Handledning Master Befolkning inkl. listning av invånare inom Hälsoval Gävleborg

Transkript

1 Upprättare: Bruno Mild Granskare: Fastställare: Revisionsnr Diarienr Fastställandedatum Giltigt t.o.m. Tills vidare 1() inkl. listning av invånare inom Hälsoval Gävleborg Innehåll 1 Syfte och omfattning Allmänt Ansvar och roller Beskrivning Var hittar jag Master Befolkning? Sjunet Påloggning Hjälpfunktion Sökfunktion Tömfunktion Meny Profil Praktiska tips Sök i Master Befolkning Listning av invånare på vårdkontakt/vårdperson Upplägg av ny vårdkontakt/vårdperson Sekretessmarkerad invånare Rapporter Uppdatering av hälsocentraler Redovisande dokument Syfte och omfattning Den här handledningen är tillämplig vid administrationen av invånarnas listningsuppgifter inom Hälsoval Gävleborg. 2 Allmänt Det system som används för listningsadministration heter MasterBefolkning och är ett system för hantering av personuppgifter och används där aktuella personuppgifter för befolkningsgrupper är värdefulla för verksamheten. Systemet är webbaserat 3 Ansvar och roller Har du frågor om Master Befolkning och hur det används i verksamheten vänder du dig till Hälsovalskontoret tfn eller 076/ eller mail halsoval@lg.se. För att beställa användarinloggning och behörigheter till Master Befolkning kontaktar du landstingets IT-support på antingen telefon eller mail it-support@lg.se. Rör din fråga support generellt vänder du dig även då till landstingets IT Support.

2 2 () 4 Beskrivning Var hittar jag Master Befolkning? Det finns flera alternativ att välja på: x) via den här länken: x) och länken ovan kan du lägga till som en favorit i Internet Explorer x) via plexus och menyvalet Mina system och program och Ändra mina system och program : Klicka här! Där söker du upp Master Befolkning och klickar på Välj -knappen: Därefter har du tillgång till Master Befolkning via länk under Mina system och program : Sjunet De privata vårdgivare som har tillgång till Sjunet kan använda den här länken för att komma åt Master Befolkning och slippa gå vägen via terminalserver hos Landstinget Gävleborg: och logga in där som tidigare.

3 3 () Påloggning Du skall använda samma användar-id som du använder för att logga på datorn, t ex aa Ditt lösenord beställer du hos IT Support som omnämndes i kapitel 3 ovan. Skriv ditt användar-id och lösenord här När du loggat in första gången skall du byta till ett eget lösenord. Detta gör du så här: Klicka på den blåa Meny-knappen i ovankant och i den meny du får se till vänster väljer du Lösenord ändring under Stödfunktioner: och här gör du valet: Lösenordet måste vara minst 8 tecken långt! Har du glömt bort ditt lösenord kontaktar du IT Support för att få nytt, tillfälligt, lösenord.

4 4 () För att komma tillbaka till sökbilden klickar du i Sökknappen i menyn till vänster. Detta gäller generellt när du vill tillbaka till sökbilden från den vänstra, gröna, menyn! Hjälpfunktion Klicka på Hjälp-knappen för att komma åt den inbyggda hjälpfunktionen: I hjälpen kan du fortsätta att klicka på länkarna för att komma fram till det du söker information om. Ett annat alternativ är när du har menyn till vänster framme och klickar t ex för Lösenord ändring och därefter på Handbok i samma meny. Då är hjälpen lägeskänslig, dvs. du får direkt fram hjälpen om hur du ändrar ditt lösenord Sökfunktion För att leta upp en invånare eller annan information klickar du på Sök-knappen i övre delen av fönstret och får upp den här sökbilden:

5 5 () Här skriver du in det eller de sökvillkor du har för din sökning Här kan du välja fördefinierade värden för sökningen, t ex kön eller civilstånd Du kan bocka ur Sök i samtliga aviseringar. Så länge bocken finns kvar där får du med bl. a avlidna invånare i ditt sökresultat Tömfunktion Med hjälp av Töm-funktionen rensar du de värden du eventuellt har skrivit in för en sökning.

