Instruktion för hämtning av kontrolluppgifter från Nyps

Transkript

1 Dokumentnamn Dokumenttyp Datum Instruktion - hämtning av kontrolluppgifter från Nyps Diarienr/Projektnr Upprättad av Godkänd av Version Henrik Hedlund 0.5 Instruktion för hämtning av kontrolluppgifter från Nyps 1 (9)

2 Innehållsförteckning Utlämnande av kontrolluppgifter för utbetalda näringsbidrag och royalty (KU70)... 3 Om skyldighet att lämna kontrolluppgift... 3 Inlämning av kontrolluppgifter (KU) till Skatteverket... 3 Senaste inlämningsdag... 3 Elektronisk inlämning... 3 Tekniska frågor... 3 Manuell inlämning av KU via blankett... 7 Rätt uppgifter och rätt identitet... 8 Utlämning av KU till den skattskyldige... 8 Öppna och spara datafilen som ett Excel-dokument Revisionshistorik Författare Ändringsbeskrivning Version Datum Henrik Hedlund Uppdatering av beskrivningen av framtagning av KU till den skattskyldige. Innehållet i det tidigare dokumentet Skapa kontrolluppgift till den skattskyldige v1.0 finns nu under denna rubrik. Henrik Hedlund Anpassning till nytt inkomstår 2010 samt till ny version av Nyps, 2.4 Henrik Hedlund Anpassning till nytt inkomstår 2009 samt till ny version av Nyps, 1.17p2. Henrik Hedlund Ändrad text i punkt 1 under Gör så här Henrik Hedlund Dokumentet skapat (9)

3 Utlämnande av kontrolluppgifter för utbetalda näringsbidrag och royalty (KU70) Om skyldighet att lämna kontrolluppgift Se Skatteverkets föreskrifter om skyldighet att lämna kontrolluppgift enligt 12 kap. 2 och 3 lagen (2001:1227) om självdeklarationer och kontrolluppgifter. Inlämning av kontrolluppgifter (KU) till Skatteverket Senaste inlämningsdag KU ska för varje kalenderår lämnas av arbetsgivare, kreditinstitut, pensionsutbetalare m.fl. Senast den 31 januari året efter kalenderåret ska kontrolluppgifterna ha kommit in till Skatteverket. KU kan lämnas via filöverföring, datamedia eller på pappersblankett. Elektronisk inlämning KU lämnas in genom att två filer, INFO.KU och KURED, laddas upp via Skatteverkets e-tjänst för företag och organisationer, Filöverföring. Observera att e-legitimation från BankID, Nordea, Telia, SEB, Telia eller Posten krävs. Klicka på länken som motsvarar din e-legitimation och fortsätt med att följa Skatteverkets anvisningar. Länk till inloggningssidan hos Skatteverket. Filerna INFO.KU och KURED kan hämtas från Nyps av alla som har tillgång till Nyps Ekonomi tidigast den 1 januari efter det kalenderår som ska redovisas. Tekniska frågor Frågor av teknisk natur besvaras av Skatteverkets tekniska support (tel ). 3 (9)

4 Gör så här: 1. Fyll i nödvändiga uppgifter för skapande av KU till Skatteverket Behörighet För att hämta kontrolluppgifter från Nyps måste användaren ha tillgång till arbetsytan, Nyps Ekonomi, dvs vara Nyps Controller. Logga in i Nyps och välj fliken KURED och Till Skatteverket i arbetsytan, Nyps Ekonomi. KU för period (ÅÅÅÅ) Skriv in det inkomstår som KU ska redovisas för. Test (obligatorisk uppgift) J för Ja och N för Nej. Välj J för att skapa filer för test, N när du ska lämna in dina uppgifter på riktigt. Du rekommenderas att först testa dina filer via Skatteverkets testtjänst innan du överför dem på riktigt, se längre ner för vidare instruktioner. 4 (9)

5 Nedanstående uppgifter är information om inlämnande organisation: Organisationsnummer för inlämnande organisation * Skriv in ditt organisationsnummer med 12 siffror utan bindestreck Observera att det är den inloggade användarens organisationstillhörighet i Nyps som används som underlag för KU. Vad som anges i detta fält styr inte vilka uppgifter som tas med i KU. Namn på inlämnande organisation * Avdelning hos inlämnande organisation Adress till inlämnande organisation Postnummer för inlämnande organisation * Postort för inlämnande organisation * Telefonnummer till kontaktperson Faxnummer till inlämnande organisation Epostadress till kontaktperson * (obligatorisk uppgift) 5 (9)

