Användarmeddelande (september 2014) Ny programversion. Flex HRM Travel. Version 14.2a

Transkript

1 Användarmeddelande (september 2014) Ny programversion Flex HRM Travel Bäste kund! Version 14.2a På följande sidor kan du läsa om de nyheter som har tillkommit i FLEX HRM Travel i version 14.2a. Bland nyheterna kan nämnas möjligheten att använda separata regelverk för konteringar i delsystemen Time och Travel. Nu finns även stöd för utläggsspecifika konteringsregler samt möjlighet att ställa in för varje granskningsnivå om denna ska krävas för att reseräkningar ska kunna föras över till lön. Med vänlig hälsning Flex Datasystem

2 Flex HRM Travel Användarmeddelande (september 2014) 2 Innehåll Nyheter Flex HRM Travel 3 Regler på utläggsspecifika konteringar... 3 Granskningsnivåer för överföring till lön... 4 Bilar i anställningsregistret... 5 Kontroll av reseräkning... 6 Bilagor... 6 Uppdelade registreringsregler för konteringar i Tid och Res Lönespecifikationer och kontrolluppgifter från FLEX Lön Nyheter HRM Mobile 13 Körjournal i HRM Mobile.. 13 Bilagor i HRM Mobile 16

3 Flex HRM Travel Användarmeddelande (september 2014) 3 Nyheter Flex HRM Travel Regler på utläggsspecifika konteringar HRM Travel har nu stöd för utläggsspecifika konteringsregler. Under inställningar Utlägg & representation Koder kan du, under fliken Kontering, för varje konteringsdimension välja bland alternativen Kan anges, Måste anges, Låst eller Ärv regel.

4 Flex HRM Travel Användarmeddelande (september 2014) 4 Granskningsnivåer för överföring till lön Under Inställningar Granskningsnivåer Reseräkningar kan du för varje granskningsnivå välja ifall den krävs för överföring till lön. Detta gör att du kan kräva flera granskningsnivåer som är oberoende av varandra för att en reseräkning ska gå över till lön. Tidigare inställning under Inställningar Lönekoppling har tagits bort, och den tidigare angivna granskningsnivån blir markerad som krävd för överföring till lön. Exempel: Det finns tre granskningsnivåer: Klarmarkering, Attestering och Godkännande. För att en reseräkning ska kunna attesteras eller godkännas krävs att den är klarmarkerad. Däremot kan attestering och godkännande göras i valfri ordning. Eftersom både attestering och godkännande krävs för överföring till lön så ska båda ha rutan Krävs för överföring till lön ibockad och inställningen Krävd nivå för att granska inställd på klarmarkering.

5 Flex HRM Travel Användarmeddelande (september 2014) 5 Bilar i anställningsregistret Alternativen för olika biltyper i anställningsregistret (Register Anställda, fliken Resa, fliken Bilar) har ändrats så att endast relevanta uppgifter kan registreras. För privat bil behöver inga övriga uppgifter registreras. Om du registrerar ett datum i Körjournal fr.o.m. så finns även möjlighet att registrera Körjournal t.o.m. samt Reg-nummer och Ingående mätarställning. För tjänstebil utan drivmedelsförmån krävs Körjournal fr.o.m., registreringsnummer och drivmedel, medan ingående mätarställning är frivilligt. För tjänstebil med drivmedelsförmån krävs även ingående mätarställning. Om drivmedelsförmån beräknas utifrån genomsnittligt pris krävs även förbrukning och genomsnittligt pris.

6 Flex HRM Travel Användarmeddelande (september 2014) 6 Kontroll av reseräkning Det finns nu en inställning för när reseräkningar måste vara komplett registrerade. Denna inställning finns under Inställningar Reseräkningar. Här kan du ange att en reseräkning ska var komplett vid antingen sparande eller granskning. Väljer du att kontrollen ska ske vid granskning kan du spara en resa som du vill komplettera vid ett senare tillfälle. Bilagor Från version 14.2 av Flex HRM finns det möjlighet att bifoga elektroniska bilagor till reseräkningar. Allmänt om bilagor I Flex HRM kan bilagor kopieras och flyttas mellan reseräkningar. En bilaga kan kopplas till en reseräkning och till rader under fliken Utlägg & Representation. En bilaga kan vara kopplad till flera rader men endast till en reseräkning. En reseräkning och en rad kan ha flera bilagor kopplade till sig. Vid behov kan en bilaga kopieras för att kunna kopplas till ytterligare en reseräkning. Bilagor kan laddas upp i HRM eller i HRM Mobile. Funktionen för elektroniska bilagor aktiveras under Inställningar Reseräkningar:

7 Flex HRM Travel Användarmeddelande (september 2014) 7 Bilagor på reseräkningar För att hantera samtliga bilagor kopplade till reseräkningen klickar du på gemet i menyraden: På en preliminär reseräkning öppnas då följande dialogruta: I dialogens vänstra ruta ser du de bilagor som är kopplade till den aktuella reseräkningen. En siffra vid länkikonen indikerar antalet kopplingar till utläggsrader på reseräkningen. Om endast en länkikon visas innebär det att bilagan är kopplad till reseräkningen men inte till någon rad. I dialogens högra ruta ser du tillgängliga bilagor, dvs. uppladdade bilagor som ännu inte kopplats till någon reseräkning. Dessa visas i motsvarande dialog på samtliga preliminära reseräkningar och kan alltså kopplas till valfri reseräkning. Med hjälp av de gröna pilarna mellan rutorna kan du koppla alla eller en tillgänglig bilaga till den aktuella reseräkningen. De röda pilarna tar bort en eller alla bilagors kopplingar till den aktuella reseräkningen. Observera att ifall en bilaga är kopplad till en eller flera rader på reseräkningen, så kommer även dessa kopplingar att tas bort ifall bilagans koppling till reseräkningen tas bort.

8 Flex HRM Travel Användarmeddelande (september 2014) 8 För att du ska kunna granska en bilaga behöver den först hämtas, vilket du kan göra genom att välja bilagan och klicka på knappen Hämta. Du kan även ladda ner bilagan genom att dubbelklicka på den. Via knappen Egenskaper öppnas en dialogruta med mer information om bilagan. Där ser du namn, ursprungligt filnamn, signatur på användaren som laddat upp bilagan, bilagans storlek samt tidpunkt för uppladdning. Det finns också möjlighet att redigera bilagans namn. Med knappen Kopiera kan du göra en kopia av den valda bilagan. Ifall den valda bilagan är kopplad till reseräkning/rader så skapas en kopia utan kopplingar som visas i dialogens högra ruta, Tillgängliga bilagor. Denna kopia kan sedan kopplas till valfri reseräkning/rad. Ta bort raderar vald bilaga från systemet. Observera att en borttagen bilaga inte går att få tillbaka, såvida du inte laddar upp den på nytt. Knappen Ny öppnar en dialog för att ladda upp en ny bilaga från datorn till systemet. Bilagan hämtas till rutan Tillgängliga bilagor och kan sedan kopplas till valfri reseräkning/rad.

9 Flex HRM Travel Användarmeddelande (september 2014) 9 Bilagor på utläggsrader För att koppla en bilaga till ett utlägg klickar du i rutan för bilagor på den aktuella raden. Då öppnas en dialog, motsvarande den för koppling av bilagor till reseräkning. Tillgängliga bilagor i den högra rutan är, vid koppling till utläggsrad, samtliga bilagor kopplade till reseräkningen samt samtliga bilagor som inte är kopplade till någon reseräkning. Samma bilaga kan alltså vara kopplad till flera utläggsrader. En utläggsrad kan också ha flera bilagor kopplade till sig. Vid länkikonen visas för varje bilaga hur många kopplingar till rader det finns. Genom att hålla muspekaran ovanför länkikonen kan du se vilka rader bilagan är kopplad till.

10 Flex HRM Travel Användarmeddelande (september 2014) 10 Granskade reseräkningar På granskade reseräkningar öppnas, då du klickar på gemet på menyraden, istället en vy där du endast kan Hämta, se Egenskaper för samt Kopiera bilagor. Detsamma gäller för bilagor kopplade till utläggsrader. Om du kopierar en bilaga på en granskad reseräkning så blir kopian tillgänglig för koppling till valfri preliminär reseräkning.

11 Flex HRM Travel Användarmeddelande (september 2014) 11 Uppdelade registreringsregler för konteringar i Tid och Res Reglerna för konteringar har delats upp till separata regelverk för HRM Time och HRM Travel. Inställningarna hittas nu under fliken för respektive system under Inställningar Konteringsdimensioner.

12 Flex HRM Travel Användarmeddelande (september 2014) 12 Lönespecifikationer och kontrolluppgifter från FLEX Lön Om du använder FLEX Lön kan du nu välja att visa lönespecifikationer och kontrolluppgifter på startsidan i Flex HRM. För att detta ska fungera krävs det att du har FLEX Lön samt FLEX API. Under Administration Inställningar Programlänkar lägger du upp en programlänk till FLEX API. Detta krävs för att Flex HRM ska kunna kommunicera med FLEX Lön. Du anger här vilken URL som FLEX API är installerad på samt användare och lösenord för FLEX API (det du har angivit i FLEX Lön under Arkiv Systeminställningar). För att du ska kunna se lönespecifikationer och kontrolluppgifter behöver du också behörighet till detta. Under Allmänt Roller anger du vilka roller som ska ha behörigheten att se lönespecifikationer enligt bilden. När du för en användare sätter denna roll på en eller flera anställda kommer denna användare att få behörighet att se lönespecifikationer och kontrolluppgifter för den eller de anställda.

