på knappen Lägg till.

4 KommunOffice Bilagehantering 4(15) När du trycker på Lägg till knappen, får du fram följande ruta: I Inläsning av bilaga -rutan anger du hur bilagan ansluts/varifrån den hämtas (t.ex. från filsystem, med skanner, textdokument). Andra fält behöver du inte göra några ändringar i. Filsystem: koppla en befintlig fil till ärendet från filsystem. Textdokument: skriv ett textdokument Eastman Imaging for Windows: skanna in dokument

5 KommunOffice Bilagehantering 5(15) Välj Eastman Imaging for Windows för Inläsning av bilaga och tryck på Fortsätt. Ange andra styrningsuppgifter och tryck på Läs. När skanningen är klar, tryck på Färdig.

6 KommunOffice Bilagehantering 6(15) Fyll i Bilagans uppgifter fönster med beskrivning och rätt offentlighetsuppgift i Offentlighet -rutan. Tryck OK för att spara bilagan.

7 KommunOffice Bilagehantering 7(15) Bilaga från filsystem: Lägger du till en bilaga från filsystem, välj Filsystem i Inläsning av bilaga rutan och tryck på Fortsätt. Välj rätt katalog i filen Leta i: och markera den fil du vill ansluta. Filens namn finns nu i Filnamn-fältet. Du kan hämta filer från alla de skivenheter du har tillgång till, t.ex. från diskett, CD-Rom, egen dators skivor, servern skivor osv. Tryck på Öppna.

8 KommunOffice Bilagehantering 8(15) Fyll i beskrivning och offentlighet i Bilagans uppgifter fönstret.

9 KommunOffice Bilagehantering 9(15) Textdokument som bilaga Om du vill ansluta en textdokument till ärendet och texten är inte skriven och sparad än, kan du skriva den direkt som ärendets bilaga. Välj Inläsning av bilaga - Textdokument Välj Fortsätt. Du kan välja vilken dokumentmall du önskar som mall till ditt ärende. Dessa mallar är gemensamma för alla KommunOffice användare eller du kan även ha egna bilagemallar.

10 KommunOffice Bilagehantering 10(15) Markera den mall du vill använda och tryck på Fortsätt. Textbehandlingen öppnas och du kan börja skriva på vanligt sätt. Spara texten med textbehandlingens Återgå -knapp. Programmet frågar sedan om du vill spara bilagan i KommunOffice. Välj Lagra. Fyll därefter bilagas beskrivning och offentlighet och spara med OK.

11 KommunOffice Bilagehantering 11(15) Redigera bilaga Välj önskad bilaga i förteckningen och tryck på Editera. Bilagan öppnas i det program den är skapad med:.doc fil öppnas i Word,.xls fil öppnas i Excel osv. Gör ändringar i filen och spara ändringarna med programmets Spara-funktion. Bilagan sparas automatiskt till rätt ställe. Stäng redigeringsprogrammet. Spara ändringarna även till KommunOffice, gör det med Lagra. Bilagorna som läggs till i KommunOffice sparas i servern. När bilagan går vidare i systemet ihop med ärendet skapas det länkar/referenser till det sparade dokumentet. Ett dokument kan alltså visas på flera olika sammanhang i systemet men själva dokumentet bakom är bara en. När bilagan redigeras, syns ändringarna på alla ställen bilagan visas. T.ex. om bilagan redigeras i protokollsskede, syns dessa ändringar även i föredragningslistan och på alla andra ställen bilagan finns med. Om där finns flera referenser till bilagan (antalet referenser syns i bilagans egenskaper) kan det vara bra att först ta en kopia på bilagan innan den redigeras. Välj den ursprungliga bilagan i förteckningen och tryck på Kopiera. Nu bildas en ny bilaga som heter Kopia:bilagans namn. Du kan fritt redigera denna kopia och den ursprungliga förblir oförändrad. Bilagans namn kan du ändra i bilagans Egenskaper.

12 KommunOffice Bilagehantering 12(15) Kopiera bilaga till Diariet När beredaren har lagt till bilagor i Arbetsbordet och vill att bilagan skall synas även i Diariet, kan man kopiera bilagan till Diariekortet. Välj önskat ärende och dess Bilagor. Markera rätt bilaga i förteckningen och välj Överför bilagan till Diariet. Nu kan du lägga till bilagan i diariet. Bilagan kopplas alltid till ett behandlingsskede, därför måste du skapa ett behandlingsskede först. OBS. Alla bilagor som läggs till ärendet efter ärendet är överfört från Diariet till beredning, kopieras automatiskt till Diariet när beslutet uppdateras från FPS till Diariet.

13 KommunOffice Bilagehantering 13(15) Kopiera bilaga från Diariet När ärendet överförs från Diariet till Arbetsbordet, följer alla de bilagor med som finns anslutna till diariekortet. Om det läggs till nya bilagor till diariekortet efter överföringen, kan du kopiera dessa bilagor till ditt ärende själv. Välj Bilagor-snabbknapp. Välj därefter Kopiera från Diariet. Du kan kopiera bilagor till ditt ärende med att markera ärendet först i den övre rutan och sedan tryck Kopiera>>. Bilagan syns nu i båda fönstren. Upprepa kopiering tills du fått alla behövliga bilagor med. Du kan granska bilagor med Visa. Tryck Stäng när kopieringen är klar. När ärenden hämtas från gamla protokoll till Arbetsbordet, kommer bilagor med ärendet bara om du sätter ett kryss i rutan Även bilagor. Om du inte gjort detta, kan du kopiera bilagorna från diariekortet med funktion Kopiera från Diariet.

14 KommunOffice Bilagehantering 14(15) Lägga till bilagor i FPS Även i FPS kan bilagor läggas till på samma sätt som i de övriga modulerna: inskanning, färdiga filer, textdokument. Om man vill hämta bilagor från diariet, kopieras bilagorna till ärendet i FPS, se Kopiera bilaga från Diariet. När besluten uppdateras från protokollet till Diariet, kopieras alla bilagor som inte än finns i Diariet med beslutet. Själva paragraftexten kan också kopieras som bilaga till beslutet om så önskas (parameterstyrd egenskap). Om denna funktion är i bruk, syns paragraftexten i Diariekortets beslut och kan öppnas i textbehandlingen (Visa): Bilagans namn innehåller paragrafnummer, nämndens namn samt sammanträdesuppgifter.

15 KommunOffice Bilagehantering 15(15) Sammanfattning Bilagehanteringens funktionsknappar: Stäng Egenskaper Visa Lägg till Editera Kopiera Radera Kopiera från Diariet Överf. bilaga till Diar. OCR Upp/Ned Stänger bilagor fönstret Visar bilagans uppgifter (t.ex. rubrik) Öppnar bilagan i granskningsprogrammet (tex. Imaging, Quick View) Lägger till en ny bilaga Öppnar bilagan för redigering Gör en kopia av den valda bilagan Raderar bilagan Om det har lagts till bilagor i Diariet efter att ärendet har överförts t.ex. till handläggare, kan dessa bilagor kopieras från Diariet. Kopiera bilaga till Diariet. Startar teckenigenkänningen. Ändrar bilagors ordning i förteckningen.