Handbok för handläggning av ärenden i handläggarportalen Uniport

Transkript

1 Handbok för handläggning av ärenden i handläggarportalen Uniport Ansvarig för dokumentet: Registratur och Arkiv Uppdragsgivare: Enhetschef Chatarina Larson Dokumentet upprättat:

2 Sid 2 (17) Innehåll Inledning Handläggarportalen Uniport Verkspost till myndigheten inkomna ärenden Egeninitierade ärenden Underlotta ett ärende endast inom egna enheten/kansliet Omlotta ett ärende Inloggning Startsida presentation... 6 Handläggning av ärenden för rektors beslut Skapa expedieringslista Skriva förslag till beslut Lägga in arbetsdokument och bifoga handlingar till beslut, en aktivitet i två steg Steg 1. Lägga in arbetsdokument Steg 2 Bifoga handlingar Färdigställa förslag till beslut Kallelse Efter rektors beslutsmöte beslut är fattat Expediera beslut Rensa i ärendet Avsluta ärendet BILD 1 UNDERLOTTA... 4 BILD 2 ATT OMLOTTA... 5 BILD 3 HANDLÄGGARFLIKEN... 6 BILD 4 AKTIV LÄNK -EXPEDIERINGSLISTA... 7 BILD 5 ATT GÖRA EXPEDIERINGSLISTA... 8 BILD 6 SLÄNG MOTTAGARE... 8 BILD 7 ÖPPNA PARAGRAFRUTA 1 SKRIV FÖRSLAG TILL BESLUT... 9 BILD 8 LADDA UPP ARBETSDOKUMENT BILD 9 FÖNSTER FÖR ARBETSDOKUMENT BILD 10 ÖPPNA PARAGRAFRUTA 2 BIFOGA ARBETSDOKUMENT BILD 11 KOPPLA DOKUMENT TILL ÄRENDE FÖNSTER BILD 12 KLICKA PÅ GRÖNA CIRKELN BILD 13 FÄRDIGT FÖR BESLUT BILD 14 BESLUT FATTAT BILD 15 EXPEDIERA BESLUT BILD 16 RENSA I ÄRENDET BILD 17 AVSLUTA ÄRENDET Bilaga 1 Flödesschema över handläggning av rektorsbeslut Bilaga 2 Råd och rekommendationer att beakta i samband med förberedandet av rektorsbeslut Bilaga 3 Enskilt beslutsdokument (med kommentarer)

3 Sid 3 (17) Inledning 1.1 Handläggarportalen Uniport Vid Umeå universitet handläggs ärenden digitalt, direkt i vårt diariesystem, när beslut ska fattas av rektor eller när beslut ska fattas av handläggaren själv. Denna handbok riktar sig till dig som är handläggare och berör i huvudsak ärenden där rektor är beslutsfattare. Handboken är uppdelad så att den beskriver processen före och efter beslut är fattat av rektor. På sista sidan finns ett flödesschema som beskriver handläggningen mer schematiskt. Ärenden för handläggning kommer antingen som verkspost till myndigheten eller initieras av den enskilde tjänstemannen. Som handläggare är du ansvarig för ett ärende till dess att beslutet är expedierat och alla handlingar finns hos registraturen. 1.2 Verkspost till myndigheten inkomna ärenden Ärenden via verkspost tilldelas genom s.k. lottning av universitetsdirektör. Registrator ger förslag på handläggare, beslutsfattare samt beslutsdatum (i de fall beslut ska fattas av rektor). Universitetsdirektören fastställer eller ändrar förslaget varefter ärendet skickas till utsedd handläggare. När du har blivit tilldelat ett nytt ärende aviseras detta genom att du får ett e-brev. Detta gäller även när du har fått ett nytt ärende för kännedom. Som ansvarig handläggare kan du välja att underlotta ett ärende inom din enhet/ditt kansli. Endast universitetsdirektören har befogenhet att ändra ett lottningsbeslut, se Egeninitierade ärenden Om du som handläggare själv initierar ett ärende, kontakta registraturen för att tilldelas ett diarienummer och ett beslutsdatum (i de fall beslut ska fattas av rektor). För mer information se bilaga 2. Rektors beslutsmöten hålls varje tisdag kl i rektors sammanträdesrum, Allians plan 7 i Samverkanshuset. Handläggarens förslag till beslut med eventuella bilagor ska vara färdigställt i Uniport senast fredag kl före nästkommande rektorsmöte. Om ärendet saknar beslutsunderlag efter stopptiden, plockas ärendet bort från föredragningslistan. Handläggaren får ett meddelande om detta via e-post. Meddela mötessekreteraren i god tid om du i förväg vet att du inte kommer att delta i det inplanerade rektorsmötet samt om du planerar att skicka en annan föredragande i ditt ärende eller om ni blir flera personer som föredrar ärendet. För anmälan av ärenden under strecket, kontakta mötessekreteraren. Även här är stopptiden fredag kl Skrivpromtar Vid två tillfällen under ett ärendes handläggning ska en skrivpromt visa sig. Om denna inte visar sig beror det på att grunddiariet inte är en s.k. säker plats på din dator. För att kontrollera detta gör följande: Öppna din webbläsare skriv in adressen tryck på returtangenten. Gå till verktyg välj internetalternativ Välj fliken Säkerhet - klicka på Tillförlitliga platser och knappen Platser. Tryck sedan på Lägg till. Klicka på knappen stäng och sedan på knappen OK.

