Instruktion för avvikelserapportering. Medvind webb

Transkript

1 Instruktion för avvikelserapportering Medvind webb version 1.0 Medvind Informationsteknik AB Sida 1

2 Logga in... 3 Vad finns på min webbsida?... 5 Mina inställningar... 7 Vad kan jag rapportera på min webbsida... 9 Byten av arbetspass... 9 Att läsa/göra en anteckning... 9 Rapportering av extratid Rapportera frånvaro/önska ledigheter Frånvarolistan - Se all rapporterad frånvaro Frånvaro del av dag, klockslagsrapportering Har ledighet beviljats? Godkänn för attest Medvind Informationsteknik AB ~ 2 ~

3 Logga in Första gången du ska logga in så anger du ditt användarid, klicka därefter på knappen Ändra lösenord. Hoppa över Lösenord och skriv in på raden Nytt lösenord ditt nya lösenord som du vill ha. Upprepa ditt nya lösenord på raden Bekräfta. Nästa gång du loggar in: Fyll i Användarnamn samt lösenord, och klicka på Logga in Medvind Informationsteknik AB ~ 3 ~

4 Du har nu kommit in på bilden där du ser dina arbetstider för innevarande månad. Du kan byta period genom att klicka med pil framåt eller bakåt. Du kan även ange valfri period genom att välja datumperiod. Dagar som innehåller någon typ av frånvaro eller extratid presenteras med en egen text-färg. På bilden till höger ser du olika summeringar som gäller för perioden. Medvind Informationsteknik AB ~ 4 ~

5 Vad finns på min webbsida? Nedan beskrivs de olika val som du kan klicka på Här kan du göra dina egna inställningar vad det gäller färger, mm. Se vidare under avsnittet Mina inställningar. 2. Här kan du välja hur arbetstiden ska visas på din bild. Du kan välja mellan att visa namnet på arbetspasset/turen, ramtider eller med klockslagsvisning. 3. Här kan du se dina saldon som kommer från lönesystemet. Du kan t.ex. se hur många semesterdagar du har kvar att ta ut. Saldona visas med hänsyn tagen till den rapportering som är gjord d.v.s. räknar av även inplanerad frånvaro framåt i tiden. Exempel på hur det kan se ut när du klickar på valet Saldo Medvind Informationsteknik AB ~ 5 ~

6 4. Har du tillgång till detta val visas grafisk visning av behov och bemanning på din enhet. 5. Här kan du klicka och komma till översiktsbild över alla personer som ingår i samma planeringsgrupp som du. Du kan se dina arbetskamrater och deras arbetstider. 6. Här kan du se hur systemet har utvärderat dina tider. Det är detta som kommer att skickas till lönesystemet för utbetalning. Som förslag får du innevarande månad, det kan du givetvis ändra både bakåt och framåt. När du har valt period klickar du på Hämta. Den första delen av lönerapporten som visas är en sammanställning över utvärderade tider. Vill du se en detaljerad bild, dag för dag, klickar du på Daginformation Medvind Informationsteknik AB ~ 6 ~

7 7. När du klickar på detta val visa uppgifter om ditt grundschema. Du kan t.ex. se semesterfaktor och tjänstgöringsgrad. 8. Här går du in för att godkänna dina tider för attest. 9. Här loggar du ut från din personliga webbsida. Mina inställningar Här kan du göra dina egna inställningar för visning av din webbsida. Du kan välja separata färger för olika typer av tider, samt bestämma vad som skall visas på bilden. När du trycker på symbolen visas den här bilden: Visa önsketider/grundschema Visa planerade tider När planeringsstatus = fastställt läge, kan du välja att se önsketider/grundtider. Används ej Medvind Informationsteknik AB ~ 7 ~

8 Visa inte texten Ledig Visa veckonummer Visa summering av turer Du kan välja om visningen av dagar utan arbetstider skall vara tomma eller om texten Ledig skall visas. Om du vill att veckonummer ska visas sätter du en bock framför det valet. Markeras om du vill se summeringen av dina arbetspass/turer på summeringsbilden. Visa ej uppgifter Visa ej upprag Frånvaro visas med egen färg Preliminär frånvaro visa med Extratid visas med egen färg Fridag visas med egen färg Markeras om du inte vill se uppgifter Markeras om du inte vill se uppdrag Den färg som fastställd frånvaro visas med. Klicka på paletten om du vill välja annan färg. Den färg Preliminär frånvaro ska visas med. Klicka på paletten om du vill välja annan färg. Den färg som extratid ska visas med. Klicka på paletten om du vill välja annan färg. Den färg som fridagar ska visas med. Om du vill ändra färg klickar du på paletten. Medvind Informationsteknik AB ~ 8 ~

9 Vad kan jag rapportera på min webbsida Byten av arbetspass Direkt på denna sida kan du enkelt rapportera byte av arbetstid. Markera dagen som är aktuell för ändring och klicka med höger mustangent. Välj ur listan det arbetspass som du vill byta mot. Om du ska byta till ledig dag markerar du först dagen och sen trycker du på delete tangenten. Att läsa/göra en anteckning Om du ser en röd triangel i det högra hörnet på en dag i planeringen betyder det att det finns en anteckning på den dagen. Den kan antingen vara skriven av dig eller din chef. För att läsa/skriva en anteckning markerar du dagen och sedan klickar du med höger mustangent. Medvind Informationsteknik AB ~ 9 ~

10 Välj Anteckning med vänster mustangent. Skriv in din anteckning och klicka på Spara. Har du själv eller din chef gjort en anteckning tidigare just den här dagen, så ser du det här. Du kan nu skriva en ny anteckning, tryck sedan på Spara. Du kan ta bort de anteckningar som du själv har skrivit, men inte de som din chef har gjort. Medvind Informationsteknik AB ~ 10 ~

11 Rapportering av extratid Dubbelklicka på den dag du vill rapportera på. Du kommer då till Daginformationsbilden. Här kan du se din arbetstid för dagen. När du har arbetat någon form av extra tid t.ex. övertid, så är det på den övre delen av denna bild du ska rapportera övertiden. Det är viktigt att din rapportering görs i klockslagsordning! Om övertiden avser tid efter arbetspassets slut, så rapporterar du på den sista blanka raden. Ställ markören i fältet Start och ange från och med vilken tid övertiden börjar. Gå därefter till fältet Slut och ange till och med vilken tid övertiden slutar. Klicka på pilen och välj typ av tid i rullgardinsmenyn, t.ex. Övertid kontant. När du är klar måste du spara genom att klicka på Spara tider. Medvind Informationsteknik AB ~ 11 ~

12 Om övertiden avser tid före arbetspassets början så rapporterar du på den första blanka raden. När du är klar måste du spara genom att klicka på Spara tider. Rapportera frånvaro/önska ledigheter Frånvaro som rapporteras från webben kan bli antingen fastlagd eller preliminär. Den preliminära frånvaron kräver beviljande av en chef/planerare för att bli fastlagd. Du rapporterar frånvaro på samma bild, nämligen daginformationsbilden. När du ska rapportera frånvaro för en viss dag dubbelklickar du på du den dagen. Det är på den nedre delen av bilden du rapporterar frånvaron Du börjar med att välja frånvaroorsak ur listan. Klicka på pilen för att öppna rullgardinsmenyn. 2. Som förslag till Datum from får du samma datum som den dag du markerade och dubbelklickade på. Datumet kan du givetvis ändra. 3. Glöm ej att ange till och med datum i fältet Datum tom. Om Datum tom, lämnas blankt, gäller frånvaron tillsvidare. Medvind Informationsteknik AB ~ 12 ~

13 Frånvaron räknas bara av, för dagar som innehåller arbetstid, så du behöver inte göra uppehåll för lediga dagar utan rapporterar första och sista dag på frånvaron/ledighetsönskemålet. Klockslag i fälten Från kl och Till kl anger du endast om frånvaron gäller del av dag. När du är klar måste du spara genom att klicka på Spara frånvaro. När du har sparat din rapportering visas frånvaron under rapporteringsraden. Här visas att frånvaron är preliminär. Det kan du se genom att det finns en grön bock i kolumnen Prel. Så länge den är preliminär, kan du också ändra din rapportering. Det gör du genom att klicka på orsakstexten. Du kommer då till denna bild där du kan göra ändringar. Medvind Informationsteknik AB ~ 13 ~

14 Frånvarolistan - Se all rapporterad frånvaro För att se en lista över tidigare rapporterad frånvaro kan du klicka på valet Frånvaro högst upp på bilden daginformation. I frånvarolistan finner du tidigare rapporterad frånvaro. Här kan du se både beviljad (fastställd) och ej beviljad frånvaro (preliminär) En grön bock visar att frånvaron fortfarande är preliminär, och att den ännu inte är beviljad. 2. Så länge den är preliminär finns ett rött kryss som du kan klicka på för att ta bort frånvaron. 3. Så länge frånvaron är preliminär kan du fortfarande ändra den. Klicka på orsakstexten och du får då upp en bild där du kan göra ändring. Så snart ledigheten är beviljad försvinner krysset och du måste be din chef/arbetsledare ändra/ta bort frånvaron. Medvind Informationsteknik AB ~ 14 ~

15 Frånvaro del av dag, klockslagsrapportering En dag I detta exempel är normalarbetstiden Om rapporteringen avser: en dag från passets början till kl en dag från till passets slut en dag mellan kl Flera dagar I detta exempel är normalarbetstiden : Frånvaro rapporteras från kl på dag 1, hela dag 2 och till klockan på dag 3. Medvind Informationsteknik AB ~ 15 ~

16 Har ledighet beviljats? När du har lagt in och sparat t ex ett önskemål om semester ser det ut så här: Färgen du har valt under inställningar, visar att ledigheten är preliminär. Det står ett Se efter klockslaget vilket innebär önskemål om semester. När din chef har beviljat frånvaron har arbetstiden ändrat färg efter det färgval du gjort under Inställningar. Godkänn för attest För att din chef ska kunna se att du är klar med din rapportering för månaden, måste du klarmarkera dina tider. Klicka på knappen När du klickar på knappen visas följande bild: Klicka på den dagen du vill godkänna t.o.m. I det här exemplet har du godkänt t.o.m 18:e januari. Klicka på knappen Stäng! När du markerat dag får du en kontrollfråga där du kan välja att klicka OK eller om du vill Avbryta. Vill du ändra datum för klarmarkering, klickar du på Avbryt och markerar ny dag. Medvind Informationsteknik AB ~ 16 ~

17 När du klickar på OK ändrar knappen text: OBS! Godkännandet sker omedelbart. Du kan inte själv återkalla Ett godkännande det måste din arbetsledare/chef göra. Medvind Informationsteknik AB ~ 17 ~