6 6 () Meny Via Meny-knappen får du fram menyn. Innehållet i menyn styrs av behörigheter varför den kan vara olika för olika användare. För att komma tillbaka till sökbilden klickar du i Sök i menyn Profil Via listboxen kan du välja olika profiler (behörigheter) för din sökning. Vilka profiler du kan välja på beror på den behörighet du tilldelats i systemet.

7 7 () Så här bör det se ut för dig som arbetar på en hälsocentral (kan komma att förändras): Den vanliga profilen du använder är LG_HC. Är du av någon anledning i behov av att söka personer utanför de som finns i befolkningsregistret väljer du profilen RIKS_NAMNSÖK och får andra sökmöjligheter. (De län som ingår i Landstinget Gävleborgs befolkningsregister är Sörmland, Värmland, Örebro län, Västmanland, Stockholms län, Uppland, Gävleborg, Dalarna och Jämtland). Skall du t ex söka på en invånare som bor i Västernorrland måste du välja profilen RIKS_NAMNSÖK. 5 Praktiska tips Markera fönster klicka i det Anpassa fönster dra i kanter med munknapp nedtryckt Använd inbyggd Hjälp via Hjälpknapp ett fönster visas ovanpå aktuell bild via ibockad Handbok högra delen av skärmen visar hjälptext Många träff i sökvillkoren komplettera med fler sökvillkor för att reducera antalet träff Överföring av filer till annan dator (excelformat) se Hjälp/Sök/Överföring. Endast gemena (små) bokstäver behövs vid sökning Utskrifter markera fönster, höger musklick och välj Skriv ut 6 Sök i Master Befolkning Vid en del värden som kommer fram efter en sökning kan det finnas ett! (utropstecken). Detta tecken betyder att värdet framför utropstecknet är uppdaterat efter grundladdningen av databasen som skedde i augusti Vi ska försöka få bort det här tecknet! Vid en del sökbegrepp står det så här HC fryst vc kod. Fryst här innebär att det är information som är indexerad i databasen. Det i sin tur innebär att dom du ändrar/uppdaterar t ex en listning av en invånare mot en vårdkontakt/vårdperson syns inte detta förrän dagen efter du gjort ändringen. Tar du ut statistik på detta samma dag som ändringen görs innebär det att du kommer att få olika värden om du tar ut rapport på denna information före och efter ändringen.

8 8 () Av den anledningen skall du, när du söker information, välja fält med fryst. Dialogen: Sökfönster med sökvillkor Resultatfönster med lista över erhållna sökresultat Översiktsfönster med översiktliga uppgifter om personen Detaljfönster med mer detaljerade uppgifter om personen Sökning kan ske på alla termer: Enstaka term En komibnation av flera termer Del av term och intervall Wildcards: Wildcards (specialtecken) kan användas när man söker efter registerposter via delar av enskilda termer. Möjligheter finns att ersätta enskilda/grupper av bokstäver/siffror med s.k wildcards-tecken. Mera detaljer om vilka specialtecken du kan använda läser du om i Hjälpen i systemet. Välj Meny, bocka i Handbok och därefter klicka i Sök Intervall Med intervallsökning menas sökning av personposter via termer som ingår i definierat intervall. Intervall skall definieras från ett fast värde till ett annat fast värde. Flera intervall kan definieras i samma sökning genom att ange blanktecken mellan intervallen (OCH) alternativt ; mellan intervallen (ELLER). För registeruppgifterna gäller att de, inom term, är inbördes sorterade i följande ordning (0-9, a-ö). Mera att läsa om intervall finns i Hjälpen i systemet. Sökning i olika Masterregister (aktuellt, historik, sekretess, sekretesshistorik) Normalt sker sökning endast i det register som är markerat. Utan markering sker endast sökning i aktuellt register. När boxarna Sök i samtliga avisering resp. Visa samtliga aviseringar finns i sökbilden är det enkelt att styra sökning och presentation av data vid träff. Sök i samtliga aviseringar (förbockad) medför att sökning sker i samtliga register du har behörighet till. Annars sker söknig endast i aktuellt register. Visa samtliga aviseringar (förbockad) medör presentation av alla aviseringar/uppgifter du har behörighet till. Annars sker presentation endast av senaste uppgift.

