LATHUND FLEX TIDREDOVISNING, RESERÄKNING OCH UTLÄGG

Transkript

1 LATHUND FLEX TIDREDOVISNING, RESERÄKNING OCH UTLÄGG Innehållsförteckning klicka på rad för att komma direkt till sidan INLOGGNINGSANVISNINGAR... 2 INMATNING AV KOD, PROJEKT, TID, FRÅNVARO... 3 UTTAG AV KOMPTIMMAR I PENGAR... 5 TRAKTAMENTEN... 7 UTLÄGG/AVDRAG SAMT MILERSÄTTNING OCH TRÄNGSELSKATT VID PENDLING REPRESENTATION LÄGGA TILL BILAGA (kvitto)till UTLÄGG SAMT REPRESENTATION KÖRJOURNAL/ MILERSÄTTNING OCH TRÄNGSELSKATT VID TJÄNSTERESA... 13

2 2 INLOGGNINGSANVISNINGAR Tidredovisning Inloggningen är: Du loggar in med samma inloggning som windows inloggningen på Consat. Sitter du inne på något av våra kontor kan du med fördel använda adressen. då behöver du inte ange användarnamn och lösenord utan loggas då in automatiskt med det användarnamn som du är inloggad med på datorn.

3 3 INMATNING AV KOD, PROJEKT, TID, FRÅNVARO Du måste mata in en tidkod för varje rad. Koden styr normaltid, inarbetad tid, övertid, frånvaro etc. Sedan matar du in ditt projektnummer. För att du inte skall behöva leta igenom alla projektnummer som är inmatade går du in på symbolen deltagande i projekt och letar upp ditt projekt och lägg till din lista. De projekt som du valt kommer då endast upp. En del är redan valda. Hittar du inte ditt projekt kontakta administrationen som då lägger in det i databasen. Spara och gå ur.

4 4 Deltagande i projekt Dubbelklicka så öppnas lista över närvaro- frånvarokoder. Dubbelklicka så öppnas lista över projekt. Glöm inte att skriva projektnummer på varje rad som skall faktureras, även komp. Om kunden vill ha en märkning på timmarna kan detta skrivas i artikelkolumnen. Så här kan det se ut: Man kan högst ha 8 h per dag på kod 500 Normaltid. Jobbar du fler timmar sätts det antingen på kod 501 som är inarbetad tid eller kod 511, 521 om det är beordrad övertid. Intern tid, ej debiterbar, har kod 991 för normaltid och 992 för inarbetad tid. Jobbar du t ex bara 6 timmar en dag så skall 2 timmar sättas på kompledighet kod 904 eller någon annan typ av frånvarokod ex VAB, sjukdom. OBS En viktig skillnad vid inmatning. Du matar in timmar och minuter. 8½tim = 8,30 inte 8,5. När du inte fyllt i något på en dag är den rödmarkerad, när den är ifylld byter den till grå färg. Spara innan du loggar ut.

5 5 När månaden är komplett Klarmarkerar du och då går den till din chef för attest. Du kan även klarmarkera varje dag om du vill. Vill du ändra något efter klarmarkering tryck på gröna bocken igen, pricka för återställ, ändra och klarmarkera igen. UTTAG AV KOMPTIMMAR I PENGAR Använd flik Justeringar/Ersättningar i tidsredovisningen. Utbetalning av komptimmar. I kolumn Typ väljer du tidkod för utbetalning av komptimmar, och i kod kolumnen skriver du in kod 392. Skriv in hur många timmar du vill få utbetalt. Du ser då på din tidlista att *komp i pengar är ifylld och att timmarna är dragna från ditt komp-saldo.

