Hogia Redovisning & Revision AB. Anståndshantering Hogia Kund- och Uppdragshanterare

Transkript

1 Hogia Redovisning & Revision AB Anståndshantering Hogia Kund- och Uppdragshanterare

2 Innehållsföteckning 1. Inledning Syfte Omfattning Termer och Förkortningar Bakgrund Skatteverket Hogia Skatt HKU Kunduppgifter 3 2. Översiktsbild 4 3. Förbered för Anståndsansökan i HKU Börja med att skapa nytt räkenskapsår Använd dialogen Förbered för Anståndsansökan 6 4. Generera ansökan i HKU Urval och inställningar Korrigeringar Anståndsguiden - Verkställ En sista kontroll??? Generera ansökan i Hogia Skatt Återkoppla i HKU 9 Sida 2

3 1. Inledning 1.1 Syfte Hogia Kund- och Uppdragshanterare Syftet med dokumentet är att ge en övergripande bild över hur Antåndshanteringen fungerar i HKU. I HKU kan du endast söka Byråanstånd. Individuellt anstånd görs i Hogia Skatt. Dokumentet beskriver också några av funktionerna mer ingående. 1.2 Omfattning Dokumentet beskriver hur du kan använda HKU för att förenkla arbetet med Anståndshanteringen. Dokumentet beskriver också delar av Hogia Skatt för att du ska förstå helheten i arbetsgången. 1.3 Termer och Förkortningar HKU HKU Admin Hogia Kund- och Uppdragshanterare Hogia Kund- och Uppdragshanterare Admin 1.4 Bakgrund Skatteverket Den som i sin näringsverksamhet hjälper deklarationsskyldiga med att upprätta inkomstdeklarationer, kan efter ansökan få så kallat byråanstånd. Ett byråanstånd ger rätt att lämna deklarationer enligt en tidsplan under tiden den 2 maj - 15 juni under taxeringsåret. Ansökan om byråanstånd bör lämnas till Skatteverket minst 10 dagar före deklarationstidens utgång. På ansökan ska de deklarationsskyldiga förtecknas. Om ansökan (med klientförteckning) lämnas via ADB-media ska ansökningsblanketten (SKV 2604) inte lämnas in. Mer information om att lämna via ADB finns i broschyren "Teknisk beskrivning" (SKV 269). Tidsplanen beslutas av Skatteverket. Det är endast sökanden som underrättas om beslutet. Det innebär att Skatteverket inte underrättar de deklarationsskyldiga som tagits med i förteckningen och som omfattas av beslutet Hogia Skatt Det är i Hogia Skatt som du gör din ansökan om byråanstånd. Genom att använda Hogia Skatts Klientdatabas kan du markera de klienter du önskar och därefter välja funktionen Generera anståndsansökan som du finner i menyn Anstånd. För varje markerad person skapar Hogia Skatt en rad på blanketten Deklarationen som nyss skapas måste sparas för därefter genereras som en SRU-fil HKU När du använder HKU underlättas ditt urvalsarbete för att hitta vilka personer som ska ingå i ansökan samt efterarbetet med att se vilka personer som verkligen finns med och vad som kan behöva kompletteras. HKU är ett alltså ett utmärkt komplement till Hogia Skatt Kunduppgifter För varje person som byrån avser att söka anstånd anges namn och organisationsnummer. Sida 3

4 2. Översiktsbild Nedan visas en översiktsbild över Anståndshanteringen i programmen HKU, Hogia Skatt och Elda. %& %! '! "#$"! "#$" (!))! *!+, $!-.!! /#)-"#$"! /* 0!!0# Sida 4

5 3. Förbered för Anståndsansökan i HKU Huvudtanken är att de handläggare som ska upprätta en deklaration också lägger upp ett deklarationsuppdrag och markerar huruvida byrån ska söka anstånd för kunden eller inte. När den anståndsansvarige medarbetaren senare ska köra Anståndsguiden kommer den med automatik hitta alla dessa deklarationsuppdrag. Guiden startar sedan Hogia Skatt och skickar in motsvarande deklaranters person eller organisationsnummer till blankett 2604 som sedermera blir en anståndsansökan på ADB. Det är alltså i deklarationsfilen i Hogia Skatt eller på deklarationsuppdraget i HKU som du talar om ifall personen ska ingå i Ansökan. Hogia Skatt Hogia Kund och Uppdragshanterare 3.1 Börja med att skapa nytt räkenskapsår Börja med att med att skapa nytt räkenskapsår. Genom att skapa nya deklarationsuppdrag med avseende på föregående års så får du nya uppdrag som bygger på föregående års värden. Skulle byrån ha exakt samma kunder som föregående år skulle byrån alltså ha kunnat generera en ansökan direkt. Exempel på hur du generera ett nytt räkenskapsår: Gå till fliken byråns kunder. Sortera och markera alla kunder som räkenskapsårsslut till Välj menyalternativet Verktyg Nytt räkenskapsår. Sida 5

