Så här fungerar löneadministrationen i SamTid:

Transkript

1 Välkommen som användare av SamTid den enkla och effektiva lösningen för personaladministration, schemaläggning och tidrapportering för mindre butiker! Så här fungerar löneadministrationen i SamTid: Tidrapporteringsperioden är enbart från den första till den sista i varje månad, För prov- och tillsvidareanställda utges månadslön för innevarande månad, För timavlönade utges timlönen i efterföljande månad, OB och övertidstillägg samt semesterlön och alla typer av frånvaroavdrag regleras i påföljande månad, Godkännande och attest Du som chef måste godkänna varje medarbetares tidrapport varje månad för att kunna attestera, Alla attesterade tidrapport betraktar lönebyrån som slutliga och korrekta och de utgör underlag för lönekörningen. Attesterade tidrapporter kan inte förändras, Tidrapporterna ska vara lönebyrån tillhanda senast den 5:e i påföljande månad, Senast den 20:e i innevarande månad levererar lönebyrån preliminära lönespecifikationer till Dig för godkännande. Bokföringsunderlag, skattelistor mm mm, som Du och lönebyrån enats om skickas till Dig, via e-post, i samband med de definitiva lönespecifikationerna. SamTid Detaljhandel 16 jan 2008.doc 1

2 Här nedan följer en användarinstruktion för Detaljhandelsavtalet. A. Inloggning. 1. Börja med att ange Ditt kund-id! (oftast Ditt klientnummer hos Din redovisnings/löneservicebyrå). 2. Ange Ditt lösenord! Välkommen in! SamTid Detaljhandel 16 jan 2008.doc 2

3 B.Klicka på Företagsuppgifter och Du får följande bild: Kontrollera att företagsuppgifterna är korrekta! Personalkategorier Här kan Du ange de personalkategorier som Du använder i butiken. Fälten är blanka och Du kan skriva in de personalkategorier som är tillämpliga i Din verksamhet. Under Personal/Personalkategorier, snabblänk på vänstersidan, se bilden ovan, kan Du ange vilken eller vilka kategorier som är tillämpliga på Dina anställda. SamTid Detaljhandel 16 jan 2008.doc 3

4 C. Registrera uppgifter om Dina anställda. ( Samma rutiner gäller vid nyregistrering av personal). 1. Gå till Företagsuppgifter i menyraden och klicka på Personal. 2. Klicka sedan på y personal. Du får då upp följande bild: VIKTIGT A GÅE DE A STÄLL I GS UMMER. 1. Om Du redan är kund hos Din löneservicebyrå måste Du använda befintliga anställningsnummer! 2. Om Du är ny kund hos Din löneservicebyrå eller om Du anställt ytterligare en medarbetare, måste Du använda den anställdes personnummer, i en följd utan bindestreck, som anställningsnummer. 3. Skriv in namn, personnr, adress och telefonuppgifter, närmast anhörig och telefonuppgifter. 4. Skriv in anställningsdatum. 5. Välj avtalad anställningsform. 6. Skriv in avtalat arbetstidsmått. 7. Tryck på Spara SamTid Detaljhandel 16 jan 2008.doc 4

5 D. Klicka på fliken Löneuppgifter och Du får fram följande bild: 1. Välj vilken lönegrupp Din anställde tillhör. Heltidsmånadslönen enligt vald lönegrupp visas alltid 2. Om Du har avtalat om tillägg utöver tabellönen, ange beloppet per timma eller per månad. 3. Om den anställde är deltidanställd räknar SamTid fram korrekt deltidsmånadslön. 4. Ange skattetabell och kolumn. 5. Om Du tillhandahåller förmånsbil till Din anställde, skriv in registreringsnummer, förmånsvärdet och Skatteverkets bilkod. Uppgifterna hittar Du på Skatteverkets hemsida. ( kning07.4.3dfca4f410f4fc63c html) 6. Om anställningen hos dig är att betrakta som sidoinkomst, ange skattesatsen. 7. Ange den anställdes clearing- och bankkontonummer. 8. Ange den anställdes semesterrätt. 9. Tryck på Spara 10. Klicka på anställningsbevis i vänsterkanten och Du finner att alla uppgifter om den anställde finns i anställningsbeviset. Komplettera med om det är en nyanställning, ändring eller bekräftelse. Skriv ut i 2 ex, ett till den anställde, ett för företaget. 11. Under fliken Utbildning kan Du registrera olika kurser o dyl, som Din anställde genomgått. Under fliken Statistik får Du månatliga uppgifter om SamTid Detaljhandel 16 jan 2008.doc 5

6 arbetade timmar, semester, sjukfrånvaro och arbetade dagar. Du har här även en koppling till arbetsgivarintyg för A-kassa. E. Gå till Företagsuppgifter och klicka på Schemamallar. Ange det schemanamn Du valt (vanligtvis den anställdes namn) och om schemaperioden är 1, 2, 3, 4, 5 eller 6 veckor. Klicka på ytt schema. Här skriver Du in den schemamallen som gäller för Din anställde. 1. Klockslagen skriver Du i en följd, t ex De schemalagda timmarna summeras i rutan till höger. 3. Kontrollera att den schemalagda tiden stämmer med det avtalade antalet timmar! Se Företagsuppgifter/Personal och klicka på den anställdes namn. 4. Se kollektivavtalets arbetstidsregler beträffande arbetstidens och rasternas förläggning. 5. Tryck på Spara!!! F. Gå till Företagsuppgifter/Personal i menyraden. 1. Klicka på den anställdes namn, som Du nu gjort en schemamall för. 2. Välj fliken Allmännt. På högersidan har Du en rullmeny under rubriken Schema. Välj det schema den anställde ska arbeta på. 3. Tryck på Spara!!! SamTid Detaljhandel 16 jan 2008.doc 6

7 G. Gå till Arbetsschema i menyraden. Du får då upp följande bild: 1. Välj hur lång schemaperiod Du vill skapa: max 12 månader, se exempel på bilden ovan! 2. Klicka på rullmenyn till höger om rubriken Anställd och välj vilken anställd Du vill skapa ett schema för. 3. Här ser Du samtliga schemamallar Du skapat. 4. Automatiskt får Du förslag till schemamall för den anställde Du valt, förutsatt att Du kopplat schemamallen till den anställde enligt E. ovan. 5. Till höger ser Du en månatliga summering av de timmar Du schemalagt och årsarbetstidsmåttet för heltidsanställd. Detta för att underlätta för dig att göra ett årsarbetstidsschema. Se Detaljhandelsavtalets arbetstidsregler! 6. Första gången Du skapar ett schema för en anställd måste Du med knapparna 1, 2, 3, 4, 5 eller 6 ange vilken schemavecka som är första veckan i den aktuella månaden. 7. Fortsättningsvis föreslår systemet auto, d v s systemet känner härefter självt av vilken schemavecka, som ska inleda den nya månaden. 8. Det schema Du nu skapat sparas med automatik. 9. Skriv ut arbetsschemat och ge det till den anställde som underlag för sin tidrapportering. SamTid Detaljhandel 16 jan 2008.doc 7

8 Gå tillbaka och välj nästa anställd och upprepa punkterna 1, 2 och 5. Endast dessa tre åtgärder behöver Du göra för samtliga anställda inför varje ny schemaperiod. Så här ser arbetstidsschemat ut! Klicka på snabblänken Till schemaöversikten till vänster, se bilden ovan, för att kontrollera att Du har bemannat hela öppethållandet och att Du har rätt personalkategorier vid rätt tidpunkt. Att ersätta befintligt schema 1. Väljs tidsperiod! 2. Välj anställd! 3. Välj en ny schemamall och knyt till den anställde. 4. Sätt en bock i rutan för Ersätt befintliga schema(n). 5. (Välj vilken personalkategori som den anställde ska tillhöra.) SamTid Detaljhandel 16 jan 2008.doc 8

9 H.Gå till tidrapporter i menyraden. Välj anställd. Du ser nu denna bild med rullmenyn om frånvaroorsaker till höger. Arbete enligt den schemalagda tiden. Om den anställde arbetat enligt den schemalagda tiden behöver Du inte göra någonting. Arbete på annan tid än den schemalagda tiden. Om den anställde arbetat på från schemalagd tid avvikande tid, skriv in avvikelsen under rubriken avvikande tid. Frånvaro hela den schemalagda tiden. Om den anställde varit frånvarande hela det schemalagda arbetspasset, välj frånvaroorsak i rullmenyn till höger. Med automatik raderas kolumnen arbetad tid och motsvarande timmar kommer upp under frånvarotimmar. Frånvaro del av den schemalagda tiden Om den anställde varit frånvarande del av det schemalagda arbetspasset, ange den arbetade tiden under avvikelse och välj sedan orsaken till frånvaron (stystemet räknar automatiskt fram frånvarotiden). Frånvarotimmarna kommer då upp under rubriken frånvaro. En påminnelse om frånvaroskälet kommer upp! SamTid Detaljhandel 16 jan 2008.doc 9

10 Övertidsarbete Om den anställde arbetat övertid, skriv in när arbetet började respektive slutade under rubriken avvikelse. Skriv in antalet övertidstimmar under rubriken övertid. En påminnelse om att registrera övertid kommer upp. Se Detaljhandelsavtalet angående övertidsregler. Mertidsarbete Timmar en deltidsanställd arbetat, utöver sitt fastställda arbetstidsmått, kallas mertid och skrivs in under samma rubrik. En påminnelse om att registrera mertid kommer upp. För deltidsanställd räknas som övertid, berättigande till övertidstillägg, arbetade timmar utöver 40 timmar (resp 38,25 timmar i genomsnitt per vecka). är Du fyllt i alla avvikelser på tidrapporten så trycker Du på SPARA. Anställd utan arbetstidsschema All tid registreras som avvikande tid. Personalinköp och tjänstekörning Om den anställde handlar varor, som ska betalas genom avdrag på lönen, ange beloppet. Om den anställde kört bil i tjänsten, ange antalet körda kilometer. Om Du har någon form av rörlig bonuslön kan den registreras här Tryck på Spara. Godkännande Du rekommenderas att gå igenom samtliga tidrapporter en gång per vecka och notera eventuella avvikelser; frånvaroorsaker, övertid o s v. är månaden är slut klickar Du på godkännanderutan på övre vänster sida. Tryck på Spara. SamTid Detaljhandel 16 jan 2008.doc 10

11 I.Klicka på Tidrapporter/ Attestera i menyraden. Du får nu upp följande bild: Du har nu godkänt alla anställdas tidrapporter, vilket även framgår på vänstersidan (kolumnen Godk. ) av denna översiktsbild. Om Du missat att godkänna någons tidrapport kommer Du inte att kunna attestera förrän Du har godkänt alla tidrapporter. Klicka på anst.nr eller efternamn för att ta fram tidrapporten för godkännande. Glöm inte att efter godkännandet trycka på Spara! SamTid Detaljhandel 16 jan 2008.doc 11

12 J. Gå till Attestera. Efter att Du klickat på knappen attestera får Du upp en meddelanderuta. Här kan Du skriva in eventuella meddelanden till Din löneadministratör. Du får då upp följande bild: 1. Tryck därefter på Klart för löneberäkning. Systemet skickar nu allt relevant underlag till Din löneservicebyrå. En bekräftelse på att filerna skickats visas under meddelanderutan. 2. Vanligtvis vill löneservicebyrån ha fått in Dina tidrapporter senast den 5 i påföljande månad. Din löneservicebyrån tar hand om filerna och gör en preliminär lönekörning, som mailas åter till dig för slutligt godkännande. Efter Ditt godkännande producerar byrån lönespecifikationer samt de övriga underlag som ni har enats om och skickar tillbaka materialet till dig i det format och vid den tidpunkt ni är ense om. SamTid Detaljhandel 16 jan 2008.doc 12

13 Sammanfattning: Rutin för att registrera nyanställd: VIKTIGT A GÅE DE A STÄLL I GS UMMER. Om Du redan är kund hos Din löneservicebyrå måste Du använda befintliga anställningsnummer! Om Du är ny kund hos Din löneservicebyrå eller om Du anställt ytterligare en medarbetare, måste Du använda den anställdes personnummer, i en följd utan bindestreck, som anställningsnummer. Rutin för att skapa individuella arbetstidsschema: Klicka på Arbetstidsschema i menyraden. Välj år och månad. Klicka på rullmenyn till höger om rubriken Anställd och välj vilken anställd Du vill skapa ett schema för. Systemet känner av vilken schemamall Du kopplat till den anställde och dennes schemamall kommer upp automatiskt. Systemet känner av vilken schemavecka, som ska inleda den nya månaden, funktionen Auto. Upprepa dessa steg för varje anställd. Om Du går till Tidrapporter i menyraden hittar Du nu en tidrapport för varje anställd som Du gjort ett schema till. OBS! Du måste skapa ett arbetstidsschema för alla anställda som skall lämna en tidrapport, även anställda utan schema. För dessa använder Du ett tomt schema. SamTid Detaljhandel 16 jan 2008.doc 13