Heroma självservice för arbetsledare

Transkript

1 Heroma självservice för arbetsledare

2 Innehållsförteckning 3. Allmän orientering 4. Löneuppgifter Grundlista 5. Statistik 6. Godkänna frånvaroärende 7. Godkänna facklig ledighet och nationaldagsledig 8. Registrera frånvaro och godkänn 9. Godkänn arbetsförändring 10. Registrera arbetsförändring och godkänn 11. Arkivera ärenden 12. Elektronisk signering

3 Heroma Web Självservice för chef/arbetsledare Logga in i webben med ditt användarid och ditt lösenord. Under fliken Mina arbetsuppgifter ser chefen aktuell information om sina anställda. Det finns flikar för att registrera frånvaro och arbetsförändringar. Det går att få enklare statistik direkt på skärmen om personalkostnader. Går även att få åtkomst till en persons personakt för att se personuppgifter. Allmän orientering 1. Välj Mina arbetsuppgifter/chefens meny. Startsidan öppnas med gruppen Mina medarbetare. Denna grupp styrs av chefens ansvar/funktion i organisationen och ska alltid innehålla aktuella personer. 2. Klicka på den person du vill ha uppgifter om personakten visas. 3. Personuppgifter, Arbetsställe, Logg, Anställning, Frånvaro, Arbetsöversikt visas. Under rubriken Arbetsöversikt ser du personens arbetstider. Om du vill veta hur schemat ser ut nästa vecka ändra datum så att nästa veckas arbetstider visas. Återgå till startsidan genom att klicka på Chefens meny

4 Löneresultat Grundlista - Här kan du se löneuppgifter för vald person och period 1. Klicka på Infoknappen för vald person välj Löneuppgifter 2. Löneuppgifter/Grundlista visas för aktuell person. För att välja annan period klicka på pilen vid Period och välj önskad period. 3. Återgå till startsidan genom att klicka på Chefens meny

5 Statistik Statistik rörande löneuppgifter kan visas via Personallista (per person) eller Lönekostnad (summerad per enhet och befattning). Dessa nås via startsidan eller från menyn. 1. Välj Mina arbetsuppgifter/chefens meny/statistik 2. Ett urval för Statistik öppnas 3. Lönekostnad, en sammanställd uppgift om din grupps lönekostnad 4. Personallista, uppgift på varje persons lönekostnad 5. Gå tillbaka genom att klicka på Chefens meny i menyraden 6. För att göra ett urval på vilka personer du vill ha statistik på bocka för den eller de personer du vill se 7. Välj Lönekostnad, du ser summering på lönekostnaden på den eller de personer du valt 8. För att titta på Personallistan klicka på Back (bakåtpilen) i webbläsaren längst upp till vänster och sedan välja Personallista. 9. Återgå genom att klicka på Chefens meny i Menyraden

6 Godkänna frånvaroärende 1. Välj Mina arbetsuppgifter. Under Aktuella ärenden ser du ansökningar som skickats till dig. Öppna ärendet genom att klicka på det. OBS! Endast hel (100%) frånvaro ska registreras i Heroma web, vid deltidsfrånvaro, t ex 25 % tjänstledighet under en period, skrivs frånvaroblankett och skickas till löneavdelningen. 2. Du hamnar i registreringsfönstret för Frånvaro. Om ingen löneart är vald måste du välja rätt löneart. Vid föräldraledighet är det extra viktigt att välja rätt löneart, t ex vid barns födelse löneart 6213 Föräldrap dag 1-270, även viktigt med rätt löneart vid sjukfrånvaro längre än 365 dagar löneart 6164 Forts sjukp Klicka på Beräkna (mycket viktigt att beräkna innan du godkänner) och sedan Godkänn eller Avslå. 3. Under Mina Arbetsuppgifter har statusen på ärendet ändrats till Godkänd

7 Godkänna facklig ledighet och nationaldagsledig 1. Om en anställd gjort en ansökan om facklig ledighet måste du som arbetsledare välja rätt löneart, ledighet med eller utan lön. Klicka på Beräkna och sedan på Godkänn eller Avslå. 2 Om en anställd gjort ansökan om ledighet som kompensation för nationaldagen 6 juni måste du som arbetsledare välja rätt löneart. Ansökan har registrerats som Övrig frånvaro. Klicka på Beräkna och sedan på Godkänn eller Avslå

