Rutin Löneöversyn AcadeMedia Det är i denna rutin som du gör din årliga löneöversyn av dina medarbetares löner.

Transkript

1 1(11) Handledning till lönesättande chefer inför den årliga löneöversynen I varje fönster ligger en hjälptext överst. Läs den gärna först. Vid kostnadsställefördelad personal är det endast chefen som står som huvudkostnadsställeansvarig för personen i fråga, som kan göra löneöversynen. Vid frågor ring din HR-Strateg. Friskoleavtalet... 2 Exempel på registrering av ny lön Friskoleavtalet... 2 Gemensamma fönster för Utbildningsavtalet och Friskoleavtalet... 4 Fönster 497 Chefer... 4 Fönster 404 Brev Ny lön... 4 Fönster 406 Löneutveckling... 6 Fönster 403 Undantagna... 7 Fönster 418 Löneöversyn klar... 7 Räkna ut total procentuell ökning, inkl chefer... 8 Säkerhetsinställningar i Word/Excel Rutin Löneöversyn AcadeMedia Det är i denna rutin som du gör din årliga löneöversyn av dina medarbetares löner. Rutinen är uppdelad på Friskoleavtalet resp Utbildningsavtalet.

2 2(11) Friskoleavtalet I följande fönster registrerar du ny lön på dina medarbetare: 491 Övriga 494 Kommunal Barnskötare m fl 495a Oorganiserade Barnskötare m fl 497 Chefer Övriga fönster: 494c Alla på kostnadsställe I övre fönstret framgår total procentuell ökning för resp kst (exkl chefer), I undre fönstret ser du alla medarbetares ökning, inkl ny lön (exkl chefer). 404 Brev ny lön - när du är klar med löneöversynen och satt attest-ja, tar du ut ett bekräftelsebrev via en mall från detta fönster. 406 Löneutveckling historisk löneutveckling för dina medarbetare. Från detta fönster kan du också lägga över de nya lönerna i en Excelfil, på samtliga. 403 Undantagna - de som är undantagna enligt löneavtalet, och som inte ska lönerevideras. 418 Löneöversyn klar - ser du personerna när lönerna är införda i lönesystemet. Då försvinner personerna från registreringsfönster. Se nedan exempel på hur du registrerar ny lön. Exempel på registrering av ny lön Friskoleavtalet Klicka på fönster 491 Övriga i vänsternavigeringen (samma förfarande för registrering i fönster 494 Kommunal) I detta fönster ser du de personer som inte är medlemmar i Kommunal eller inte tillhör Kommunals avtalsområde. Överst ser du: Total pott du har att fördela på resp kostnadsställe. Information ges också om: Total nuvarande heltidslön, Total ny heltidslön, Summa ökning, Summa kvar av Pott samt den Procentuella ökningen. Har du fler kst, klicka i övre fönstret på resp kst. Detta val påverkar vilka du ser i undre fönstret. I nedre fönstret ser du medarbetarna på kostnadsstället Markera i rutan överst för att komma i registreringsläge på alla medarbetare. Vill man bara registrera på t ex en person, markerar man med en bock längst till vänster, vid denna person. Klicka på knappen Registrera

3 3(11) OBS. Har du några frågor kring vilka personer du får upp i fönstret, ringer du din HR-Strateg. Registrera ny lön 1. Chefen lägger in ökningen på heltid (alltid på heltid) 2. Klicka på knappen Spara 3. När man har sparat, syns procentuell ökning på person i nedre fönstret. 4. När man har sparat syns procentuell ökning för kst i övre fönstret 5. Du kan ta ut en lista i Excel genom att klicka på fliken Mer och sedan Word/Excel/Pdf. Välj format: Excel utan mall Office 2010 (vid Mac-välj textfil). Klicka på knappen Word/Excel/Pdf. Du kan även ta ut en lista i Excel på samtliga personer från fönster 494c 6. Det absolut sista man gör, är att registrera Ja i ATTEST VÄLJ JA och spara. Detta ska göras först när verksamhetschef/regionchef har godkänt och fastställt de nya lönerna. Detta är chefens attest att lönen är fastställd och kan föras in i lönesystemet och betalas ut. Glöm inte att registrera Ja, annars får medarbetaren inte någon ny lön! Registrera även Ja på de personer som du valt att inte ge någon lönehöjning. Klicka på Spara och Åter. Har man många medarbetare kan man alltså prova att lägga in olika ökningar, spara och se vad den procentuella höjningen blir. Inte förrän lönen är fastställd, lägger man alltså in Ja i ATTEST VÄLJ JA. Attest JA, måste registreras senast den sista i månaden av chef. HR ska sedan göra ett slutligt godkännande senaste den 6:e arbetsdagen i månaden. Görs attest av HR senast 6:e arbetsdagen, betalas lönen ut den 25:e samma månad. Kommer attester in senare, görs löneutbetalning först månaden efter. Ta ut lönebekräftelsebrev från fönster 404 Brev ny lön. Brev kan tas ut först när attest JA är registrerat. Hur detta görs, framgår i fönstrets hjälptext.

