Kom & Gå. Användarmanual. 1 (19) Heroma cgi.com 2013 CGI GROUP INC

Transkript

1 1 (19) Heroma cgi.com

2 Innehållsförteckning 1 Övergripande beskrivning av Vad är? Vem kan använda? Inloggningssidan Startsidan Stämpla de vanliga stämplingstyperna Dubbla instämplingar i Mertid och frånvaro i Rast i Förtydligande texter i Flexärenden i webben Tjänste Justera Registrera kort (19) Heroma cgi.com

3 1 Övergripande beskrivning av 1.1 Vad är? är en del av Heroma-konceptet. är en webbapplikation som används för att registrera tider (stämpla). Förutom att registrera sina arbetstider finns även möjlighet att låta den anställde att göra kompletteringar och rättningar. finns med två olika utseenden varav en variant är anpassad för pekskärm och den andra för tangentbord. 1.2 Vem kan använda? För att kunna använda måste användaren ha ett saldo kopplat till tidsregistrering. Hur detta görs beskrivs i användarmanualen för Saldo. Flex och årsarbetstid är exempel på saldon som kan vara kopplade till tidsregistreringen. 3 (19) Heroma cgi.com

4 2 Inloggningssidan Du möts av inloggningsbilden. För att kunna stämpla måste du legitimera dig i. Detta görs vanligtvis med personnummer eller anställningsnummer. Om du har behörighet till Palett kan användar-id användas vid inloggning till. Logga in 1. Skriv in personnr eller användar-id i inloggningsbilden. Det du skriver visas inte i klartext av sekretesskäl. 2. Klicka på OK eller tryck på Enter. Om du har pekskärm istället för vanligt tangentbord registrerar du dig via pektangentbordet och väljer Ok. 4 (19) Heroma cgi.com

5 3. Din startsida öppnas om din inloggning är korrekt. 4. Om din inloggning inte är korrekt, dvs om du skrev fel eller ditt användar-id inte är giltigt, visas ett felmeddelande och du kan försöka igen. 3 Startsidan Efter inloggning öppnas din startsida där du stämplar. Knappar för de vanligaste stämplingssorterna finns mitt på sidan. Under stämplingsknapparna kan dessutom följande knappar visas Om du inte ser dessa knappar beror det på de systeminställningar som din systemadministratör gjort. Logga ut finns dock alltid. 5 (19) Heroma cgi.com

6 Ovanför stämplingsknapparna finns flera informationsrutor. Här visas dina senaste stämplingar. Här visas meddelanden från arbetsgivaren Här visas din arbetstid för idag och imorgon. Här visas ditt preliminära saldo. Heroma kan visa olika saldovärden beroende på var i systemet man tittar vid en viss specifik tidpunkt. Det saldovärde som visas i avseende flexsaldo är inget exakt värde. har en egen saldoberäkning som bygger på framräknade salodot +/- den preliminära beräkningen som sker direkt i. Idén med den preliminära beräkningen är att man ska kunna få en respons direkt när man stämplar ut. Sen sker den egentliga beräkningen när tolkning av stämplingarna görs i klienten. Ju fler dagar man har som "justeringsdagar" i Kom 6 (19) Heroma cgi.com

7 & Gå (standard är 3 men kan ökas av kunden själv via regelverk), ju större är sannolikheten att det inte visas samma saldo i som i klienten. 3.1 Stämpla de vanliga stämplingstyperna Det vanligaste sättet att stämpla är IN när du kommer till din arbetsplats, UT när du går hem för dagen, samt Ut rast när du tar rast och In rast när du kommer tillbaka från rasten. Du stämplar genom att klicka på någon av stämplingsknapparna. Tolkning När du stämplar gör systemet en tolkning av stämplingen. Dels kontrolleras om stämplingen är logisk i förhållande till tidigare gjorda stämplingar dels görs tolkning att stämpling är enligt planerad arbetstid och följer giltiga regler och flexramar. Återkoppling Efter att tolkning gjorts får du ett svar, en återkoppling, av systemet. Återkopplingen görs i en egen bild som lägger sig ovanpå startsidan. Om inga felaktigheter upptäckts visar systemet enbart hur du stämplat och vilket klockslag som stämplingen registrerats på. Om tolkningen reagerat på någon felaktighet visas däremot ett felmeddelande. 7 (19) Heroma cgi.com

