Användarmeddelande (december 2014) Ny programversion. Flex HRM Travel. Version 14.3

Transkript

1 Användarmeddelande (december 2014) Ny programversion Flex HRM Travel Bäste kund! Version 14.3 På följande sidor kan du läsa om de nyheter som har tillkommit i FLEX HRM Travel i version Bland nyheterna kan nämnas en guide för att registrera reseräkningar, möjligheten att skapa fakturaunderlag och möjligheten att registrera tillägg på milersättningen på bilresor. Nu finns även en ny behörighetsinställning som gör det möjligt att bestämma vilka roller en viss roll ska vara behörig att tilldela Med vänlig hälsning Flex Datasystem

2 Flex HRM Travel Användarmeddelande (december 2014) 2 Innehåll Fakturering från HRM Travel... 3 Tillägg... 6 Nya regler för representation... 7 Kräv resrutt... 9 Ny reseräkning vid granskning... 9 Guide Import av konteringsregister (API) Ändrad meny för inställningar Spara rapporturval Sökfunktion på konteringar och länder samt kontokortsdialogen Tillåt bilagor utan koppling till utlägg eller representation Kräv granskning av resdygnsspecifikation Kräv befattning för deltagare Mobile Hitta plats med GPS Mobile Förslag vid registrering av ort Mobile Komprimering av bilder Bilagebeskrivning till intern kommentar Systemanvändare och systemroller Behörighet för att tilldela roller Dölj användare Delegering av användarbehörighet (kommer senare) Visning av projekt i söklista Spara rapporturval Min kalender på startsidan Personalöversikt på startsidan Organisationsschema... 24

3 Flex HRM Travel Användarmeddelande (december 2014) 3 Nyheter Flex HRM Travel Fakturering från HRM Travel Det finns nu möjlighet skapa fakturaunderlag även från HRM Travel. Funktionen aktiveras under Administration Inställningar Reseräkningar. Du kan även ställa in om användarna ska ha möjlighet att redigera faktureringsinformationen samt om extern kommentar ska vara obligatorisk. Under Administration Inställningar Allmänt Fakturering görs inställningar för faktureringsfunktionen. Under fliken Allmänt ställer du in vilka konteringsdimensioner som ska användas i faktureringen, prioritetsordning vid prissättning och ordning i fakturaunderlaget. Inställningarna för prioritetsordning och ordning i fakturaunderlag är gemensamma för Tid och Resa. Däremot kan du välja att använda olika konteringsdimensioner för fakturering i Tid respektive Resa.

4 Flex HRM Travel Användarmeddelande (december 2014) 4 Under fliken Resa ställer du in momssats för fakturerbara reseräkningar, vilken granskningsnivå som krävs för frisläpp till fakturering samt vilken konteringsdimension som ska vara prissättande. Den prissättande konteringsdimensionen ligger som grund för prissättning och enhet för fakturerbara poster. Justering av prissättning kan göras även på andra konteringsdimensioner. Under Administration Register väljer du sedan den konteringsdimension som valts som prissättande för att göra en grundläggande prissättning. Här nedan har vi använt Artikel. Här kan du välja om artikeln ska faktureras samt ange pris och enhet för artikeln. Anges inget pris kommer pris att hämtas från reseräkningen och endast enhet att hämtas från artikeln. Det finns möjlighet att ange olika priser för olika datumintervall och för olika konteringar på de konteringsdimensioner som du valt att använda i faktureringen. Du kan även göra individuell prissättning per anställd. När faktureringen är aktiverad dyker det upp en ny kolumn längst till höger under fliken Resor respektive fliken Utlägg & representation. För att se faktureringsinformation för en rad på reseräkningen klickar du i rutan i den kolumnen för den aktuella raden.