8 Registrera frånvaro och Godkänn Från Chefens meny har chefen möjlighet att starta ett ärende för en person. Ärendet kommer att hamna under Mina arbetsuppgifter om chefen väljer att skicka ärendet till sig själv. 1. Välj Mina arbetsuppgifter/chefens meny. Dina anställda visas, klicka på Registrera på raden för den anställde som du vill registrera frånvaro på. Välj Frånvaro 2. Fönstret för att registrera frånvaro öppnas (samma bild som medarbetare använder för att skicka frånvaro till chef). Skriv datum för frånvaron eller använd kalendern. Välj frånvaroorsak genom att klicka på t ex semester. 3. Klicka på Beräkna och sedan på Godkänn 4. Ärendet ligger nu under Mina arbetsuppgifter

9 Godkänn arbetsförändring 1. Välj Mina arbetsuppgifter. Under Aktuella ärenden ser du ansökningar som skickats till dig. Öppna ärendet gällande övertid genom att klicka på det. 2. Kontrollera att ersättningarna stämmer enligt avtal och sysselsättningsgrad och ändra eventuellt genom att klicka på pilarna i rullisten och välj en annan ersättningslöneart. Om du ändrar på något måste du klicka på Räkna om igen och sedan på Spara. När du kontrollerat klicka på Godkänn. 3. Under Mina Arbetsuppgifter har statusen på ärendet ändrats till Godkänd

10 Registrera arbetsförändring och godkänn 1. Välj Mina arbetsuppgifter/chefens meny. Dina anställda visas, klicka på Registrera på raden för den anställde som du vill registrera arbetsförändring på. Välj Arbetsförändring. 2. Klicka på den aktuella personraden, välj Arbetsförändring. 3. Fönstret för att registrera arbetsförändring öppnas. Välj orsak vid Typ av arbetsförändring t ex Övertid. 4. Fyll i From kl och Tom kl och klicka sedan på Spara pass. Vid Ersättningsmodell väljer du hur övertiden ska betalas, i tid eller pengar. Klicka sedan på Räkna om och ersättningarna räknas utifrån schema och sysselsättningsgrad. Klicka sedan på Godkänn. 5. Ärendet ligger nu under Mina arbetsuppgifter med status Godkänd

11 Arkivera ärenden Under Mina arbetsuppgifter, Aktuella ärenden ser du som arbetsledare ärenden som skickats. Eftersom alla ärenden ligger kvar i tre månader kan det så småningom bli väldigt många. Du kan då arkivera de ärenden som är färdigbehandlade genom att öppna ett ärende och sedan klicka på Arkivera. Detta gäller alla ärenden, även Reseräkningar. Dessa ärenden hamnar då i Heroma prod och kan där sökas ut

12 Elektronisk signering via Heroma web Elektronisk signering är en funktion i Heroma för att elektroniskt via en utanordningslista godkänna personalkostnader som belastar det egna kostnadsstället. Utanordningslistan skapas vid månadens första lönekörning och signering av utanordningslista görs under kontrolldagarna av alla arbetsledare. 1. Logga in i Heroma web 2. Klicka på Mina arbetsuppgifter. När första lönekörning körts visas Signering (Utanordningslista, Steg 1) upp som ett ärende under Aktuella ärenden. Du kan även nå utanordningslistan via Elektronisk signering i menyraden under Mina arbetsuppgifter. Öppna ärendet på valfritt sätt enligt ovan. 3. Under Dokument att signera visas ärenden som du ska signera. Här visas typ av dokument, period, status och senast ändrat vilket innebär när underlaget har skapats

13 4. Sätt en bock i rutan längst till vänster. Klicka på Visa dokument, du får då fram en utanordningslista med kostnader/personer. Granska underlaget. Om du har flera arbetsställen att signera klicka på ett dokument i taget och granska. Om du ser kostnad/personer som inte ska belasta ditt kostnadsställe, kontakta din lönehandläggare som då ändrar direkt i Heroma prod. Du kommer inte att se rättningen utan ändringen sker efter kontrolldagarna vid den andra lönekörningen, Lön Klar, och efter det kan du se rättningen på Grundlistan. Om du vill ha kvar listorna måste du skriva ut dem i detta läge eftersom de försvinner när du signerat, extra viktigt om du sett felaktigheter. Stäng dokumentet genom att klicka på krysset i högra hörnet av dokumentet. 5. När du kollat listorna är det dags att signera och det gör du genom att klicka på Signera. Om du har flera arbetsställen måste du sätta en bock i rutan till vänster framför varje rad. Signera listan även om du sett felaktigheter. När du signerat försvinner ärendet. De utanordningslistor som signerats är nu godkända