Heroma. Modul 4 Chefens meny

Transkript

1 Heroma Modul 4 Chefens meny

2 Innehållsförteckning Om Heromas utbildningsmiljöer och övningsmaterial i. Allmänt... 3 ii. Övningsmaterialets uppbyggnad och utseende... 4 iii. Heroma e-learning... 5 vi. Inloggning... 5 v. Att arbeta i överbefolkade utbildningsmiljöer Logga in i Heroma Chefens meny - översikt Information och Statistik Registrera ärende och ta hand om det i webben Nyanställning Sidan 2 av 12

3 Om Heromas utbildningsmiljöer och övningsmaterial I. Allmänt Välkommen till fjärde modulen av fyra i en översiktsutbildning för Heroma! Heroma är ett system som beroende på var det implementeras helt eller delvis ersätter IFS och Medvind. Heroma levereras och driftsätts av företaget Logica. Det här övningsmaterialet används tillsammans med ett e-learningpaket för att ge dig en introduktion och en översikt av Heroma. Förutom dessa två hjälpmedel finns det möjlighet att läsa mer om Heroma i de manualer som medföljer systemet - mer om detta längre fram. I det här övningshäftet kommer du arbeta med att lägga grunden för och planera ett schema för dig och dina medarbetare. Moment som ingår är till exempel att skapa Personalöversikt och Persongrupp, skapa Verksamhetsunderlag samt att planera, kontrollera och fastställa Schema. Några saker som är bra att känna till inför starten av din introduktion: Utbildningsmiljön är framtagen för en generell organisation och är därför inte anpassad för Partille kommun eller just dig och din verksamhet. Det kan därför i början kännas lite ovant att öva och arbeta med PA-team, verksamhetsunderlag eller konteringar som du normalt inte använder dig av. Då Heroma sjösätts kommer dock alla PA-team, verksamhetsunderlag med mera vara skapade och du kommer känna igen dig på ett helt annat sätt är i den här utbildningsmiljön. Programmets gränssnitt eller utseende kan i början verka förvirrande och svårt att hitta och orientera sig i. Utbildningarna med dina medarbetare under december har dock visat att de allra flesta genom träget och flitigt arbete med övningsmaterialet och e-learningpaketet fått en god introduktion till Heroma. Heromas utbildningsmiljö kan användas av fjorton kursdeltagare och en lärare samtidigt. Då många fler än fjorton finns anställda av Partille kommun skapar detta en del ska vi kalla det utmaningar för att alla ska kunna samsas i utbildningsmiljön och för att kunna hitta sitt sparade arbete mellan övningstillfällena. Lösningen hittar du nedan under punkten: V - Att arbeta i trånga utbildningsmiljöer. Under första delen av utbildningen upptäcktes en del sakfel och språkliga fel i övningsmaterialet något som skapade en del förvirring bland deltagarna och även hos kursledaren. Dessa ska nu vara korrigerade och jag hoppas innerligt att du inte ska hitta några nya under din introduktion. Jag hoppas att du ska det trevligt och att du får nytta av det arbete du lägger ner här med mig under den här och kommande utbildningstillfällen! Patrik Lögdqvist Utbildare Vuxenutbildningen i Partille Sidan 3 av 12

4 II. Övningsmaterialets uppbyggnad och utseende I Heromas utbildningsmiljö finns en fiktiv organisation där fjorton anställda arbetar. När du loggar in i Heroma blir du en av de fjorton. Beroende på vilken modul du arbetar i och vilka övningsuppgifter du utför har du en av följande två roller: - medarbetare - chef/administratör Det är viktigt att förstå ovanstående för att enklare kunna utföra de uppgifter du har framför dig. Bland annat för du under utbildningen kommer att skapa och hantera olika sorters ärenden både i rollen som medarbetare och i rollen som chef/administratör. När du påbörjar en ny övningsuppgift kommer den se ut som i exemplet här nedan: 3. Ändra Dina inställningar Se Användarmanual Heroma, kap.5 Menyraden Heroma kan anpassas efter Dig som användare. Du ska nu göra en övning så att Du vet hur Du kan ändra färger och textstorlek. Ändra tema till Bonus Höstguld Ändra textstorlek till stor Ändra tillbaka till tema standard/textstorlek normal Först en numrerad rubrik som översiktligt beskriver vad övningen handlar om. Därefter beroende på om tillverkaren ansett det lämpligt en hänvisning till en användarmanual där du kan får reda på mer. Hänvisningen skrivs ut med typsnittet Arial och lite större än övrig text. Du får lära dig hur du hittar till Heromas alla manualer längre fram. Sedan beroende på om tillverkaren ansett det lämpligt en kort introduktion till uppgiften och vad du förväntas göra eller öva dig på. Den här texten skrivs ut med typsnittet Times och sätts kursivt. Slutligen tar själva övningen vid. Den skrivs med Times. Vissa ord i texten är fetmarkerade för att tillverkaren vill fästa din uppmärksamhet på en särskild del i övningen. Det kan till exempel vara ett begrepp i Heroma som är viktigt att kunna eller en knapp som du förväntas trycka på. Sidan 4 av 12

