Användarmeddelande (november 2015) Ny programversion. FLEX Lön. Version 16.1a

Transkript

1 Användarmeddelande (november 2015) Ny programversion FLEX Lön Version 16.1a Bäste kund! På följande sidor kan du läsa om de nyheter som har tillkommit i FLEX Lön i version 16.1a. Bland nyheterna kan nämnas ett nytt filformat till skatteverket, massregistrering med flera lönearter samt möjligheten att slå ihop kontrolluppgifter per personnummer. Med vänlig hälsning Flex Applications

2 FLEX Lön Användarmeddelande (november 2015) 2 Innehåll Nytt filformat för kontrolluppgifter till skatteverket 3 Slå ihop kontrolluppgifter per personnummer 3 Massregistrering med flera lönearter och kopiering 4 Lönespecifikationer och KU till Kivra 5 Exportera rapporter som PDF 5 Lönespecifikationer Fler urval 6 Integration med HRM Anställningsperioder historik 6 Orgnr i rapporten antal lönespecar per företag 6 Pensionsrapportering till KPA (PFA/KAP-KL/AKAP-KL) 6 API-funktion för export av personuppgifter 6 Lönestatistik till BAO Fält i personuppgifterna 7 Lönestatistik till Svenskt Näringsliv för Stål och Metall 7 Löneartsnummer i generella bokföringsfilen 7 Löneunderlagslista Ny typ av summering 7 Rapportbeställning med samma rapport flera gånger 7

3 FLEX Lön Användarmeddelande (november 2015) 3 Nyheter FLEX Lön Tänk på att du kan behöva göra inställningar under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Lön, flik Menyer, så att nya funktioner blir tillgängliga. Nytt filformat för kontrolluppgifter till skatteverket Skatteverket moderniserar hanteringen av kontrolluppgifter. Detta innebär flera förändringar av hur de ska lämnas in. Förändringarna gäller från inkomstår 2015, det vill säga för de kontrolluppgifter som ska lämnas in senast i januari Den största förändringen är att Skatteverket byter filformat till XML vilket innebär att vi nu anpassat FLEX programvaror till det nya formatet. Tillsammans med det nya filformatet har Skatteverket lanserat en ny e-tjänst för inläsning av filen ( Med det nya filformatet är det två saker som förändrats i FLEX när du skapar filen. Produktion/test Markeringen i filen för produktion eller test är borta och finns därför inte som val när du skapar filen i FLEX. För att testa en fil har skatteverket nu en separat rutin för testinläsning av fil vilket innebär att den informationen inte behöver vara med i filen. Rättelsedatum Rutinen för att rätta en kontrolluppgift är också ändrad i och med det nya filformatet. Det finns inte längre någon markering för rättelsedatum i filen. Om du behöver skicka in en rättad kontrolluppgift skapar du istället en ny rättad fil som endast innehåller berörda anställda med samma specifikationsnummer som den tidigare inskickade kontrolluppgiften. När filen med de rättade kontrolluppgifterna läses in hos skatteverket kommer de ersätta de tidigare inlästa kontrolluppgifterna. Mer information om det nya filformatet och den nya tjänsten för inlämning av kontrolluppgifter hittar du på skatteverkets hemsida. Slå ihop kontrolluppgifter per personnummer Om du har personer med flera anställningsnummer t.ex. för att hantera flera parallella anställningar finns det två sätt att hantera redovisning av kontrolluppgifter. Det första alternativet som vi har haft stöd för sedan tidigare är att du har en kontrolluppgift per anställningsnummer, men med olika specifikationsnummer. Det andra alternativet som nu är möjligt i FLEX Lön är att slå ihop kontrolluppgifter per personnummer. För att aktivera funktionen som slår ihop kontrolluppgiften per personnummer går du in under Inställningar Styruppgifter, fliken Allmänt, och kryssar i inställningen Slå ihop kontrolluppgifter med samma personnummer i listan nere till vänster.

4 FLEX Lön Användarmeddelande (november 2015) 4 När sammanslagning är aktiverad slår systemet ihop kontrolluppgifter i funktionerna Skriv ut kontrolluppgifter, Skicka kontrolluppgifter via e-post, Skicka kontrolluppgifter till Kivra, samt vid visning av kontrolluppgifter i Flex HRM. Massregistrering med flera lönearter och kopiering Funktionen för massregistrering har byggts ut med möjligheten att registrera flera lönearter samtidigt. Om du t.ex. har några anställda med både bilförmån och drivmedelsförmån som du vill massbereda samtidigt kan du nu välja både lönearten för bilförmån och drivmedelsförmån i samma massberedning. När du sedan klickar på knappen Visa utfall kommer varje anställd i urvalet att få en rad per löneart i den övre listan. Det går även bra att registrera flera rader med samma löneartsnummer, om du t.ex. vill registrera tid på olika projekt eller liknande. Ofta återkommer liknande listor som du vill massregistrera månad efter månad. För att slippa börja om från början varje månad har vi nu byggt in en funktion för att kopiera en befintlig massregistrering. Klicka på knappen Kopiera, välj sedan vilken massregistrering som ska kopieras, välj ett nytt namn och klicka på OK.

5 FLEX Lön Användarmeddelande (november 2015) 5 Lönespecifikationer och KU till Kivra Kivra är en digital brevlåda dit du kan få din post från anslutna företag och myndigheter. Över personer i Sverige har redan registrerat sig. För användaren är det gratis, säkert och dessutom riktigt bra för miljön. Läs mer på I FLEX Lön finns nu möjligheten att skicka lönespecifikationer och kontrolluppgifter till den anställde via Kivra. För att komma igång med denna lösning behöver du en tilläggsmodul i FLEX Lön samt ansluta ert företag till Kivra. Kontakta våra säljare för att få hjälp med detta. När tilläggsmodulen är på plats aktiverar du användningen av Kivra genom att kryssa i inställningen under Inställningar Styruppgifter, fliken Kommunikation, knappen Anslutningar, fliken Kivra. Här anger du också ditt avsändar-id (tenant-key) som du fått från Kivra. Därefter är det bara att börja använda funktionen. För att skicka lönespecifikationer går du in under Arbeta med Skicka lönespecifikationer till Kivra. För att skicka kontrolluppgifter går du in under Årsrutiner Skicka kontrolluppgifter till Kivra. Exportera rapporter som PDF Det är vanligt att löneadministratörer tar ut olika rapporter för att sedan exportera som PDF och sedan skicka vidare till chefer eller andra via e-post. För att förenkla detta har vi byggt en funktion för att direkt exportera rapporter som PDF. Börja med att välja dina rapporter och gör urvalen som vanligt. Men istället för att klicka på knappen Bildskärm för att få upp dem på skärmen klickar du istället på knappen Exportera PDF. Därefter väljer du en mapp som du vill att PDF-filerna ska sparas i och klickar sedan OK. När exporten är klar kan du öppna mappen dit rapporterna exporterats. Systemet kommer ihåg vilken mapp du valde senast, så nästa gång föreslår systemet samma mapp. Om du har en sparad rapportbeställning kan du också spara en sökväg för denna rapportbeställning. På så sätt kommer du enkelt kunna exportera olika rapportbeställningar till olika mappar.

