Heroma. Resurshanteringsutbildning. Modul 1 - Planera schema

Transkript

1 Heroma Resurshanteringsutbildning Modul 1 - Planera schema

2 Innehållsförteckning Om Heromas utbildningsmiljöer och övningsmaterial i. Allmänt...3 ii. Övningsmaterialets uppbyggnad och utseende... 4 iii. Heroma e-learning... 5 vi. Inloggning... 5 v. Att arbeta i överbefolkade utbildningsmiljöer... 6 Generella funktioner 1. Logga in i Heroma Manövrera runt lite i systemet Ändra dina inställningar Öppna Manualer för Heroma... 9 Personalöversikten Grund 5. Öppna och läs in personer i en personalöversikt Förflytta dig i personalöversikten Ändra visningsläge Expandera och minimera rader Granska informationen i flikarna Skapa en persongrupp Övningar schemaplanering 11. Skapa ett nytt verksamhetsunderlag (VU) Lägg in aktiviteter i verksamhetsunderlaget Kontrollera regelverk på personer Skapa bemanningsperiod Skapa ett resursschema eller vakant schema Komplettera bemanningsperioden med resursschemat Planera schema Planera schema fortsättning Skriv ut en rapport på det planerade schemat Kontrollera och fastställa schema Ändra en persongrupp Granska uppgifter på fastställda scheman Sidan 2 av 33

3 Om Heromas utbildningsmiljöer och övningsmaterial I. Allmänt Välkommen till första modulen av fyra i en översiktsutbildning för Heroma! Heroma är ett system som beroende på var det implementeras helt eller delvis ersätter IFS och Medvind. Heroma levereras och driftsätts av företaget Logica. Det här övningsmaterialet används tillsammans med ett e-learningpaket för att ge dig en introduktion och en översikt av Heroma. Förutom dessa två hjälpmedel finns det möjlighet att läsa mer om Heroma i de manualer som medföljer systemet - mer om detta längre fram. I det här övningshäftet kommer du arbeta med att lägga grunden för och planera ett schema för dig och dina medarbetare. Moment som ingår är till exempel att skapa Personalöversikt och Persongrupp, skapa Verksamhetsunderlag samt att planera, kontrollera och fastställa Schema. Några saker som är bra att känna till inför starten av din introduktion: 1. Utbildningsmiljön är framtagen för en generell organisation och är därför inte anpassad för Partille kommun eller just dig och din verksamhet. Det kan därför i början kännas lite ovant att öva och arbeta med PA-team, verksamhetsunderlag eller konteringar som du normalt inte använder dig av. Då Heroma sjösätts kommer dock alla PA-team, verksamhetsunderlag med mera vara skapade och du kommer känna igen dig på ett helt annat sätt är i den här utbildningsmiljön. 2. Programmets gränssnitt eller utseende kan i början verka förvirrande och svårt att hitta och orientera sig i. Utbildningarna med dina medarbetare under december har dock visat att de allra flesta genom träget och flitigt arbete med övningsmaterialet och e-learningpaketet fått en god introduktion till Heroma. 3. Heromas utbildningsmiljö kan användas av fjorton kursdeltagare och en lärare samtidigt. Då många fler än fjorton finns anställda av Partille kommun skapar detta en del ska vi kalla det utmaningar för att alla ska kunna samsas i utbildningsmiljön och för att kunna hitta sitt sparade arbete mellan övningstillfällena. Lösningen hittar du nedan under punkten: V - Att arbeta i trånga utbildningsmiljöer. 4. Under första delen av utbildningen upptäcktes en del sakfel och språkliga fel i övningsmaterialet något som skapade en del förvirring bland deltagarna och även hos kursledaren. Dessa ska nu vara korrigerade och jag hoppas innerligt att du inte ska hitta några nya under din introduktion. Jag hoppas att du ska det trevligt och att du får nytta av det arbete du lägger ner här med mig under den här och kommande utbildningstillfällen! Patrik Lögdqvist Utbildare Vuxenutbildningen i Partille Sidan 3 av 33

4 II. Övningsmaterialets uppbyggnad och utseende I Heromas utbildningsmiljö finns en fiktiv organisation där fjorton anställda arbetar. När du loggar in i Heroma blir du en av de fjorton. Beroende på vilken modul du arbetar i och vilka övningsuppgifter du utför har du en av följande två roller: - medarbetare - chef/administratör Det är viktigt att förstå ovanstående för att enklare kunna utföra de uppgifter du har framför dig. Bland annat för du under utbildningen kommer att skapa och hantera olika sorters ärenden både i rollen som medarbetare och i rollen som chef/administratör. När du påbörjar en ny övningsuppgift kommer den se ut som i exemplet här nedan: 3. Ändra Dina inställningar Se Användarmanual Heroma, kap.5 Menyraden Heroma kan anpassas efter Dig som användare. Du ska nu göra en övning så att Du vet hur Du kan ändra färger och textstorlek. Ändra tema till Bonus Höstguld Ändra textstorlek till stor Ändra tillbaka till tema standard/textstorlek normal Först en numrerad rubrik som översiktligt beskriver vad övningen handlar om. Därefter beroende på om tillverkaren ansett det lämpligt en hänvisning till en användarmanual där du kan får reda på mer. Hänvisningen skrivs ut med typsnittet Arial och lite större än övrig text. Du får lära dig hur du hittar till Heromas alla manualer längre fram. Sedan beroende på om tillverkaren ansett det lämpligt en kort introduktion till uppgiften och vad du förväntas göra eller öva dig på. Den här texten skrivs ut med typsnittet Times och sätts kursivt. Slutligen tar själva övningen vid. Den skrivs med Times. Vissa ord i texten är fetmarkerade för att tillverkaren vill fästa din uppmärksamhet på en särskild del i övningen. Det kan till exempel vara ett begrepp i Heroma som är viktigt att kunna eller en knapp som du förväntas trycka på. Sidan 4 av 33