5 Flex HRM Travel Användarmeddelande (december 2014) 5 Innan faktureringsinformationen kan visas måste reseräkningen vara sparad. Till faktureringsinformationen hämtas eventuell konteringsinformation för de konteringsdimensioner som valts för fakturering. Pris hämtas i första hand från konteringarnas prissättning och utifrån den prioriteringsordning som valts under faktureringsinställningarna. Finns inget pris satt på konteringarna hämtas pris från reseräkningen. Om du valt att användarna ska få ändra faktureringsinformationen finns, förutom möjlighet att ändra konteringar och belopp, även möjlighet att lägga till eller ta bort rader från faktureringen. Valet om en rad ska faktureras eller inte är alltid tillgängligt så länge det inte under prissättningen på konteringen ställts in att den konteringen alltid eller aldrig ska faktureras. Extern kommentar anges i kolumnen längst till höger och är tillgänglig oberoende av inställningen för om faktureringsinformationen får redigeras. Om du har gjort ändringar i faktureringsinformationen kan du alltid återställa den till det som hämtats från reseräkningen genom att klicka på knappen återställ. Frisläpp till fakturering görs under Administration Bearbetningar Frisläpp till fakturering. Här kan du göra urval på vad som ska frisläppas, ange t.o.m. datum för frisläpp och fakturadatum. Det finns även möjlighet att vid behov backa tidigare frisläpp. För att en reseräkning ska kunna frisläppas till fakturering, krävs att den är granskad med den granskningsnivå som angetts under faktureringsinställningarna. Efter frisläpp kan reseräkningen inte längre redigeras och granskningen på granskningsnivån för frisläpp kan inte tas bort. Efter frisläpp kan du ta ut fakturaunderlag under Rapporter Fakturering Fakturaunderlag. Fakturaunderlaget är gemensamt för HRM Time och HRM Travel.

6 Flex HRM Travel Användarmeddelande (december 2014) 6 Tillägg Du kan nu registrera tillägg på milersättningar för bilresor. Om du vill använda tillägg på bilresor kan dessa läggas upp under Administration Inställningar Bilresor Tillägg. Tilläggen kan beräknas med enhetspris eller med ett pris per km. Du kan även välja om användaren ska få registrera antal tillägg. Det finns också möjlighet att styra för vilka biltyper tillägget ska finnas tillgängligt. För att registrera tillägg på en bilresa går du in under resrutt där det, om du valt en biltyp för vilken det finns tillägg, nu finns möjlighet att registrera tillägg för bilresan.

7 Flex HRM Travel Användarmeddelande (december 2014) 7 Tilläggen adderas sedan till den ordinarie milersättningen i reseräkningssummeringen. Nya regler för representation Enligt Skatteverkets ställningstagande Beräkning av avdraget för mervärdesskatt på måltidsutgiften vid representation från kan den avdragsgilla momsen på representation beräknas på ett annat gränsvärde än den från inkomstskatten avdragsgilla delen av representationen. För att stödja detta har HRM Travel anpassats med möjlighet att registrera ett separat gränsvärde för att beräkna avdragsgill moms. Gränsvärdet är det maximala belopp, exklusive moms, per deltagare som kan användas för beräkning av avdragsgill moms. För att använda avdrag med schablonbelopp måste gränsvärdet uppnås.

8 Flex HRM Travel Användarmeddelande (december 2014) 8 Ingen Ingen fördelning, all moms läggs på angiven löneart. Följ beloppsfördelning Momsen fördelas enligt beloppsfördelningen. Procent Momsen fördelas procentuellt enligt angiven procentsats. Faktisk kostnad Momsen fördelas utifrån det faktiska momsbeloppet och gränsvärdet för beräkning av avdragsgill moms. Schablon Om gränsvärdet för beräkning av avdragsgill moms uppnås och momsbeloppet överstiger schablonbeloppet kommer schablonbelopp att användas. I annat fall fördelas momsen utifrån det faktiska momsbeloppet.

