DAGS FÖR ÅRSSKIFTESHANTERING I ENTRÉ LÖN DOS

Transkript

1 DAGS FÖR ÅRSSKIFTESHANTERING I ENTRÉ LÖN DOS Installationsdata support: Installationsdata fax: support: support@installationsdata.se Hemsida: SKV:s inläsningsställe för kontrolluppgifter på diskett: Skatteverket Inläsningscentralen Box Vänersborg Det finns mycket information på Skatteverkets hemsida: Installationsdata AB Sidan 1 av 18

2 Välkommen till årsskifteshanteringen i Entré Dos Lön I oktober respektive december fick du information om CSR-förfrågan och övriga förberedelser inför årsskifteshanteringen. Om du inte har gjort dessa måste du göra dem innan du går vidare. Dokumenten finns att hämta på vår hemsida eller ring vår växel så kan vi faxa över dem till dig. När du gjort de förberedande uppgifterna enligt ovan, följer du vår checklista för årsuppdateringen. Checklistan måste utföras i turordning. Varje punkt har en hänvisning till mer utförlig beskrivning. Vi kan inte nog understryka hur viktigt det är att ni följer detta dokument till punkt och pricka för att era kontrolluppgifter och avstämningar mot bokföringen ska bli korrekta. Januari är den månad då vi har flest samtal till supporten. För att korta ned väntetiden uppskattar vi om ni har ert kundnummer till hands. Om ni inte vill vänta i telefonen kan ni maila in till oss på support@installationsdata.se så ringer vi er enligt turordningen i vår kö. Innehållsförteckning CHECKLISTA ÅRSSKIFTESRUTINER...3 FORA...4 AVSTÄMNING...6 KONTROLLUPPGIFTER...9 UTSKRIFT KONTROLLUPPGIFT...11 ÅRSBYTE...14 CHECKLISTA INSTÄLLNINGAR INFÖR NYTT LÖNEÅR NYHETER INFÖR FÖRSTA LÖN Installationsdata AB Sidan 2 av 18

3 CHECKLISTA ÅRSSKIFTESRUTINER SIDA INLÄSNING ÅRSUPPDATERING FÖR LÖN Se sep. blad Sista lönen för året måste vara körd! Följ installationsanvisningen för uppdatering Ta ut löneuppgifter till Fora. 4-5 Kontrollera att samtliga uppgifter kommit med till 6-8 kontrolluppgiftsackumulatorerna. Saknas någon ersättning lägg till nödvändiga recept och räkna om de berörda ackumulatorerna. Gå in under årsbearbetningar. Gå till "Ändra kontroll uppgifter". Kontrollera uppgifterna på kontrolluppgifterna, lägg till eventuella meddelanden till myndigheten och de anställda. Skriv ut kontrolluppgifterna. Skapa gärna en speciell "KU-skrivare" som du använder speciellt för kontrolluppgifterna i lön. Skicka redovisningen på diskett till skattemyndigheten. 13 Se adressen på första sidan. Tag en säkerhetskopia alternativt en bandbackup, som sparas på säker plats. Gör årsbyte. OBS! Detta innebär att man inte längre 14 kan räkna om ackumulatorerna. Nu skapas nya ackumulatorer för 2005 och löneraderna nollställs och dina löneperioder tas bort. Gå igenom checklistan över alla inställningar av 15 förändringar inför det nya löneåret Detta måste göras innan första lönen på året körs. VIKTIGT! Vid tryckning av detta dokument var inte alla uppgifter för år 2005 slutligt fastställda. Vi ber dig kontrollera med Skatteverket om du är osäker. Gå in på deras hemsida, så slipper du vänta i telefonkö. Installationsdata AB Sidan 3 av 18

4 FORA Värden för intjänad bruttolön till FORA hämtas från ackumulator 320. Du bör kontrollera vilka värden som ackumuleras i 320 genom att ta ut en lista under ackumulatorer och anropande recept. Den visar alla lönearter som ackumulerar sitt värde till ackumulator 320. Det är lönegruppen som styr om den anställde ska redovisas som arbetare, tjänsteman, chef eller företagsägare. Gå igenom befattningskoderna och lönegrupperna på de anställda i personregistret. LN 7. Registerhantering 7. Lönegrupper. Om du väljer arbetare så kommer varje person som tillhör lönegruppen att redovisas på första sidan i FORA med personnummer och med övriga löneuppgifter. Om du väljer tjänstemän kommer personen endast att redovisas på sida ett, med ett totalbelopp beroende på vilken befattningskod personen tillhör. Installationsdata AB Sidan 4 av 18