6 3.2 Använd dialogen Förbered för Anståndsansökan När du har skapat ett nytt räkenskapsår för dina kunder har du egentligen fått en kopia från föregående år undantaget de kunder som ni själva har tagit bort eller lagt till under tiden. Nästa steg är förmodligen att ni vill skaffa er snabböversikt över de vilka kunder som ni kommer att söka för. Dialogen Förbered för Anståndsansökan visar alla byråns kunder. Den visar vilka kunder som ni kommer att söka Byråanstånd ADB för. Genom att klicka på en rad får du information om den markerade kunden. Genom att klicka på knapparna Inkludera och Exkludera kan du styra vilka kunder som ska komma med i ansökan. Alla medarbetare kan använda funktionen för att visa kunderna, däremot är de endast de anståndsansvariga som har möjlighet att använda Inkludera och Exkludera knapparna. Därför är det ibland en fördel att exempelvis handläggarna också har behörigheten Anståndsansvarig så att alla inblandade medarbetare kan hjälpa till med att markera de kunder som ska med i anståndsansökan. Kolumnen Sökte förra året visar om byrån sökte för kunder föregående år. Kolumnen Har redan sökt visar om byrån redan har sökt för anstånd för kunden det aktuella taxeringsåret. Kolumnen Ingår i Byråanstånd ADB visar om byrån kommer att söka anstånd. Längst ner i dialogen finns ett informationsfält med besked om totalt antal kunder som ni kommer att söka anstånd för. Siffran ni tänker söka byråanstånd för X kunder indikerar hur många ni kommer att söka för totalt under året. Den kan vara missvisande eftersom ni kanske redan har sökt för ett antal kunder. Guiden tar inte med samma kund två gånger under samma taxeringsår. Sida 6

7 4. Generera ansökan i HKU Välj menyalternativet Verktyg Ny Anståndsansökan för att komma till Anståndsguiden. Guiden letar efter alla kunder som har deklarationsuppdrag med definitionen Inkomstdeklaration och där fältet Typ av Anstånd är satt med Byråanstånd ADB. Guiden tar som standard endast med en kund per taxeringsår. När guiden avslutas skickas alltså rätt information om kunderna och byrån till Hogia Skatt där blanketterna 2604 och LEVPLAN skapas. 4.1 Urval och inställningar På första sidan måste du ange Typ av anstånd och Taxeringsår. Standard är Byråanstånd ADB och aktuellt Taxeringsår. Använder du kontor har du möjlighet att välja det också. Byrånamn och organisationsnummer sätts i HKU Admin. Finns inte dessa fält ifyllda kan du fråga din Systemadministratör alternativt fylla i dem senare i Hogia Skatt. Du måste ange kontaktperson. Standard är att den inloggade medarbetaren hamnar som kontaktperson. Det sätts också ett nytt löpnummer för varje ansökan. Sida 7

8 4.2 Korrigeringar På andra sidan har du möjlighet att lägga till eller ta bort kunder från din ansökan. I normalfallet tycker vi inte att ni ska använda detta utan istället låta förarbetet styra att det blir rätt. 4.3 Anståndsguiden - Verkställ På sidan tre i guiden visas en sammanställning av anståndsansökan. När du klickar på Verkställ kommer anståndsansökan att skapas. Om du är osäker på att Anståndet är helt korrekt kan du kryssa ur att Hogia Skatt ska startas. Då skapas ansökan i HKU. Ansökan blir då temporär. När ditt urval väl är klart så genererar du din ansökan och starta Hogia Skatt. (Låt krysset vara kvar alternativt högerklicka på ett temporärt anstånd och välj Generera blanketter) En sista kontroll??? Välj menyalternativet Visa Byråanstånd och klicka på det genererade anståndet i den övre tabellen. Då visas detaljraderna i den nedre tabellen. Be att respektive ansvarig person granskar listan så att eventuella felaktigheter kan redigeras. För de som hellre vill ha ansökan i pappersform kan du högerklicka på detaljrader och exportera listan till Excel. För att redigera en anståndslista högerklickar du på den aktuella anståndslistan i den övre tabellen och väljer "Redigera" i menyn som visas. Är det många förändringar tycker vi det är bättre att ni tar bort anståndsansökan och använder funktionen Förbered för Anståndsansökan där ni kan inkludera och exkludera kunder. När allt är klart kör ni sedan guiden igen. Sida 8

9 4.4 Generera ansökan i Hogia Skatt Komplettera den påbörjade anståndsansökan. Ta hjälp av deklarationskontrollen som ger dig besked över vilka uppgifter som saknas. Spara deklarationen. När du sparar din fil visas Kontroll / Status. Där visas deklarationskontroller om de inte tidigare åtgärdats. Kontrollera även att filen är formellt korrekt att lämna via ELDA genom att klicka på knappen ELDA. Spara gärna anståndsansökan i en katalog där det inte finns några andra deklarationsfiler, det underlättar när du sedan ska leta upp den i ELDA-rutinen. Utan att stänga deklarationen kan gå direkt till menyalternativet Verktyg Skapa SRU-filer för inlämning. Det är den aktuella filens sökväg som du ser längst upp i Skapa SRU-filer för inlämning -dialogen och du slipper att leta upp den i Klientdatabasen. Använd även gärna funktionen för rättelser eftersom det då ofta är aktuellt att sända endast enstaka deklarationer. 4.5 Återkoppla i HKU Högerklicka igen på anståndet när det är iväg skickat och sätt egenskapen inlämnad. Sida 9