9 9 () Sökning i sekretessregistret och sekretesshistoriken har endast ett fåtal personer behörighet till och därför finns ingen checkbox för detta. Sökning i riksregister När person saknas i det lokala registret finns funktion för att söka efter personuppgifter, via komplett personnummer, i Skatteverkets aviseringsregister som omfattar hela Sveriges befolkning. Vart har en person flyttat? Visas i: Aktuellt eller Historiskt register (omfattar registerområde län, kommun & församling) Person flyttas till historiskt register när: Avregistreringsorsak är: Avliden, Utvandrad, Gammalt personnummer, Annan anledning eller Utflyttad Senaste avisering för person visar Adress inom registerområdet Utflyttningsadress utanför registerområdet 7 Listning av invånare på vårdkontakt/vårdperson För att söka fram en invånare skriver du in personnummer i fältet Personnummer (sekelsiffrorna måste vara med):

10 10 () Genom att bocka i de små rutorna till vänster om sökfälten innebär det att den informationen presenteras i sökresultatet (om det finns något värde registrerat i det fältet). Några rutor är bockade som standard. Sökresultatet kan du se på tre olika sätt/i tre olika bilder : 1) Översikt 2) För att komma till Detalj -bilden klickar du här och får se det här: (en del information ovan har dolts och bilden innehåller flera rader än vad som visas här) 3) och för att komma till tredje bilden klickar du här på Eget val och får se den här bilden

11 11 () Här ser du vilken hälsocentral just den här invånaren tillhör vid Geografisk hälsocentral, om invånaren har gjort ett eget val av hälsocentral eller är tilldelad vid Tilldelad/Eget val, är listad hos vid Gällande Hälsocentral vald och eventuellt val av vårdkontakt/vårdperson och du ser även när valet är registrerat. Här är viktigt att ta hänsyn till när i tiden man tittar på den här informationen. Regelverket i Hälsoval Gävleborg säger att val av hälsocentral gjorda före den 10:e i en månad gäller från och med den 1:a i nästkommande månad. Är valet gjort efter den 10:e i en månad fram till den 10:e i kommande månad gäller först från den 1:a i nästnästa månad. Röd färg på Grön färg på Svart färg på Det här hos resp. hälsocentral som en invånare kan göra sitt val av vårdkontakt/vårdperson. I bilden nedan gör man valet: Registrering av en invånares val av hälsocentral gör Hälsovalskontoret!

12 12 () För att komma tillbaka till sökbilden klickar du antingen på knappen Töm eller knappen Sök. 8 Upplägg av ny vårdkontakt/vårdperson Du som skall kunna registrera vårdkontakt/vårdperson för din hälsocentral beställer behörigheten VCLAK tillåter att administrera läkare för vårdcentralen h os IT Support, eller it-support@lg.se. När du registrerat en ny vårdkontakt/vårdperson skall det se ut som exemplet nedan:

13 13 () Läkare kod och HSA id hämtar du från Verktygslådan på plexus eller via den här länken: och under Personal & Organisation väljer du Personsökning. Du kan söka på antingen namn eller användar-id. I bilden nedan är värdet vid Meliorsignatur det som skall registreras i fältet Läkare kod. Meliorsignaturen är i de flesta fall fyra bokstäver. Läkare namn skriver du in med ordningen efternamn förnamn. HSA id hittar du vid HSA-identitet. Det börjar alltid med SE De sista fem siffrorna är individuella för varje medarbetare och motsvarar siffrorna i användar-id. Unik HC-läkarkod består av HC-kod och Läkare kod (med bindestreck mellan) enligt exemplet i bilden. Spärrfältet används när vårdkontakt/vårdperson slutar på hälsocentral. När du fyllt i de här uppgifterna klickar på blåa knappen Nytt till höger. Därefter finns den här vårdkontakten/vårdpersonen tillgänglig för listning av invånare. 9 Sekretessmarkerad invånare När du söker en invånare i befolkningsregistret kan du få fram information om en sekretessmarkerad person och det kan se ut så här:

