Innehållsförteckning. 1: Introduktion 3. 2: Roller 3

Transkript

1 Arbetsgång i IA

2 Innehållsförteckning 1: Introduktion 3 2: Roller 3 3: Arbetsgång vid händelserapportering i IA 4 3.1: Händelse rapporteras Light-registrering 5 3.2: Händelseansvarig (chef) kompletterar fakta och utser utredare 6 3.3: Utredare 8 3.4: Händelseansvarig (chef) beslutar om åtgärd 9 3.5: Åtgärdsutförare : Uppföljning (chef) 11 4: Analys 12 5: Rapporter 13 6: Bra att veta 14 2

3 1 Introduktion Tanken med denna text är att på ett enkelt och kortfattat sätt förklara arbetsgången vid användning av en del av IA-systemet. Texten ska beskriva olika roller som användare har och utifrån detta hur händelser rapporteras, utreds, åtgärdas och analyseras. Arbetsgången som beskrivs ska ses som ett exempel. Exemplet är utfört utifrån följande förutsättningar: Funktion för Lightanvändning, d.v.s. att samtliga anställda via intranätet kan anmäla en händelse används. Rollerna Utredare och Åtgärdsutförare används. 2 Roller Användare i systemet tilldelas olika roller beroende på vilka behörigheter och ansvarsområden de har. De olika rollerna som finns är: Händelseansvarig: Den som är huvudansvarig för hantering av händelser och dess uppföljning på en eller flera avdelningar. Oftast är det chefen på den avdelning som den anställde (d.v.s. den som rapporterat in händelsen i IA) tillhör. Denna roll finns för användare som i händelsehanteringen har samma ansvar som rollen Chef men har inte den befattningen på företaget. Chef: Den som är huvudansvarig för hantering av händelser och dess uppföljning på en eller flera avdelningar. Samma roll som händelseansvarig (se ovan). Lightregistrerare: En roll där användaren kan endast registrera grunduppgifter om en händelse. Den kan med fördel ges till samtliga anställda på företaget så att alla anställda har möjlighet att rapportera händelser. Registrering sker via light-gränssnittet vilket innebär en något förenklad användargränssnitt. Registrerare (guld, silver, brons): Kan registrera information om händelser på en eller flera avdelningar. Guld, silver och brons syftar på vilken behörighetsnivå användaren tilldelas. Utredare: Utreder orsaken till händelsen. Kan registrera utredningsinformation på en eller flera avdelningar. Åtgärdsutförare: Ansvarar för att åtgärder vidtas för att förhindra att händelsen upprepas. Användaren kan registrera information om åtgärder i systemet. Skyddsombud: Får information när en händelse rapporteras samt information om när en utredning/åtgärd förfallit i tid. Företagsadministratör: Med denna roll kan användaren administrera i alla funktioner men kan inte registrera information om händelser. 3

4 Superanvändare: Kan registrera information och administrera i alla funktioner. Delgivningsperson: En användare med denna roll prenumererar på händelseinformation på en eller flera avdelningar. Information skickas via e-brev. 4

5 3. Arbetsgång vid händelserapportering i IA Arbetsgången vid rapportering och registrering av händelser i IA illustreras nedan i figur 1. Samma dag som händelsen rapporteras, informeras skyddsombud och den som är händelseansvarig. Default inställningarna är att utredningen ska vara klar och åtgärder implementerade inom loppet av 14 dagar. Efter ytterligare 45 dagar sker en uppföljning av händelsen varefter händelsen anges som klar eller ej. Händelse rapporteras Light registrering Händelseansvarig (chef) och skyddsombud delges. Händelseansvarig (chef) kompletterar fakta om händelsen och utser utredningsansvarig. Utredning klar. Utredning utförs av Utredaren och chefen informeras. Händelseansvarig (chef) beslutar om åtgärd, utser åtgärdsansvarig. Om arbetsskada: Arbetsskadeanmälan skrivs ut, undertecknas och skickas till försäkringskassan. Åtgärder klara. Åtgärder genomförs av Åtgärdsutföraren och chefen informeras. Uppföljning av händelsen utförs av Händelseansvarig (chef). Om ej OK Om OK Händelse klar. Figur 1: Flödesschema arbetsgång IA. 5

6 3.1 Händelse rapporteras Light-registrering Med hjälp av IA-systemet kan alla anställda på företaget rapportera riskobservationer, tillbud, arbetsskador, miljöhändelser, med mera, se figur 2. Via e-post går ärendet vidare till närmaste chef (rollen händelseansvarig) och skyddsombud delges. Om händelsen har inträffat på annan plats än på den egna avdelningen, skickas e-post till händelseansvarig och skyddsombud på båda avdelningarna. Det är dock händelseansvarig (chef) på den avdelning den anställde tillhör som har huvudansvar för händelsen (som blir händelseansvarig). Figur 2: Ny händelse. 6

7 3.2 Händelseansvarig kompletterar fakta och utser utredare Händelseansvarig fortsätter att komplettera fakta om händelsen under fliken Händelse, se figur 3. Figur 3: Komplettering av händelseinformation. 7

8 Under fliken Utredning & Åtgärder kan chefen utse en annan utredare än sig själv, se figur 4. Utredaren ska utreda orsaken till händelsen. Datum när utredningen ska vara klar ska anges. Åtgärder ska vara genomförda senast 14 dagar efter light-registreringen. Glöm inte att spara. Under natten skickas automatiskt e-post till utsedd utredare. Figur 4: Utredning & Åtgärder. 8

