Under IRMA finns förenklade versioner av IRMA, arbetsplatsregistret samt enhet. Dessa kommer du inte åt hemifrån om du inte har en koddosa.

Transkript

1 Platon STs ärendehanteringssystem IRMA Under IRMA finns förenklade versioner av IRMA, arbetsplatsregistret samt enhet. Dessa kommer du inte åt hemifrån om du inte har en koddosa. IRMA IRMA i Portalen fungerar likadant som vanliga IRMA, men viss information som finns i vanliga IRMA finns inte i denna miniversion, t ex anteckningar och reskontran. Istället finns här en annan flik, som heter Ärende. Om en medlem har ett ärende syns det under den fliken och om man klickar på ärendet öppnas det. Under Ärende finns även en länk som heter Lägg till ärende. Klickar du på den öppnas ett fönster för nyregistrering av ärende med medlemmens uppgifter ifyllda. Arbetsplatsregister Arbetsplatsregistret fungera som i vanliga IRMA, med tillägget att det finns en flik som heter Ärende. Om en arbetsplats har ett ärende syns det under den fliken och om man klickar på ärendet öppnas det. Under Ärende finns även en länk som heter Lägg till ärende. Klickar du på den öppnas ett fönster för nyregistrering av ärende med arbetsplatsens uppgifter ifyllda. Enhet Enhet fungera som i vanliga IRMA, med tillägget att det finns en flik som heter Ärende. Om en enhet har ett ärende syns det under den fliken och om man klickar på ärendet öppnas det. Under Ärende finns även en länk som heter Lägg till ärende. Klickar du på den öppnas ett fönster för nyregistrering av ärende med enhetens uppgifter ifyllda. Platon Platon är samlingsnamnet för allt som har med ärendehantering att göra Mina ärenden Under Mina ärenden finns en samlad lista med alla ärenden där du är handläggare. Tryck på en rad för att se närmare och arbeta med ett ärende. 1

2 2

3 Om du klickar på länken filtrera så kan du fylla i ett antal val för att söka specifikt ärende. När du gjort dina val klickar du på knappen Filtrera nere till höger DockA DockA heter dokumenthanteringssystemet. Här kan du ladda upp dokument eller placera dem i din eller andra medarbetares mapp. Används för närvarande endast av sekretariatet. Nyregistrera 1) Börja med att ange vilken slags parttyp som ärendet rör. Du kan välja mellan en medlem, en enhet (avd/sek/klubb), en arbetsplats eller annan part. Annan part är en part som inte finns registrerat i något utav STs register, för vilken vi således inte redan har någon information. 2) Beroende på vilken parttyp du har valt skall du ange antingen personnummer, arbetsplatsnummer, enhetsnummer eller namn på parten. Information om parten fylls i automatiskt när du anger personnummer/arbetsplatsnummer/enhetsnummer. Väljer du Annan part får du dock ange all information själv, eftersom det inte finns någon information om parten i systemet. 3) Om du valt parten medlem och börjar skriva in de 6 första siffrorna i personnumret, listar systemet de medlemmar som har dessa siffror. Klicka på den aktuella personen i listan. 4) Välj sedan status. För att få en utförligare förklaring av vad olika status innebär, öppna hjälpen (klicka på rubriken Status ). Datum sätts automatiskt till dagens datum, men du kan ändra det till både ett redan passerat datum eller ett framtida datum. 5) Du kan även ändra det datum som är angivet vid Startdatum. Även det är automatiskt satt till dagens datum. Det enda datum du inte kan ändra är Registreringsdatum, vilket blir det datum då du faktiskt registrerade ärendet. 6) Välj sedan i tur och ordning ärendeklass, sakområde och saktyp. Ärendeklass, sakområde och saktyp följer STs diarieplan. Om du vet saktypen, men kanske inte ärendeklass eller sakområde kan du söka genom att klicka på Sök efter ärendetyp. Där kan du ange ett helt ord eller del av ett ord så listas alla varianter som motsvarar ditt sökkriterium. 7) Ange en beskrivning av ärendet. 8) Handläggare och handläggarens enhet är automatiskt ifyllt som den som registrerar. Om handläggaren skall vara någon annan, välj först dennes enhet och välj sedan handläggaren. OBS! Om du väljer någon annan som handläggare har du, efter att du har tryckt på nyregistrera, inte längre någon rättighet att ändra i ärendet. Då kan du alltså inte fylla i information om ärendet i flikarna. 3