5 Inställningar av FORA listan görs under LN 6 - Inställningar 2 - Rapporteringsinställningar 8 FORA-lista Fyll i uppgifterna som FORA skickat ut till dig som arbetsgivare. OBS! Fyller du i år 1983 kommer personer fyllda 84 med på listan för arbetare men enbart med namn och personnummer. Gå till LN, 4 och välj Fora lista. Tryck F5 för att redigera listan. Tryck F2 för att hämta in uppgifter från register. Vill du redigera uppgifterna på en anställd så ändrar du genom att trycka Enter när du står på personen. Vill du komplettera uppgifterna med en person som inte finns upplagd i personregistret så skapar du en ny post med F3. Tänk på att: För anställda som har semesterören ska bruttolönen för arbetare och slutliga uppgifter kompletteras med semesterersättningen som betalas till semesterkassa. Har den anställde fyllt 21 år under året gäller speciella regler. Läs noga i broschyren från FORA. De värden som du sparat i samband med semestermedelslistan finns sparade i ackumulator 911. Skriv ut innehållet för 911 under Listor & Statistik, Ackumulatorer och välj Innehåll. Läs i informationen från Fora hur de vill att du ska redovisa dina löneuppgifter, troligtvis med en fil direkt via Internet. Du väljer med mellanslag på fältet destination för att skapa en fil på diskett. Installationsdata AB Sidan 5 av 18

6 AVSTÄMNING För att göra en kontroll av den utbetalda lönen och övriga ersättningar till dina anställda så skriver du ut en ackumulatorlista på de ackumulatorer som ingår i kontrolluppgiften. Har du redan gjort detta enligt vårt tidigare utskick i december, behöver du inte göra avstämningen igen. Exempel 1. Jag vill göra en avstämning av innehållet i mina kontrolluppgifts ackumulatorer. Gå till LN 4 Listor & statistik Välj ackumulatorer. Här finns ett flertal listor men projektlistan är den som enklast kan visa innehållet både på person och period. Intervallet som innehåller dina uppgifter är från 110 till 156. =========================================================== ÅRSSKIFTE LÖN PROJEKT-ACKUMULATOR-LISTA Ackumulator : Personid : Lönetyp : Period : =========================================================== NR NAMN ID NAMN SUMMA AVDRAGEN A-SKATT 1001 Anders Johansson Peter Karlsson Eriksson Nils Johansson Ove KONTANT BRUTTOLÖN 1001 Anders Johansson Peter Karlsson Eriksson Nils Johansson Ove Installationsdata AB Sidan 6 av 18

7 Exempel 2. Jag vill göra en avstämning av mina lönearter som är använda under året Gå till LN 4 Listor & statistik Välj Lönearter Använda per period. Ta ut en lista för alla lönetyper du använder. Listan visar alla transaktioner med antal och totalbelopp. ============================================================ LÖNEFÖRETAGET ANVÄNDA LÖNEARTER PER PERIOD Sida 1 Lönetyp : 3 Löneperiod : - Person-id.: :36 ============================================================ AVT.OMR. ART TEXT ANTAL SUMMA Tidlön Mon Månadslön Motkontering Restid Utanf.arb.tid Ackordslön Mon Övertidsers. A Mon Övertidsers. B Mon Övertidsers. C Mon Rikskuponger Prel Skatt-tab Kontrollavgift 0.5% Mon Fack avgift Mon Rikskuponger Installationsdata AB Sidan 7 av 18

8 ACKUMULATORER Dina ackumulatorer som ligger till grund för kontrolluppgiften är följande: SKATT 110 AVDRAGEN A-SKATT TJÄNST 111 KONTANT BRUTTOLÖN MM FÖRMÅNER 112 SK.PLIKT. FÖRM. EXL BIL & DRIVMEDEL 113 SK.PLIKT. BILFÖRM UTOM DRIVMEDEL 115 ANTAL MÅNADER MED BILFÖRMÅN 116 ANTAL KM MED MILERS VID BILFÖRMÅN 117 BETALT FÖR BILFÖRMÅN 118 DRIVMEDEL VID BILFÖRMÅN KOSTNADSERSÄTTNINGAR 120 KOSTN.ERS EJ KRYSS SKPLI ERS GRUND EGENAVG 130 TJÄNSTEPENSION 131 ANDRA SKPL ERSÄTTNINGAR 135 VISSA EJ SKPL ERSÄTT- NINGAR TILL FORSKARE 137 VISSA AVDRAG KAPITAL 139 HYRESERSÄTTNING FÖRMÅN 141 BOSTAD SMÅHUS 142 KOSTFÖRMÅN 143 BOSTAD EJ SMÅHUS 144 RÄNTA 145 PARKERING 147 ANNAN FÖRMÅN KOSTNADSERSÄTTNINGAR 150 BILERS ENLIGT SCHABLON 151 TRAKTAMENTE INOM RIKET 152 TRAKTAMENTE UTOM RIKET 153 TRAKTAMENTE INRIKES 154 TRAKTAMENTE UTRIKES 155 RESKOSTNADSERSÄTTNING 156 LOGI Nytt till årets kontrolluppgift är ackumulator 145, förmån på parkering. Har du inte lagt upp någon sådan löneart och ackumulator än kan du göra det nu. Har du redan en löneart behöver du bara koppla ackumulatorerna enligt nedan. Börja med att skapa en ny ackumulator 145: Gå in under LN 7. Registerhantering 3. Ackumulatorer och tryck F3 för att skapa ny. Installationsdata AB Sidan 8 av 18

9 Skapa en ny löneart, eller helst, kopiera från en befintlig förmånslöneart t ex den för lunchförmån. Inställningen ska vara enligt nedan: Gå in under LN 7. Registerhantering 2. Lönearter och stå på en befintlig förmånslöneart och klicka F6, kopiera. Klicka sedan F2 och skapa recept till lönearten. Ack. 112 och 145 är koppling till kontrolluppgiften och 301 till uppbördsdeklarationen. KONTROLLUPPGIFTER Årsbearbetning av lönerna görs under Se LN - 8 Årsbearbetning - 5 Ändra Kontrolluppgifter Sista lönen för året ska vara avräknad innan du börjar med dina kontrolluppgifter. Första gången du går in på meny valet för Ändra Kontrolluppgifter skapas ett nytt årsregister för årets redovisning. Tänk på att om du varit inne tidigare under löneåret så finns det redan uppgifter på de anställda, men totalbeloppen på uppgifterna är inte fullständiga. Du måste då uppdatera dina värden genom att trycka F2=Hämta från ackumulatorer. Installationsdata AB Sidan 9 av 18

10 ÄNDRA KONTROLLUPPGIFT Det går bra att ändra en enstaka anställds löneuppgifter direkt på kontrolluppgiften genom att trycka Enter. Vissa uppgifter måste man lägga till eller korrigera direkt på kontrolluppgiften. T ex FÄLT 66 kostnadsersättning, FÄLT 70 mätavgift och FÄLT 14 förmånskod tjänstebil. Du som har använt dig av ett annat lönesystem under året kan summera de löneavräkningar som är utbetalda tidigare under året, till dem som är avräknade i Entré lön. Endast en kontrolluppgift behöver skickas till SKV. Stå i beloppsfältet och använd miniräknaren. Tryck F1 för att aktivera räknaren. Vissa avdrag i ruta 70 är t ex avdragen mätavgift. Genom att använda sig av F4 menyn kan du enkelt uppdatera alla kontrolluppgifter med samma text. OBS! Glöm inte att ta bort texten på de personer som inte har något belopp redovisat i ruta 37. Ta bort rättelsedatum! Installationsdata AB Sidan 10 av 18