6 6 RESERÄKNING OCH UTLÄGG För att logga in dig i reseräkningsmodulen använd dig av Det är en fördel att använda sig av denna inloggning då reseräkningsmodulens flik Resor har en GUIDE som är väldigt lätt att följa. Se vidare info. Om du sitter inne på kontoret kan du använda dig av Vid inloggningen hamnar du i den här bilden: Välj: RESERÄKNING

7 7 Reseräkningen har fyra flikar 1. RESOR Här skall du boka upp din resa för att få traktamenten. I botten på bilden finns ett antal knappar: Tryck på Guide så kommer en ruta upp, med anvisningar i 5 steg som du skall följa. Välj utrikes eller inrikesresa Guide

8 8 Utrikesresa: Resa påbörjades - avresa hem/kontor Avresa Sverige- tid för avresa flyg, tåg Välj land OBS mellanlandning för byte av flyg ska ej redovisas Ankomst land: flygets, tågets ankomsttid land, lokal tid. Avresa land: tid för avresa flyg, tåg land lokal tid.

9 9 Återkomst till Sverige: när flygplan, tåg ankommer Sverige Resan avslutades: hemma/arbetsplatsen Markera de måltider du inte behövt betala i matavdragskolumn F: frukost L: lunch M: middag Frukost är förprickat och går att ändra. Slutför För att se reseersättningen: spara och tryck på utskrift.

10 10 2. UTLÄGG/AVDRAG Här redovisar du alla dina utlägg samt ev. pendlingsersättning och trängselskatt till kund. OBS alla utlägg som skall faktureras, skriv projektnummer på DK knappen Här kan en kommentar ges för utläggen. Tryck på utläggsknappen för listan över ersättningskoder. Utländsk valuta väljs via Valuta knappen. Moms: Vid inmatning av utlägg bryts momsen ut automatiskt med 25 %. Kontrollera momsbeloppet på kvittot och ändra manuellt om momssatsen är ett annat. Utlägg från utlandet är momsfritt och momsen ska därför raderas. Pendlingsersättning: Milersättning räknas alltid utifrån hemmet ut till kund minus sträckan hemmet till Consats kontor Partille respektive Lindholmen eller Solnakontoret dvs Consat radien. Om differensen är mindre än 4 mil enkel väg så gäller kod nr 1. Differens mer än 4 mil enkel väg ersätts med kod 2 eller 3. Skriv i en kommentar hur milersättningen är beräknad. Trängselskatt vid pendling: Vid rapportering i FLEX ska merkostnaden uppges i reseräkningen som en klumpsumma med ett bifogat Excel dokument, finns att hämta i länk nedan, som redovisar avgiften dag för dag för aktuell månad. Se personalhandboken för regler vid pendling eller kontakta din chef alt ekonomiavd. Länk till Excel dokument/ redovisning trängselskatt pendling:

11 11 3. REPRESENTATION Om du vid något tillfälle representerar gäller det att man fyller i antal gäster samt vilken typ av representation det är. Man måste uppge: - Typ av representation - Antal gäster (för representation krävs minst 2 personer) - Syfte LÄGGA TILL BILAGA (kvitto) TILL UTLÄGG SAMT REPRESENTATION - Tryck på Knapp Bilaga alt dubbelklicka på gem kolumnen.

12 12 Den här bilden visas då: Tryck bläddra och hämta den fil du vill bifoga.

13 13 Tryck ok. Du ser den bifogade filen som ett gem till höger före DK kolumnen på utläggsfliken. 4. KÖRJOURNAL Körjournalen använder vi vid resor som ska faktureras kund eller för Consats räkning samt resor som ej kan hänföras till Pendlingsresor. Här redovisar man också utlägg för trängselskatt vid tjänsteresor.

14 14 Det räcker med att du väljer R, då behöver du inte fylla i mätarställning. Mata in projektnummer på DK knappen om det skall faktureras. Efter registrering av bilersättning så har man möjlighet att redovisa trängselskatt för varje tjänsteresa. Antalet betalda passeringar redovisas under aktuellt belopp. Regler för trängselskatt ersättning finns i personalhandboken.

15 15 Vi svarar gärna på frågor: Maria: Telematics Mirja: Engineering Katja: Cathrine: