Användarmanual Tidvis - Assistenter

Transkript

1 Användarmanual Tidvis - Assistenter

2 Innehåll Allmänt... 3 Funktioner i Tidvis... 4 Tidrapportera... 5 Tidrapportering när schemat inte är inlagt eller arbete sker utanför schemat... 5 Tidrapportering när schemat för brukaren är inlagt... 7 Byt pass eller tillsätt ersättare... 8 Traktamente Milersättning Ledighetsansökan Månadsöversikt Schema Kommunikation Rapporter Semestersammanställning

3 Allmänt Logga in i Tidvis genom att använda ditt tilldelade användarnamn och mata in ditt tilldelade lösenord. Första gången du loggar in kommer du behöva byta ditt lösenord till något som bara du känner till. Vid inloggning hemifrån går du in på I systemet finns en kalender och en tidsinmatningsfunktion som är lika på samtliga ställen. Dessa fungerar enligt följande: Inmatning av datum Välj fältet för inmatning av datum och en kalender kommer upp. Dagens datum är markerat och ni väljer det datum ni vill mata in så fylls datumet i automatiskt. Inmatning av tid Välj fältet för inmatning av tid och nedanstående kommer upp. Välj timma till vänster och minut till höger för att välja. Ni kan också rensa tiden genom att klicka på knappen Rensa nere till vänster. Knappar Långt upp på varje sida finns knappar för funktioner. Vissa av dessa knappar finns även längre ner på sidan men syns alltid under menyn också. Nedan exempel är från Tidrapportera-sidan. 3

4 Funktioner i Tidvis När du loggat in kommer du se följande bild. Rubriken efter loggan indikerar vad du håller på med i systemet. Längst till höger, efter texten Logga ut, finns information om vilken användare som är inloggad. Menyalternativen under Tidrapport är följande: Du har här valet att: Tidrapportera Här matar du in tid som du arbetat men också tid som du varit frånvarande i form av VAB eller Ej Tillgång Till Arbete (dock inte sjuk). Traktamente Om du åker iväg på en resa och vill ha traktamente behöver du begära om detta innan du åker för att få godkänt av din närmaste chef. Milersättning Om du har varit ute och kört egen bil begär du milersättning här. Ansök om ledighet Här begär du planerad ledighet för t ex semester, tjänstledighet, föräldraledighet eller dylikt. Månadsöversikt Här kan du se en sammanställning för allt du matat in, uppdelat per månad. Schema Här kan du se ditt schema för alla brukare som du är kopplad till. Rapporter Semestersammanställning Här kan du, om du sparar semester, få en sammanställning om hur mycket semester du har kvar att ta respektive hur mycket du hittills tagit ut. Byt lösenord Vid Byt lösenord matar du in ditt gamla lösenord och fyller i ditt nya lösenord 2 gånger. Logga ut Logga alltid ut när du har matat in din tid så att ingen annan kan mata in tider på ditt konto. 4

5 Tidrapportera Tidrapportering när schemat inte är inlagt eller arbete sker utanför schemat När man tidrapporterar väljer man först brukare man arbetat hos. Om man endast har en brukare man är hos kommer den upp automatiskt. Om du valt en brukare här kan du gå vidare till andra menyval och då är automatiskt samma brukare vald. Detta gör att det är bra att rapportera in allt för samma brukare samtidigt. Välj datum och tid när arbetspasset började och datum och tid när arbetspasset slutade. Systemet håller automatiskt koll på hur vilken standard-väntetid brukaren har så det är inget som specifikt behöver matas in (se bara till att inte klicka ur valet Automatskapa väntetid ). Om du vill mata in tid där väntetid inte ska skapas automatiskt behöver du klicka ur valet Automatskapa väntetid. 5

6 Under arbetstyp matas in vilken typ av rapport man vill göra. Normalt arbete är det som automatiskt väljs och är tid som rapporteras in till Försäkringskassan eller kommunen. Men ni kan här även mata in följande arbetstyper: Ej tillgång till arbete för tid då ni skulle arbetat men inte får tillgång till arbetsplatsen. Beordrad tid mertid, enkel övertid eller kvalificerad övertid skapas automatiskt utefter hur mycket ni arbetat under veckan. Om ni kommit överens om ersättning utanför kollektivavtalet är det viktigt att mata in informationen under Noteringar. Väntetid sovande jour. Aktiv tid aktiv arbetstid under jourtiden. Överlappning överrapporteringstid mellan arbetspassen. Restid restid som ni kommit överens med er chef om att få ersättning för. Bredvidgång upplärningstid då ni går tillsammans med ordinarie personal. Möte tid för möte, t ex APT. Vård av barn frånvaro pga VAB. Samordning tid som är arbetad för att arbeta med samordningsuppgifter. Utbildning utbildningstid som ni ska få lön för. Arbete under sjukhusvistelse tid då ni arbetat när brukaren varit på sjukhus. Dock kan ni inte mata in tid som ni är sjuka på. Detta hanteras av kontoret så ni behöver rapportera in det dit. Om ni arbetar väntetid som är utöver det som är inmatat som grund i systemet får ni mata in det separat och då välja väntetid som arbetstyp. I detta fall är det viktigt att se till att Automatskapa väntetid inte är ikryssat. Om del av passet inkluderar överlappning bocka i detta (före texten inkluderar efter valet av arbetstyp) och även hur länge överlappningen varar. Om det finns övrig information som ni vill delge kontoret kan ni göra det i noteringar. Tryck på Lägg till för att skapa rapporten. Den läggs nu upp i en lista för inmatade arbetspass. Efter att kontrollera att det ni matat in stämmer markerar ni i valboxen till vänster och trycker Signera för att skicka vidare till kontoret. Efter att ni valt att signera er tid kommer ni inte ha möjlighet att ändra utan det är er bekräftelse på att det ni matat in verkligen stämmer. Ni kan välja att signera flera inmatade arbetspass samtidigt genom att klicka på valboxen till vänster om starttiden på den gröna raden. Om ni markerar valboxen till vänster i rubrikraden (till vänster om Starttid ) väljer ni att markera samtliga inmatade arbetspass. Ni klickar sedan på knappen Signera valda för att signera de rader ni markerat i listan. För att signera rad för rad på ett smidigt sätt klickar ni på. Genom att klicka Lägg till & Signera väljer ni att förbigå ett steg. Då läggs tidrapporten in och signeras direkt. Knappen Visa detaljrader visar detaljer för raderna så att ni vet precis vilka detaljer som rapporteras in till lönekontoret. Klicka på knappen igen för att dölja detaljraderna igen. Ni kan välja att ta bort en rad genom att klicka på X och även ta bort flera samtidigt genom att markera dem och välja Ta bort valda överst på sidan. 6

7 Tidrapportering när schemat för brukaren är inlagt Om det finns ett schema kopplat till brukaren skapar systemet automatiskt förslag på tidrapportsrader. Rapporten ligger då i listan efter att passet är påbörjat. Signera passet innan ni går från arbetsplatsen så att kontoret har informationen. Ni har möjlighet att signera tiden när som helst efter att passet är påbörjat. När ni matar in tid kan ni inte mata in 2 pass som innebär arbete på samma tid. Det är viktigt att tänka på detta då tider läggs upp automatiskt av schemasystemet. Om man inte signerat tiden ligger denna i listan av osignerade tider och man behöver då ta bort tiden för att kunna rapportera in ny tid under de aktuella timmarna. När en tid tas bort ur signeringen, när man sjukskriver sig eller tar semester och inte sätter någon ersättare hamnar schemapass som oplanerade pass. Om du rapporterar exakt samma tid som ett oplanerat pass som då är ett pass som du arbetat istället för någon annan ska du välja det passet och klicka på Ersätt valt pass. Om passet du arbetat är ett extrapass som inte är schemalagt klickar du på Fortsätt tidrapportera utan att ersätta. Om ni inte har arbetat det passet som systemet föreslår, trycker ni på krysset efter raden (i kolumnen Radera ) och tar bort passet. Sedan matar ni in det ni har arbetat manuellt. Om ni har arbetat lite längre än vad schemat säger, kan ni signera tiden som är föreslagen och sedan lägga in den extra tiden som ett eget arbetspass. OBS! Tänk på att när ni signerar en tid i Tidvis garanterar ni på heder och samvete att tiden verkligen är arbetad. Med godkännandet som Tidvis har fått från Försäkringskassan om signering av tider innebär signeringen samma som er underskrift. 7

8 Byt pass eller tillsätt ersättare Byt pass/ersätt är en knapp som innebär att ni har möjlighet att påverka schemat för brukaren som assistent. Detta är en kraftfull funktion som innebär att ni har möjlighet att göra snabba enkla förändringar i schemat och härmed skapa ett schema som följer hur det verkliga schemat ser ut. Om ni vill byta pass eller ersätta en person som t ex har ringt in sig sjuk, klickar ni på Byt pass/ersätt. Ni får upp en dialog där ni först väljer vilken brukare ni vill ändra schemat för. Byt pass Första fliken ( Byt pass ) rör möjligheten för 2 assistenter att byta arbetspass med varandra. Välj på första raden den första assistenten som vill byta pass. Då kommer pass upp som personen har tilldelat sig enligt schemat. Välj passet som denne vill byta bort. Välj på andra raden den assistent som man vill byta pass med. Även här kommer de schemalagda passen upp så att ni kan välja vilket pass som ska bytas med. Skriv en notering till kontoret så att de vet varför bytet skedde och tryck sedan på Spara. Passen är nu bytta och man har ett uppdaterat schema för brukaren. 8

9 Ersätt Om en assistent t ex ringer till arbetsplatsen och sjukanmäler sig kan man ha god nytta av den andra fliken, Ersätt. Här väljer man först brukaren man ska ändra schema för. Sedan väljer man vilken assistent som ska ersätta en annan assistent. Välj assistenten som skulle arbeta så kommer assistentens pass upp. Välj det pass som ska ersättas och skriv i en notering om varför passet ersatts. Tryck Spara så uppdateras schemat. Även om ni sätter ersättare till passet efter att detta påbörjats kommer den osignerade tiden som föreslagits av schemasystemet till den ursprungliga assistenten hamna på ersättaren så det är viktigt att använda denna funktion för att se till att schemat speglar det verkliga arbetet. 9

10 Traktamente Du matar in begäran om traktamente innan du ska göra en resa. Din chef kommer då få denna begäran för att se över om den kan godkännas. I och med att traktamente inte är en rättighet kommer chefen se över hur mycket pengar det finns hos brukaren som grund för att godkänna eller neka traktamentet. Ni väljer vilken brukare det gäller. Välj sedan från och till vilka datum och tid traktamentet ska gälla, dvs när du påbörjar resan och när du är tillbaka från resan. Systemet räknar sedan ut hur många dagar det blir beroende av gällande lagar. Under typ väljer ni inrikes- eller utrikestraktamente. I det fall ni väljer utrikestraktamente kommer ni även behöva mata in land. Tänk på att traktamente för utlandet räknas från att ni anländer till landet till att ni avreser tillbaka till Sverige. För att få rätt traktamente matar ni in antalet frukost/lunch/middag som är inkluderat i resan och ni har även möjlighet att lämna mer information i fältet Notering. Tryck Lägg till för att lägga in informationen som direkt går vidare till din chef för godkännande. 10

11 Milersättning Du matar in begäran om milersättning efter att du varit ute och rest med din egen bil. Här väljer du datum för resan samt brukare du åkte med. Vidare skriver du i Avreseort, Destination och hur många kilometer du åkte. Om ni har mer information, t ex om ni har fått betalt vissa delar från brukaren eller har information om varför ni varit ute och rest, fyll i detta i noteringsfältet. Tryck Lägg till för att lägga in informationen som direkt går vidare till din chef för godkännande. 11

12 Ledighetsansökan Du begär ledigt innan du kommer ha ledigt och detta ska godkännas av din chef. Du fyller i mellan vilka datum/tider som ledigheten ska gälla samt även typ av ledighet. Du kan välja ledighetstyperna Semester, Havandeskap, Föräldraledighet, Tjänstledighet och Annat. Om du väljer Tjänstledighet kommer en till ruta komma upp där du kan ange typ av tjänstledighet. Här kan anges tjänstledighet för Studier, Fackligt arbete, Annat arbete eller Särskilda skäl. Om du har information som du vill ge kontoret kan du ange detta under notering. Det är speciellt viktigt om du väljer tjänstledighet eller annan ledighet. Klicka på Hämta Brukare/pass och du kommer få en lista över brukare som du är kopplad till och i de fall du är schemalagd i Tidvis kommer du även se vilka pass detta gäller för att direkt kunna sätta en ersättare. Du har här alltså möjlighet att välja att arbeta under vissa pass under din ledighet genom att ta bort markeringen från dessa pass. Om du väljer en ersättare på ditt första pass kommer Tidvis fråga om du vill ha samma ersättare för samtliga pass. Om du ska ha samma ersättare på de flesta pass kan du välja att den sätter samma ersättare för alla pass och att du, innan du sparar, ändrar de pass som ska ha en annan ersättare. För de brukare som inte har ett aktivt schema i Tidvis kommer du själv behöva ha koll på antalet timmar som du behöver vara ledig under perioden. Du matar in dessa för respektive brukare i sektionen Brukare utan schema. För brukare där du inte är schemalagd i Tidvis behöver du mata in en ansökan per månad för att få rätt ersättning per månad. Tryck Spara ledighet för att lägga in informationen som direkt går vidare till din chef för godkännande. 12

13 Månadsöversikt Under Visa Månadsrapport kan du se din signerade tid sammanställd för vald månad. Du kan även här se vilken sjukdom, ledighet, milersättning och traktamente du begärt som gäller under månaden. För de 3 sistnämnda kommer du att se om de är godkända eller inte. När du har lämnat in och inget beslut tagits står status Signerad och i annat fall Godkänd eller Nekad samt även vem som tagit beslutet. Du ser i listan alla dagar som du rapporterat in att du arbetat eller varit frånvarande. I den första tabellen syns inte dagar som du haft semester eller varit sjuk utan detta syns endast under tabellen för ledighetsansökan och tabellen för sjukskrivningar. 13

14 Frånvaro är summan av all tid då du varit ledig för VAB. Under Normal och Väntetids -kolumnen finns all tid som ska rapporteras till Försäkringskassan eller kommunen. Observera att Väntetid Veckoslut är inräknat i summan och specificerat inom parenteserna. I kolumnen Övrig tid samlas Överlappning, Ej tillgång Till arbete, Restid, Brevidgång, Möte, Samordning samt Utbildning. För att se detaljerna för en dag klickar du på dagens datum och får då se vilka tider som du rapporterat in samt hur mycket OB ni fått för respektive tid. Ni kan även välja att se tidigare månader genom att bläddra mellan månaderna eller välja månad och klicka Sök. Här kan ni även fokusera på filtrering av tider för en specifik brukare. Välj Skriv ut för att skriva ut tabellen i liknande utseende som ni kan se på skärmen. Då visas samtliga dagars detaljer automatiskt. 14

15 Schema På översta raden i menyn finns ett val Schema. Klicka på detta så ser du ditt aktuella schema hos de brukare du är kopplad till. Automatiskt kommer den aktuella veckan upp i schemat, men ni kan välja att se flera veckor. Ni har även en summering per vecka efter varje vecka enligt den summeringsberäkning ni valt ovanför schemat. Precis efter brukarnas namn (till vänster) finns en summering eller ett genomsnitt för hela visade perioden, beroende av det val av summeringsberäknings som du gjort. Kör ni på en dator kan ni hålla musen över arbetspassen för att få upp exakt information om arbetspasset. I annat fall finns arbetspassens detaljer även listade ovanför schemat. Här har ni först arbetspassets totala längd. Sedan listas mellan vilka tider väntetiden är för arbetspasset samt även hur mycket aktiv tid som inkluderas i väntetiden. Om passet är mer än 24 timmar långt är denna kolumn markerad med en bock och om det finns överrapporteringstid medräknad i passet är detta markerat med antal minuter i kolumnen Inkl Ö-lapp. Summeringsmöjligheterna ni har är följande: Tot: Arbetstid (arbete + aktiv tid) total summering för de veckor ni visar och som visar arbetstiden som ni får full lön för. Tot: Arbetstid EU direktiv total summering för alla tider ni behöver vara på arbetsplatsen, alltså inklusive antal timmar för väntetid. Tot: Väntetid total summering för antal timmar som är väntetid, exkluderat den aktiva tiden. Snitt: Arbetstid (arbete + aktiv tid) genomsnitt arbetstid per vecka för de veckor ni visar och som visar arbetstiden som ni får full lön för. Snitt: Arbetstid EU direktiv genomsnitt per vecka för alla tider ni behöver vara på arbetsplatsen, alltså inklusive antal timmar för väntetid. Snitt: Väntetid genomsnitt per vecka för antal timmar som är väntetid, exkluderat den aktiva tiden. I boxen Visa aktivt schema eller utkast kan du välja ditt aktiva schema eller ett utkast som är utdelat från den som är ansvarig för att bygga schemat. Ett utkast är ett förslag på schema som kan delas ut för att visa för gruppen innan schemat fastslås. Ni har även möjlighet att skriva ut schemat. 15

16 Kommunikation Kommunikationsmodulen ger möjlighet att skicka meddelanden mellan personer inom företaget. Klicka på kuvertet till vänster om Byt lösenord för att komma åt denna. Om det finns olästa meddelanden visas antalet olästa meddelanden till höger om kuvertet ( ). Alla meddelanden som du skickat (och svarat/vidarebefordrat) hamnar under Skickade. Här visas ett kommunikationssystem som är liknande ett vanligt mailsystem. Följande funktioner finns: 1. Nytt meddelande Klicka på denna för att skicka ett nytt meddelande. Du matar in vem som ska få meddelandet. Det lättaste är att klicka på bilden med personer för att få en lista över alla personer i respektive grupp, inklusive kontorspersonal (se andra bilden nedan). Skriv ämne och meddelande och klicka på skicka för att skicka meddelandet. Om du har behörighet, normalt endast för kontorspersonal, kan du välja att markera meddelandet som tvingande. De som får meddelandet kan då inte arbeta i systemet utan att ha bekräftat att de har läst informationen. 16

17 När du klickar på bilden för att välja mottagare ser du alla personer i företaget som du har rätt att se. Som assistent ser man endast kontorspersonal samt de grupper som man tillhör. Man kan här som kontorspersonal välja att skicka till alla eller välja vilka personer man ska skicka till. För varje brukare har man valet att skicka till samtliga assistenter hos brukaren. Överst på sidan finns ett fält Filtrera. Om man skriver namnet på personen man söker filtreras automatiskt de personer som man söker fram i listan. 2. Svara Välj ett meddelande och klicka på denna för att svara till den som skickade meddelandet till dig. 3. Svara alla Välj ett meddelande och klicka på denna för att svara till alla som fick meddelandet skickat till sig. 4. Vidarebefordra Välj ett meddelande och klicka på denna för att vidarebefordra meddelandet till en annan person. Man får då upp motsvarande dialog som för Nytt meddelande men med Ämne och Meddelande ifyllt. 5. Läsinformation Välj ett meddelande och klicka på denna för att se vilka som läst meddelandet. 6. Skriv ut Välj ett meddelande och klicka på denna för att skriva ut meddelandet. 7. Arkivera Välj ett meddelande och klicka på denna för att spara meddelandet i arkivet istället för att se den i inkorgen. 17

18 Rapporter Semestersammanställning Under Rapporter Semestersammanställning finns en sammanställning gällande din semester i det fall du spar semester. Tabellen uppdateras löpande varje gång du signerar en tid eller förändrar din tjänstegrad. Detta gör att det är viktigt att vid varje arbetat pass signera din arbetade tid. Följande information syns i tabellen: Sparat Här visas hur många semestertimmar som du sparat under åren innan innevarande år Preliminärt Här visas hur många semestertimmar du preliminärt kommer ha under året om tjänstegraden inte ändras från nu och framåt samt om du arbetar alla tilldelade timmar. Använt Här visas hur många semestertimmar som du tagit samt fått godkänt att ta. Inarbetat Här visas hur många semestertimmar du tjänat in hittills under året. Prel. kvar Här visas hur många semestertimmar du preliminärt har kvar att ta under året (av årets semestertimmar) om tjänstegraden inte ändras från nu och framåt samt om du arbetar alla tilldelade timmar. Prel. kvar inkl. sparat Här visas hur många semestertimmar du preliminärt har kvar att ta under året inkluderat sparade timmar för föregående år om tjänstegraden inte ändras från nu och framåt samt om du arbetar alla tilldelade timmar. Ansökt ej godk. semester Här visas hur mycket semester du ansökt om men som ännu inte är godkänd. Observera att om du har haft frånvaro, t.ex. sjuk, föräldraledighet eller tjänstledighet, under året har inte detta tagits hänsyn till i semestersammanställningen och du kan därmed möjligtvis ha mindre preliminär semester än vad som syns i tabellen. Ta i så fall kontakt med din chef. 18