9 Flex HRM Travel Användarmeddelande (december 2014) 9 Schablon eller faktisk kostnad Med denna inställning använder FLEX Reseräkning den beräkning av schablon och faktisk kostnad som ger den högsta avdragsgilla momsen. Kräv resrutt Det finns nu möjlighet att välja om Avreseort och destinationsort samt Resrutt ska vara obligatoriska vid registrering av bilresor. Inställningen hittas under Administration Inställningar Bilresor Körjournal, fliken Allmänt. Ny reseräkning vid granskning För att inte behöva skapa en ny reseräkning när du granskat den sista finns nu en inställning där du kan välja att HRM Travel automatiskt skapar en reseräkning när den sista granskas. Inställningen finns under Administration Inställningar Reseräkningar. Väljer du detta kommer en ny reseräkning att skapas vid granskning av den reseräkning som har det högsta reseräkningsnumret.

10 Flex HRM Travel Användarmeddelande (december 2014) 10 Guide Det finns nu möjlighet att registrera resa med hjälp av en guide. För att börja använda guiden behöver du aktivera den under Inställningar Resor Generellt, Använd guide vid registrering av resor. Du når sedan guiden via trollspö-symbolen uppe i verktygsfältet. Import av konteringsregister (API) Nu finns möjlighet att importera konteringar genom Flex HRM API. Ändrad meny för inställningar De inställningar som är gemensamma för HRM Travel och HRM Time har flyttats till en undermeny, Allmänt.

11 Flex HRM Travel Användarmeddelande (december 2014) 11 Spara rapporturval Det finns nu möjlighet att spara egna rapporturval. Ett sparat urval hittas i rapportträdet under originalrapporten. Datumurvalen i rapporterna har även utökats med föregående vecka och föregående månad.

12 Flex HRM Travel Användarmeddelande (december 2014) 12 Sökfunktion på konteringar och länder samt kontokortsdialogen Det finns nu möjlighet att söka då du ska välja konteringar eller land i HRM Travel. Tillåt bilagor utan koppling till utlägg eller representation Från version 14.3 av HRM Travel finns möjligheten att välja om du vill tillåta att elektroniska bilagor kopplas till en reseräkning utan att ha koppling till ett utlägg eller en representation. Inställningen finns under Allmänt Inställningar Utlägg & representation Generellt.

13 Flex HRM Travel Användarmeddelande (december 2014) 13 Kräv granskning av resdygnsspecifikation Du kan nu välja om du vill kräva att resdygnsspecifikationen granskas av användaren. Om du inte kräver granskning kommer standardvärden att sparas för resan om användaren inte gör några ändringar. Inställningen hittar du under Administration Inställningar Resor Generellt. Kräv befattning för deltagare På representationskoder finns nu ett val om du vill kräva registrering av befattning för deltagare. Inställningen finns under Administration Inställningar Utlägg & representation Koder, fliken Registreringsregler.

14 Flex HRM Travel Användarmeddelande (december 2014) 14 Mobile Hitta plats med GPS I HRM mobile kan du hämta aktuell plats med hjälp av positionering då du registrerar ort. Detta gör du genom att klicka på ikonen längst till höger i registreringsfältet. Mobile Förslag vid registrering av ort När du registrerar ort i körjournalen i HRM Mobile får du nu förslag på orter när du börjar skriva i registreringsfältet.

15 Flex HRM Travel Användarmeddelande (december 2014) 15 Mobile Komprimering av bilder I HRM Mobile finns nu möjlighet att välja om bilder som laddas upp till HRM Travel från HRM Mobile ska komprimeras eller inte. Som standard komprimeras alla bilder för att minska datamängden vid överföring. Inställningen hittas under menyn på startsidan i HRM Mobile. Bilagebeskrivning till intern kommentar Under Administration Inställningar Utlägg & Representation Generellt kan du nu välja om manuellt angiven beskrivning av en elektronisk bilaga även ska användas som intern kommentar för bilagan. Vid aktivering av inställningen kommer eventuell beskrivning automatiskt att kopieras till intern kommentar då bilagan kopplas till en rad på reseräkningen. Systemanvändare och systemroller Om du använder Flex HRM med en servicebyrålicens aktiveras funktionalitet för kundinstanser. Kundinstanser används för att en servicebyrå ska kunna separera sina olika kunders uppgifter på ett säkert sätt. Kundernas företag och användare läggs då in under en kundinstans för att på så sätt inte blandas ihop en andra kunders uppgifter. För att servicebyråns administratörer ska kunna komma åt de olika kundinstanserna finns systemanvändare. Dessa systemanvändare kommer åt uppgifter i olika kundinstanser beroende på behörigheter. För att kunna administrera systemanvändare och systemroller måste du vara inloggad som en systemanvändare som har behörighet till dessa systemregister. Registren för

16 Flex HRM Travel Användarmeddelande (december 2014) 16 systemanvändare och systemroller hittar du under Administration Allmänt Systemregister. Systemroller Systemroller fungerar på motsvarande sätt som rollerna under Administration Allmänt Roller. Du definierar de olika rollerna och ställer in behörigheter för dem. En skillnad mot de vanliga rollerna är att på en systemroll kan du inte strypa behörigheten till olika konteringsdimensioner och granskningsnivåer. Om systemrollen har behörighet till ett företag kommer en systemanvändare som tillskrivs den rollen att ha full behörighet till konteringsregister och granskningsnivåer. Systemanvändare Systemanvändare fungerar på motsvarande sätt som användare under Administration Allmänt Användare. Du definierar de olika systemanvändarna som ska kunna logga in i systemet och tilldelar de systemroller de ska ha på olika kundinstanser och företag. Att kunna tilldela roller för en kundinstans är den stora skillnaden mot vanliga användare (se bild).

17 Flex HRM Travel Användarmeddelande (december 2014) 17 En systemanvändare kan i ett företag för en viss kundinstans även tilldela vanliga roller som finns i denna kundinstans. När du markerat ett företag eller kundinstans (eller något på lägre nivå i ett företag), kommer du i listan med roller till höger se alla roller du kan tilldela på denna nivå. Om du markerar den översta noden [Alla/Övriga kundinstanser] kommer du endast kunna välja systemroller. När du loggar in med en systemanvändare anger du för vilken kundinstans du vill logga in. Behörighet för att tilldela roller I version 14.3 av Flex HRM har möjligheten att begränsa behörigheten för att tilldela roller till användare tillkommit. För varje roll i HRM kan du nu ange vilka roller den aktuella rollen är behörig att tilldela användare. Behörighet att tilldela roller kan ges i de företagen där behörighet finns eller i samtliga företag. Inställningar för behörighet att tilldela roller finns under Administration Allmänt Roller, fliken Tilldelning.

18 Flex HRM Travel Användarmeddelande (december 2014) 18 Behörig att tilldela Anger vilka roller den aktuella rollen ska vara behörig att tilldela. Alternativen är Inga roller, Enligt urval eller Alla roller. Väljer du Enligt urval visas en lista över samtliga befintliga roller där du får bocka för vilka roller den aktuella rollen ska vara behörig att tilldela. Tilldelning i företag Som standard kan roller bara tilldelas i företag där behörighet finns. Bockar du för rutan Behörig att tilldela roller i alla företag kommer behörigheten att utökas till alla befintliga företag.

19 Flex HRM Travel Användarmeddelande (december 2014) 19 Dölj användare Under fliken Allmänt finns fr.o.m. version 14.3 möjlighet att i användarregistret dölja användare som är kopplade till företag där behörighet saknas och/eller användare som saknar koppling till företag. Delegering av användarbehörighet (kommer senare) Det finns nu möjlighet att låta användare delegera sina behörigheter till andra användare för ett visst tidsintervall. Detta för att exempelvis en attestant under sin semester ska kunna delegera sin attestbehörighet till en annan användare. Funktionen kan nås under menyvalet Administration Allmänt Delegera användarbehörighet.

