Årsbyte och kontrolluppgifter i BL Lön

Transkript

1 Årsbyte och kontrolluppgifter i BL Lön Arbetsgång 1. Registrera först klart alla löner med utbetalningsdatum under 2010 och se till att dessa är registrerade och uppdaterade. 2. Du måste installera version eller senare innan du kan skriva ut kontrolluppgifter för inkomståret Välj Aktivitet, Kontrolluppgifter. Sedan Hämta KU för att hämta löneuppgifter för Om du behöver kan du redigera befintliga löneuppgifter eller lägga till nya. Om du har betalat ut ränta (KU20) eller utdelning (KU31) till en anställd kan du även skapa kontrolluppgifter för det. Observera att du måste installera version eller senare innan du kan skriva ut kontrolluppgifter för inkomståret Skriv ut kontrolluppgifterna på papper. Pappersutskrifterna bör göras i minst två exemplar (ett till den anställde och ett för företagets redovisning). Om du vill kan du skicka den anställdes exemplar med e-post. 5. Skapa kontrolluppgiftsfiler till Skatteverket. Du väljer själv var du vill att filerna ska sparas. Kontrolluppgifterna redovisas sedan till Skatteverket på något av följande sätt: På cd, dvd, diskett eller annat lämpligt datamedium. Mediet ska märkas och skickas till Skatteverkets inläsningscentral (läs mer nedan). Via Skatteverkets filöverföringstjänst. Filerna laddas då upp via genom att du väljer E-tjänster och därefter Filöverföring. Filöverföring kräver att du har en e-legitimation. I pappersform. Du skriver då ut ytterligare ett exemplar av kontrolluppgifterna och lämnar in dem till det skattekontor där arbetsgivaren är registrerad, tillsammans med blanketten Sammandrag kontrolluppgifter (SKV 2304). Kontrolluppgifterna ska vara inlämnade senast 31 januari Därefter ska du nollställa lönetotalerna under Aktivitet, Nollställ lönetotaler.

2 7. Nu kan du börja registrera löner för Registrera klart lön för 2010 Innan du hämtar in kontrolluppgifter ska du se till att alla löner för 2010 är registrerade och uppdaterade. Om du behöver komplettera lönerna för 2010 med någonting spelar det ingen roll om du har version eller inte, den innehåller skattetabeller och uppgifter om socialavgifter för både år 2010 och Hämta in och redigera kontrolluppgifter Observera att du måste installera version eller senare innan du kan skriva ut kontrolluppgifter för inkomståret Börja med att välja Aktivitet, Kontrolluppgifter. Du får upp en varningsruta som talar om vilket år som just din programversion hanterar kontrolluppgifter för. Genom att välja Hämta KU kommer alla anställda du registrerat lön på under året synas i listan. Om du vill ändra någon uppgift som ska redovisas till Skatteverket markerar du en anställd och väljer Redigera. Här finns alla uppgifter som har registrerats. Välj vilken kontrolluppgift det gäller, KU10 (från arbetsgivare), KU20 (ränta) eller KU31 (utdelning). Genom att välja Lägg till kan du komplettera med uppgifter på anställda som inte registrerats i programmet. Det kan till exempel vara anställda som fått lön innan du började använda programmet eller någon vars löner blivit registrerade i ett annat program. Du kan också lägga till kontrolluppgifter för ränta (KU20) eller utdelning (KU31) som inte hanteras via löneregistreringen. Observera att ändringar du gör i KU10 genom att redigera eller lägga till inte sparas i historiken i löneprogrammet, utan ändrar bara det som redovisas in till Skatteverket. Vill du att dina ändringar ska finnas lagras i historiken måste du registrera dem i löneprogrammet. Det kan vara ändringar på anställdakortet (t ex adressuppgifter och personnummer) eller via löneregistreringen. Genom att åter välja Hämta KU kommer den tidigare inläsningen att läsas över av den senare inläsningen och eventuella ändringar att komma med i kontrolluppgifterna. Skriva ut kontrolluppgifter När du har hämtat in lönerna och eventuella ändringar, är nästa steg att skriva ut kontrolluppgifterna på papper. Genom att välja Utskrift kan du skriva ut kontrolluppgifter för en enstaka anställd eller för alla. Välj först vilken sorts kontrolluppgift du vill skriva ut, du får därefter en fråga om du vill skriva ut alla kontrolluppgifter. Svarar du Ja skrivs alla ut (efter att du fått en fråga om förhandsgranskning). Svarar du Nej får du bara ut kontrolluppgiften för den anställde du markerat. Du bör skriva ut minst två exemplar, ett till den anställde och ett som arkivmaterial. Efter utskriften av kontrolluppgiften kan du även skriva ut en kontrolluppgiftstotal. Den visar de summerade beloppen för varje ruta i kontrolluppgiften, för de anställda du väljer att skriva ut.