5 III. Heroma e-learning Parallellt med det här övningsmaterialet har tillverkaren tagit fram ett e-learningpaket för att du dels ska lära dig Heroma bättre, dels för att du ska kunna arbeta på egen hand och lära dig i egen takt. Heromas e-learningpaket är uppbyggt som ett bildband med textrutor som beskriver Heromas olika delar. Det innehåller också korta övningar och några korta repetitionsfrågor som avslutar varje kapitel. Du behöver inga inloggningsuppgifter för att arbeta med själva e- learningpaketet, däremot måste du vara inlogga som användare mot Partille kommuns webbplats. Du hittar e-learningpaketet på länken: På sidan finns en stor gul skylt som ser ut så här: Klicka på den så kommer du till e-learningpaketets startsida. Där finns alla övningar som paketet innehåller. IV. Inloggning Heromas utbildningsmiljö innehåller fyra delar. Två av dem kommer inte beröras i den här utbildningen. De två är Lön samt Komogå. De delar du kommer arbeta med är dels Självservice och brist på bättre namn Stora Heroma. I Självservice löser dina medarbetare de allra flesta ärenden som kan uppkomma. Det är förmodligen beroende på din befattning, dina befogenheter och din verksamhet också i Självservice som du själv kommer att arbeta allra mest. I Stora Heroma skapar du de underlag som behövs för att göra ärenden i Självservice. Beroende på hur din organisation ser ut har kanske mycket av det underlag används i Stora Heroma redan gjorts av dig eller dina administratörer när ni börjar arbeta skarpt i februari och mars. När du arbetar med i Heromas utbildningsmiljö har du tillgång till ett av fjorton elevkonton. Du väljer elevkonto beroende på vilken av datorsalens datorer du sitter. Numret står på skärmens övre del till exempel Elev1. Beroende på vilken del av Heroma du vill arbeta är inloggningarna något olika. När du ska logga in på Självservice gör du på följande sätt: Du sitter framför dator Elev1 och har då följaktligen elevkonto nummer ett. 1. Öppna utbildningsmiljöns startsida som finns på 2. På sidan vänstra del står ordet Självservice klicka på ordet. 3. Logga in med ordet anders och sedan ditt elevkonto i detta fallet 01 alltså anders01. Använd inget mellanslag och endast små bokstäver! 4. Lösenordet är detsamma för alla användare - palett Sidan 5 av 12

6 När du ska logga in i Stora Heroma gör du på följande sätt: Du sitter framför dator Elev1 och har då följaktligen elevkonto nummer ett. 1. Öppna utbildningsmiljöns startsida som finns på 2. Ungefär mitt på sidan ser du en inloggningsruta. 3. Logga in med ordet elev och sedan ditt elevkonto i detta fallet 01 alltså elev01. Använd inget mellanslag och endast små bokstäver! 4. Lösenordet är detsamma som inloggningsordet elev01. Eftersom det finns fjorton elevkonton och ungefär sextio chefer som ska utbildas kommer det att uppstå en del irritationsmoment beroende på att du kommer att dela elevkonton med någon annan. Mer om det finns att läsa i nästa kapitel. V. Att arbeta i överbefolkade utbildningsmiljöer Heromas utbildningsmiljö ligger på en server som tillhör tillverkaren av systemet Logica. På varje server ryms fjorton elevkonton och ett lärarkonto. Partille kommun disponerar en utbildningsserver. Eftersom du är en av drygt sextio kursdeltagare kommer vi hamna i en del logistikhantering som ofelbart innebär en del frustration. En konsekvens är att du kommer att utföra uppgifter, till exempel skapa ärenden, som ser likadana ut som den du delar kontot med skapar. För att undvika att ni löser varandras uppgifter finns det längre fram i övningsmaterialet lathundar för hur du namnger dina uppgifter och med det löper mindre risk att uppgifterna redan lösts när du kommer tillbaka nästa gång. Nu tror jag att du har tillräckligt på fötterna för att kunna sätta igång. Lycka till! Sidan 6 av 12

7 1. Logga in i Heroma. Logga in i Heroma enligt de instruktioner Du fått av läraren 2. Chefens Meny Se Användarmanual Chefensmeny Här finns en sammanställning av aktuell information om chefens medarbetare. Chefen kan enkelt se och exportera information, ta fram statistik och göra olika registreringar. Här kan också nyanställningar initieras. Titta på de uppgifter som finns på dina anställda 1. Välj Mina arbetsuppgifter i Menyraden 2. Klicka på Chefens meny. Gruppen Mina medarbetare visas. 3. Välj gruppen Månanst08 i rullisten 4. Klicka på Mikael Larsson. Hans personakt visas. 5. Titta på de uppgifter som finns på Mikael. 6. Välj ett annat datum i panelen Arbetsöversikt. 7. Tryck på Ändra personuppgifter. Lägg in ett mobilnummer på Mikael. Spara och stäng fönstret som öppnades. Sidan 7 av 12

8 8. Skriv en anteckning och Spara 9. Anteckningslogg lägger sig i Anteckning/Loggfönstret. 10. Klicka på Chefens Meny för att komma tillbaka till din grupp. 11. Välj Personakt i Menyraden. Mikaels personuppgifter är nu uppdaterade. Överst i bilden finns nu rullister för att visa andra personers personakter. 12. Välj en annan persons personakt och titta på informationen. 13. Återgå till Chefens meny. Sidan 8 av 12

9 3. Information och Statistik Se Användarmanual Chefensmeny I Chefen Meny får man direkt information om sin personals Semestersaldo och Kompsaldo. Man har också tillgång till grundlistorna. Det finns även möjlighet att ta fram viss statistik. Titta på den information och statistik du kan få på din personal 1. Titta på Ulfs grundlistor som finns under Knappen 2. Gå tillbaka genom att klicka på Chefens Meny. 3. Tryck på Statistik. Du kan få lönekostnad eller en personallista. 4. Välj Lönekostnad. Du får sammanställd uppgift om gruppens lönekostnad. 5. Gå tillbaka genom att trycka på Statistik i Menyraden. 6. Välj Personallista. Du får uppgift på varje persons lönekostnad i gruppen. 7. Gå tillbaka genom att trycka på Chefens meny i Menyraden. 8. Bocka för Mikael och Elin och tryck på i nedre delen av bilden. Du har nu gjort ett urval på vilka personer du vill ha statistik på. 9. Välj Lönekostnad. 10. För att titta på Personallistan med valt urval får du trycka på Back i webbläsaren och sen välja Personallista. 11. Återgå genom att trycka på Chefens meny i Menyraden. 12. Välj Export i Menyraden. Du får nu ett stort urval på personuppgifter som kan Exporteras. 13. Gör ett urval och tryck på och välj Text. 14. Ett nytt fönster öppnas där du väljer Open. Ett nytt fönster öppnas som du kan skriva ut. Fönstret ersätter också Heroma självservice. Så du måste logga in igen. Sidan 9 av 12

10 4. Registrera ärende och ta hand om det i webben Som Chef har man också möjlighet att registrera och fastställa ärenden på sina anställda i webben. Registrera en semester på Elin 1. Logga in i som Anders. 2. Välj Chefens Meny och Gruppen Månanst Tryck på knappen på Elins rad och välj Frånvaro. 4. Välj Orsak Semester på valfritt datum. 5. När du trycker på Skicka hamnar du åter på startsidan. 6. Välj Mina arbetsuppgifter. Under Aktuella Ärenden finns nu det ärende du skapat. 7. Öppna Ärendet genom att klicka på det. 8. Välj löneart 6000 semester och tryck på Beräkna. 9. Du kan nu Fastställa ärendet. 10. Du kommer tillbaka till Mina Arbetsuppgifter. Där ärendet nu är borta. 11. Gå in i Chefens Meny och lägg in ett Arbetsförändringsärende (övertid) på Mikael på egen hand. 12. Ta hand om ärendet i Mina arbetsuppgifter Sidan 10 av 12

11 5. Nyanställning Se Användarmanual Chefensmeny Här finns en sammanställning av aktuell information om chefens medarbetare. Chefen kan enkelt se och exportera information, ta fram statistik och göra olika registreringar. Här kan också nyanställningar initieras. 1. Välj Mina arbetsuppgifter/personakt/nyanställning. 2. En bild för inmatning av Person och Anställningsuppgifter öppnas. 3. Fyll i Uppgifter i Panelen Personuppgifter. 4. Ange i övriga Paneler Enl nedan. Sidan 11 av 12

12 5. Tryck Skicka. Ett meddelande skickas till alla Löneadministratörer som är behöriga att behandla anställningsärenden. 6. Ärendet hamnar under obehandlade anställningsärenden. 7. Logga ut ur Självservice. Sidan 12 av 12