4 9) Om ärendet ska vara sekretessbelagt kryssa i rutan för sekretess 10) Ange prioritet (inte tvingade). 11) Tryck sedan på knappen nyregistrera. Ärendet är nu registrerat och har tilldelats ett ärendenummer. I och med att ärendet har skapats är även flikarna tillgängliga för redigering (endast handläggaren kan registrera). Gå in på de olika flikarna och fyll i värden. För att få en övergripande hjälp om varje flik, klicka på fliken igen då du redan har den öppen. D v s ett klick på en flik öppnar fliken, och ett till klick på samma flik visar hjälpen. Om du går in i ett befintligt ärende är de flikar som innehåller information markerade. Det finns även kortkommandon för att öppna flikarna. Tryck på Shift + Alt + X, där X är den bokstav som är understruken i fliknamnet (första bokstaven i fliknamnet Grundbild Grundbild är den flik som syns när du startar ett nytt eller öppnar ett befintligt ärende. Här återfinns information om parten i ärendet. Uppgifterna hämtas från databasen förutom i de fall parten är en s.k. Annan part, då handläggaren får fylla i information själv. Beroende på parttyp finns olika länkar längst ner i grundbilden. Om det är en medlem finns länkarna Mer partinfo, vilket är en länk till IRMA med medlemmens uppgifter ifylld, samt länken Mer arbetsplatsinfo, vilket är en länk till arbetsplatsregistret med information om medlemmens arbetsplats ifylld. Om parten är en arbetsplats visas endast länken Mer arbetsplatsinfo. För att göra ändringar i huvudbilden (dvs. där status, beskrivning, handläggare m m visas) måste du vara i fliken grundbild, eftersom knappen Spara som sparar dina ändringar i huvudbilden finns där. De knappar som heter Spara som finns under flikarna sparar bara informationen i den flik du befinner dig i. Underärende Underärende används om det är ett stort ärende som behöver delas in i underärende, liknande delprojekt. T ex ett diskrimineringsärende har lagts som ett huvudärende men sedan behöver t ex ombudsman på regionen ta över då kan man lägga ett underärende till den personen. Ett underärende fungerar på samma sätt som ett huvudärende, d v s registreringsbilden ser likadan ut. Finns underärenden till ärendet listas de under denna flik. Klicka på underärendet för att se det. Tryck på Lägg till för att skapa ett nytt underärende. Du får då frågan om parten ska vara densamma som i huvudärendet. Svara ja eller nej, sedan visas nyregistreringsbilden. Om du nu äger huvudärendet och lagt underärende på annan person och behöver titta i underrärendet eller lägga till mejl, dokument e dyl gör du så här: - Klicka på mina ärenden nu ser du bara dina egna ärenden - Använd Filtrera för att få fram underärendets ägare. Du väljer alltså enhet och sedan person och klickar på Filtrera. Behörig handläggare 4

5 Om man behöver vara fler som handlägger ett ärende kan länken Behöriga handläggare användas. Detta är att föredra om alla behöver se dokument som läggs in i ärendet. Klicka på länken och nedanstående bild kommer upp. För att välja : - Klicka ner pilen vid Välj handläggares grupp/enhet och välj enhet - I rutan Välj handläggare kan du nu markera aktuell person och klicka på Lägg till - länken till höger. Bevakning Under Bevakning kan du skriva in sådant som du vill bli påmind om vid ett senare tillfälle. Det finns tre olika sätt att bli påmind på; via sms, via ett e-postmeddelande eller genom en notifikation i Portalen (ges när du loggar in). För att lägga till en ny bevakning, tryck på Lägg till. Ange datum för påminnelse, den texten du vill se i påminnelsen samt hur du vill bli påmind. Tryck på Spara. Under Bevakning listas alla bevakningar du har på ärendet. För att ändra eller ta bort en bevakning, tryck på den aktuella bevakning och a) ändra det du vill ändra och tryck på Spara, b) tryck på Ta bort. Kontakt Här listas kontaktuppgifter om personer som på ett eller annat sätt är involverade i ärendet. För att lägga till en ny kontakt tryck på Lägg till. Sedan fungerar det på samma sätt som när du registrerar en part i ett ärende; om kontakten är en medlem, en arbetsplats eller en enhet, anger du personnumret, arbetsplatsnumret eller enhetsnumret så fylls uppgifterna i automatiskt. Om kontakten istället är en extern kontakt får du fylla i uppgifterna själv. Inget fält är tvingande, så du anger så mycket information som du själv vill. Du har även möjlighet 5

