Användarmeddelande (maj 2012) Ny programversion. FLEX Reseräkning. Version 12.2a

Transkript

1 Användarmeddelande (maj 2012) Ny programversion FLEX Reseräkning Version 12.2a Bäste Kund! I detta användarmeddelande kan du läsa om de nyheter som tillkommit i FLEX Reseräkning version 12.2a. Med vänlig hälsning Flex Datasystem

2 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (maj 2012) 2 Innehåll Nyheter FLEX Reseräkning 3 Moms vid representation 3 Kräv moms 3 Konteringar på reseräkningsspecifikation 4 Elektroniska bilagor i personuppgifter 5 FLEX Reseräkning och Eurocard 6 Belopp & procent för Norge 6 FLEX HR (tilläggsmodul) 7 Chefsstöd (tilläggsmodul) 8 Single Sign-On FLEX Portal 9 Förbättrad säkerhet i FLEX Portal 9 Genvägar till Flex kundzon 10 FLEX App för iphone 10

3 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (maj 2012) 3 Nyheter FLEX Reseräkning För att komma åt funktioner markerade med texten tilläggsmodul krävs att du som kund uppdaterar din licens. Kontakta vår support för mer information. Moms vid representation Den 1:a januari 2012 sänktes restaurangmomsen för mat till 12 % medan momsen för alkohol fortfarande är 25 %. Sänkningen har medfört att vi rekommenderar er att kontrollera och vid behov även justera era representationskoder. FLEX gör alltid beräkningar av avdragsgill moms utifrån det momsbelopp som har registrerats på reseräkningen. Den momssats som eventuellt finns angiven på en representationskod används endast till att föreslå ett momsbelopp vid registreringen av en reseräkning. Detta oavsett vilken version av FLEX som ni idag använder er av! Kräv moms FLEX Reseräkning kan sedan tidigare hantera beräkningen av avdragsgill moms för representationskostnader med olika momssatser. För att ändå underlätta att rätt moms, d v s den från kvittot, anges vid registreringen har vi kompletterat systemet med en ny kontrollfunktion Kräv moms. Kontrollfunktionen gör det möjligt att tvinga användaren att ange moms för att överhuvudtaget kunna spara reseräkningen. Genom att använda den tvingande funktionen kombinerat med att ta bort den momssats som används för att föreslå moms vid registrering är chansen större att momsen blir korrekt registrerad redan från början. Ta bort värdet i fältet under Moms (%) och markera Kräv moms för de representationskoder som används för restaurangbesök: Möjligheten att kräva att moms anges finns även för Utläggs-/avdragskoder

4 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (maj 2012) 4 Konteringar på reseräkningsspecifikation Rapporten Reseräkningsspecifikation har byggts om så att samtliga konteringar från reseräkningens huvuduppgifter kommer med i rapporthuvudet. Tidigare skrevs endast konteringar på nivå 2-4 ut på rapporten.

5 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (maj 2012) 5 Elektroniska bilagor i personuppgifter Elektroniska bilagor kan nu användas för att koppla viktiga dokument till en person i FLEX personregister. Tänk på att det är viktigt att reglera behörigheter så att endast de användare som ska kan se bilagorna. Behörighet till funktionen styrs per behörighetsgrupp under Arkiv - Behörighetsgrupper -FLEX Reseräkning.

