Dela in staden i lagom stora bitar

Transkript

1 ANVÄNDARINFO version Villamotorn Hur man aktiverar villaområden för självanmälan och tar hand om intresseanmälningar och processen för anslutning. Fastighetsägare En enskild villaägare har två roller och gör två affärer. Som fastighetsägare köper han en anslutning till Stadsnätet och som konsument köper han sedan tjänster i nätet. Så även om han upplever anslutningen som dyr (engångsbelopp) så kommer han att snabbt kunna räkna hem det på billigare tjänster och ökat marknadsvärde. Självanmälan Villamotorn är till för att villaägaren själv ska kunna göra en anmälan att han är intresserad av en anslutning. Området blir dock inte anslutet förrän det nått upp i en viss nivå, t ex 0 % påskrivna avtal. Anslutningen sker till ett i förväg fastställt pris som varierar beroende på intressegraden. Villaområden Dela in staden i lagom stora bitar Varje villaområde är ett objekt i systemet. Oavsett om det innehåller 0 eller 00 villor. Villamotorn presenterar alla anslutningsbara områden som en lista. Varje objekt i listan har en egen webbsida med information, karta och en anmälningsknapp för intresseanmälan. Intressefasen Villaområdet befinner sig i Intressefasen fram tills man nått 0 % eller att Stadsnätsföretaget av andra skäl bestämmer sig för att ansluta området. Under Intressefasen pågår normalt aktiviteter som utskick, utbildning av ambassadörer, informationsträffar med mera. Områdets namn, man kan snabbt byta område genom att välja ett annat i popupp-menyn underst i spalten Karta över området, klickbar, förstoras till 800 x 00 pixlar Fasmätare, visar i vilken fas området är och hur lång tid fasen pågår Informationstext, generell för fasen och specifik för området Knapp för intresseanmälan. Anmälan knyts till fastighetsbeteckningen, vilket betyder att om villaområdena ändras och en fastighet hamnar i ett annat område, så följer intresseanmälan med i flytten På fliken Kontaktpersoner hittar man namn, adress och e-post till kontaktpersonerna/ambassadörerna i respektive område Villamotorn gör sitt jobb tack vare tre databaser som samverkar. En för Områden, en för Adresser och en för Anmälningar. eklundh.com Kopparbergsvägen 8, 7 Västerås

2 Admin För att kunna lägga upp villaområden behöver du ha adminrättigheter och vara inloggad på sajten. Klicka på Admin i menyn Områdesdatabasen Administration av områdessidorna på webben Områdesdatabasen administrerar du helt själv och lägger upp och namnger de anslutningsbara områdena. Du kan lägga till och ändra områden, men områdesnamnen ska a#tid vara exakt desamma som i Adressdatabasen (se nästa sida). Klicka på Villa i listan med modulerna Klicka därefter på Ny för att lägga upp ett villaområde Gruppering Har du många områden kan det vara praktiskt att dela in dem i logiska områden som folk förstår. Ange ett gruppnamn som området tillhör. När man klickar på ett gruppnamn (ljusgula fält) på webben så fälls de ingående villaområdena ut. Skriv in områdets Namn. Om du delat in ett stort villaområden i fler områden så döp dem inte Hagby, Hagby och Hagby. Kalla dem hellre Hagby Norra, Hagby Södra osv så att folk kan orientera sig. Om du har många villaområden kan det vara bra att gruppera dem för att slippa visa en lång lista. Skriv in ett gruppnamn, t ex Centrum, Östra stadsdelarna, Grannbyn osv. Ladda upp en tätt beskuren karta över området, helst såpass bra att man kan se om huset är med eller inte. Bilden ska vara i jpg- eller gif-format. Du behöver inte storleksanpassa bilden, det gör servern automatiskt Om du skriver in en webbadress här kommer den att visas istället för områdets informationssida när man klickar på områdets namn i listan. Användes till exempel om du har en tillfällig kampanjsajt du vill länka till. Välj här vilken information du vill ha på sidan. Artikel kopplad till området är en lokal text som bara finns på detta område Artikel kopplad till fasen är en genrell text som beskriver fasen och som visas på alla områden i samma fas Den specifika artkeln nedan. Klicka på det lilla förstorningsglaset och leta fram den befintliga artikeln som du vill visa på sidan (t ex en text om ett erbjudande) Om du inte kryssar i något alternativ kommer systemet automatiskt att välja alternativet med en generell fastext. Du kan när som helst gå tillbaka till ett område och ändra dessa inställningar Välj i vilken ordningsföljd de olika alternativen ska visas

3 Ta hjälp Underlag till adressdatabasen kan fås fram genom kommunen eller genom Lantmäteriet. Adressdatabasen Data om alla anslutningsbara fastigheter (villor) På webben kan villaägaren göra en Intresseanmälan i sitt område. Han gör det genom att klicka sig fram till sin fastighet via adressen. Anmälan knyts till fastighetsbeteckningen och fastighetsägaren (vilket inte alltid är densamma som den som anmäler). För att detta ska fungera krävs en databas med alla dessa uppgifter. Användaren tillhandahåller en datalista med alla ingående fält enligt nedanstående ordning: Områdesinformation Fastighetsinformation Fastighetsägare Masterfilen För att det inte ska bli fel i databasen har du alltid den s k Masterfilen. När databasen ska uppdateras laddar du upp hela datalistan. Adressdatabasen töms och ersätts med den nya. Därför kan du inte ladda upp tillägg eller bara förändringar, utan du måste ladda upp hela listan varje gång. Områdets namn, ska överensstämma exakt med de områden som lagts upp i Områdesdatabasen (se föreg sida) Underområde är en möjlighet att dela upp stora villaområden i underområden. Dessa är endast synliga internt och kan vara till hjälp vid en eventuell uppstyckning av området för anslutning. Fastighetsbeteckningen är central eftersom den är kopplad till fastighetsägaren som är köparen av anslutningen Fastighetens gatuadress, gatunummer och ortsnamn i separata kolumner Fastighetsägare, namn och adress Viktigt Omådesdatabasen och Adressdatabasen synkronsiseras genom fältet Område. Därför måste de överenstämma helt i de båda databaserna. Ändrar du namn på ett område i områdesdatabasen så måste du göra samma ändring i din masterfil av adressdatabasen. Områdesdatabas Namn Gruppering Länk Bild Artiklar Adressdatabas Område Underområde Adress Fastighetsbetckn Fastighetsägare Fg adress

4 Ladda upp datafilen Du uppdaterar alltid HELA databasen När du fått fram en Excelfil enligt ovan exporterar du den till en tab-separerad textfil. Kryssa i Ignorera första raden (tabellhuvudet). Första gången kan du maila filen till jonas@eklundh.com för att testa att den är korrekt. När filen är korrekt kan du själv ladda upp och uppdatera databasen från din Masterfil. Logga in och klicka på Admin i menyn. Klicka på Villa i modullistan I Villamodulen väljer du Importera uppe i huvudet på sidan Klicka på knappen och leta på din Masterfil på din dator Klicka på Uppdatera. Systemet går nu igenom din fil för att se om den är korrekt. Är den inte det får du ett felmeddelande om vad som är fel. Är den korrekt så byts innehållet ut i databasen och du får en rapport på vad som gjorts Fastighetsbeteckning Anmälningsdatabasen knyts till Adressdatabasen via fastighetsbeteckningen som därför måste vara unik. Du kan även exportera ut en tabseparerad fil på hela adressdatabasen, utifall din Masterfil blivit skadad. Områdesdatabas Namn Gruppering Länk Bild Artiklar Adressdatabas Område Underområde Adress Fastighetsbetckn Fastighetsägare Fg adress Anmälningdatabas Namn Adress E-post Fastighetsbetckn Telefonnummer

5 Snabblänkar för Admin I högerspalten under Villaområden finns en länk som heter Admin. Klicka på den för att fälla ut dina verktyg på sidan. Anmälningar Databasen fylls på i takt med att Intresseanmälningarna strömmar in Anmälningsdatabasen är helt självgående. Den fylls på i och med att villaägare skickar in Intresseanmälan via webben. Varje dag skickas ett mail till valfri mottagare med alla som anmält sig. På webben visas hur många procent som anmält sig. Admin kan också se vilka som anmält sig i Data-fliken på respektive område. Den översta visaar ett Hjälpfönster. Lista öppnar Områdesdatabasen Den tredje öppnar ett inställningsfönster där man anger mottagarens e-postadress för de dagliga anmälningarna, samt hur listan med villaområdena ska presenteras på sidan. Dölj listan visar ingen lista alls, medan Collapse visar dem grupperade (se sid ). Redigera "områdets namn" öppnar posten i Områdesdatabasen. Handlingsplanen visar statusen för området samt de aktiviteter som ingår i befintlig fas. Här flyttar man också över området i nästa fas.. Anmälda adresser bli automatiskt gulmarkerade. Klicka på personnamnet för att öppna anmälningen Anmälningar som kommer andra vägar aktiveras genom att klicka på Plusknappen till höger om fastigheten. Ytterligare ett klick markerar att avtal tecknats, Beställt och ytterligare ett klick att fastigheten är ansluten. Data per område kan hämtas ut från databasen i form av komplett adresslista, e- postlista för grupputskick eller som en kontaktlista för ambassadörer. Inloggade ambassadörer ser endast det sista alternativet

6 Att dela ut aktiviteter och byta fas Hur villaområdet hänger samman med Handlingsplanen Alla villaområden som läggs upp i Områdesdatabasen läggs automatiskt i den första fasen som normalt är Intressefasen. Eftersom det är frågan om självanmälningar så har inte den fasen något publikt tidsintervall utan målsättningen är att nå upp i t ex 0% anmälnings- eller avtalsgrad innan området flyttas till nästa fas. Logga in och gå till den områdessida du vill arbeta med. Klicka på Handlingsplanen i Admin-menyn. Men även Intressefasen innehåller aktiviteter, t ex utskick av information, avtal och informatiosträffar. Alla aktiviteter som definierats i Handlingsplanen kan nu delas ut och drivas per område. 8 7 Visar områdets fas och ev tidsplan Listar fasens aktiviteter som de definierats i Handlingsplanen för Villor Klicka på den gröna ikonen för att dela ut aktiviteten till någon i projektgruppen. När du klickar så öppnas ett popup-fönster I popupfönstret (vänster bild) Ange vem som ansvarar för aktiviteten Rubrik och beskrivning kommer från Handlingsplanen, komplettera om det behövs. Ange sluttid när aktiviteten ska vara avklarad och Skicka. Nu får mottagaren ett automatiskt mail som berättar att han fått en uppgift och aktiviteten får en gul ikon i listan ovan. När aktiviteten är utförd så färdigmarkerar mottagaren den och utfärdaren får ett mail som berättar att det är klart. Popupfönster för att dela ut en aktivitet. 7 När aktiviteterna är klara flyttas området över i nästa fas via popupmenyn 8 Läs mer i användarinfo om Projektrummet, om hur Villamotorn samverkar med arbetsgruppen för att driva hela anslutaprocessen.