8 Beroende på vad som tolkningen hittat som inte stämmer kan du få olika sorters signal och förslag på åtgärd. I de flesta fallen föreslår systemet en åtgärd, t ex om du kommer för tidigt så föreslår systemet att du ska begära mertid. Om du går för tidigt föreslår systemet att du ska begära frånvaro. Det kan också vara så att inget åtgärdsförslag kan ges, då har tolkning av stämplingarna inte kunnat göras, t.ex. om det ligger två instämplingar i följd. Då måste stämplingarna rättas av dig i justeringsbilden Dubbla instämplingar i Vid dubbla Instämplingar som inträffar vid olika tidpunkter samma dag, öppnas en ny popup i där användaren kan välja att spara eller ångra den senaste Instämplingen. Exempel: Den anställde stämplar IN klockan 12:52 och en gång till klockan 12:54. Efter andra Instämplingen öppnas en popup med signal om att det finns fler än en Instämpling samma dag med datum och tidpunkt för instämplingen. Här kan den anställde bestämma om Instämpling ska skapas eller inte. 8 (19) Heroma cgi.com

9 Väljer man Ångra då skapas ingen Instämpling. Väljer man OK, då skapas en Instämpling med automatik. Här visas signalen om senaste Instämpling. Två Instämplingar har skapats. Signalen om dubbla stämplingar gäller endast då Instämpling görs från Startsidan och inte om den registreras via' Justera' Mertid och frånvaro i 9 (19) Heroma cgi.com

10 Om du inte stämplar enligt flexramarna föreslår systemet att du ska begära frånvaro alternativt övertid. Det gör du genom att klicka på knappen med texten Lägg in begäran om mertid alternativt Lägg in begäran om frånvaro. Du kan också skicka med ett förtydligande till din arbetsledare genom att välja i listan bredvid knappen. Det finns en signal som hänvisar den anställde att gå till självservice och skicka sitt ärende se under avsnittet förtydligande texter i. När du valt Lägg in begäran om mertid eller Lägg in begäran om frånvaro skapas det specialstämplingar i stämplingslistan. Stämplingarna läggs alltid i par (A-start <->A-slut vid mertid och respektive F-start <->F-slut vid frånvaro). De här specialstämplingarna behövs för att tolkningen ska kunna göras korrekt. Dessa ska du i normalfallet aldrig ändra eller ta bort Rast i Om du inte stämplat rast och inställningar är gjorda så att systemet kräver att du stämplar rast får du en signal om att rast ej är uttagen. Med hjälp av knapparna justerar du rasten. Klicka på knappen med texten Skapa raststämplingar alternativt Lägg in begäran om övertid under rast. 10 (19) Heroma cgi.com

11 Om du tagit ut för lite rast och inställningarna är gjorda så att systemet kräver att du stämplar rast får du en signal om att uttagen rast är för liten. Klicka på knappen med texten Utöka rasten alternativt Lägg in begäran om övertid under rast Förtydligande texter i I finns en signal som hänvisar den anställde att gå till självservice och skicka sitt ärende då Mertid/Frånvaro/Övertid under rast eller Arbete under frånvaro skapats. Signalen visas som en popup som släcks ner av sig själv. Den anställde stämplar exempelvis Mertid. En popup öppnas med följande text: Popupen är valbar per kund och regleras via websettings av tekniker. 11 (19) Heroma cgi.com

12 3.1.5 Flexärenden i webben Komplettering av mina personliga flexärenden Om du begär mertid/övertid eller frånvaro via Kom & Gå, så har du möjlighet att komplettera dessa ärenden via Självservice i webben. Fördelen med att komplettera dessa Flexärenden i webben är att : du kan fylla i vilken arbetsförändrings- eller frånvaroprocess som du avsåg. du kan fylla i orsak och ersättningsönskemål för arbetsförändringen. Ärenden som ligger under Mina personliga flexärenden i Självservice öppnar du alltså vartefter du kompletterar dem innan du slutligen skickar i väg dem till din arbetsledare. De visas som arbetsförändringsboll (blå) respektive frånvaroboll (gul) i personalöversikten. Om ärendena inte kompletteras Det är inte nödvändigt att komplettera och skicka iväg ärendena som ligger under Mina personliga flexärenden i Självservice. Om du inte gör detta så kommer ärendena att hamna i den tidsregistreringsbollen (rosa) i personalöversikten efter X antal dagar - Det antal dagar som gäller är satt Justering antal dagar ). Regeln styr hur många dagar bakåt i tiden som man får justera sina stämplingar i. Se även kapitel (19) Heroma cgi.com

13 4 Tjänste Det går att stämpla tjänsteärende. Att stämpla tjänste innebär att du talar om att du har jobbat eller ska jobba, men att arbetet kommer att utföras på ett ställe där du inte har möjlighet att stämpla dina arbetstider. För att stämpla tjänste måste du på startsidan välja knappen Tjänsteärende. Då öppnas en ny sida där du väljer vilken typ av tjänstestämpling du vill göra. En text bredvid knappen hjälper dig i valet. Stämplingen sparas som någon av typerna T1 T4 beroende på vilken du väljer. De visas i listan med stämplingar i Justera-bilden. När tjänsteärendet är avslutat kommer systemet automatiskt att skapa stämplingar för de dagar du varit borta. Stämplingarna kommer att motsvara dina arbetstider enligt planeringen men du har möjlighet att ändra dessa t.ex. om du jobbat längre någon dag. Ångrar du tjänsteärendet så tar du bort Tjänstestämplingen via Justera-bilden. 5 Justera Du kan ändra, ta bort och lägga till stämplingar. En regel för flex i regelverket ( Justering antal dagar ) styr hur långt bakåt i antal dagar man får ändra stämplingar i. Hur detta görs beskrivs i användarmanualen för Underhåll Resurshantering och Anställning Regelverk. Ändra, ta bort och lägga till nya stämplingar får göras i Heroma av din arbetsledare eller motsvarande. Det enda undantaget till ovan satta regel är om du tidigare stämplat tjänsteärende, då fler dagar kan ändras. För att ändra, lägga till eller ta bort stämplingar måste du i startsidan, eller i svarsbilden vid stämpling, välja knappen Justera. 13 (19) Heroma cgi.com

14 Då öppnas en ny sida som innehåller en lista med dina senaste stämplingar. Senaste stämplingen visas längst ner. Du bläddrar i listan med bläddringsstapeln till höger om listan. Listan visar datum och klockslag och typ för stämplingen. Dessutom visas om den är ändrad manuellt eller inte. Texten i detta fält kan vara: Ändrad av anställd, vilket betyder att du själv ändat eller lagt till stämplingen manuellt. Ändrad av arbetsledare, vilket innebär att stämplingen ändrats eller lagts till av någon från Heroma. Skapad av systemet, innebär att stämplingen skapats automatiskt, t ex automatiska raststämplingar. Längst till höger i listan visas två symboler: Anmärkning När du klickar på anmärkningssymbolen öppnas en ny sida där du kan skriva en text (max 50 tecken) som kommentar till stämplingen. Symbolen blir grön istället för blå när det finns en anmärkning. Soptunna Den högra symbolen är en soptunna och denna använder du när du ska ta bort en felaktig stämpling. 14 (19) Heroma cgi.com

15 Under listan finns ett fält för att lägga till stämplingar som saknas. Längst ner signaleras felaktigheter på samma sätt som vid ny stämpling, dvs. med feltext samt knapp för åtgärd. 15 (19) Heroma cgi.com

16 Lägga till ny stämpling Nedanför listan med stämplingar finns en rad för tillägg av stämplingar: Gör så här: 1. Ange datum, klockslag och typ. Datumet väljer du i en kalender som faller ut när du klickar på nedpilen. Klicka på den dag du vill lägga till en stämpling för. Du kan bara lägga till stämplingar på datum som är giltiga för, dvs. de senaste x antal dagar enligt vad som satts i en av reglerna för flex. Beskrivs i början av kapitlet. 2. Välj typ av stämpling. 3. Klicka på Lägg till. Din manuella stämpling tolkas nu och sorteras in i listan. Stämplingen får texten Ändrad av anställd. Ändra Ändring av befintlig stämpling gör du direkt i listan. Du kan ändra datum, klockslag och typ. När du lämnat raden sker omsortering om datum och/eller klockslag ändrats, och tolkning görs. Stämplingen får text Ändrad av anställd. 16 (19) Heroma cgi.com

17 Ändra tjänste Om tjänsteärende har stämplats, kommer stämplingar skapas automatiskt. Dessa stämplingar genereras enligt arbetspasset (In, Ut samt stämplingar för rast) och visas i stämplingslistan i justeringsbilden. Det finns möjlighet att ändra klockslag för dessa stämplingar, t ex om tjänsteärendet har inneburit att du arbetat längre än normalt. Den ursprungliga tjänstestämplingen kommer att ligga kvar med typen Info. Ta bort Du tar bort en felaktig stämpling genom att klicka på symbolen för borttag (soptunnan) i högerkanten på raden. Raden tas bort direkt från listan. Tolkning och återkoppling i Justera-bilden När ny/ändra/ta bort görs i Justera-bilden sker samma tolkning som vid stämpling. Om tolkningen hittar felaktigheter kommer signal ges i sidans nederkant med möjlighet till åtgärd enligt förslag. Skriva anmärkning Välj symbolen för anmärkning (anteckningsblad) på raden för den stämpling du vill kommentera. Du kanske vill förklara varför du ändrat en stämplingstid. Kommentaren kan innehålla max 50 tecken. En ny sida öppnas där anmärkningen skrivs. 17 (19) Heroma cgi.com

18 Anmärkningssymbolen byter färg från blå till grön. Anmärkning skapas med automatik om du vid begäran om mertid eller frånvaro väljer orsak i listrutan. Tangentbordsstöd Det finns möjlighet till tangentbordsstöd i Justera-bilden. För att aktivera tangentbordsstöd måste du välja knappen Bläddra. Då dyker det upp en röd ram kring den översta stämplingen: Även en förklarande text visas längst ner på sidan med de tangenter som är aktiva för just den stämpling som är aktiv/har röd ram kring sig. 18 (19) Heroma cgi.com

19 . Tryck på <ENTER> så kommer du direkt till den aktiva stämplingens ruta för klockslag. <ESC> avaktiverar tangentbordsstödet helt och du återgår till ursprungsläget. <A> gör att du kommer direkt in i den aktiva stämplingens anmärkning. <Delete> tar bort den aktiva stämplingen. <I>, <U>, <R> <J> ger olika instämplingstyper att välja mellan som In, Ut mm. Genom att trycka på piltangenterna så flyttar man sig neråt eller uppåt bland stämplingarna. Genom att trycka på tab-tangenten så flyttar man sig mellan rutorna på den aktiva stämplingen och fortsätter neråt i listan av stämplingar. 6 Registrera kort Vissa Heroma-kunder har möjlighet att registrera tider via kortläsare. Registrering av kort kan då göras i. För att registrera kort måste du i startsidan välja knappen Registrera kort. En ny sida öppnas som ger dig instruktioner hur kortet registreras. När ett kort finns registrerat kan du använda detta vid inloggning till istället för att skriva personnr, anställningsnummer eller användar-id. 19 (19) Heroma cgi.com