13 Flex HRM Travel Användarmeddelande (september 2014) 13 Nyheter HRM Mobile Körjournal i HRM Mobile Från och med version 14.2 finns det möjlighet att registrera sina bilresor i HRM Mobile. Är reseräkningen granskad kan inga ändringar göras i HRM Mobile. På körjournalens första sida ser du reseräkningsnummer, status för reseräkningen och de bilresor som finns registrerade på reseräkningen. För att du ska kunna spara bilresor som ännu inte är kompletta måste inställningen Kontroll av komplett reseräkning vid under Inställningar Reseräkningar vara satt till Granskande. Bilresor som ännu inte är komplett registrerade markeras med gult, medan kompletta bilresor är grönmarkerade. Längst ner finns även en summering samt information om milersättning för resorna på reseräkningen. Observera att summeringen endast summerar kompletta reseräkningar. På preliminära reseräkningar kan du lägga till nya bilresor och redigera befintliga.

14 Flex HRM Travel Användarmeddelande (september 2014) 14 Knappen upptill till höger ger alltid tillgång till en meny. På första sidan finns under menyn möjlighet att lägga till bilresa, uppdatera reseräkningen, välja reseräkning samt att logga ut.

15 Flex HRM Travel Användarmeddelande (september 2014) 15 Lägg till eller ändra bilresa När du väljer Lägg till bilresa eller du väljer en befintlig bilresa kommer du till en vy där du kan mata in uppgifter för den aktuella bilresan. Reseräkning Här väljer du vilken reseräkning bilresan ska tillhöra. Du kan även välja att skapa en ny reseräkning för bilresan. Bil Här väljer du vilken bil som använts för bilresan. Ärende Ett beskrivande ärende för bilresan Från och Till Under Från och Till registreras avrese- respektive destinationsort, datum och tid för avresa respektive ankomst. Ifall bilresan företagits med en bil för vilken mätarställning ska anges finns även fält för detta. Sträcka För bilar där mätarställning inte behöver anges måste sträcka anges. Anges mätarställning vid avresa och ankomst beräknas sträckan automatiskt. Resrutt Under menyknappen uppe till höger finns, vid ändring/ registrering av bilresa, möjlighet att lägga till en specificerad resrutt. Ort Besökt ort på resrutten Företag Besökt företag Kontakt Besökt kontaktperson Lägg till ort på resrutten Här kan du lägga till valfritt antal besökta orter på resrutten.

16 Flex HRM Travel Användarmeddelande (september 2014) 16 Bilagor i HRM Mobile Från och med version 14.2 finns det möjlighet att hantera elektroniska bilagor i HRM Mobile. Är reseräkningen granskad kan inga ändringar göras i HRM Mobile. Bilagor På första sidan ser du reseräkningsnummer, status för reseräkningen och de bilagor som är kopplade till reseräkningen. För att hantera en kopplad bilaga väljer du bilagan från listan. Länksymbolen indikerar att bilagan är kopplad till en reseräkning. Ifall du i HRM även har kopplat bilagan till en eller flera utläggsrader visas detta, liksom i HRM, med en färgad cirkel samt antal rader som bilagan är kopplad till. Egenskaper för bilaga Genom att välja en kopplad bilaga får du upp egenskaper för bilagan. Är reseräkningen preliminär kan du här ändra namn och koppling till reseräkning. Kopplingen kan inte ändras på bilagor som är kopplade till rader på en reseräkning. Är bilagan en bild kan du även förhandsgranska den Under menyn upptill till höger finns även möjlighet att skapa en kopia på bilagan. Kopian kommer då att finnas under Tillgängliga bilagor. Bilagan kan även raderas. Observera att bilagor som är kopplade till rader på en reseräkning inte kan raderas i HRM Mobile.

17 Flex HRM Travel Användarmeddelande (september 2014) 17 Lägg till bilaga Med knappen Lägg till bilaga kommer du till en lista över tillgängliga bilagor samt får möjligheten att ladda upp nya bilagor. Väljer du en tillgänglig bilaga kan du ändra namn och koppling till reseräkning. En bilaga som är kopplad till en reseräkning kommer inte längre att visas som tillgänglig om du inte skapar en kopia av den. Väljer du Ny bilaga får du möjlighet att ladda upp en ny bilaga. Ny bilaga Med Välj bilaga får du valet att hämta en befintlig fil eller ta en bild. Du kan även ge bilagan ett namn och, om du vill, koppla den till en reseräkning. Bilagor som inte är kopplade till en reseräkning kommer att finnas bland Tillgängliga bilagor i HRM Mobile och i HRM.