Hur du tidrapporterar som konsult Manual för konsulter som arbetar för Randstad eller Dfind.

Transkript

1 Hur du tidrapporterar som konsult Manual för konsulter som arbetar för Randstad eller Dfind. Innehållsförteckning Logga in... Via mobil/surfplatta... Via dator... 3 Tidrapportera... 3 Registrera tid... 4 Övrig information - Registrerar: Sjuk, övertid eller mertid... 6 Frånvaroansökan... 7 Skapa ny frånvaroansökan... 7 Redigera frånvaroansökan... 8 Omkostnader i samband med uppdrag (Utlägg, traktamente, milersättning etc.)... 0 Redovisa på separat blankett (för att få ersättning på lön)... 0 Redigera en inskickad tidrapport... Rapport... 3 Ägare: Manager SSC Avtal Version 3, Datum (4)

2 Logga in Du når enkelt portalen via din mobil, surfplatta eller vanlig dator. Hur du loggar in beskrivs nedan: Via mobil/surfplatta. Gå in på eller beroende på vilket företag du arbetar. Randstad:. Dfind (på Dfinds hemsida måste du också välja ditt specialistbolag). 3. Ange dina inloggningsuppgifter och logga in (om du saknar inloggningsuppgifter, kontakta din konsultchef). 3. Klicka på Tidrapportera. Läs sedan avsnitt Tidrapportera. Ägare: Manager SSC Avtal Version 3, Datum (4)

3 Via dator. Gå in på eller (på Dfinds hemsida måste du också välja ditt specialistbolag) och klicka därefter på Logga in uppe till höger. Randstad: Dfind, (välj först ditt specialistbolag):. Ange dina inloggningsuppgifter och logga in (om du saknar inloggningsuppgifter, kontakta din konsultchef). 3. I menyn till höger klickar du på Tidrapportera. Läs sedan avsnitt Tidrapportera. Tidrapportera När du kommit in på Tidrapportera visas en lista med alla tidrapporter som du ska registrera tid på. Notera: En tidrapport avser en arbetsvecka på ett uppdrag, och därför kan du under en månad ha upp till 6 tidrapporter för ett uppdrag. Randstad/Dfinds rutiner är att konsulter skall senast varje söndag tidrapportera för veckan och skicka in till sin konsultchef för godkännande. (Tips! Om du vill se tidrapporter som är i status godkänd eller inskickade kan du använda sökningen längst upp). Ägare: Manager SSC Avtal Version 3, Datum (4)

4 Registrera tid. Välj den tidrapport du vill registrera tid på genom att klicka på pilen till höger.. Nu visas tidrapporten med alla veckodagarna. Eventuellt kan ditt uppdragsschema och raster redan vara förifyllda i tidrapporten, kontrollera alltid att datum och tider för varje dag stämmer med dina faktiskt arbetade timmar. Förifyllt uppdragsschema i tidrapport 3. För att redigera en befintlig tidsrad klicka på penn-ikonen (punkt nedan). För att Lägga till ny tidsrad klicka på lägg till ny tidsrad (Punkt nedan). Ägare: Manager SSC Avtal Version 3, Datum (4)

5 4. Då öppnas ett redigeringsfönster (se nedan). 3 4 I redigeringsfönstret kan du lägga till alternativt ändra förifylld information om din tidsrad. a. Artikel = Välj vilken typ av artikel som din tidsrad ska ha (punkt ). b. Start och sluttid = Ange mellan vilka tider du har arbetat (punkt ). c. Rast = Frivilligt att ange. På plustecknet kan du lägga till en till rast och på sopptunneikonen kan du ta bort en rast. Rasten dras sedan av från den totala tiden (punkt 3). d. Projektartiklar =Ifall du ska rapportera på olika projekt för ditt uppdrag ska du ange projektartiklar. Ange i fritext eller välj från listan i fältet Projektkod. Ange sedan start och sluttid för hur du arbetade med det projektet. På plustecknet kan du lägga till en till projektartikel och på sopptunneikonen kan du ta bort en projektartikel. (punkt 4) Klicka sedan på Spara för att spara tidsraden. Klicka på Ta bort om du vill radera en befintlig tidsrad. 5. När du har registrerat klart all tid för arbetsveckan i tidrapporten, då ska den skickas in för godkännande till din konsultchef. Klicka på Skicka in (). Ägare: Manager SSC Avtal Version 3, Datum (4)

6 Efter att du bekräftat skickas tidrapporten in till din konsultchef och sidan uppdateras. Tidrapporten försvinner då från översiktsvyn och hamnar i status Inskickade. Om din konsultchef skulle finna några fel gällande tiden du registrerat så kan du komma att bli kontaktad av din konsultchef. Övrig information - Registrerar: Sjuk, övertid eller mertid Sjuk = Om du som konsult inte har uppdrag och blir sjuk, då ska du skapa en frånvaroansökan för att få sjukersättning. Läs avsnitt Frånvaroansökan (frånvaroansökan skapas eftersom du inte har en tidrapport att registrera på). Om du har uppdrag som du är schemalagd på och blir sjuk, då ska du registrera frånvaro på uppdragets tidrapport enligt nedan: Frånvaro på uppdrag: Hela arbetsdagen = Om du är sjuk hela arbetsdagen registreras det i tidrapporten genom att enkelt ändra aktivitetstyp till Sjuk för aktuell dag. Del av arbetsdag = Om du är sjuk del av arbetsdag, då behöver du rapportera enligt exemplet nedan: Exempel: Om du t ex blir sjuk på förmiddagen och måste gå hem kl. 0:30, då ska du registrera dina arbetade timmarna mellan kl. 08:00 till 0:30 som vanligt. Lägg sedan till en ny rad genom att klicka på +Lägg till tidsrad, välj Sjuk och ange att du var sjuk mellan kl. 0:30-7:00. Kom ihåg att även rasttiden som du i ordinarie fall skulle haft obetald rast för skall läggas in (t ex rast mellan :00-:00). Totalt ska det bli 8 timmar. Notera: Det är viktigt att du kan se att dagens totala timmar (i det här fallet blir 8 timmar) alltid blir exakt samma som om det vore ordinarie arbetstid. Du behöver alltså alltid ta hänsyn till raster, så att sjukersättningen enbart baseras på ordinarie arbetstimmar för den dagen. Du ser alltid totalsummering av registrerad tid ner till höger på dagen, där är det bra att alltid kontrollera att du registrerat rätt antal timmar. Om du vill ändra något klickar du enkelt på raden eller rasten, ändrar informationen och sparar igen. Övertid = Om du exempelvis arbetat enligt följande: Din ordinarie arbetstid var mellan 08:00-7:00 och sedan stannade du kvar och arbetade över h (till 9:00). Då ska du först registrera din ordinarie arbetstid som du arbetat mellan 08:00-7:00 och därefter lägga till en ny rad för övertiden mellan 7:00-9:00. För att lägga till en ny rad, klicka på +Lägg till tidsrad. Välj sedan Övertid och ange sedan när övertiden inträffat, i detta fall 7:00-9:00 (då får du din grundlön + övertidsersättning för tiden mellan kl. 7:00-9:00). Mertid = Mertid används enbart om du är deltidsanställd och arbetat mer än din schemalagda tid. Du ska registrera mertid för den tid som är upp till fulltid, och om du skulle arbeta mer än fulltid på en dag, då ska den tiden rapporteras som övertid. Ägare: Manager SSC Avtal Version 3, Datum (4)

7 Exempelvis: Din schemalagda tid är t ex 08:00-5:00 och du har arbetat till kl 9:00 en dag, då registrerar du det enligt följande:. Fyll i din ordinarie arbetstid mellan 08:00-5:00 som vanligt.. Lägg till en ny rad och registrera mertid för tiden mellan 5:00-7: Lägg sedan till en ytterligare en ny rad och registrera övertid för tiden mellan 7:00-9:00. Frånvaroansökan För att hantera frånvaroansökningar går du in under Frånvaroansökan under Tidrapportera. Här ansöker du om planerad frånvaro, såsom: Föräldraledighet Havandeskapsledighet Läkarbesök Semester Sjukskrivning Tjänstledighet Uttag från tidbank Vård av barn Anhörigvård I de fallen du kanske inte har uppdrag och blir sjuk, då ska du skapa en frånvaroansökan för att få sjukersättning (eftersom du inte har en tidrapport att registrera frånvaro på). Skapa ny frånvaroansökan. Gå in på Frånvaroansökan i menyn.. Om du tidigare har skapat en frånvaroansökan och sparat (ej skickat in den), så visas frånvaroansökningarna i listan. För att skapa en helt ny, klicka på Skapa frånvaroansökan. 3. Nu visas formuläret för frånvaroansökan. Fyll i enligt nedan: Start-och slutdatum för frånvaroansökningsperioden (). Schemaklockslag (). Ange start-och sluttid enligt ditt uppdragsschema eller personliga schema. Notera: Systemet gör automatiskt avdrag för rast. Exempelvis: Om du är anställd tjänsteman på 00 % och ditt schema är mån-fre 08:00-7:00, då är det 08:00-7:00 som ska anges som start och sluttid. Systemet kommer automatiskt räkna av rast. Så du får ersättning för 8 h i detta fallet. Du ska ej räkna bort rast själv eller korta ned felaktigt. Om du i detta fallet skulle angivit 08:00-6:00, då hade du fått för lite ersättning (6 h ersättning, istället för 8 h). Välj därefter frånvarotyp (3), du får upp en rullgardinslista på alla frånvarotyper som är giltiga för din anställning. Om rutan Endast vardagar (4) är ibockad kommer endast frånvarodagar skapas på alla dagar mellan måndag-fredag. Om den är urbockad skapas frånvarodagar på alla dagar Ägare: Manager SSC Avtal Version 3, Datum (4)