5 III. Heroma e-learning Parallellt med det här övningsmaterialet har tillverkaren tagit fram ett e-learningpaket för att du dels ska lära dig Heroma bättre, dels för att du ska kunna arbeta på egen hand och lära dig i egen takt. Heromas e-learningpaket är uppbyggt som ett bildband med textrutor som beskriver Heromas olika delar. Det innehåller också korta övningar och några korta repetitionsfrågor som avslutar varje kapitel. Du behöver inga inloggningsuppgifter för att arbeta med själva e- learningpaketet, däremot måste du vara inlogga som användare mot Partille kommuns webbplats. Du hittar e-learningpaketet på länken: På sidan finns en stor gul skylt som ser ut så här: Klicka på den så kommer du till e-learningpaketets startsida. Där finns alla övningar som paketet innehåller. IV. Inloggning Heromas utbildningsmiljö innehåller fyra delar. Två av dem kommer inte beröras i den här utbildningen. De två är Lön samt Komogå. De delar du kommer arbeta med är dels Självservice och brist på bättre namn Stora Heroma. I Självservice löser dina medarbetare de allra flesta ärenden som kan uppkomma. Det är förmodligen beroende på din befattning, dina befogenheter och din verksamhet också i Självservice som du själv kommer att arbeta allra mest. I Stora Heroma skapar du de underlag som behövs för att göra ärenden i Självservice. Beroende på hur din organisation ser ut har kanske mycket av det underlag används i Stora Heroma redan gjorts av dig eller dina administratörer när ni börjar arbeta skarpt i februari och mars. När du arbetar med i Heromas utbildningsmiljö har du tillgång till ett av fjorton elevkonton. Du väljer elevkonto beroende på vilken av datorsalens datorer du sitter. Numret står på skärmens övre del till exempel Elev1. Beroende på vilken del av Heroma du vill arbeta är inloggningarna något olika. När du ska logga in på Självservice gör du på följande sätt: Du sitter framför dator Elev1 och har då följaktligen elevkonto nummer ett. 1. Öppna utbildningsmiljöns startsida som finns på 2. På sidan vänstra del står ordet Självservice klicka på ordet. 3. Logga in med ordet anders och sedan ditt elevkonto i detta fallet 01 alltså anders01. Använd inget mellanslag och endast små bokstäver! 4. Lösenordet är detsamma för alla användare - palett Sidan 5 av 33

6 När du ska logga in i Stora Heroma gör du på följande sätt: Du sitter framför dator Elev1 och har då följaktligen elevkonto nummer ett. 1. Öppna utbildningsmiljöns startsida som finns på 2. Ungefär mitt på sidan ser du en inloggningsruta. 3. Logga in med ordet elev och sedan ditt elevkonto i detta fallet 01 alltså elev01. Använd inget mellanslag och endast små bokstäver! 4. Lösenordet är detsamma som inloggningsordet elev01. Eftersom det finns fjorton elevkonton och ungefär sextio chefer som ska utbildas kommer det att uppstå en del irritationsmoment beroende på att du kommer att dela elevkonton med någon annan. Mer om det finns att läsa i nästa kapitel. V. Att arbeta i överbefolkade utbildningsmiljöer Heromas utbildningsmiljö ligger på en server som tillhör tillverkaren av systemet Logica. På varje server ryms fjorton elevkonton och ett lärarkonto. Partille kommun disponerar en utbildningsserver. Eftersom du är en av drygt sextio kursdeltagare kommer vi hamna i en del logistikhantering som ofelbart innebär en del frustration. En konsekvens är att du kommer att utföra uppgifter, till exempel skapa ärenden, som ser likadana ut som den du delar kontot med skapar. För att undvika att ni löser varandras uppgifter finns det längre fram i övningsmaterialet lathundar för hur du namnger dina uppgifter och med det löper mindre risk att uppgifterna redan lösts när du kommer tillbaka nästa gång. Nu tror jag att du har tillräckligt på fötterna för att kunna sätta igång. Lycka till! Sidan 6 av 33