6 2. Skapa KU Klicka på knappen <Skapa kontrolluppgifter>. Som tidigare beskrivits redovisas KU med hjälp av två filer, INFO.KU (som innehåller uppgifter om uppgiftslämnaren) samt KURED (som innehåller KU). Välj nu vilken katalog/mapp som filerna ska läggas i. Observera att Nyps körs via Citrix varför du måste välja C$ on Client för att spara till din egen dator. För att tex. spara dem till ditt eget skrivbord väljer du sedan i tur och ordning: Documents and Settings, ditt användarnamn, skrivbord (desktop). Exempel: C:\Documents and Settings\användarnamn\Skrivbord För att kunna gå in i kataloger/mappar måste du dubbelklicka eller trycka på retur-tangenten i varje steg. 6 (9)

7 När du valt den katalog/mapp där filerna ska sparas, klickar du på knappen <Välj katalog>. Nu har filerna skapas i den katalog/mapp du angav. 3. Testa dina filer Du rekommenderas att testa dina filer innan du överför dem. Observera att du måste ha matat in ett J i rutan, Test, för att kunna testa filerna. Länk till Skatteverket, se rubriken Testa filer innan överföring. Blir Status = Ok för båda filerna, se exemplet nedan, är innehållet ok och du kan överföra filerna på riktigt, se punkt Överför filerna till Skatteverket elektroniskt Om du inte vill skapa filerna på nytt (med Test= N ) kan du öppna filen INFO.KU och ändra test-flaggan från J till N och spara ändringen. Följ sedan länkarna, E-tjänster, Filöverföring på Skatteverkets webbplats och logga in med din e-legitimation. Fortsätt och ladda upp filerna genom att följa anvisningarna. Manuell inlämning av KU via blankett KU kan även lämnas in manuellt på blankett SKV 2316 då tillsammans med sammandrag av KU på blankett SKV (9)

8 Rätt uppgifter och rätt identitet Förtryckningen av inkomstdeklarationerna sker från era lämnade KU. Därför är det mycket viktigt att uppgifterna lämnas: i rätt tid för rätt person med rätta belopp Utlämning av KU till den skattskyldige När KU lämnas elektroniskt till Skatteverket kan KU lämnas på valfritt formulär, (KU kan även lämnas per E-post) till den som uppgiften avser t ex: på eget formulär anpassat för egna utskriftsrutiner och behov på Skatteverkets fastställda blankett för respektive KU Det finns inget lagstadgat krav på hur denna uppgift utformas. Den bör dock utformas så att det är enkelt för den som fått kontrolluppgiften att jämföra uppgifterna mot inkomstdeklarationen. Källa: SKV 260 E-redovisning av kontrolluppgifter en teknisk beskrivning inkomståret 2012 Via Nyps kan du ta ut en datafil (csv-fil) med samtliga privatpersoner/enskilda firmor som fått utbetalda medel under året. Uppgifterna sammanställs utifrån den organisation du tillhör i Nyps. Filen innehåller uppgiftslämnarens uppgifter, den skattskyldiges uppgifter samt utbetalat belopp. Gör så här: Logga in i Nyps och välj fliken KURED och Till den skattskyldige i arbetsytan, Nyps Ekonomi. KU för period (ÅÅÅÅ) Skriv in det inkomstår som KU ska redovisas för. Klicka på knappen Skapa kontrolluppgifter. Välj katalog där filerna ska sparas och klicka på Välj katalog. Filen KURED1.csv är nu skapad. Filen KURED1.csv går utmärkt att använda t ex som datafil till en kopplad utskrift i MS Word. För instruktioner om kopplad utskrift, se särskild handledning, nyps_kopplad_utskrift_kured_v01.pdf. 8 (9)

9 Öppna och spara datafilen som ett Excel-dokument. 1. Starta programmet Excel med ett nytt (tomt) kalkylblad din dator. 2. Se till att cellen A1 är markerad. 3. Välj menyn: Data > Importera externa data > Importera data. 4. Bläddra till filen KURED1.csv och klicka på Öppna. Textimportguiden startas. 5. Steg 1 av 3: Klicka på Nästa. 6. Steg 2 av 3: Kryssa i avgränsaren Semikolon. Klicka på Nästa. 7. Steg 3 av 3: Markera den tionde kolumnen (Den skattskyldiges person- /organisationsnummer) och välj kolumndataformat Text. Klicka på Slutför. 8. En dialogruta visas: Var ska data placeras? (På detta kalkylblad: =$A$1). Klicka OK. 9. Spara dokumentet som Microsoft Office Excel-arbetsbok (*.xls). Observera att Uppgiftslämnarens adress, postnummer, postort och organisationsnummer inte är ifyllda. Fyll i dessa manuellt vid behov. Filen kan nu användas för exempelvis kopplad utskrift eller för att manuellt lägga över uppgifter till KU10-blanketter. Har du frågor, kontakta NypsCentralen. 9 (9)