RUTINER FÖR SJÄLVSERVICE

Transkript

1 RUTINER FÖR SJÄLVSERVICE Uppdaterad

2 Hur använder jag självservice? 1 Kom & Gå 1. Starta Webbläsaren och välj din favorit Persona Tid Självservice eller lägg den som startsida så att den alltid startar som förstasida. 2. Fyll i ditt användarnamn och lösenord och tryck på Enter 3. Nu kommer du in i själva Självservice. Klicka därefter på Kom&Gå (markerat med rött i bilden nedan) 1

3 2 4. Här stämplar du i så kallad Realtid. Du kan även ange övertid och frånvaro. Denna åtgärd ska ske i samband med In eller Ut-stämpling. Rast-registrering sker med Rast In och Rast Ut * När du kommer på morgonen Tryck In * När du går på rast Tryck Rast Ut * När du kommer tillbaka från rast Tryck Rast In * När du går för dagen Tryck Ut * När du går på tjänsteärende eller annan frånvaro - Välj först vilken frånvaro som gäller och klicka sedan Tjänste Ut (nu bokas en frånvaro in med den orsak som du angett) * När du kommer tillbaka från tjänsteärendet Tryck Tjänste In 2

4 SALDO 3 För att se ditt Saldo klickar du på länken Saldon 3

5 KALENDER 4 Kalendern används också av både vanliga webbanvändare och av webbattesterare. Webbanvändaren går in där för att se hela veckans stämplingar (eller välja annan tidsram) och för att godkänna dagar som är klara. Webbattesteraren går in hit för att attestera sin personals stämplingar och för att bevilja ledighet. I kalendern ser du varje dags In- och Ut-stämplingar, frånvaro mm. Kalender för person A Kalender för person B Blå text = Schemalagd arbetstid Röd text = Beviljad Frånvaro Röd text inom parentes = Ej beviljad inmatad frånvaro Grå text = Stämplingar Grå text med Tecken i kalendern Rött utropstecken - Ej bokad frånvaro eller fel i stämplingar Gult utropstecken - Ändrad eller ej bearbetad Grönt streck - Bearbetad utan fel Grön bock - Godkänd dag av användare Blått öga - Attesterad och godkänd av chef Vågor - Dagen/månaden är inlyft i lön, vid Ändring kontakta löner. 4

6 GODKÄNNA DAGAR (görs av webbanvändaren) 5 Gör så här för att godkänna: 1. Dagen måste ha en grå plutt för att man ska kunna godkänna (Betyder att dagen är bearbetad av systemet) 2. Markera dagen genom att klicka i övre högra hörnet på dagen Klicka därefter på länken Godkänn längst ner Blått hörn - Markering av dag för att kunna godkänna eller attestera dagen ATTESTERA DAGAR (görs av webbattesteraren) Gör så här för att attestera: 3. Dagen måste ha ett grönt streck för att man ska kunna attestera (Betyder att dagen inte har några fel eller en grön bock som betyder att användaren har godkänt dagen) 4. Om månaden inte har några fel (rött utropstecken får inte finnas, de måste åtgärdas) är månaden klar för attest. 5. Klicka därefter på länken Attest längst ner 6. Då får du välja om du vill attestera Alla dagar som för närvarande hanteras eller en viss period 5

7 6 7. Svara OK genom att klicka på länken OK längst ner. 8. Nu har dagen markerats med ett blått öga. Det innebär att dagen är godkänd och attesterad och kan lyftas in i lön. Alla dagar MÅSTE attesteras för att de ska gå att lyfta in i lön. 6

8 AVVIKELSELISTA 7 Avvikelselista används av både vanliga webbanvändare och webbattesterare. 1. En vanlig webbanvändare kan gå in på avvikelselistan och kontrollera om han/hon har några fel i sina egna stämplingar eller frånvarobokning 2. Den som ska hantera attesteringar ska också gå in på länken Avvikelselista. Där ser man alla dagar med fel eller varningar 3. Här nedan syns avvikelser där det saknas stämplingar. För att lägga till de stämplingar som jag hade missat gör man så här: 1. Klicka på länken Ny stämpling längst ner 2. Sätt in rätt tidpunkt Välj stämplingstyp Klicka sedan på länken OK längst ner till vänster 3. Upprepa tills alla stämplingar som ska vara där finns där I Avvikelseläget kontrollerar man också att det inte finns några felaktigheter innan det ska gå in i lön. Om stämplingar saknas måste den personen själv gå in och fixa 7