6 att välja kontakttypen ST-anställd. Den fungerar på samma sätt som extern kontakt, d v s du får fylla i eventuell information själv. För att ändra eller ta bort en kontakt, tryck på den aktuella kontakten och a) ändra det du vill ändra och tryck på Spara, b) tryck på Ta bort. Dokument Du kan koppla e-postmeddelanden, inskannade dokument samt dokument från din dator till ett ärende. Läs mer om hur du kopplar dokument nedan. Under Dokument listas alla dokument som finns kopplade till ärendet. Visa dokument För att se ett dokument, klicka på aktuellt dokument. Om det är ett e- postmeddelande, visas det i ett annat fönster. Om det är ett dokument av annan typ än e-postmeddelande visas rutan Dokumentinformation (se bild). 1) Markera den version av dokumentet som du vill se. 2) Välj Skrivskyddad eller Redigerbar. Väljer du skrivskyddat får du dokumentet i PDF-format, och väljer du redigerbar får du dokumentet i orginalformat. Ändra dokumentinformation Redigera den information du vill ändra och tryck på spara. Radera dokument Markera den version du vill radera och tryck på Radera. Om dokumentet är ett e- postmeddelande raderar du genom att trycka på Radera i själva e-postmeddelandet. Ladda upp ny version av dokument 1) Markera det dokumentet som du vill ladda upp en ny version till, under fliken Dokument i ärendet. 2) Dokumentinformationen visas. Välj Ladda upp ny version. 3) Tryck på Bläddra och leta reda på det dokument du vill koppla. 4) Ändra dokumentinformation om du vill och tryck på Spara. Koppla e-postmeddelande 1) Öppna det e-postmeddelande du vill koppla till ett ärende. 2) Tryck på Koppla. En lista med dina ärenden visas. 3) Välj vilket ärende e-postmeddelandet ska kopplas till. Det valda ärendet öppnas. 4) Tryck på knappen Arkivera mail som finns i ärendebilden. 6

7 5) Fyll i informationen som efterfrågas i den bild som dyker upp och tryck på Verkställ. Koppla skickat e-postmeddelande 1) Gå in i Utkorgen för att koppla ett skickat mejl till ditt ärende. Skanna dokument, alternativ 1 1) Lägg dokumentet i skannern. Om det är flera olika dokument som består av flera sidor, lägg dem buntvis, så som de hör ihop, i skannern. Om du t ex har 20 papper som hör ihop fem och fem, lägg först fem papper i skanner och gå igenom proceduren nedan. Upprepa sedan momenten för de resterande buntarna. 2) Tryck på denna knapp: 7

8 3) Om inte mapp-symbolen syns i rutan (som på bilden nedan), tryck på (1) så att mappen visas. OBS! Mappsymbolen måste väljas i detta steg, annars kommer du senare att få ett felmeddelande som frågar efter avsändare. Var därför noga med att kolla så att skannern ser ut exakt som på bilden nedan. 1 4) Välj sedan filformat genom att trycka på filtyp. Tryck sedan på PDF och sen på OK. 8

9 5) Välj din mapp. Tryck sedan på gröna knappen och skanningen startar. Avmarkera ditt namn för att undvika att ditt inskannade dokument syns hos någon annan. 6) Gå till din dator och öppna Dockascanner. Där kan du välja mellan att titta på lokalt eller centralt inskannade dokument. Välj centralt inskannade dokument om du har skannat på det sätt som beskrivs ovan. För instruktioner hur du går vidare, gå till kapitlet Hantering av inskannade dokument. Skanna dokument, alternativ 2 1) Lägg dokumentet i skannern. 2) Öppna programmet Dockascanner. 3) Tryck på knappen Scanna. 4) Följ de instruktioner som dyker upp (varierar beroende på skanner). Hantera inskannade dokument 1) Om du markerar ett dokument visas innehållet i dokumentet. Högerklicka på dokumentet och välj Byt namn för att döpa dokumentet. 9

