Synergi Användarhandbok - bearbetning

Transkript

1 Synergi Användarhandbok - bearbetning Ver..5

2 Innehållsförteckning Symboler... 3 Rapportera... 4 Mottagning och fördelning av ärende... 5 Skicka rapporten till annan ansvarig enhet... 6 Om någon annan på din enhet skall bearbeta rapporten gör följande:... 7 Bearbeta ärende - Faktafliken... 9 Bearbeta ärende - Klassificeringsflik... Bearbeta ärende - Orsaksfliken... 3 Bearbeta ärende - Åtgärdsfliken... 4 Utskrift... 6 Försäkringskassans blankett... 7 Support... 8 Information om avvikelsehantering samt frågor och svar... 8

3 Symboler Beroende på hur man klassificerar blir trafikljuset rött, gult eller grönt Bifogat dokument Patientskada Arbetsskada Brand Gasläcka IT/Informationssäkerhet Utsläpp till yttre miljö Medicinteknisk utrustning * Obligatoriska fält Information/förtydligande om vad som menas med fältet Där det finns en grön bock finns det information Datumkalender Datum fylls i enl standard (yyyy-mm-dd) Textfält Listbox med valmöjligheter För att ta bort ett val, använd krysset Blå markering på flik visar vilken flik man befinner sig på Man kan lägga in flera åtgärder på samma ärende, klicka på ny när man vill göra en ny åtgärd 3

4 Rapportera För att göra en egen rapport måste du som bearbetare/samordnare gå denna väg Plats var har händelsen inträffat. Kompl till plats förtydliga med t ex rumsbeteckning, parkeringsplats, hemma hos en patient, registreringsnummer på tjänstebil mm. 3. Beskrivning skriv en så utförlig beskrivning du kan av händelsen. Om det är gjort en polisanmälan skriv in polisens ärendenummer.obs! skriv ej namn eller personnummer i detta fält. Patient- och personuppgifter skrivs i fältet för detta, ruta Patient-/personuppgifter här anges uppgifter för inblandade personer. Vid exempelvis hot och våld där både patient och personal kommit till skada upprättas två rapporter. 4

5 5. Uppgiftslämnare du kan, vid behov, lägga till flera uppgiftslämnare. 6. Spara/skicka när du är klar med rapporten välj spara/skicka, rapporten skickas då till den som är samordnare för den ansvariga enheten. När rapporten sedan är avslutad får du ett mail. Mottagning och fördelning av ärende 3 När du som samordnare har fått ett ärende kommer det som mail enl ovan.. Skall du redigera ärendet öppnar du denna länk.. Vill du enbart läsa ärendet öppnar du denna länk. 3. Om du inte har behörighet till rapporten kan du ändå läsa den via denna länk. 3. Får du upp denna ruta skriver du in ltkronoberg\ditt användar-id. Lösenordet du har när du loggar in i datorn. 3. Bocka i Kom ihåg lösenordet. 5

6 Skicka rapporten till annan ansvarig enhet. Börja med att välja Redigera ärende.. Ansvarig enhet ändra till den enhet som rapporten skall skickas till. 3. Klicka - utför och du kommer till nedanstående bild 3 6

7 . Klicka - Spara/skicka Om någon annan på din enhet skall bearbeta rapporten gör följande: Efter att du har klickat på Redigera ärende välj. utför 7

8 . Välj - Ärendehandläggare. Klicka - Spara/skicka 8

9 Bearbeta ärende - Faktafliken Efter att ha valt Redigera ärendet gör enligt följande:. Ändra ärendetyp valet av ärendetyp påverkar innehållet i listboxarna. Negativ händelse Händelse som medfört (vård)skada (SOSFS 005:) Tillbud 9