9 till det innan du som attestperson kan attestera detta. Du kan också själv gå in och lägga dit en stämpling om du vet när han/hon stämplade. 8 8

10 PASSBYTE I SJÄLVSERVICE 9 Passbyte fridag med mig själv eller byte av arbetspass olika dagar med kollega (PASSBYTE) Klicka fram det blåa hörnet på den dag som du vill byta för det ska nollas bort. Välj ny bokning. Bokningstyp: Välj Passbyte Datum är ju ok eftersom du har klickat i det blåa hörnet. Du har valt vilken dag du skall ändra. Passurval: Välj ett passurval tex. Agneta Olofsson Pass: Bläddra ner en bit och välj ett pass med bara nollor Kostnadsställe: Där finns redan förmarkerat ert kostnadsställe, så ändra inget där. Behandling: Välj Ej förskjutn.tillägg. (Det finns där redan från början) Då skall bilden se ut så här Klicka sen OK Nu har du bokat bort det pass som du skulle arbetat. Nu skall vi boka in passet som du byter till Klicka fram det blå hörnet på den dag som du skall jobba. Välj ny bokning Bokningstyp: Välj Passbyte Lägg till klockslagen på passet, vid nattpassbyte måste from datum vara datum dagen före. Passurval: Välj ett passurval tex. Agneta Olofsson Pass. Bläddrar du ner till det passet som stämmer överens med det klockslag du skrev tidigare Kostnadsställe: Där finns redan förmarkerat ert kostnadsställe, så ändra inget där. Behandling: Välj Ej förskjutningstillägg. (Det finns där redan från början) Då skall bilden se ut så här: Klicka sen på OK. När allt är klart skall det se ut så här i självservice. 9

11 10 Här i exemplet har vi bokat bort pass den 7/6 och lagt till detsamma den 13/6 10

12 Byte av pass 11 Klicka fram det blåa hörnet på en av dagarna som du skall byta bort Välj ny bokning. Bokningstyp: Välj Passbyte Skriv de klockslag på det pass du skall arbeta istället Passurval: Välj ett passurval tex. Agneta Olofsson Pass: Bläddra ner en bit och välj det pass som överensstämmer med tiderna du ska jobba Kostnadsställe: Där finns redan förmarkerat ert kostnadsställe, så ändra inget där. Behandling: Välj Ej förskjutn.tillägg. (Det finns där redan från början) Då skall bilden se ut så här Klicka sen OK Nu är det gjort ett passbyte för den ena dagen. Nu ska vi bearbeta den dag som ska bytas till Klicka fram det blå hörnet på den andra dagen som du vill göra passbytet på. Välj ny bokning Bokningstyp: Välj Passbyte Lägg till klockslagen på passet, vid nattpassbyte måste from datum vara datum dagen före. Passurval: Välj ett passurval tex. Agneta Olofsson Pass: Bläddra ner och välj det pass som överensstämmer med tiderna du ska arbeta. Kostnadsställe: Där finns redan förmarkerat ert kostnadsställe, så ändra inget där. Behandling: Välj Ej förskjutningstillägg. (Det finns där redan från början) Då skall bilden se ut så här: 11

13 Klicka sen på OK. När allt är klart skall det se ut så här i självservice. 12 Här i exemplet har vi bytt pass den 7/6 med den 28/6 12

14 Byte av arbetspass samma dag med kollega (EGET BYTE) 13 Klicka fram det blåa hörnet på dagen/arna som du skall byta bort Välj ny bokning. Bokningstyp: Välj Eget byte Tidsintervallet mellan from och tom måste omfatta båda personernas arbetstider. Skriv anställningsnr på den person som det skall bytas pass med (bocken i rutan komplett skall vara ibockad) Klicka sen OK Nu är det gjort ett passbyte för er båda. Eget byte kan endast användas när man byter arbetspass dag/ar med kollega samma dag eller sammanhängande dagar! 13

15 14 14