10 Det inskannade dokumentet ligger kvar i skannerprogrammet tills du högerklickar på dokumentet och väljer Ta bort. Du kan även välja Ta bort samtliga, om du vill att alla dokument ska raderas samtidigt. 2) Högerklicka och välj Koppla dokument. I den bild som då dyker upp väljer du var du vill skicka dokumentet. Du kan välja mellan: ST diarieplan ST Organisation här finns en mapp till varje medarbetare inklusive dig själv Mina ärenden här listas alla dina ärenden. När du har markerat den instans, t ex ett ärende, du vill koppla dokumentet till klickar du på OK. OBS! Om dokumentet du ska koppla är en ny version av ett befintligt dokument, markerar du dokumentet som redan finns, d v s den tidigare versionen. Du kan också använda rutan Sök. Skriv in sökordet i rutan och tryck OK eller enter. Du kan söka på beskrivning eller ärendenumret (ej part). 3) Fyll i informationen som efterfrågas i den bild som dyker upp och tryck på Verkställ. Ett meddelande fås om att dokumentet är överfört. 10

11 Logg I fliken Logg kan du inte själv göra några ändringar utan där registreras ändringar av systemet. Om du t ex byter handläggare eller status på ärendet loggas det här. Kan närmast jämföras med Historik i IRMA. Anteckning I Anteckning dokumenterar du fortlöpande händelser i ärendet. Du kan välja mellan tre typer av anteckning: Allmän alla kan se anteckningen och den sparas efter att ärendet avslutats. Post-it anteckning raderas när ärendet avslutas. Privat endast handläggaren av ärendet kan se anteckning anteckningen sparas efter att ärendet avslutats. Det finns även ett antal fördefinierade händelser. Det är inte tvingande att välja någon händelse. För att lägga till en ny anteckning, tryck på Lägg till. Välj typ av anteckning (tvingande) samt typ av händelse (frivilligt) och skriv anteckningen. Tryck på Spara. För att ändra eller ta bort en anteckning, tryck på den aktuella anteckningen och a) ändra det du vill ändra och tryck på Spara, b) tryck på Ta bort. Slutrapport Slutrapporten fyller du i när ett ärende är avslutat. Slutrapporten är helt enkelt lösningen på ärendet, d.v.s. hur det slutade. Sök Alla fält som är skrivbara går att söka i. Ange den information du vill söka efter och klicka på Sök. Sökresultatet visas i en indexbild. Tryck på ett ärende för att titta närmare på det. Om du tittar på ett ärende och vill tillbaka till ditt sökresultat, tryck på Sökresultat. Filtrering Om du klickar på länken filtrera när du har fått sökresultatet så kan du fylla i ett antal val för att söka specifikt ärende. När du gjort dina val klickar du på knappen Filtrera nere till höger 11

12 Söka ärende på handläggare som slutat För att söka ett ärende där handläggare slutat så klickar du på rubriken Handläggare. I fritextrutan skriver du in handläggarens användarnamn. Om du inte vet användarnamnet kan du kontakta IT-enheten för att få reda på detta. Optimera din sökning Nedan följer några tips som är bra att tänka på vid sökning samt exempel på tecken som är användbara vid sökning av datum. Om du väljer status och anger ett specifikt datum, visas de ärenden som ålades den valda statusen på det specifika datumet. Dvs., om du söker på status Öppen och anger datum så listas de ärenden som skapades med status Öppen just det valda datumet. Om du vill söka en eller flera status med hjälp av datumintervall, använd tecknet :, och ange intervallet i rutan som heter From. Håll nere Ctrl-knappen för att markera fler än ett statusläge att söka på. Följande tecken kan användas vid sökning: > (större än), t ex > i fältet registreringsdatum, listar alla ärenden registrerade efter < (mindre än), t ex < i fältet registreringsdatum, listar alla ärenden registrerade innan : (from-tom), t ex : i fältet registreringsdatum listar alla ärenden som registrerades mellan och ? (ersätter vilket tecken som helst) t ex ?-07. * (ersätter ett eller flera tecken, vilka som helst) t ex * för att lista alla ärenden under en månad. Används när t ex del av namn eller personnummer är okänt. 12

13 (eller) t ex ! (inte) t ex!2007*, listar alla ärenden som inte är från Enhetens ärenden Enhetens ärende fungerar som Mina ärenden, med skillnaden att alla ärenden på hela din enhet visas, inklusive dina egna. 13