3 Kontrolluppgiftstotalen kan du använda för att stämma av inlämnade skattedeklarationer mot kontrolluppgifterna. Om du lämnar in kontrolluppgifter på papper måste du även lämna in blanketten Sammandrag, kontrolluppgifter (SKV 2304). Kontrolluppgifter via e-post Vill du skicka kontrolluppgifterna via e-post till de anställda klickar du på KU via e-post. Programmet skapar ett e-postmeddelande till alla anställda som har en e-postadress angiven i anställdakortet med kontrolluppgifterna bifogade som pdf-filer Skapa filer till Skatteverket För att skapa en fil med kontrolluppgifter väljer du Skapa filer, sedan Skapa fil. Programmet föreslår att filerna Info.ku (innehåller uppgifter om uppgiftslämnaren) och Kured (innehåller uppgifter om alla anställda) ska sparas i mappen KU (Windows XP och tidigare: C:\Program\BLa\Ftg-xxxx\KU, Windows Vista och Windows 7: C:\Användare\Delat\Delade dokument\bla\ftg-xxxx\ku). Här kan du själv välja att direkt kopiera filerna till cd, dvd, diskett eller annat datamedium. Om du gjort kontrolluppgifter i programmet tidigare år får du en fråga om du vill skriva över filerna, här kan du normalt svara ja. Du får sedan ett meddelande om hur många poster som skrivits till fil. Om du ändrar namn på filerna Info.ku och Kured kommer inte Skatteverket kunna läsa in dem. Efter att filerna skapats bör du välja Testa filer. Se till att programmet väljer filen Info.ku så kommer både Info.ku och Kured att testas. Programmet kontrollerar att inga formella fel finns i filerna. Är de inte godkända får du meddelande om vad som är fel. Om filerna är godkända är de nu klara att skickas in till Skatteverket. Om du tänker skicka in en cd, dvd eller diskett måste den märkas med: KU Produktion Namn, adress, telefonnummer till kontaktperson Person-/organisationsnummer på den som lämnar som lämnar redovisningen Skicka kontrolluppgifterna till: Skatteverkets inläsningscentral FE ÖSTERSUND För att redovisa kontrolluppgifter via internet går du in på och väljer E-tjänster, därefter Filöverföring och den säkerhetslösning du har. För att du ska kunna redovisa via internet krävs att du har en e-legitimation. VIKTIGT Observera att kontrolluppgifterna ska vara inlämnade senast 31 januari 2011.

4 Flera uppgiftslämnare i samma fil Om du ska skicka kontrolluppgifter för flera olika företag kan du skicka dessa i samma fil (och därmed på samma cd, dvd, diskett etc). När du valt Skapa filer ska du i nästa steg markera Lämna kontrolluppgifter för flera företag i samma fil. Registrera sedan uppgifter för den som står som medialämnare (adressuppgifter mm till kontaktpersonen hos den som lämnar uppgifterna). Välj sedan Skapa fil för att skapa kontrolluppgifterna. Om du inte tidigare använt funktionen kommer du först att få välja var du vill spara filerna Info.ku och Kured, om du: har Windows XP eller tidigare föreslår programmet att de sparas i mappen KU under programinstallationen (normalt C:\Program\BLa) har Windows Vista eller Windows 7 hittar du mappen KU under C:\Användare\Delat\Delade dokument\bla använder företagsgrupper kommer programmet istället att föreslå att filerna sparas i mappen KU i den upplagda företagsgruppen. När du väljer att skapa fil i ett nytt företag och markerar att du ska lämna kontrolluppgifter för flera företag kommer uppgifterna om medialämnaren upp automatiskt. När du sedan åter väljer Skapa fil bygger du på den redan skapade filen som ska skickas med uppgifter för flera företag. Om du redan skapat filen för ett företag och gör det igen får du en fråga om du ska ersätta uppgifterna i filen. Det gör att om du enkelt kan ersätta felaktiga uppgifter i just det företaget, utan att behöva skapa om filen igen i alla företag. Genom att skapa filen igen kan du på ett enkelt sätt ersätta uppgifter för ett företag. Om du behöver radera alla uppgifter ska du klicka på knappen Nollställ, så rensas alla kontrolluppgifter bort från filen Kured och du kan börja om från början. Rättelse av kontrolluppgift För att kunna korrigera uppgifter som redan skickats in till Skatteverket måste du först redigera de uppgifter som är felaktiga på varje anställd. Skatteverket vill normalt inte få in samtliga uppgifter en gång till, utan vill bara ha uppgifter för de anställda som är rättade. Själva ändringarna gör du endera i löneprogrammet eller direkt i kontrolluppgiften. Gör du dem i löneprogrammet (t ex ändringar på anställdakortet eller i löneregistreringen) och väljer Hämta KU, kommer du skriva över de tidigare hämtade kontrolluppgifterna (gäller även KU20 och KU31). Gör du ändringarna direkt i kontrolluppgiften sparas de å andra sidan inte om du väljer Hämta KU igen. När du har gjort dina ändringar (oavsett om du gjort dem i löneregistreringen eller direkt i kontrolluppgiften) ska du markera den anställde du vill rätta och välja Redigera och ange ett rättelsedatum (ruta 40) i kontrolluppgiften. Datumet ska skrivas. ÅÅÅÅMMDD (t ex ). Dessa uppgifter behöver Skatteverket för att särskilja olika filer som kan komma från samma arbetsgivare. När du sedan väljer Skapa fil ska du markera Rättelse av kontrolluppgift och ange samma rättelsedatum igen. När du sedan väljer Skapa fil kommer bara dina rättade poster med i filen.

5 Eventuella ändringar måste vara inlämnade senast 28 februari 2011 för att den anställde ska få med dem på sina förtrycka uppgifter i inkomstdeklarationen. Löneregistrering för inkomståret 2011 Innan du påbörjar registreringen av lönerna på det nya året ska du ha nollställt lönetotalerna under Aktivitet, Nollställ lönetotaler. När du går in i löneregistreringen efter att ha installerat version eller senare känner programmet av vilket utbetalningsdatum du registrerar och väljer automatiskt det årets skattetabeller och arbetsgivaravgifter. Observera att om du väljer Hämta KU i kontrolluppgiftsfunktionen efter att du har registrerat lön under 2011, måste du omuppdatera lönetotaler för 2011 under Aktivitet, Omuppdatera lönetotaler. Detta för att ackumulatorerna för 2011 ska bli rätt.