7 GENERELLA FUNKTIONER 1. Logga in i Heroma. Logga in i Stora Heroma enligt instruktionerna på sidan Manövrera runt lite i systemet. Se Användarmanual Heroma, kap. 6 Kompassen, kap. 7 funktionsområden och funktioner samt, kap. 11 Flikar för navigering - Öppna olika arbetsytor - Stäng de öppnade arbetsytorna - Dölj kompassen - Ta fram/öppna kompassen igen Alla funktioner kan nås från Kompassen (se bild). Kompassen är indelad i olika Funktionsområden till exempel Resurshantering, Person eller Rapporter. När du klickar på ett funktionsområde aktiverar du det. Antingen skapas ett fönster eller Arbetsyta där du fortsätter arbeta, alternativt expanderar du Funktionsområdet och får nya valmöjligheter. För varje arbetsyta du öppnar skapas en flik. Arbetsytan stängs genom att du klickar på krysset till höger på fliken. OBS! Du rekommenderas att inte ha för många Arbetsytor öppna samtidigt. Stäng ner Arbetsytorna efterhand du är färdig med ditt arbete så undviker du att tappa bort dig bland arbetsytorna 1. Öppna olika Arbetsytor genom att klicka på olika menyval under Funktionsområdet Resurshantering i Kompassen. 2. Stäng de öppnade arbetsytorna genom att klicka på krysset i fliken. 3. Dölj Kompassen genom att klicka på fliken Dölj. 4. Öppna Kompassen igen genom att klicka här. Sidan 7 av 33

8 3. Ändra Dina inställningar (kan hoppas över) Se Användarmanual Heroma, kap.5 Menyraden Heroma kan anpassas efter Dig som användare. Du ska nu göra en övning så att Du vet hur Du kan ändra färger och textstorlek. - Ändra tema till Bonus Höstguld - Ändra textstorlek till Stor - Ändra tillbaka till tema Standard och textstorlek Normal 1. Ändra tema till Bonus Höstguld genom att gå till Inställningar/välj tema på Menyraden högst upp på skärmen 2. Ändra textstorlek till Stor genom att gå till Inställningar/ välj textstorlek på Menyraden 3. Ändra tillbaka till tema Standard och textstorlek Normal. Sidan 8 av 33

9 4. Öppna Manualer för Heroma All användardokumentation finns tillgänglig i form av olika Användarmanualer. Manualerna öppnas som PDF:er och kräver att du har programmet Adobe Reader installerat i din dator. Vill du kan du ha Acrobat Reader öppet och växla mellan Heroma och manualerna. Övningen är till för att du ska veta hur du hittar manualerna. - Du ska nu prova att öppna en Manual ur Bokhyllan. 1. Klicka på fliken Hjälp på Kompassen. Fliken Aktiv hjälp öppnas 2. Klicka på knappen Bokhyllan längst ner på Kompassen. Arbetsytan Bokhyllan, där bland annat alla manualer finns, öppnas. 3. Klicka på plustecknet (+) framför: Område: Manualer. Alla manualer visas. 4. Markera valfri användarmanual. Klicka på knappen Visa längst ner i fönstret. 5. Användarmanualen öppnas i Acrobat Reader. I vänstra delen av programmet kan du markera fliken Bokmärken och manövrera dig i manualen genom att klicka på de olika rubrikerna. Stäng manualen och avsluta Acrobat Reader så som du vanligen gör när du stänger ett program. 6. Stäng Bokhyllan genom att klicka på krysset som finns på Arbetsytans flik. 7. Gå tillbaka till Menyn genom att klicka på fliken Meny i Kompassen. Sidan 9 av 33

10 PERSONALÖVERSIKTEN GRUND Information om den aktuella bemanningssituationen fås via Personalöversikten. Det är här alla fastställda scheman kan ses och det är härifrån man arbetar med sin dagliga planering. 5. Öppna och läs in personer i en personalöversikt 1. Första ska du öppna en tom Personalöversikt och läsa in Gruppen Månadsanst ur Personalöversikten Du väljer menyn Personalöversikt under Funktionsområdet Resurshantering i Kompassen. En Arbetsyta med en tom Personalöversikt öppnas. Välj gruppen Månadsanst i Verktygsraden högst upp till vänster och klicka sedan på knappen med fyra gröna streck som sitter till höger om gruppens namn. Du har nu valt att göra gruppen du vald som aktiv. Siffran efter gruppens namn är densamma som ditt elevkonto. 2. Nu ska du ersätta gruppen Månadsanst med gruppen Timanst Välj Gruppen Timanst i Verktygsraden och sedan på knappen med fyra gröna streck som sitter till höger om gruppens namn. Du har nu ersatt Gruppen Månadsanst med Gruppen Timanst 3. Låt gruppen vara kvar och läs in Gruppen Månadsanst på nytt i en ny Arbetsyta. 4. Nu ska du utöka Gruppen Månanst med Gruppen Timanst. Välj Timanst i Verktygsraden men klicka den här gången på knappen som både har gröna och grå streck. Den sitter till höger om gruppens namn. Du har nu lagt till en grupp till din valda aktiva grupp. 5. Nu ska du ta bort en person ur Personalöversikten Markera Ulf och klicka på det röda krysset i Verktygsraden. Du kan bläddra mellan de två Personalöversikterna genom att klicka på flikarna i respektive Arbetsyta. 6. Stäng de båda Personalöversikterna genom att klicka på krysset i fliken på respektive Arbetsyta. Sidan 10 av 33