11 När du har justerat dina kontrolluppgifter, tryck F10 = Spara. Om korrigeringen endast gäller ändring innan första redovisningen till Skatteverket så skall rättelsedatum tas bort via F4 menyn. Efter korrigering gå tillbaka till 4 - Kontrolluppgifter och skriv ut den korrigerade kontrolluppgiften. UTSKRIFT KONTROLLUPPGIFT Utskriften av kontrolluppgifterna kan du göra på vanligt vitt papper. Du får då med textinformation på de fält som innehåller värden för den anställde. Person Id: Inkomstår: Sortering: Destination: Fältet lämnas tomt för att ta med alla anställda. Avser det inkomståret du ska redovisa till Skatteverket. Dvs. år Valfritt. Du kan dels lista uppgifterna på skärmen eller ta ut dem på skrivaren samt välja att skapa diskett. När dina uppgifter är klara och du ska redovisa dessa till Skatteverket skapar du en KU diskett. Om du väljer att skriva ut på vanligt papper så går det bra att välja den skrivare som du normalt använder till rapportskrivare annars ska du använda din KU skrivare. Här får du en snygg laserutskrift men den kräver att du har en HP-kompatibel laserskrivare. Installationsdata AB Sidan 11 av 18

12 SKAPA SKRIVARE TILL KONTROLLUPPGIFTEN När du står inne på kontrolluppgifter välj: F2 = Byt skrivare F3 = Skapa ny skrivare Du som vill skriva ut kontrolluppgiften på laserblanketten kan göra följande inställning. PUST!!! Ge inte upp! Du är nästan färdig! Installationsdata AB Sidan 12 av 18

13 SKAPA KU DISKETT Sätt i en tom och formaterad diskett i datorns diskettfack. Välj listtyp Diskett med mellanslag. Du får då med Destination: Diskett A: automatiskt. Tryck F10 för att starta. Disketten skickar du sedan till SKV:s inläsningsställe. Se första sidan för adressen. Vill du titta på innehållet på disketten så väljer du Listtyp diskett och sedan trycker du mellanslag på Destination till texten Titta på A: visas. Nu ser du innehållet på disketten som du har skapat. Du kan även välja att skriva ut innehållet på papper. #DATA_START #POST_START UGNR #UG #POST_START KU10 #PERSONNR #NAMN Anders #ADRESS Sollentunavägen 58 #POSTNR #POSTORT TÄBY #UP #UP #UP #UP 70 MÄTAVGIFT #POST_SLUT KU10 #POST_SLUT UGNR #DATA_SLUT #FIL_SLUT Installationsdata AB Sidan 13 av 18

14 ÅRSBYTE I denna rutin avslutar du löneåret och tömmer ett flertal register samt nollställer perioderna. Detta måste göras före första lönen Årsbyte finns under LN - 8 Årsbearbetning - 1 Årsbyte Observera att denna rutin kan köras flera gånger men med olika delar. Du behöver inte genomföra hela bytet på en gång. Man kan förbereda inför första lönen på nya året genom att skapa ett nytt ackumulatorår och göra förberedande inställningar ända fram till avräkningen. På raden Nollställa perioder ska det då stå Nej. Innan du gör avräkningen för januari måste du dock ha avslutat löneåret och nollställt perioder. Följande punkter berörs inte vid nollställning: Datum för de perioder som inte är avräknade. Om du har börjat registrera lön för januari så påverkas inte de lönerader som ligger registrerade i lönebearbetning. Tidsregistreringen påverkas inte av nollställning av perioder. Nytt årsregister skapas. Dvs att ackumulatorregistret är unikt för varje löneår. Detta innebär att man har alla ackumulatorer sparade tills man själv vill ta bort registret. Installationsdata AB Sidan 14 av 18