6 FLEX Lön Användarmeddelande (november 2015) 6 Lönespecifikationer Fler urval Lönespecifikationen har kompletterats med möjligheten till fler urval. Du kan nu göra urval på hemkostnadsställe, personalkategori samt på egna begrepp som du själv definierat under Register Fria begrepp. Ett krav för att kunna göra urval på ett eget begrepp är att det har inställningen Används i personregistret samt Används i rapporturval. Integration med HRM Anställningsperioder historik Flex HRM har i version 15.3 stöd för flera anställningsperioder för att kunna ha en fullständig historik på de anställda. För er som exporterar personuppgifter från FLEX Lön till Flex HRM kommer du från denna version att få med anställningshistoriken inklusive anställningsform från FLEX Lön till Flex HRM. Det innebär att chefer och andra användare i Flex HRM kommer ha en bättre överblick på sin personal. För att få över alla anställningsperioder till Flex HRM när ni uppdaterat FLEX Lön till version 15.3a samt Flex HRM till version 15.3 bör ni i FLEX Lön köra rutinen under Servicerutiner Exportera anställda till Flex HRM. Orgnr i rapporten antal lönespecar per företag Rapporten Antal lönespecar per företag som nås via Servicerutiner Antal lönespecar per företag har kompletterats med en kolumn innehållande organisationsnummer. Pensionsrapportering till KPA (PFA/KAP-KL/AKAP-KL) För arbetsgivare som är anslutna till KPA med avtalen PFA, KAP-KL eller AKAP-KL finns nu möjligheten att från FLEX Lön skapa en fil med pensionsunderlag att rapportera till KPA. För att få tillgång till denna funktion krävs tilläggsmodulen för pensionsrapportering till KPA. Kontakta våra säljare för att få hjälp med detta. En mer detaljerad beskrivning av hur rapporteringen fungerar i FLEX Lön finns beskrivet i en separat instruktion. Kontakta vår support för mer info. API-funktion för export av personuppgifter FLEX API, som är en integrationsmodul i form av en web service, har kompletterats med en funktion för att kunna hämta personuppgifter från FLEX. Detta kan vara användbart då ett externt system vill hämta aktuella uppgifter om anställda direkt från FLEX. För mer information om FLEX API och för att ta del av dokumentation kan du kontakta oss på Flex.

7 FLEX Lön Användarmeddelande (november 2015) 7 Lönestatistik till BAO Fält i personuppgifterna För att förenkla hanteringen av BAOstatistiken har vi möjliggjort att lägga in uppgifter gällande de anställda direkt i personregistret. Under Register Personuppgifter, fliken Statistik m.m. Statistik hittar du följande fält. Lönestatistik till Svenskt Näringsliv för Stål och Metall Lönestatistiken till Svenskt Näringsliv har anpassats för att fungera för branschavtalet Stål och Metall. Om du tillhör denna bransch går du in under Register Företagsuppgifter, fliken Lön Medlemsuppgifter och väljer branschavtal Stål och Metall. Detta innebär att du sedan i personregistret kan välja mellan de olika personalkategorierna under fliken Statistik m.m. som tillhör detta avtal. Löneartsnummer i generella bokföringsfilen Det finns nu möjlighet att få bokföringsposterna fördelade på löneartsnummer även i den generella bokföringsfilen. För att få tillgång till detta behöver ni först säkerställa att ert ekonomisystem kan ta emot löneartsnummer och vart i filen denna ska finnas. Därefter behöver instälningarna i FLEX Lön ändras så att lönearsnummer kommer med i filen. Detta gör du under Inställningar Styruppgifter, fliken Kommunikation, knapp Inställningar på raden för Bokföringsorder generell. Löneunderlagslista Ny typ av summering Sedan tidigare finns summeringstypen Period i rapporten Löneunderlagslista. Denna summeringstyp innebär att du per anställd visar lönekörningens periodsummor. Om du då tar ut rapporten med urval på ett kostnadsställe så att endast transaktioner med detta kostnadsställe visas på rapporten kan det vara opraktiskt att visa periodsmmor för hela löneutbetalningen. Därför har vi nu gjort ett nytt summeringsalternativ som vi kallar Period enligt urval.

8 FLEX Lön Användarmeddelande (november 2015) 8 Om jag först tar ut rapporten för en anställd utan urval på kostnadsställe visas alla transaktioner och de totala periodsummorna. Om jag nu gör ett urval på kostnadsställe 1000 så att jag bara får med de två transaktioner som tillhör detta kostnadsställe får jag nu periodsummorna beräknade endast på dessa två transaktioner. Rapportbeställning med samma rapport flera gånger Tidigare har det funnits en begränsning att man i en rapportbeställning endast kunde ha en förekomst av varje unik rapport. Vi har nu släppt upp denna begränsning för att ge möjligheten att t.ex. ta ut löneunderlagslistan med urval på kostnadsställe 1000 och i samma rapportbeställning ta ut löneunderlagslistan med urval på kostnadsställe 2000.