11 7. Nu ska du läsa in en enskild person i en tom Personalöversikt. Du ska öppna en tom Personalöversikt och läs in Ulf han ingår i gruppen Månadsanst. Välj Menyn Personalöversikt under Funktionsområdet Resurshantering i Kompassen (ovan i den här övningen). Välj gruppen Månadsanst i Verktygsraden Sök fram Ulf i Namnrutan i verktygsraden. Klicka på knappen med ett grönt streck som sitter till höger om Ulfs namn. Du sätter nu Ulf som aktiv person. 8. Stäng de båda Personalöversikten genom att klicka på krysset i fliken på Arbetsytan. Sidan 11 av 33

12 6. Förflytta Dig i personalöversikten Öppna en tom Personalöversikt och läs in Gruppen Månadsanst. Överst på Arbetsytan finns en Almanacka som du använder för att förflytta dig framåt eller bakåt. Dagens datum är alltid markerad med en något mörkare nyans då du öppnar en ny Personalöversikt. Pröva att göra nedanstående. 1. Flytta Dig framåt 1 dag. 2. Flytta Dig framåt 1 vecka. 3. Flytta Dig framåt till julafton 4. Flytta tillbaka till idag. 7. Ändra visningsläge Till höger om Almanackan finns fem knappar som du använder för att välja det datumintervall som du vill arbeta med. Pröva att göra nedanstående. 1. Ändra så att du ser bemanningen för 3 dagar 2. Ändra så att du ser bemanningen för 14 dagar 3. Ändra så att du ser bemanningen för 1 månad 4. Ändra tillbaka så att du ser bemanningen för 1 vecka 8. Expandera och minimera rader Till vänster om Almanackan finns knappar som du använder för att minimera eller expandera raderna som personerna i Personalöversikten har. Pröva att göra det nedanstående. 1. Minimera alla rader 2. Expandera 1 rad 3. Expandera alla rader Sidan 12 av 33

13 9. Granska informationen i flikarna Längst ner på Arbetsytan hittar du ett antal flikar där du får information om enskild person, om gruppen med mera. Pröva att göra nedanstående. 1. Titta på fliken Behov 2. Titta på fliken Aktiviteter 3. Dölj och ta fram flikarna Sidan 13 av 33

14 10. Skapa en Persongrupp Läs mer i Användarmanual Personurval För att kunna läsa in en grupp personer i till exempel en Personalöversikt eller en Bemanningsperiod kan man skapa färdiga grupper med till exempel enhetens personal. Du har använt dig av de grupperna i tidigare övningar. Nu ska du skapa en grupp med de personer som vi i kommande övningar ska planera scheman för. - Skapa en persongrupp med personerna: Ulrika Linnell Maria Brodin Kaarina Waardahl - Döpa Gruppen 1. Öppna en Arbetsyta för Personurval genom att först gå till Funktionsområdet Allmänt i Kompassen och sedan välja Menyvalet Personurval. 2. Arbetsytan som öppnas visar alla Personurval - även tidigare skapade grupper. 3. Eftersom vi ska skapa en ny Grupp klickar du på knappen Ny. Du hittar den längst ner på Arbetsytan. 4. Ett fönster för att söka och välja ut personer - Personurvalsbilden - öppnas. Till vänster i fönstret finns möjlighet att göra Enkel eller Avancerad sökning. Har du har en begränsad behörighet eller färre medarbetare än tjugo räcker det oftast med att du klickar direkt på Sök. Har du större behörighet eller många medarbetare kan du välja att söka efter personerna till exempel via deras namn. Klicka på knappen Sök. 5. De hittade personerna enligt din sökning dyker upp i den övre högra panelen märkt Hittade personer. Välj vilka personer som ska vara med i din grupp genom att bocka för rutan framför personuppgifterna. Får du bara en träff i din sökning blir den automatiskt vald. Kryssa för de fyra personerna som står uppräknade ovan. 6. De valda personerna hamnar i panelen Valda personer. 7. Vill Du att personerna ska läsas in på personalöversikten i en viss ordning kan du ändra ordningsföljden genom att markera en person och klicka på de gröna pilarna. Personen flyttas då upp eller ner bland de valda personerna. 8. När Du har valt färdigt klickar du på knappen Spara som grupp. 9. Du hamnar nu åter på Arbetsytan som visar alla dina Personurval. Nu ska du döpa din Grupp. Klicka i fältet Benämning och döp Gruppen till Kontoret dag Elev XX där XX står för ditt elevkonto. Är du elevkonto 01 döper du gruppen till Kontoret dag Elev Klicka på knappen Spara och stäng sedan genom att klicka på krysset i fliken Personurval Alla. Sidan 14 av 33

15 ÖVNINGAR - SCHEMAPLANERING 11. Skapa ett nytt Verksamhetsunderlag (VU). Läs mer i Manual Arbetstidsplanering kap.3 Skapa nytt verksamhetsunderlag För att kunna planera schema måste vi starta med att skapa ett verksamhetsunderlag i vilken vi beskriver vår verksamhet - vad vi gör och ofta även hur många resurser som behövs I verksamhetsunderlaget görs också vissa grundinställningar. - Skapa nytt Verksamhetsunderlag för Kontoret dag som ska gälla tillsvidare. 1. Välj menyvalet Nytt under Funktionsområdet Resurshantering i Kompassen 2. Fönstret Verksamhetsunderlag basuppgifter öppnas. Sidan 15 av 33