10 Händelse som hade kunnat medföra (vård)skada (SOSFS 005:) Risk/iakttagelse Möjlighet att en negativ händelse ska inträffa (SoS termbank) Förbättringsområde Område inom vilket en analys behövs för att fastställa och undanröja orsaker till risker, tillbud, negativa händelser eller område inom vilket åtgärd behöver vidtas för att undvika onödig tidsspillan, onödiga kostnader eller för att förbättra rutiner/processer för kund/patient Klagomål Klagomål som framförs, (muntligt eller i annan form), direkt till medarbetare i verksamheten; d v s den typ av klagomål som inte anmäls till patientnämnden 3. Händelsekategorisering - Börja med att händelsekategorisera ärendet. Här gör du en grov bedömning av ärendet, du kan välja på den nivå som är understruken.. Mina nyckelord här kan du själv ange namn på ditt ärende som du kan söka efter t ex fall, id-märkning mm. 3. Klicka här om du vill bifoga ett dokument 0

11 Bearbeta ärende - Klassificeringsflik Här kan du ange detaljerad information om händelsen, involverade processer, system och utrustning.

12 3. Om skada uppkommit fyller du i - Faktisk allvarlighetsgrad och. Mest sannolik upprepningsfrekvens 3. Klicka på - Patientskada och du kommer till nedanstående bild, (beroende på vilken ärendetyp du valt. Här visas Negativ händelse vårdrelaterat) Fyll i de obligatoriska fälten (*)

13 Bearbeta ärende - Orsaksfliken. Vad var orsaken till händelsen? Flera val möjliga.. Här har du möjlighet att själv skriva en orsak U Fanns det brister i utbildning och kompetens? O Fanns det brister i den fysiska eller psykiska arbetsmiljön? T Var utrustning på något sätt involverad i denna händelse? P Fanns det brister i procedurer, rutinbeskrivningar eller riktlinjer? K Fanns det brister i den skriftliga och/eller muntliga kommunikationen/informationen? Länk till Socialstyrelsens Händelseanalys för mer information. andelseanalys/ 3

14 Bearbeta ärende - Åtgärdsfliken Typ av åtgärd här väljer du vilken typ av åtgärd som antingen vidtagits eller ska vidtagas.. Beskriv din åtgärd med fritext. 3. Frist för åtgärd - När åtgärden skall vara utförd 4. Åtgärd vidtagen/annullerad när åtgärden är utförd sätts datum för avslut och status för åtgärden ändras till slutfört 5. Åtgärdsanvarig - Vem som skall utföra åtgärden (kan enbart läggas på sin egen enhet). 6. Åtgärdsnr, ny Varje åtgärd har en egen flik och man kan lägga in flera åtgärder innan man skickar iväg dessa. 7. När du vill spara eller anser dig klar med ärendet klickar du på utför. 8. Om du vill skicka rapporten för kännedom. 8 4

15 Här visas Status för ärendet.. Ärendehandläggande enhet = Ansvarig enhet på Faktafliken. 3. Ärendehandläggare här kan du lägga dig själv som ärendehandläggare (du får då ärendet under mina ärenden) eller väljer du någon annan inom din egen enhet som skall bearbeta rapporten. 4. Skicka e-post skicka ärendet för kännedom till någon. 5. Spara/skicka och fortsätt om du vill skicka iväg t ex en åtgärd, men fortsätta att jobba i ärendet använder du denna knapp. Ärendet behålls öppet. 6. Spara/Skicka sparar ärendet och skickar, ärendet stängs. 5 5

16 Utskrift. När du har klickat på Spara/skicka i föregående bild så kommer du tillbaka till Faktafliken, här kan du skriva ut ditt ärende 6

17 Försäkringskassans blankett Försäkringskassans blankett finns som en blankett i systemet och du kan få denna förifylld. Du ska då ha använt dig av ärendetypen Negativ händelse/arbetsmiljö. Välj rapporter och specialrapporter. Fyll i - Datumintervall och eventuellt - Ansvarig enhet,. Klicka - utför. 7

18 3. Klicka - Visa rapport för att öppna blanketten., som också går att skriva ut. Klicka - OK för att markera skadan som rapporterad. 3. Klicka - ärendenumret för att öppna en lång ärenderapport för ärendet.. Om du inte får upp blanketten kan det bero på att - Försäkringskassans blankett ifylld är ibockad. Ta bort bocken och sök igen. Support VIS-supporten tfn 860 Information om avvikelsehantering samt frågor och svar Se interna webben: A-Ö > Avvikelsehantering 8