9 3.3 Utredare Utredaren utreder orsaken till händelsen. Utredaren kan ta hjälp från andra men är den som är ansvarig för att händelsen blir utredd. Till hjälp kan Orsaksanalysen användas, där man får stöd att komma fram till orsaken. När utredningen är klar och ifylld i IA klar-markeras utredningen, se röda pilen i figur 5. Glöm inte att spara. Ärendet skickas därefter via delgivnings-knappen tillbaka till händelseansvarig. Figur 5: Utredning & Åtgärder. 9

10 3.4 Händelseansvarig (chef) beslutar om åtgärd När utredningen är klar beslutar chefen under fliken Utredning & Åtgärder vilken/vilka åtgärder som ska vidtas. Chefen kan utse en annan åtgärdsutförare än sig själv. Ange datum när åtgärderna ska vara klara. Glöm inte att spara. Under natten skickas automatiskt e-post till utsedd åtgärdsutförare. Gäller det olycksfall görs arbetsskadeanmälan tillsammans med den skadade och skyddsombud. IA genererar en färdigifylld arbetsskadeanmälan om alla uppgifter är ifyllda under fliken Utredning & Åtgärder. En blankett till Försäkringskassan eller TFA kan skapas genom att klicka på blankett knapparna, se röda pilen i figur 6. Figur 6: Blankett knapparna. 10

11 3.5 Åtgärdsutförare Åtgärdsutföraren ansvarar för att åtgärd/er utförs inom utsatt tid. Åtgärdsutföraren behöver inte vara den som praktiskt åtgärdar händelsen utan kan ta hjälp från andra, men är den som är ansvarig för att åtgärden blir utförd. När åtgärden/åtgärderna är utförda och i fyllda i IA klar-markeras ärendet. Glöm inte att spara. Händelsen skickas därefter via delgivnings-knappen tillbaka till händelseansvarig, se figur 7. Figur 7: Delgivningsknappen. 11

12 3.6 Uppföljning (chef) Alla åtgärdade ärenden ska efter en tid följas upp för att kontrollera att åtgärderna fått önskad effekt. Uppföljningsansvarig är alltid Händelseansvarig. 45 dagar efter att sista åtgärden är klar-markerad kommer påminnelse via e-post. Uppföljningsansvarig kan även tidigare gå in och göra en uppföljning av vidtagna åtgärder. Om åtgärderna inte fått önskad effekt kan ärendet inte klar-markeras. Man börjar då om från punkt 3.4 (ny åtgärd) eller punkt 3.2 (ny utredning) i denna text. Detta visas i figur 1 med den streckade linjen. Figur 7: Uppföljning. 12

13 4 Analys Genom ett analysverktyg i systemet kan händelser inom alla branscher, en koncern, egna företaget eller en specifik avdelning presenteras. Du kan t.ex. vilja se alla tillbud och olycksfall under en viss period. Du får då upp en lista med all information om händelserna (händelseförlopp, utredning/åtgärder mm). Du har också möjlighet att skriva ut listan. Du kan också söka mer specifik information, som t.ex. vilka skadeorsaker/risker som finns vid en viss lokalisation. Detta kan göras genom att använda villkor för att filtrera dina sökningar. Resultaten kan visas i ett antal olika diagramtyper. Figur 8: Analys. 13

14 5 Rapporter Här kan du ta fram rapporter över inträffade händelser på bransch-, koncern-, företags-, eller avdelningsnivå, se figur 9. Under fliken Översikt kan man enkelt skapa översiktsrapporter. Rapporter kan även skapas under Avdelningsvis, Händelser/månad, Risktal och Skadade kroppsdelar. Rapporterna kan enkelt exporteras som PDF-fil. Figur 9: Rapporter. 14

15 6 Bra att veta Flikarna Händelser och Åtgärder är bra instrument för att ha överblick/kontroll inom sitt ansvarsområde. Alla utrednings- och åtgärdsansvariga får, som default, 7 dagar före ett ärende förfaller i tid (innan klar-datum går ut) automatiskt påminnelse via e-post. Antalet dagar kan ändras. Alla händelseansvariga får, som default, 1 dag efter att en utredning/åtgärd förfallit i tid automatiskt information om detta via e-post. Antalet dagar kan ändras. Alla skyddsombud får, som default, 7 dagar efter att en utredning/åtgärd förfallit i tid automatiskt information om detta via e-post. Antalet dagar kan ändras. Man kan infoga bilagor genom att trycka på knappen Bilagor och därefter välja om bilagan ska vara tillgänglig för hela branschen eller bara det egna företaget. IA kan skapa dokument utifrån händelser inlagda i systemet. Vill man göra förändringar måste dessa göras i systemet för att sparas. Om ett ärende inte behöver utredas eller åtgärdas måste en motivering anges. Meddelande som kommer från IA har avsändaradressen: noreply@afaforsakring.se. Det går inte att svara meddelandet. I meddelandet klickar man på den medföljande länken så kommer man direkt till inloggningsrutan. Efter inloggning öppnas aktuell händelse direkt. För att komma åt IA måste Internet Explorer vara öppnat. Genom att ställa markören över statusfält och knappar visas en förklaringstext. Hjälpfunktionen finns att tillgå vid varje avsnitt. Händelselogg; Loggbok. Innehåller en logg över alla förändringar som skett i en händelse. Förutom händelseloggen innehåller också fliken loggbok noteringsfunktionen. Vill man skicka en händelse direkt istället för att vänta på att systemet skickar e-post under natten; gå in på Delgivnings-knappen (kontrollera att vald person är markerad i listan) välj Manuell delgivning (lägg till ev. meddelande i Eget tillägg ). Välj Skicka. Behöver du råd och hjälp kontakta: Lars-Gunnar Lindberg, lars-gunnar.lindberg@afaforsakring.se, tfn Sara Böhlmark, sara.bohlmark@afaforsakring.se, tfn