20 Flex HRM Travel Användarmeddelande (december 2014) 20 Här väljer du datumintervall för när behörigheten ska delegeras, användare till vilken du vill delegera behörigheten samt vilka roller du vill delegera. I listan över vilka roller du kan delegera visas endast de roller för vilka du valt Tillåt delegering av roll till annan användare under Administration Allmänt Roller, fliken Allmänt. Visning av projekt i söklista När en anställd ska söka efter ett projekt kan du nu välja att visa endast de projekt som den anställde är deltagare i men ändå ge den anställde möjligheten att välja mellan alla projekt när den så önskar. För att aktivera funktionen markerar du inställningen Visa endast projekt som anställd är deltagare i som default i söklista. Den inställningen ligger under Administration Inställningar Allmänt Konteringsdimensioner.

21 Flex HRM Travel Användarmeddelande (december 2014) 21 I projektsöklistan visas då de projekt den anställde är deltagare i, men genom att markera Visa alla projekt får den anställde tillgång till alla projekt. Spara rapporturval Det finns nu möjlighet att spara egna rapporturval. Ett sparat urval hittas i rapportträdet under originalrapporten. Datumurvalen i rapporterna har även utökats med föregående vecka och föregående månad.

22 Flex HRM Travel Användarmeddelande (december 2014) 22 Min kalender på startsidan På startsidan finns nu möjlighet att visa en kalender. Den är kopplad till inloggad användare och visar dennes schematider samt ansökt och attesterad frånvaro. För att användarna ska se kalendern på startsidan behöver de aktuella rollerna ha inställningen Se min kalender markerad.

23 Flex HRM Travel Användarmeddelande (december 2014) 23 Personalöversikt på startsidan Nu finns möjlighet att visa en personalöversikt på startsidan. Den innehåller aktuell information om företaget såsom antal anställda, fördelat på kvinnor och män, hur åldersfördelningen ser ut på företaget samt ett organisationsschema. Organisationsschemat finns utförligare beskrivet här nedan.

24 Flex HRM Travel Användarmeddelande (december 2014) 24 Organisationsschema Ett organisationsschema brukar ofta vara svåra att hålla uppdaterade med aktuell information i en ständigt rörlig organisation. Därför kan det vara användbart med vårt nya organisationsschema i systemet som bygger på uppgifter som du ofta redan har matat in i systemet. Den anställde hittar organisationsschemat direkt från startsidan. Se avsnittet Personalöversikt på startsidan för mer info. Exempel på ett organisationsschema. I organisationsschemat får du en översiktlig bild av hur organisationen är uppbyggd samt vilka anställda som finns på respektive avdelning. Genom att klicka på länken för antal anställda i en av rutorna får du upp en lista som visar de anställda samt kontaktuppgifter till dessa. Inställningar - Konteringsdimensioner För att sätta upp ett organisationsschema behöver du göra vissa inställningar. Under Administration Inställningar Allmänt Konteringsdimensioner väljer du vilka konteringsdimensioner som ska användas som organisatoriska enheter och därmed visas i organisationsschemat. Detta gör du genom att kryssa i Organisatorisk enhet samt välja vilken Övernivå denna ska ha. Den högsta nivån är alltid företaget, därefter den första raden i organisationsschemat osv. Inställningar Konteringsregister I konteringsregistret, som t.ex. Administration Register Regioner, som jag i mitt exempel använder som en organisatorisk enhet, kan du välja en chef för respektive region. Chefen kommer att visas med namn och bild i organisationsschemat. Inställningar Företag Under Administration Allmänt Företag väljer du företagets VD som ska synas i organisationsschemat.

25 Flex HRM Travel Användarmeddelande (december 2014) 25 Inställningar Anställda Det sista steget är att lägga in de anställda i rätt del av organisationsschemat. Detta gör du under Administration Register Anställda, fliken Övrigt genom att välja en hemkontering för de konteringsdimensioner som är organisatoriska enheter. I mitt fall har jag dimensionerna Avdelning och Region som jag har lagt upp på de anställda.