4 Sid 4 (17) 1.5 Underlotta ett ärende - endast inom egna enheten/kansliet När du är utsedd till handläggare för ett ärende är du formellt ansvarig för ärendet fram till dess att ärendet är avslutat. Genom att underlotta ett ärende är du fortfarande formellt ansvarig, men någon annan än du själv bereder ärendet i praktiken. För att underlotta, klicka på ordet Handläggare. Skriv in namnet på personen du vill underlotta till i rutan Sök tryck på returtangenten, kryssa i rutan och klicka sedan på koppla markerade handläggare till ärendet Gör på samma sätt med ditt egen namn och bocka ur dig själv som handläggare. Ärendet försvinner då från din handläggarsida. Om du vill ha kvar ärendet på din sida, avstå från att avmarkera dig själv. Bild 1 Underlotta

5 Sid 5 (17) 1.5 Omlotta ett ärende Om du som handläggare vill lotta om ett ärende, t ex föreslå byte av handläggare, beslutsfattare eller föreslå annat beslutsdatum, ska du göra det via din handläggarsida i portalen. Beslut om omlottning fattas alltid av universitetsdirektören. En skrivpromt kommer fram där du ska skriva in din motivering till varför ärendet ska omlottas. Bild 2 Att omlotta 1.6 Inloggning Logga in i Uniport med de personliga inloggningsuppgifter som tilldelas av registrator Uniport Ansökningsblankett - behörighet

6 Sid 6 (17) 1.7 Startsida-presentation När du loggat in i Uniport är standardinställningen att du hamnar på fliken Handläggning. Här ser du alla ärenden som du som handläggare ansvarar för. Det är även på denna flik du arbetar med dina ärenden. De övriga flikarna är i korthet med början från vänster: Lottning- den flik som universitetsdirektören fastställer eller ändrar registrators förslag. För kännedom/samråd med- den flik du ser de ärenden som bedömts vara av intresse för dig att känna till, eller ett ärende där din kunskap kombineras tillsammans med vald handläggare. Handläggaren samråder med dig inför ett beslut. Sammansträden- mötesekreterarens flik Sökning- flik som ger dig möjlighet att söka i diariet i den del du har berörighet till. Senast öppnade- flik med en innehållsförteckning över de ärenden du aktivt öppnat. Bild 3 Handläggarfliken Bilden visar ett ärende för handläggning. Den röda sifferkombinationen till vänster länkar till ärendets huvudkort i diariet, registraturens arbetsverktyg. I huvudkortet återfinns samtliga noterade åtgärder och handlingar i ärendet. Beslutsfattare här anges vem som ska fatta beslut i ärendet, i detta fall rektor och univesitetsstyrelse men där kan även stå handläggarens namn eller annan beslutsinstans (ex. disciplinnämnd) etc. Beslutsdatum Ska rektor fatta beslut står det här angivet vilket datum ärendet ska föras upp till beslut och föredras av handläggaren. Är du som handläggare utsedd att fatta beslut står det inget datum. Handlingar Under denna rubrik finns de tre senast inlagda handlingarna till ärendet. För att komma åt ärendets samtliga handlingar klickar man på länken till ärendets huvudkort eller de tre prickarna. De inrutade områdena är de avsnitt du framförallt kommer att arbeta med. Det går bra att arbeta i dem oberoende av varandra, men vi rekommenderar starkt följande arbetsgång.