6 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (maj 2012) 6 FLEX Reseräkning och Eurocard FLEX Reseräkning har från årsskiftet stöd för inläsning av Eurocards filformat EC600 vilket gör det möjligt för kunder i hela norden att använda integrationen mellan FLEX Reseräkning och Eurocard. Funktionen för import av transaktionsfiler har kompletterats med ett par nya funktioner för att minska risken för problem vid drift. Den ena funktionen innebär att eventuella felaktiga radbrytningstecken automatisk konverteras till rätt tecken vid import. Felaktiga radbrytningstecken kan ibland uppkomma vid själva överföringen av filer från Eurocard till den server där FLEX är installerat. Den andra funktionen innebär att transaktionsfiler äldre än tre månader och som inte kunnat läsas in utan fel automatiskt flyttas från inläsningskatalogen till den oldkatalog som finns som en underkatalog till inläsningskatalogen. Orsaken till att filer inte kunnat läsas in kan vara att de innehåller transaktioner tillhörande någon med ett kort som inte finns kopplat till en person i FLEX och en stor mängd gamla filer i inläsningskatalogen medför att inläsningen tar onödigt lång tid. Om man vill läsa in en fil som flyttats till old-katalogen ska filen flyttas tillbaka till inläsningslatalogen och importeras manuellt från FLEX Reseräkning. Belopp & procent för Norge Tyvärr var det så att vissa värden saknades och några var felaktiga i det årsskiftesbrev vi skickade ut. Korrekta uppgifter är: Kompensation då alla måltider är fria (administrativ forpleining el bruspeng) Allmän kompensation för småutgifter (inrikes) 60,00 kr 75,00 kr Allmän kompensation för småutgifter (utrikes) 80,00 kr 90,00 kr Traktamente vid tjänsteresa med övernattning annat än hotell (kostgodtgjørelse ved overnattning pensjonat/brakke) Pensjonatsats(utan kokmöjligheter) 291,00 kr 293,00 kr Brakkesats (med kokmöjligheter) 189,00 kr 190,00 kr

7 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (maj 2012) 7 FLEX HR (tilläggsmodul) En ny flik har tillkommit i FLEX Portal för de kunder som använder tillvalsprodukten FLEX HR. För att aktivera funktionen ställer man under Inställningar Styruppgifter - Kommunikation in sökvägen (URL) till FLEX HR webbapplikation samt aktiverar behörighet till fliken under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Portal.

8 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (maj 2012) 8 Chefsstöd (tilläggsmodul) En ny flik har tillkommit i FLEX Portal för de kunder som använder tillvalsprodukten FLEX Chefsstöd som är en tredjepartprodukt från vår partner HR Fokus. För att aktivera funktionen ställer man under Inställningar Styruppgifter FLEX Portal in sökvägen till HR Fokus webbservice samt aktiverar behörighet till fliken under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Portal.

9 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (maj 2012) 9 Single Sign-On FLEX Portal FLEX Portal har kompletterats med en ny metod för att integrerar produkten i en befintlig miljö m h a Single Sign-On. Instruktioner om tillämpning finns i installationsanvisningarna. Förbättrad säkerhet i FLEX Portal För att höja säkerheten i FLEX Portal har sessionshanteringen för användares inloggningar byggts om. Ombyggnaden medför att om man tar bort en post i användarloggen kommer sessionen att avbrytas för användaren och detta bör förstås göras med försiktighet eftersom all användare registrerat och som ännu inte sparats kommer att gå förlorat.

10 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (maj 2012) 10 Genvägar till Flex kundzon Under menyalternativet? hittar du nu flera olika genvägar till Flex kundzon. Startsida Genom att klicka på detta alternativ hamnar du direkt på kundzonens Startsida, alltså den sida du hamnade på när det endast fanns en länk till kundzonen i programmet. Åtgärdslista Genom att klicka på detta alternativ hamnar du direkt på kundzonens Åtgärdslista. Listan visar i detta läge de åtgärder som gjorts i senare versioner av programmet än den du för tillfället använder. Om du vill uppdatera din version till den senaste ska du ladda ner uppdateringsprogram och anvisningar för dessa från kundzonens sida Nerladdningar. Mina ärenden Genom att klicka på detta alternativ hamnar du direkt på kundzonens sida Mina ärenden där du kan följa de ärenden du rapporterat till vår support. Fördelen med att använda genvägarna är att du inte behöver veta ert kundnummer och lösenord för att komma in på kundzonen utan inloggningen sker per automatik. FLEX App för iphone En ny version av FLEX App för iphone har nu släppts. I appen kan medarbetare se hur de är schemalagda att arbeta, sin dagredovisning (tidrapport) samt saldon från FLEX Tidredovisning.

11 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (maj 2012) 11 Medarbetare kan även använda appen för att se sina lönespecifikationer från FLEX Lön. Ladda gärna ner appen kostnadsfritt från AppStore för att prova hur den fungerar.