15 CHECKLISTA INSTÄLLNINGAR INFÖR NYTT LÖNEÅR 2005 VIKTIGT! Vid tryckning av detta dokument var inte alla uppgifter för år 2005 slutligt fastställda. Vi ber dig kontrollera med Skatteverket om du är osäker. Gå in på deras hemsida, så slipper du vänta i telefonkö. SIDA Ny %-sats på arbetsgivaravgift 32,46 % 16 Oförändrad %-sats på löneskatt 24,26 % 16 Oförändrad %-sats på löneskatt för ålderspensionärer födda år 1938 eller senare 26,37 % 16 Ackumulatorår 5 MYCKET VIKTIGT! 16 Begränsningsdatum för det nya året t ex Fackavgift % Om ni fått ändrad fackföreningsavgift, ändra procent på löneart 941. Om ni fått ändrad grundavgift, gäller VVS, Isoler och Plåt. Ändra procent på löneart 942. Prisbasbelopp Kr 16 Inkomstbasbelopp Kr Nytt maxbelopp för företagsstöd Kr Uppdatera semesterören för VVS, Isoler och Plåt i 17 befattningskodsregistret. Gå igenom nya förmånsvärden för dina tjänstebilar. Kontrollera gärna på SKV:s hemsida för bilförmånsberäkning, Gå igenom eventuella förändringar på lönearter som skall 17 generera nya värden. Kontrollera inställningar för uppbördsdeklarationen. 18 Läs in svaret från CSR. Spara listorna som skrivs ut med de 18 anställdas aktuella skatteberäkning och jämkning. Gå igenom engångsskatten i personregistret. Installationsdata AB Sidan 15 av 18

16 NYHETER INFÖR FÖRSTA LÖN 2005 Nedanstående ändringar ska utföras innan första lönen för 2005 körs. Se LN 6 - Inställningar 1 - Löneinställningar 1 Löneinställningar INSTÄLLNINGAR SOM SKA UPPDATERAS Ny arbetsgivaravgift % Oför. löneskatt för födda tom % Oför. löneskatt för födda from % Byt ackumulatorår till 5 Observera att du först måste skapa ett nytt löneår under LN - 8 Årsbearbetning - 1 Årsbyte Inställning av löneår. Löneårets begränsning: Om företaget arbetar med redovisning av arbetstid för ett annat intervall i tidsregistreringen så anges det datum som avser första dagen i perioden. T. ex Kontrollera att du har rätt procentsats för den kommunala skatten för företaget. Kontrollera följande inställningar under LN - 6, 4: Prisbasbeloppet kr Inkomstbasbelopp kr Allmän pensionsavgift 7 % Installationsdata AB Sidan 16 av 18

17 Uppdatera dina semesterören under LN - 7, 5: Kontrollera aktuella värden i ditt VVS, Isoler eller Plåt cirkulär. Se över dina lönearter som har fasta värden. T.ex. Typ av Förmån Löneartsgrupp Bilförmån & Matförmån 4xx FÖRMÅNER Bilförmåner, nya värden Matförmån 64 kr Bil & Traktamenten skattefritt 7xx SKFRI ERSÄTTNING Skattefri milersättning egen bil Milersättning skattefri 17 kr Skattefri milersättning förmåns bil Milersättning bensin skattefri 9 kr Milersättning diesel skattefri 6 kr Traktamenten inrikes 200 kr Rikskuponger & övriga avdrag Värdet av fri kostförmån Fack & kontrollavgift 9xx AVDRAG Installationsdata AB Sidan 17 av 18

18 KONTROLLERA INSTÄLLNINGAR UPPBÖRDSDEKLARATIONEN Under LN 6, 2, 3 kommer du till inställningarna för uppbördsdeklarationen. Bruttoersättning 300 Förmånsackumulator 301 Full Arbetsgivaravgift 32,46 % Löneskatt för födda tom ,26 % Löneskatt födda from ,37 % Företagsstöd Maxbelopp för företagsstöd 5 % kr CSR SVAR Svarsdisketten som Skatteverket skickat tillbaka, läser du in under LN - 8 Årsbearbetning 3 Svar från CSR Den innehåller information om de anställdas skattetabeller och jämkning. Tänk på att du ska ha läst in den nya versionen av Entre innan disketten läses in. I årets svar får du uppgifter om - Jämkningsunderlag - Skattetabell för den anställde Uppgifterna från SKV läggs upp automatiskt i personregistret. Sätt i disketten i diskett stationen och tryck F10. Nu startar inläsningen och du får ett inläsningsresultat som du kan skriva ut på skrivaren. Inläsningsresultatet finns även sparat i din skrivarkö och kan skrivas ut igen. God fortsättning på det nya året! Önskar vi på Installationsdata Installationsdata AB Sidan 18 av 18