7 Sid 7 (17) Handläggning av ärenden för rektors beslut Praktiska förhållningsregler kring rektors beslutsmöte anges i bilaga xxx. 2.1 Skapa expedieringslista Ett ärendes expedieringslista ska innefatta person, myndighet eller annan organisation som är ärendets motpart eller som berörs av beslutet av annan anledning. Ärendet måste ha minst en, men kan ha flera mottagare av beslutet. Ärendets angivna expedieringslista återges efter beslut i det s.k. enskilda beslutsdokumentet samt registreras i ärendets huvudkort. Bild 4 Aktiv länk -expedieringslista Under rubriken Expedieras till: ligger en aktiv länk (***) som tar dig till ett nytt fönster där du skapar din expedieringslista. Bildsviten nedan ger en bild av hur det går till. Om du inte i inledningen av handläggningen vet vilken/vilka som berörs av beslutet skriver du in ditt eget namn till att börja med. Klicka på symbolen tomt ark, skriv in namnet på en mottagare (helt eller delvis) och klicka på tab-tangenten Adressuppgifter kopplade till det namn du har skrivit hämtas ur systemet. Det kan ta några sekunder. (Om ingenting händer är adressen inte inlagd, kontakta registrator som då kompletterar adressregistret). Vanligtvis kommer flera personer/adresser fram. Klicka på den länk som passar. Om detta är rätt person och adress, sparar genom att klicka du på disketten i vänstra hörnet. OBS! E-postadressen är viktig, om den inte finns angiven, kontakta registrator Upprepa proceduren till dess att samtliga tänkta mottagare finns med på din lista. Spara och stäng rutan genom att trycka på symbolen längst upp till vänster vitt kryss i svart cirkel. Se sidan 8 för bild. Tips! Om ärendet sedan tidigare har registrerade handlingar (och därigenom även registrerade avsändare/mottagar e) kan du trycka på symbolen Lägg till ärendets avsändare/motta gare.

8 Sid 8 (17) Bild 5 Att göra expedieringslista Bild 6 Släng mottagare Om du vill ta bort en mottagare från din lista trycker du på papperskorgen till vänster om namnet/organisationen.

9 Sid 9 (17) 2.2 Skriva förslag till beslut Formulering av förslag till beslut ska skrivas i stil med Rektor beslutar att eller Umeå universitet avger yttrande Utgå från att ditt förslag blir det faktiska beslutet. För vidare information om formuleringar och vad som ska finnas med i underlag för beslut se bilaga 2 Föredragande vid beslutsmöte. De formuleringar du gör hamnar sedan på det enskilda beslutsdokumentet. Tips! Har du många rutinartade ärenden, eller vill vara på den säkra sidan, skapa ett worddokument med din text. Från denna går det bra att kopiera och klistra in i paragrafrutan. Bild 7 Öppna paragrafruta 1 Skriv förslag till beslut Klicka på ordet rektor Ett nytt fönster öppnas, i övre rutan skrivs bakgrund/motivering och nedre rutan ditt förslag till beslut. Tryck på diskettsymbolen för att spara när du är klar. I ärendet på din handläggarsida har det skapats en grön cirkel till vänster om ordet Rektor.

10 Sid 10 (17) 2.3 Lägga in arbetsdokument och bifoga handlingar till beslut, en aktivitet i två steg I dina förberedelser inför beslutsfattanden har du ofta upprättat ett dokument som ska bifogas förslag till beslut. Det kan t.ex. vara ett remissyttrande, projektplan eller annan handling som tillför ärendet information. Dokumentet ska läggas in som ett arbetsdokument av dig som handläggare och vara som ett sådant tills beslut fattats av rektor. Två fördelar med detta är att a) det blir inte allmänt tillgängligt b) bilagan är enkel att byta ut om rektor fattar beslut om ändringar eller kompletteringar. Dokumentet ska vara i pdf-format och namnges med ärendets diarienummer, enligt formatet xxx-yyy-zz samt dokumentets namn, ex Yttrande examina HSV.pdf. Detta kommer att hjälpa dig när dokumentet ska bifogas till beslutet, se sid 12 för information. Steg 1. Lägga in arbetsdokument Bild 8 Ladda upp arbetsdokument Klicka på ordet Arbetsdokument. Klicka på Bläddra, sök/markera aktuellt dokument på din hårddisk och klicka på knappen Öppna och sedan Ladda upp den valda filen. Upprepa detta för varje dokument du behöver förelägga beslutsfattaren för förståelsen av ärendet. Du kan uppdatera eller ta bort arbetsdokument fram till dess att föredragningslistan stängs. Du kan endast se de tre senaste inlagda arbetsdokumenten. När du laddat upp fyra arbetsdokument kommer tre prickarna under det nedersta arbetsdokumentet. Klicka på dessa, då kommer du till ett fönster där du ser samtliga arbetsdokument du lagt in. Se sidan 11 för bild.

11 Sid 11 (17) Bild 9 Fönster för arbetsdokument Steg 2 Bifoga handlingar Bild 10 Öppna paragrafruta 2 Bifoga arbetsdokument Klicka på ordet rektor under Beslutsfattare. I det nya fönstret klickar du på länken Bifoga filer uppe till höger i rutan.

12 Sid 12 (17) Bild 11 Koppla dokument till ärende fönster I fönstret Koppla ärendedokument till paragraf bockar du för det/de arbetsdokument som är relevanta. Klicka på disketten för att spara och stänga rutan. När du sparat ser du samtliga handlingar du valt att bifoga till beslut. Om du vill ta bort bifogade handlingar går du in på samma sätt enligt ovan och avmarkerar den/de handlingar du inte vill bifoga till beslut I denna vy kan du även bifoga redan befintliga dokument till beslutet, dokument som sedan tidigare är registrerade på ärendets huvudkort. Klicka på disketten för att spara och stänga fönstret paragraf.

13 Sid 13 (17) 2.4 Färdigställa förslag till beslut Gör du inte följande moment kommer ditt ärende att plockas bort från föredragningslistan. Beslutsfattaren och mötessekreteraren kommer inte åt ditt beslutsförslag och handlingar och ser ditt ärende som ofullständigt. När du är färdigt med din beredning, d v s när du har skrivit in förslag till beslut, bifogat eventuella dokument samt upprättat expedieringslista, ska du ändra status på ditt ärende från Under beredning till Färdigt för beslut. Bild 12 Klicka på gröna cirkeln Klicka på den gröna cirkeln under Beslutsfattare. Du får ett varningsmeddelande om att ditt förslag kommer att tillgängliggöras för beslutsfattare. Klicka på OK (eller avbryt).

14 Sid 14 (17) Ditt ärende är nu färdigställt för beslut och har en vit bock i den gröna cirkeln, enligt bild. Om du inte har den gröna cirkeln i ditt ärende på handläggarsidan, återgå till kapitel 2.2 och följ anvisningarna. Bild 13 Färdigt för beslut Kallelse När mötessekreteraren sammanställt föredragningslistan kommer du att få en e-post där det också står vilken tid du ska vara på plats.

15 Sid 15 (17) Efter rektors beslutsmöte beslut är fattat Efter beslutsmötet när beslut är fattat, protokollet justerat och enskilt beslutsdokument är skapat av mötessekreteraren får du besked via e-post att du kan expediera ditt beslut. Detta sker vanligtvis samma dag som beslutsmötet ägt rum (undantag förekommer). Beslutar rektor att ditt bifogade dokument ska ändras eller kompletteras är det ditt ansvar som handläggare att mycket skyndsamt uppdatera detta och skicka det elektroniskt till mötessekreteraren. Döp filen till ärendenummer samt ordet final. Beslutsprocessen kan inte slutföras förrän detta är gjort. Mötessekreteraren uppdaterar ditt ärende med den uppdaterade bilagan i portalen och kan sedan förbereda ärendet för expediering. Du får i vanlig ordning besked via e-post när ärendet är klart för expediering. Om rektors beslut blir Ärendet bordläggs eller Ärendet bereds vidare måste du själv kontakta registrator så att ditt ärende får ett nytt beslutsdatum. 3.1 Expediera beslut Logga in på din handläggarsida. När beslut är fattat i ditt ärende ser det ut enligt bild nedan. Under Beslutsfattare finns nu symbolen av en beslutsklubba vilket betyder att ärendet är klart för expediering. Under rubriken Expedieras till finns en grön cirkel. Klicka på cirkeln. Bild 14 Beslut fattat

16 Sid 16 (17) Bild 15 Expediera beslut Klicka på pilen i menyraden och välj mallen för Expediering av beslut. Du får då upp ett förskrivet meddelande i meddelanderutan. Du kan givetvis ändra i detta meddelande om så behövs. Som standard ser man Umeå universitet som avsändare. Klicka på Från och ditt eget namn kommer fram. Bocka sedan i Registrera på ärendet. Klicka på ikonen längst till vänster med brevet och kuvertet, så expedieras ärendet.

17 Sid 17 (17) 3.2 Rensa i ärendet Nu är det dags att rensa bort de anteckningar/annoteringar som fungerat som stöd för minnet. De anteckningar som tillför ärendet sakuppgifter ska lämnas kvar. De arbetsdokument som skapats på vägen till det dokument som lyfts fram till rektorsmötet ska även de rensas bort. Annars kommer de att arkiveras digitalt, och därmed vara tillgängliga och vara allmänna offentliga handlingar för all framtid. En anteckning/annotering tar du bort genom att klicka på ärendelänken i vänstra övre hörnet som är rödmarkerad. Bild 16 Rensa i ärendet Du hamnar då i ärendekortet i diariet och klickar på länken annotering (mitt på kortet) och klickar på papperskorgen framför den eller de annoteringar du vill ta bort. När du gjort detta stänger du ärendekortet på det röda X:et längst upp till höger. Du är då tillbaks i handläggarportalen och kan ta bort de arbetsdokument som ligger längst ned på vänster sida. Arbetsdokument kan du radera direkt härifrån genom att klicka på framför arbetsdokumentet. 3.3 Avsluta ärendet För att meddela registrator att ärendet kan avslutas i diariet, klicka på pilarna, se nedan. En skrivpromt ger dig möjlighet att skriva ett meddelande. Hur man ändrar inställningarna så att man får upp skriftpromptfönstret, se kap 1.4 Bild 17 Avsluta ärendet

18 Flödesschema för handläggning i handläggarportalen när beslut fattas av rektor Före beslut Har ditt ärende lottats genom beslut av universitetsdirektören och har det ett beslutsdatum? Ja Nej Kontakta universitetsdirektör för kännedom om ditt ärende. Meddela att detta är gjort till registrator, när du begär datum för beslut. OBS var ute i god tid! s.5 Logga in på din handläggarsida s.7 Gör expedieringslista Har ditt ärende handlingar som ska bifogas beslutet? Ja Är handlingen upprättad av dig och finns på din dator? Nej Kontakta registrator för registrering av den inkomna handlingen i diariet Nej Ja s.9 Skriv i bakgrund, förslag till beslut och bifoga ev. filer Ladda upp arbetsdokument s s. 13 Ändra status till färdigt för beslut Efter beslut är fattat Har ditt ärende bilagor som ska korrigeras? Ja Skicka den korrigerade filen till tjänstgörande mötessekreterare s. 15 Nej Har du fått e-post från mötessekreterare om att ditt ärende kan expedieras? Nej Invänta denna e-post Ja Logga in på din handläggarsida s. 17 s. 17 s. 15 Expediera ärendet Rensa i ärendet Avsluta ärendet

19

20 UMEÅ UNIVERSITET Rektor BESLUT Dnr: UmU Handläggningsordning i samband med Högskoleverkets utbildningsutvärderingar Närvarande Göran Sandberg Rektor Ordförande Åsa Bergenheim Prorektor Lars Lustig Universitetsdirektör Siv Olofsson Förvaltningschef Anna Tjernberg Sekreterare Robert Östberg Student Anna Jernqvist Student Föredragande Lars Lustig Ärendebeskrivning Rektor beslutade den 9 september 2008 om direktiv för projektet Kvalitetsutveckling av utbildningar vid Umeå universitet riktlinjer och uppdrag. Ett av detta projekts delprojekt handlade om att utarbeta en handläggningsordning som ska gälla i samband med Högskoleverkets utbildningsgranskningar (dvs. en ordning för att ta hand om resultaten från Högskoleverkets kvalitetsgranskningar, både så kallade gröna och gula kort). Beslut/Åtgärd Rektor fastställer bifogade handläggningsordning för arbetet i samband med att Högskoleverkets utbildningsutvärderingar presenteras. Justeras Göran Sandberg Expedieras till: Kanslichefer Peder Tjäderborn Per Ragnarsson Studentkårerna vid Umeå universitet Umeå universitet, UMEÅ, Telefon , Telefax , umea.universitet@umu.se