14 14 () Väljer du sedan Detaljer kan du få lite ytterligare information om vald hälsocentral. 10 Rapporter Det finns inga färdiga rapporter i Master som det gör i t ex ett ekonomisystem. I Master söker man fram den information man vill ha fram och kan enkelt flytta den till Excel och den vägen få en rapport. x) Hur många personer tillhör vårt geografiska område? Skriv in koden för din hälsocentral i fältet HC fryst geografisk kod klicka på Sök och du ser antalet så här: För att förfina sökningen lägger du till flera sökvillkor. Vill du t ex veta hur många personer som valt att INTE lista sig på din hälsocentraler skriver du i fältet HC fryst vc kod utropstecken före HC-koden:

15 15 () och ser antalet här: Vill du istället veta hur många som är listade hos oss tar du, i ovanstående exempel, bort utropstecknet framför HC-koden i fältet HC fryst vc kod och söker igen. Vill du även veta t ex hur många av ovanstående personer som t. ex är i åldern 25 till 50 år lägger du till det sökbegreppet i fältet Ålder : Tecknet mellan 25 och 50 kallas tilde och det får du fram genom att slå tangenterna: "Alt Gr", " ~ ", "mellanslag". Du får fram det här resultatet:

16 16 () Hur många nyinflyttade personer finns inom vårt geografiska område? Bocka i HC fryst geo.kod Skriv t ex 810 Bocka i HC fryst inregdatum Skriv t ex ~ Bocka i HC Status fixerad Skriv tilldelad eller t* Hur många nya listade personer inom vårt geografiska område? Här får man se de som inregistrerats efter med geografisk kod 810. Vilka av dessa som gjort ett eget val, kommande HC och status fixerad. Profil HC grund Ej Samtliga aviseringar Bocka i Status fixerad, Personnummer Bocka i HC fryst geo. kod Skriv t ex 810 Bocka i HC fryst kommande HCkod Bocka i HC fryst inreg datum Skriv t ex ~ Hur många invånare har flyttat från vårt geografiska område? Sök i samtliga aviseringar UF visar de som flyttat ur länet AV är avlidna Avregdatum ~ Man söker även fryst HC-kod eller fryst geografisk kod vilket man är intresserad av. Hur många h ar bytt till vår HC? Ej söka på samtliga Här kan man se de som har nyligen valt med HC Fryst kommande = 810 Annars kan man se de som har annan geografisk kod men valt 810 HC fryst kod = 810 HC fryst geografisk kod!810. Men då får man kryssa för fryst komma nde så man ser att de inte valt om något annat.

17 17 () Hur många har bytt inom vårt geografiska område? Ej samtliga aviseringar Bocka i HC-fryst geografisk kod Skriv t ex 810 Bocka i HC-fryst status Skriv EGET* Boc ka i Hc-fryst kod Skriv!810 Bocka i fryst kommande HC Vill du flytta det resultat du fått fram till Excel klickar du på Excel-länken i ovankant i bilden: och får den här dialogrutan: Antingen öppnar du den skapade Excel-filen direkt för vidare bearbetning eller så sparar du den på lämplig plats för att ha den till hands senare. 11 Uppdatering av hälsocentraler Kapitel 11 gäller enbart för Hälsovalskontoret I menyn, via blå knappen Meny, väljer du under Listningsfunktioner HC Hälsocentralskoder :

18 18 () och du får fram detta fönster: Klickar du på blå Sök-knappen till höger får du fram alla hälsocentraler. Väljer du att skriva in en specifik hälsocentralskod (HC-kod) och klickar på Sök får du fram information om enbart denna hälsocentral: och det ser ut så här:

19 19 () 12 Redovisande dokument För att läsa mera om Hälsoval Gävleborg kan du använda den här länken: