Heroma. Manual för HR & Ekonomi. Löneservice, senast uppdaterad

Transkript

1 Heroma Manual för HR & Ekonomi Löneservice, senast uppdaterad

2 Innehåll Inloggning... 2 Vänstermenyn... 2 Personurval... 3 Sök person... 3 Enkel och Avancerad sökning... 3 Enkel sökning... 4 Avancerad sökning... 4 Sökning på PA-team... 4 Sökning på Kategori eller Befattningsklass... 5 Sökning via Organisation... 5 Skapa personurvalsgrupp... 6 Anställning Regelverk... 6 Frånvaroöversikt och Arbetsförändringsöversikt... 7 Personalöversikten... 8 Inställningar i Personalöversikten Stämplingsfliken Stämplingstyp Ursprung Utskrift stämplingar Rapport Ansvar/Funktion Rapport - Utförd arbetstid Skapa en Utanordningslista för utskrift Rapport Komptidslista/Jourkomp Läkare Rapport på kvarvarande semesterdagar Rapport Övertidsjournal Rapport Personalstat Rapport Frånvaro Rapport Detaljlista redovisning Ledighetsskuldlista Exportering till Excel

3 Inloggning Du loggar in i Heroma via med VGR-id och AD-lösenord (samma lösenord som till datorn), klicka på Heroma Produktion. Vid inloggning i Heroma öppnas ett nyhetsbrev med information och nyheter. När nyhetsbrevet stängs läses Heroma Person & Lönehantering (V4) in, minimera eller klicka på det blå bakomliggande fönstret. Vänstermenyn I vänstermenyn finns de funktionsområden som du är behörig till. Längst upp finns ett sökfält för att lättare hitta i menyerna. En flyvover med förklaring visas när man håller muspekaren ovanför en menyrad. Flikarna i vänstermenyn: Meny Genvägar Favoriter Checklista Hjälp Dölj öppnar vänstermenyn vid högerklick i huvudmenyn kan man välja att lägga till egna genvägar för att spara personalöversikt med nedlästa personer inte aktiverad manualer från CGI för att dölja vänstermenyn och få en större arbetsyta Under Övrigt finns de övriga moduler som du är behörig till. 2

4 Personurval Sök person Med hjälp av funktionen Sök person i verktygsfältet kan du söka fram en person via personnummer, förnamn eller efternamn. När du markerar en person i sökresultatet läses personen in i Namnlist-fältet och sparas i en tillfällig personurvalsgrupp. Görs ytterligare en sökning på en person läggs denna till i samma grupp. Enkel och Avancerad sökning Klicka på de tre prickarna i verktygsfältet. Bilden för Enkel och Avancerad sökning visas. För att sökningen även ska inkludera de personer man är läsbehörig till behöver man gå till Avancerad sökning, klicka på raden PA-team och därefter markera Alla personer. 3

5 Enkel sökning 1. Sök på namn eller personnummer. 2. Klicka på Sök. 3. Sökt medarbetare visas i fältet Hittade personer. 4. Markera de medarbetare som ska skapas som en temporär grupp. 5. Markerade personer visas i fältet Valda person Ny temporär grupp. 6. Klicka på Skapa ny tempgrupp. Vald person/personer visas i menyraden som en temporär fil (Temp). Anonyma personer visas med rosa bakgrund. Avancerad sökning För att söka upp en grupp av medarbetare, t.ex. en avdelning/enhet, kategori eller ett PA-team används Avancerad sökning. Ange ett eller flera urval, starta sökningen genom att klicka på knappen Sök. Resultatet visas på samma sätt som vid Enkel sökning. Sökning på PA-team Mina personer Alla personer - visar PA-team med skrivbehörighet - visar PA-team med skriv- eller läsbehörighet 4

6 Valda PA-team Ordinarie team Tillfälliga team Nyanställd Slutade Personer Arkiverade till historik - visar valda PA-team (PA-team som markerats) - visar ordinarie PA-team - visar tillfälliga PA-team - inkluderar nyanställda som finns i bilden Nya personer - inkluderar personer som har en avslutad anställning - inkluderar personer som finns i historikdatabasen Om urvalet är större än 500, visas de första 500 personerna. Ett meddelande visas i statusraden längst ner till höger på sidan. Sökning på Kategori eller Befattningsklass Gör urval på kategori/befattningsklass i listan och Sök. Sökning via Organisation 1. Skriv ansvarsnummer i sökfältet och Sök. 2. Urval visas. Finns det fler än en träff, klicka fram till rätt alternativ. 3. Markera ansvarsnummer och Sök. 5

7 Skapa personurvalsgrupp Allmänt Personurval Om man ofta arbetar med samma urval eller grupp av personer kan man skapa en personurvalsgrupp som alltid finns tillgänglig. 1. Klicka på Ny. 2. Via enkel sökning går det att söka på namn eller personnummer. Via Avancerad sökning på PA-team eller organisation. 3. Spara urval. Enkel sökning = klicka på Avancerad sökning = klicka på 4. Nu är du tillbaka på personurvalsfönstret. Benämn gruppen. 5. Klicka Spara. 6. Gruppen finns nu tillgänglig i rullisten ovanför vänstermenyn. Anställning Regelverk Resurshantering Person Anställning/Regelverk Regelverk kopplas till anställning. Regelverk innehåller bland annat styrningar för Ob-ersättning, arbete på lätthelg, ISP-regler, ersättningar för läkare och timavlönad. Se dokument Regelverk på Löneservice hemsida. 1. Välj medarbetare via Personurval. 2. Står det Ja i kolumn Personliga regler, klicka på för att se de personliga regler medarbetaren har, t.ex. nattkvotering, flexregel. 6

8 3. För uppgifter om medarbetarens lön, klicka på längst ner i bilden. 4. Anställningsbilden i V4 öppnas. För att se anställningar mer än två år bakåt i tiden, välj Urval Alla. Äldre anställningar går också att söka fram i Heroma Historik via Övrigt i vänstermenyn. Frånvaroöversikt och Arbetsförändringsöversikt Resurshantering Person - Frånvaroöversikt Resurshantering Person - Arbetsförändringsöversikt Frånvaroöversikten visar all pågående och godkänd frånvaro för medarbetaren. Arbetsförändringsöversikten visar alla pågående eller godkända arbetsförändringar, till exempel övertid, extra tid flex, eget byte m.m. För att se en längre period kan man behöva ändra datumintervallet längst ner i sidan. 7

9 Frånvaroöversikt och Arbetsförändringsöversikt går att sortera och skriva ut. 1. Högerklicka i den kolumnrubrik som ska sorteras. 2. Klicka på sortera och välj t.ex. Sortera stigande. 3. För utskrift, klicka i kolumnrubriken och Skriv ut. Personalöversikten Resurshantering - Personalöversikt Personalöversikten (PÖ) är utgångspunkten för all rapportering i Heroma. Läs in medarbetare via Sök person eller tillfälligt urval på tre prickar. Läs ner person eller grupp i personalöversikten genom att klicka på grönt/gröna streck till höger om namnet eller gruppen. Innehåll i Personalöversikten - Personurvalsgrupper eller temgrupp - Nedläsningsstreck - Rött kryss tar bort tempgrupper - Tillfälligt urval (tre prickar) - Medarbetare - Nedläsningsstreck för medarbetare 8

10 - Rött kryss tar bort markerad person från personalöversikten - Blädderpilar i personalöversikten - Uppdatera sidan - Mina Meddelande Visningslägen i personalöversikten: - Expandera/minimera rader - Markera/avmarkera alla rader - Kalender för att välja eget visningsintervall - Visningsläge 1, 3, 7 14, 31 dagar eller kalendermånad Flikarna i nederkant: Aktivitet visar arbetspassets exakta tider, aktivitet, VU och ansvar. Plusfliken förstorar arbetsområdet. 9

11 Inställningar i Personalöversikten Redigera - Personalöversiktsinställningar För att göra inställningar av vilken information du vill ska visas i PÖ. Förslag på inställningar: Klicka efter att valen är ändrade så ligger de kvar. Stämplingsfliken I fliken Stämplingar längst ner i personalöversikten visas hur medarbetaren stämplat och ev. felsignaler. 10

12 När du öppnar stämplingsfliken ser du de stämplingar som medarbetaren inte längre kan justera via Kom & Gå. Om man vill visa även de stämplingar som medarbetaren fortfarande kan justera markerar man rutan Inom just.period. Till vänster i fliken går det att göra följande val: Genom att klicka på + förstorar du stämplingsfliken, med går den tillbaka. Dölj, stänger stämplingsfliken. Åtgärda, här skapas frånvaro-/arbetsförändringsärenden efter de signaler som visas. Visa på hel sida, nu döljs personalöversikten och du ser stämplingar på hela sidan. Visa Saldo, saldot visas för varje dag. Visa Anmärkning, anmärkning visas från Kom & Gå Stämplingstyp In och Ut In-rast och Ut-rast F-start och F-slut A-start och A-slut Frånvarostämplingar Arbetsförändringsstämplingar T1, T2, T3 och T4 Tjänstestämplingar Ursprung I kolumnen Ursprung i stämplingsfliken kan du se hur stämplingen skapats. Tomt Originalstämpling från Kom & Gå. M (manuell) Stämplingen ändrad eller tillagd i Kom & Gå av medarbetaren. A (arbetsledare) Stämplingen ändrad eller tillagd i Heroma av arbetsledaren. T Tjänstestämpling. 11

13 S Stämpling genererad av Heroma, t.ex. autorast. R Stämplingar som skapas via Skapa raststämplingar i Kom & Gå. B Borttagen stämpling. I A- eller F-stämplingar. Utskrift stämplingar Utskrift av stämplingar kan man göra från Personalöversikten - fliken Stämplingar eller från Vänstermenyn - Resurshantering - Person Stämplingar. Klicka i kolumnrubriken och klicka på skriv ut. Semesteröversikt Resurshantering Person - Semesteröversikt Innehåller tre paneler Semesterintervall, Tid och Uttagsposter. Översta delen visar medarbetarens semesterintervall, semesterrätt och kvarvarande dagar efter semesteruttag. Semesterintervall utgår från anställningsdatum på anställningsraden. Mellersta delen visar medarbetarens intjänande, uttagna och utbetalda dagar för varje semesterintervall. Nedersta delen visar semesterfrånvaron, kan även ses i Frånvaroöversikten. 12

14 Rapport Ansvar/Funktion Rapporten visar Ansvar/Funktions-kopplingar för en organisationsdel. Rapporter Administration Ansvar/Funktion 1. Välj vilken eller vilka organisationsdelar genom att markera i organisationsträdet. Alla underliggande nivåer kommer med i rapporten om man gör urval högre upp i organisationen. 2. Välj funktionen Chef då denna funktion ingår i alla chefers Ansvar oavsett chefsnivå. 3. Under Inställning ska man inte behöva göra något då rätt val är markerade. 4. Rapporten kan tas fram och presenteras i olika format och sparas ner eller skrivas ut beroende på vad man vill göra med den. 5. Klicka på Skapa. När rapporten presenteras på skärmen tillkommer nya val. Man kan t.ex. mejla den, skriva ut den eller kanske spara ner den till sin dator. 13

15 Rapport - Utförd arbetstid Denna rapport används för att se/skriva ut uppgifter om utförd tid för person/personurvalsgrupp. Beroende på vilka urval du gör får rapporten olika brytnivåer. Resurshantering Rapporter Utförd arbetstid 1. Välj vilken person/personurvalsgrupp eller skriv ansvar och markera i organisationsträdet. 2. Välj datumintervall. 3. Ett eller flera brytbegrepp kan anges. Ett är förvalt på personnummer, kan t.ex. ändras till namn. 4. För att lägga till fler brytnivåer, klicka på Lägg till i bildens nederkant. 5. Välj t.ex. Aktivitet. Klickar du på Inställningar kan du välja vilken/vilka aktiviteter du vill ha på rapporten. 6. Rapporten presenterar - Planerad tid (faktisk tid), Arbetad tid -Total (utförd), Jour/beredskap, Frånvaro och Övertid/Mertid. 14

16 Skapa en Utanordningslista för utskrift Administration Signering Rapporter 1. Markera Utanordningslista. 2. Period välj Senaste löneperiod. 3. Sök på ansvarsnummer i rutan Organisationsträd, klicka på Sök. Markera rutan framför aktuell enhet. 4. Klicka på Skapa, skriv ut. Rapport Komptidslista/Jourkomp Läkare Rapporter Lön Komptidslista/Jourkomp Läkare 1. Sök upp en eller flera medarbetare, använd enkel sökning eller Avancerad sökning. 2. Markera personurvalsgrupp i verktygsraden. 3. Fönster från V4 öppnas. Personurvalsgruppen som är markerad syns i Val av person och är svartmarkerat. Använd rullisten i Val av person för att se första markerade medarbetare. 4. Håll ner höger musknapp och dra över personerna till fönster Urval Komptidslista/Jourkomp Läkare. Klicka OK. 5. Välj sorteringsordning. Ta bort markeringen i Endast personer med saldo om alla valda ska visas på rapporten. Klicka OK. 6. Rapporten skapas. Klicka på utskrift. Rapport på kvarvarande semesterdagar Rapporter Lön Semester 1. Fönster från V4 öppnas. Personurvalet som är markerat syns i Val av person och är svartmarkerade. 2. Håll ner höger musknapp och dra över personerna till fönster Urval Semester. Klicka OK. 3. Rapporten skapas. Klicka på utskrift. 15

17 Rapport Övertidsjournal Rapporter Lön Övertidsjournal Rapporten visar antalet timmar som utförts på mertid, övertid och arbetad tid under jour och beredskap. Övertidsjournalen används för att bevaka övertid enligt arbetstidslagens regler. 1. Fönster från V4 öppnas. Välj tidsintervall från årets början och till önskat tom-datum. 2. Välj minsta antal övertidstimmar som ska styra urval, se exempel i bild nedan. Om rutan avmarkeras kommer samtliga personer med. 3. Välj sorteringsordning på rapporten. 4. Avmarkera alla förvalda ansvar i Kontering (dubbelklicka med vänster musknapp). Välj kontering (ansvar) genom att markera i Kontering. Välj kategori. Ett tips är att markera samtliga kategorier (dubbelklicka) för att säkerställa att samtliga personer kommer med på rapporten Rapport Personalstat Rapporter Lön Personalstat Rapporten visar uppgifter om anställningen och ev. frånvaro. Urval görs genom val av en eller flera avdelningar, en eller flera kategorier. 1. Fönster från V4 öppnas. Välj Datum. 2. Välj Frånvarodagar. Välj antal dagar som ska visas. Tas markeringen bort kommer ingen frånvaro med. 3. Markera kontering (ansvar) och kategori. Ett tips är att markera samtliga kategorier för att säkerställa att samtliga personer kommer med på rapporten. 4. Klicka OK 5. Rapporten skapas. Klicka på utskrift. Rapport Frånvaro Rapporter Produktionslön - Frånvaro 1. Sök upp en eller flera medarbetare, använd Enkel sökning eller Avancerad sökning. 2. Markera personurvalet (temp fil) i verktygsraden. 3. Välj Rapporter Produktionslön Frånvaro i vänstermenyn. 16

18 4. Fönster från V4 öppnas. Personurvalet som är markerat syns i Val av person och är svartmarkerat. 5. Välj datum Fr.o.m. 6. Håll ner höger musknapp och dra över personerna till fönster Urval Frånvaro. Klicka OK. 7. Rapporten skapas. Klicka på utskrift. Rapport Detaljlista redovisning Rapporter Produktionslön Detaljlista redov. Rapporten visar lönekostnaden inkl. sociala avgifter samt balanskonton. Den används för att kontrollera kontering på enskilda personer. Det finns två sätt att göra urval: Detaljlista redovisning: utan hake i rutan Redov. Kontering för angiven period utifrån datumsättning. Detaljlista redovisning: med hake, i rutan Redov. Kontering avser redovisningsperiod. Rapporten innehåller samma uppgifter som filen till ekonomi. 1. Sök upp en medarbetare, använd Enkel sökning. 2. Markera personurvalet (tempfil) i verktygsraden. 3. Välj Rapporter Produktionslön Detaljlista redov. i vänstermenyn. 4. Fönster från V4 öppnas. Personurvalet som är markerat syns i Val av person och är svartmarkerat. Använd rullisten i Val av person för att se markerade medarbetare. Finns ingen medarbetare markerad i Val av person, sökes medarebetaren via Val av person i V4. 5. Håll ner höger musknapp och dra över personerna till fönster Urval Detaljlista redovisning. 6. Gör urval med eller utan hake i rutan Redov. Klicka OK. 17

19 Ledighetsskuldlista Rapporter Produktionslön Ledighetsskuldlista Rapporten visar arbetsgivarens skuld avseende semester, övertid, läkares jourkomp och uppehållslön beskrivet i dagar/timmar och belopp. 1. Sök upp en medarbetare, använd Enkel sökning. 2. Markera personurvalet (tempfil) i verktygsraden. 3. Välj Rapporter Produktionslön Ledighetsskuldlista i vänstermenyn 4. Fönster från V4 öppnas. Personurvalet som är markerat syns i Val av person och är svartmarkerat. Använd rullisten i Val av person för att se markerade medarbetare. Finns ingen medarbetare markerad i Val av person, sökes medarebetaren via Val av person i V4 5. Håll ner höger musknapp och dra över personerna till fönster URVAL Ledighetsskuldlista 6. Välj Period, Typ och Alt. Klicka OK. Exportering till Excel På de flesta ställen i RH kan man högerklicka i kolumnraden och välja export, för att på så vis få över informationen från Heroma till Excel. 1. Högerklicka i kolumnraden. 2. Välj Export. 3. I fönstret som öppnas namnsätter du filen, klickar på H: och sparar därefter filen på lämplig plats. 4. Klicka Spara. 18