4 4(11) Gemensamma fönster för Utbildningsavtalet och Friskoleavtalet Fönster 497 Chefer Här ser du i övre delen, om du har underställda chefer (person med chefskod i Personalwebben), som du ska göra löneöversyn för. Har du inga underställda chefer är fönstret tomt. Registreringen görs likadant som i fönster 491 och Markera, klicka på Registrera, ange ökning i kr, Spara. När du är helt klar och lönen är fastställd och godkänd, sätt Ja i ATTEST VÄLJ JA, som är signalen att du är klar med din löneöversyn. Fönster 404 Brev Ny lön När du är klart med löneöversynen, dvs registrerat ökning samt attest JA, kan du ta ut ett skriftligt lönebekräftelsebrev med automatik. Du kan ta ut brevet i pdf-format eller som ett Word-dokument. Ta ut brev i PDF-format (bra för dig med Mac-dator) 1. Klicka på knappen överst Bekräftelsebrev ny lön

5 5(11) Ta ut brev på enstaka person - Ta bort *. Ange personnummer i format (ÅÅMMDDXXXX), dvs utan bindestreck. - Klicka på PDF-rapport Ta ut brev för alla på kst - Ta bort *. Ange kstnr. - Klicka på PDF-rapport Ta ut bekräftelsebrev via Word-mall Klicka på Mer, längst ut till höger - välj Word/Excel/Pdf.

6 6(11) 1. Välj format: Word. 2. Markera mallen Office 2010 Bekr.brev ny lön 3. Markera de personer vars brev du vill få fram (om du vill få ut alla vara omarkerade) 4. Klicka på knappen Word/Excel/Pdf. 5. Välj Öppna eller Spara Tänk på när du skriver ut, att hämta dokumentet på en gång vid skrivare, eftersom dokumentet innehåller löneuppgifter som är konfidentiell information. Har du markerat flera personer ligger filerna efter varandra. När du skrivit ut, undertecknar du alla brev och överlämnar till respektive medarbetare. Gå tillbaka till fönstret 404 Brev ny lön. Du skall nu fylla i datum för när brevet skrevs ut. Markera de personer som fått ett brev. Klicka på Registrera och fyll i det datum som brevet skrevs ut. OBS! Har du problem med att få ut brevet bör du kolla inställning för makro/säkerhet. Se sid 9 Fönster 406 Löneutveckling I det övre fönstret 406 Löneutveckling syns dina medarbetare. Markera en person i det övre fönstret så syns personens historiska löneutveckling i det nedre fönstret 401 Lönehistorik. Där ser du även historik på anställningsform och lönetillägg.

7 7(11) Från fönster 406 kan en Excellista på de nya lönerna tas ut. 1. Klicka på Mer längst ut till höger i det övre fönstret - välj Word/Excel/Pdf. 2. Välj format: Excel utan mall Office 2010 (vid Mac välj textfil) 3. Om du inte markera någon, kommer alla personer med. Vill du vara ha med vissa personer, klicka i rutan till vänster om fältet Kostnadsställe 4. Klicka på knappen Word/Excel/Pdf 5. Välj Öppna Fönster 403 Undantagna Om du inte hittar en medarbetare i sina registreringsfönster så kanske personen är undantagen från löneavtalet. Du hittar då istället personen i fönster 403 Undantagna. De som ligger i fönster 403 Undantagna och inte omfattas av löneavtalen är bland annat: De med löneklausul 2015 (detta har chef i så fall angett i Personalanmälan då personen anställdes) Enligt löneavtalet kan även flera kriterier gälla för vilka som är undantagna, se resp löneavtal. Ring din HR-Strateg som du har frågor kring vilka som är undantagna. Fönster 418 Löneöversyn klar När lönerna har förts över till lönesystemet kan man inte ändra dem. De försvinner från registreringsfönster, men syns då i 418 Löneöversyn klar. Skulle du senare behöva göra en löneändring, t ex för att personen byter befattning, så görs detta i Personalanmälan, fönster Ändra/förlänga. Där kan man lägga in ny befattningsbenämning och ny lön.

8 8(11) Räkna ut total procentuell ökning, inkl chefer - Gå till fönster 494c Totalt kostnadsstället Ta ut och spara en Excel-fil på motvarande sätt som i fönster 406 se sid 7 Ta även ut en Excel-fil i fönster 497 Chefer för chefernas löner Kopiera information från den sist uttagna Excel-filen till föregående Excel-fil. Summera Nuv. heltidslön och Ny heltidslön för både medarbetare och chefer. Se rödmarkering för det som du själv får summera och via formel räkna ut, för att får fram total procentuell ökning för både medarbetare och chefer.

9 9(11) Säkerhetsinställningar i Word/Excel Klicka på Arkiv på menyraden högst upp till höger - Välj Alternativ - Klicka på Säkerhetscenter och sedan på Inställningar för Säkerhetscenter - Klicka på Makroinställningar - Välj Aktivera alla makron

10 10(11) - Klicka på Skyddad vy - Välj inställningar enl pilarna - Klicka på Ok - Klicka på Ok igen i nästa ruta

11 Gå tillbaka till Personalwebben och ta ut dokumentet igen. Ovanstående inställning gäller även för Excel. 11(11)