16 3. Fyll i det följande: I rutan Benämning skriver du Kontoret dag Elev XX (där XX är ditt nummer) I rutan Kort benämning skriver du KO I rutan From datum väljer du den 1:a i nästkommande månad. Rutan Tom datum lämnar du blank. 4. Ange var i organisationen verksamheten hör hemma genom att bocka i Organisationsträdet. Först klickar du på krysset, sedan bokar du i rutan framför det alternativ som finns. 5. Klicka sedan på knappen OK längst ner till vänster. 6. Nu öppnas en ny Arbetsyta Ändra/Nytt verksamhetsunderlag. Du kan nu gå vidare till nästa övning. Sidan 16 av 33

17 12. Lägg in aktiviteter i verksamhetsunderlaget. Läs mer i Manualerna: Arbetstidsplanering kap.3.2 Aktiviteter, kap.3.3 Kontering, kap Skapa konteringsfavorit. Utförligare beskrivning av konteringsfavorit finns i Användarmanual Val av kontering kap.2.4 För att kunna planera schema måste vi i verksamhetsunderlaget ange vad vi gör i verksamheten. Detta anges i form av Aktiviteter. Om en Aktivitet inte finns upplagd i verksamhetsunderlaget går den inte att schemalägga eller använda i egenrapporteringen. Det finns tre olika grupper av aktiviteter 1. Aktiv tid (Arbetstid) 2. Bunden tid (Beredskap, Jour osv) 3. Information (Fridag, Fridagsperiod osv) Alla Aktiviteter som berör aktiv eller bunden tid - med undantag för Ras - t måste konteras. Du ska lägga in Aktiviteterna Basverksamhet, Administration och Rast i Verksamhetsunderlaget Kontoret dag och sedan kontera dem. Sidan 17 av 33

18 1. Klicka på knappen Ny aktivitet. Ett aktivitetsträd visas. Grenen för Aktiv tid är öppnad. Börja med den vanligast förekommande Aktiviteten under aktiv tid. I vårt fall är det aktiviteten Basverksamhet. Observera att den först inlagda Aktiviteten alltid görs till förvald. 2. Kontera aktiviteten Basverksamhet genom att klicka i det vita fältet. Följande ruta öppnas. En lista visas med val för Favoriter, konteringsvalet Enligt anställning samt en knapp för att välja kontering Klicka på knappen Välj. Fönstret Val av Kontering öppnas. Sidan 18 av 33

19 Ange hur Aktiviteten ska konteras. Gå ner i organisationsträdet tills du hittar en kontering och välj även Funktionskod. Eftersom Du vill använda samma kontering till flera Aktiviteter sparar den som en Konteringsfavorit. Klicka på knappen Spara som favorit längst ner i fönstret. 3. Fönstret Benämning på favoriten öppnas. Klicka på Spara. Du hamnar åter i fönstret Val av Kontering. 4. Klicka på OK. Du är åter i fönstret Ändra/Nytt Verksamhetsunderlag och Aktiviteten Basverksamhet har fått en kontering. 5. Gör samma sak med Aktiviteten Administration men använd den konteringsfavorit redan skapat. 6. Komplettera med aktiviteten Rast (OBS! Rast behöver inte konteras). 7. Klicka på Spara och stäng Arbetsytan genom att klicka på krysset i fliken. Sidan 19 av 33

20 13. Kontrollera regelverk på personer Vid schemaplanering är det viktigt att personerna som man planerar schema på ligger på rätt regelverk/avtal. Avtalet/regelverket styr att rätt utvärdering i samband med schemaplanering görs. Du ska nu kontrollera regelverk på personerna i gruppen Kontoret dag. 1. Öppna Funktionsområdet Resurshantering i Kompassen och välj sedan menyalternativet Anställning/Regelverk. En ny Arbetsyta öppnas. 2. Sök fram gruppen Kontoret dag i Verktygsraden. 3. Välj den första personen i Gruppen och gör henne till aktiv person genom att klicka på knappen med det gröna strecket till höger om personens namn. Arbetsytan visar nu Anställningar/Regelverk för den valda personen. 4. Personen har fel regelverk. Tyvärr finns det inte rätt regelverk så övningen blir lite haltande... Låt samma regelverk stå kvar. Observera! I normalfallet när en person byter från att arbeta enligt ett regelverk till ett annat ska en ny anställningsrad skapas. I det här fallet förutsätts att samma regelverk skulle ha gällt under hela anställningsperioden. 5. Tryck på Spara 6. Sök fram nästa person i gruppen genom att använda pilarna (byt person) i verktygsraden. 7. Upprepa steg fem till sju tills uppgifterna stämmer på samtliga personer i gruppen. Stäng sedan Arbetsytan på vanligt sätt. Sidan 20 av 33

21 14. Skapa bemanningsperiod Läs mer i Manual Arbetstidsplanering kap.5 Skapa bemanningsperiod Vi har i verksamhetsunderlaget beskrivit vår verksamhet. Nu ska vi bemanna vår verksamhet. Vi måste då skapa en bemanningsperiod. Vi anger i bemanningsperioden: - Vilken tid vi vill bemanna, - Vilka personer som ska bemanna perioden - Vilken typ av schema som ska planeras. Du ska i den här övningen skapa en Bemanningsperiod med gruppen Kontoret dag från och med den första måndagen i nästa månad. Du ska bemanna perioden med de personer vi tidigare skapat en grupp med. Schemana som vi ska planera i perioden ska vara rullande på 28 dagar och gälla tillsvidare. 1. Gå till menyvalet Bemanningsperioder under Funktionsområdet Resurshantering. i Kompassen. Arbetsytan Bemanningsperioder till Verksamhetsunderlaget Kontoret dag visas. 2. Klicka på knappen ny period 3. Arbetsytan för Ny/ändra bemanningsperiod visas. Börja med att fylla i Inställningar för bemanningsperioden. De inställningar du gör här kommer sedan att gälla för de personer du senare ska läsa in. Fyll i det följande: I rutan Benämning skriver du Kontoret dag Elev XX (där XX är ditt nummer) I rutan From väljer du den 1:a i nästkommande månad. Rutan Tom lämnar du blank I rutan Fastställ markerar du ett datum ungefär 14 dagar innan schemat ska börja gälla. I rutan Rullande antal dagar skriver du 28 Sidan 21 av 33

22 4. Du ska nu läsa in de personer som ska bemanna perioden. Välj Personurvalsgruppen Kontoret dag i Verktygsraden och klicka på knappen med gröna och grå streck ( lägg till vald grupp) Personerna i gruppen läses nu in i bemanningsperioden. 5. Klicka på Spara. Arbetsytan ändrar utseende. Inställningarna syns inte längre men kan nås genom att man klickar på de 2 pilarna till höger på rubrikraden för inställningar. 6. Stäng Arbetsytorna på vanligt sätt. Sidan 22 av 33

23 15. Skapa ett resursschema eller vakant schema Läs mer i Manual Arbetstidsplanering Kap 9 Resursschema Vi har 3 personer anställda som bemannar rad 1, 2 och 4 men rad 3 är inte bemannad utan är just nu vakant. Om man har tjänster/rader som inte är besatta kan man skapa ett resursschema/vakant rad. Resursschemat kan sedan fastställas och användas för att boka ersättare emot för kortare perioder alternativt bemanna för längre perioder. Du ska nu skapa ett resursschema för den vakanta raden på Kontoret dag. 1. Välj menyvalet Resursschema översikt under Övrigt i Funktionsområdet Resurshantering på Kompassen 2. Klicka på knappen Ny. 3. Registrera grunduppgifterna för resursschemat. 4. Fyll i enligt nedan: I rutan Benämning skriver du Kontoret dag resurs I rutan From väljer du den 1.e i innevarande månad. Rutan Tom lämnar du blank. Sysselsättningsgrad ska vara 100,00 och Heltidsmått 40:00 Regelverk ska vara Månadsanställda, ob PA - team sätter du till UTB5xx (Där xx är ditt nummer) Välj Enhet och Kontering. Observera att du måste klicka ner i trädet så att du kommer till en Enhet kopplad till kontering. 5. Klicka på Spara 6. Stäng Arbetsytan på vanligt sätt. Sidan 23 av 33

24 16. Komplettera bemanningsperioden med resursschemat Läs mer i Manual Arbetstidsplanering kap.5 Skapa bemanningsperiod Vi har tidigare skapat en bemanningsperiod för Kontoret och läst in de 3 personerna som vi ska planera schema för. (Maria, Ulrika och Kaarina) Vi ska nu komplettera bemanningsperioden med den vakanta raden/resursschemat vi skapade i föregående övning. Nu ska du komplettera Bemanningsperioden - Kontoret dag - med resursschemat 1. Klicka på menyvalet Resursschemaöversikt under Övrigt i Funktionsområdet Resurshantering på Kompassen. En översikt över samtliga Resursschema du har behörighet till öppnas. Samtidigt skapas en Grupp i verktygsraden som heter Resursschema. 2. Klicka på menyvalet Bemanningsperioder under Funktionsområdet Resurshantering. Bemanningsperioder mot Verksamhetsunderlaget Kontoret dag visas. Öppna bemanningsperioden Kontoret dag genom att markera perioden och klicka på knappen 3. Arbetsytan för Ny/Ändra bemanningsperiod öppnas och du ser de tre personer du tidigare läst in i Gruppen. 4. Sök fram gruppen Resursschema i verktygsraden. Sök fram det aktuella resursschema och den vakanta rad som Du vill använda i verktygsradens namnruta. Klicka på knappen med ett grönt och ett grått streck till höger om den vakanta radens namn. (Lägg till person till vald grupp) 5. Resursschemat och den vakanta raden läses in i bemanningsperioden. 6. Klicka på Spara och stäng Arbetsytorna på vanligt sätt. 7. Stäng Resursschemaöversikten Sidan 24 av 33

25 17. Planera schema Se Användarmanual Arbetstidsplanering kap.6 Planera schema Du ska nu planera in arbetspassen på den person som går på rad 1 i schemat Sidan 25 av 33

26 Schemat du ska planera ser ut enl. nedan: 7-16:30 med Rast 12:00-12: med Rast 12:30-13: med Rast 12:00-13:00 Aktivitet ska vara Administration 7-18 med Måltidsuppehåll Månd Tisd Onsd Torsd Fred Lörd Sönd V d r d r 8 17 adm d r V d r 8 18 d r 8 17 adm d r 8 17 adm d r V d r d r 8 18 d r 8 18 d r 8 18 d r V adm d r 8 17 adm d r d r 7 18 m 7 18 m 1. Om du befinner dig i en bemanningsperiod klickar du på knappen Planera/Kontrollera. 2. Om du inte befinner dig i en bemanningsperiod så välj menyvalet Bemanningsperiod under Funktionsområdet Resurshantering i Kompassen. Markera den period Du vill planera och klicka på knappen Planera/Kontrollera. 3. En Arbetsyta öppnas med en Personalöversikt som är i planeringsläge. Du ser det genom att det på rubrikraden står Planera schema. Dagrutorna för den tid som schemat ska planeras för är gula. Dagrutor utanför planeringsläge är gråprickiga. 4. Markera den person som ska gå på rad 1 och gör så att Du ser alla 4 veckor samtidigt. Klicka på visningsknappen med 3 streck i övre högra hörnet) 5. Planera in ett arbetspass på onsdagen (den första veckan) enligt instruktionerna ovan. Skriv in uppgifterna i dagrutan. Skriv starttid följt av mellanslag och sluttid (7 1630). 6. Lägg in rasten som en delaktivitet. Markera arbetspasset genom att klicka på det. Skriv d mellanslag starttid mellanslag sluttid mellanslag rast. (d rast). 7. Kopiera onsdagens arbetspass. Markera passet och klicka på höger musknapp. En menylista öppnas - välj Kopiera arbetspass. 8. Klistra in arbetspasset på torsdagen den första veckan. Markera torsdagens arbetspass. och klicka på höger musknapp. En menylista öppnas - välj Klistra in. Sidan 26 av 33

27 9. Kopiera pass med dra och släpp Pröva att kopiera måndagens pass med dra och släpp till övriga dagar som ska ha det passet. (Håll nere Ctrl samtidigt som du håller nere vänster musknapp på passet och drar det till den dag du vill kopiera passet. Släpp musknappen men håll ner Ctrl hela tiden.) 10. Flytta pass med dra och släpp Pröva att flytta ett pass med dra och släpp från en dag till en annan. (Markera ett pass och håll nere vänster musknapp. Dra passet till den dag Du vill flytta passet och släpp sedan musknappen.) 11. Ta bort ett pass Prova att ta bort ett pass genom att markera passet och trycka på Delete. 12. Planera in passen med aktiviteten basverksamhet och använd kopiera funktionen. Skriv in schemauppgifterna och lägg in rasten som en delaktivitet. 13. Kopiera pass med dra och släpp till de övriga dagar som ska ha det passet. 14. Upprepa steg elva till tolv med administrationspasset. Skriv startid mellanslag sluttid mellanslag admt (8 17 adm) adm betyder administration. Lägg in rasten som delaktivitet. 15. Lägg in helgpassen. Skriv starttid mellanslag sluttid mellanslag m (7 18 m) m betyder måltidsuppehåll. Sidan 27 av 33

28 18. Planera schema forts Läs mer i Manual Arbetstidsplanering kap.6 Planera schema Du ska nu kopiera det schema Du skapat i föregående övning samt förskjuta och kopiera in schemat till övriga personer eller vakanta rader i gruppen. 1. Kopiera rad 1 Ställ Dig på den Schemarad uu planerat i tidigare övning. Klicka på höger musknapp. En menylista öppnas- välj Kopiera intervall. Fönstret Kopiera intervall öppnas. Kontrollera att datumen stämmer. Klicka på Kopiera intervall. 2. Klistra in schemat på rad 2 Markera dagrutan 1 vecka framåt på den person som ska ha rad 2. (d.v.s.måndagen i vecka 2). Klicka på höger musknapp. En menylista öppnas välj Klistra in. Schemat klistras in. 3. Klistra in schemat på rad 3. (Resursschemat den vakanta raden) Markera dagrutan ytterligare 1 vecka framåt på den vakant rad som ska ha rad 3. Klicka på höger musknapp. En menylista - välj Klistra in. Schemat klistras in. 4. Klistra in schemat på rad 4. Markera dagrutan ytterligare 1 vecka framåt på den person som ska ha rad 4. Klicka på höger musknapp. En menylista öppnas välj Klistra in. Schemat klistras in. Sidan 28 av 33

29 19. Skriv ut en rapport på det planerade schemat. Se Användarmanual Resurshantering, Rapporter Du vill skriva ut en rapport på hur schemana på Kontoret ser ut innan Du fastställer dem. Skriv ut en rapport på de scheman som befinner sig i planeraläge och ännu inte är fastställda. 1. Om du befinner dig i en personalöversikt i kan du nå Rapporter på menyraden. 2. Du kan oavsett var du befinner dig i Heroma nå menyvalet Rapporter under Funktionsområdet Resurshantering i Kompassen. 3. När du valt menyvalet Rapporter öppnas arbetsytan för rapporturval. 4. Först väljer du vilken rapport du vill ta fram. I detta fall rapporten Planerade arbetstider markera den. 5. Nästa steg är att göra urval. Välj verksamhetsunderlag Kontoret och bemanningsperioden Kontoret dag. Markera eller avmarkera så att du får med de personer du vill ha med i rapporten. 6. Det sista steget är att tala om vilka inställningar du vill ha. Vad ska visas? Dina gjorda inställningar sparas till nästa gång du ska ta ut samma rapport. 7. Skapa rapporten genom att klicka på knappen. 8. Rapporten visas på skärmen och kan även skrivas ut. 9. Bläddra mellan de olika sidorna i rapporten. 10. Stäng Rapporten och Arbetsytan för rapporturval. Observera att du även kan göra en beställning. Då kommer du att få upp rapporten på din startsida. Sidan 29 av 33

30 20. Kontrollera och fastställa schema Se Användarmanual Arbetstidsplanering Kontrollera schema och Fastställa schema. Vi tycker allt ser ok ut och vill nu fastställa och godkänna schemat. Innan vi kan fastställa ett schema måste det kontrolleras så att det inte strider mot regler och avtal. Du ska lära dig: Kontrollera och fastställ schemana på Kontoret. 1. Gå till menyvalet Bemanningsperioder under Funktionsområdet Resurshantering i Kompassen 2. Markera bemanningsperioden Kontoret dag och klicka på knappen Planera/Kontrollera. 3. Kontrollera schemana genom att välja Kontrollera alla scheman under menyn Kontrollera/Fastställa på menyraden. 4. Granska informationen i panelen Schemauppgifter. 5. Granska informationen i panelen Schemainformation. 6. Kontrollera om det finns några fel och varningar. 7. Bocka i vilka scheman du vill fastställa eller kontrollera på nytt. Om du vill fastställa samtliga dubbelklickar du i den grå fyrkanten ovanför ifyllningsrutorna. 8. Klicka på knappen Fastställ 9. Stäng Personalöversikten. Sidan 30 av 33

31 21. Ändra en persongrupp Se Användarmanual Personurval Du har i en tidigare övning skapat en persongrupp. Förändringar sker ständigt och Du vill kunna ändra Din grupp d.v.s. lägga till eller ta bort personer eller vakanta rader. Du vill nu ändra den grupp Du sparade i övning 10 genom att lägga till den vakanta raden (ett resursschema) Kontoret dag. 1. Öppna Personurval genom att gå till Funktionsområdet Allmänt i Kompassen. Välj Personurval. 2. Översikten över personurvalsgrupper visas. Här ser du dina sparade grupper. Markera den grupp som du vill ändra - Kontoret dag - och klicka på Visa/Ändra. 3. Personurvalsbilden öppnas. I panelen Valda personer ser du vilka som nu finns i gruppen. 4. Du ska lägga till en vakant rad/ett resursschema. Sökningen för att få fram dessa scheman är lite speciell. 5. Du anger ett R i Personnummerfältet och öppnar fliken PA-team under Avancerad sökning. Där sätter du en bock i rutan för Resursschema. Klicka sedan på knappen Sök. Sidan 31 av 33

32 6. Alla befintliga resursscheman som du är behörig till syns i övre högra hörnet (hittade personer). Bocka i och välj resursschemat för Kontoret dag. 7. Resursschemat/vakanta raden hamnar i gruppen för Valda personer. Om du vill kan du sortera dem i radordning. Klicka på Spara som grupp. 8. Du hamnar nu åter i Arbetsytan för Alla personurval. Du måste spara dina ändringar. Klicka därför på Spara. 9. Stäng Arbetsytan genom att klicka på krysset i fliken Personurval - Alla. Sidan 32 av 33

33 22. Granska uppgifterna på fastställda scheman. Se Användarmanual Arbetstidsplanering kap.6.3 Fastställda schemauppgifter I en tidigare övning kontrollerade vi och fastställde häktets 4veckorsschema. När ett schema är fastställt kan Du titta på schemat i en personalöversikt. Om Du vill se på detaljer om ett schema (kvoter, procent mm) kan Du göra detta i bilden schemauppgifter. Granska uppgifterna på Kaarinas schema. Koefficienter, sysselsättningsrad mm. Läs in Kaarina i personalöversikten via tillfälligt urval. 1. Öppna en tom Personalöversikt 2. Gör ett tillfälligt urval genom att klicka på de tre prickarna i verktygsraden. (Öppna personurval). 3. Personurvalsbilden visas. Sök via enkel sökning på förnamn efter Kaarina. Systemet hittar bara en person och Kaarina hamnar därför direkt i panelen för valda personer. Klicka på knappen 4. Kaarina läses in i personalöversikten. 5. Markera Kaarina 6. Välj menyvalet Schemauppgifterna under Funktionsområdet Resurshantering i Kompassen. 7. Bilden Schemauppgifter öppnas. Här ser du uppgifter om schemat, under vilken tid schemat gäller, sysselsättningsgrad med mera. 8. Vill du se Kaarinas hela schema klickar du på knappen Visa schema längst ner i högra hörnet. 9. Du får nu välja från och med vilket datum du vill se schemat. Välj ett datum. Klicka på OK. 10. En Personalöversikt i omvänt läge visas. Stäng Personalöversikten. 11. Stäng fliken Schemauppgifter. Sidan 33 av 33