8 mellan måndag till söndag för hela frånvaroperioden (så om du t ex vill ansöka om frånvaroersättning på helg, klicka ur bocken). Det är sedan frivilligt att bifoga filer eller ange en kommentar Om du direkt vill skicka in din ansökan klickar du på Skicka in (5). Vill du avvakta att skicka in eller spara den för att först granska frånvaroansökan innan du skickar in den (rekommenderas för ansökningar som sträcker sig över högtidsdagar), klicka på Spara (6). Då har möjlighet att återgå till ansökan och ändra uppgifter innan du skickar iväg ansökan. Ansökan går till den konsultchef. Viktigt! När du skapar en ny frånvaroansökan som sträcker sig över en längre period, kom ihåg att du behöver ta bort enskilda frånvarodagar när det är högtidsdagar du ej ska ha ersättning för (t ex nyårsdagen, långfredag, midsommardagen etc.). Gör så att du först skapar och spara frånvaroansökan, redigera sedan frånvaroansökan och skicka därefter in den (läs avsnitt Redigera frånvaroansökan för mer info om hur du redigerar). Redigera frånvaroansökan. Välj frånvaroansökan du vill redigera, genom att klicka på pilen till höger (Om din frånvaroansökan inte visas i listan, använd sökfunktionen längst upp). Ägare: Manager SSC Avtal Version 3. Datum (4)

9 . Nu visas frånvaroansökan, klicka på Redigera () för att hamna i redigeringsläge. Om du vill ta bort hela frånvaroansökan som du skapat, klicka på Ta bort frånvaroansökan (). 3. Du kan i övre delen av frånvaroansökan ändra frånvarotyp (), lägga till kommentar () eller bifoga filer (3) Det visas även en kalender med dagar du ansökt om frånvaro för, om du ansökt för en längre period kan du bläddra mellan månaderna via pilarna i övre kanten av kalendern. Du kan redigera start- och sluttiden på en dag (), ta bort en hel dag genom att klicka på kryss-symbolen för den dagen () eller lägga till en ytterligare dag genom att klicka på plusstecknet (3). När du är klar med dina ändringar klickar du på Spara. Ägare: Manager SSC Avtal Version 3. Datum (4)

10 3 Omkostnader i samband med uppdrag (Utlägg, traktamente, milersättning etc.) Omkostnader som uppkommit i samband med uppdraget ska alltid registreras på både tidrapporten (för att kunna vidarefaktureras kunden) och en separat blankett (för att vi ska kunna betala ut löneersättning till dig som konsult, om det inte görs kan vi inte betala ut ersättning). Det kan vara kostnader du haft för; Hotell, måltider, färdbiljetter osv eller att du är berättigad till traktamente eller milersättning för resor du haft under ditt uppdrag. Viktigt! Detta ska helst göras första arbetsdagen efter resan, ta för vana att skicka in dem löpande varje vecka. Redovisa på separat blankett (för att få ersättning på lön). Gå in i portalen och på tidrapporten för den arbetsvecka du hade omkostnader för.. Under Manuella artiklar, som finns längst ned i tidrapporten/efter söndag, klickar du på +Lägg till manuell artikel (). Ägare: Manager SSC Avtal Version 3. Datum (4)

11 3. Du behöver fylla i Datum (), Artikeltyp (), Antal eller timmar (3) och ibland Värde (4). Det som avgör om det blir antal, timmar eller värde beror på vilken artikeltyp du valt, systemet kommer visa vilka giltiga fält som måste fyllas i beroende på vad du valt Bra att veta: Om du arbetat på olika projekt hos kunden kan du behöva redovisa projektkod också, din konsultchef ska ha i sådana fall meddelat dig om kunden vill att du redovisar på projektkod eller ej. Exempel : Milersättning körda mil Datum Artikeltyp Antal Milersättning Exempel : Ett utlägg för hotell 950kr Datum Artikeltyp Antal Värde Utlägg - Hotell Klicka på Spara (5) när du är klar, och lägg till ytterligare en manuell artikel rad ifall du har fler att registrera. Ägare: Manager SSC Avtal Version 3. Datum (4)

12 Redigera en inskickad tidrapport Så länge din konsultchef inte har godkänt din tidrapport så har du möjlighet att göra justeringar. Detta kan vara bra att veta om du t.ex. kommer på att du missat något precis när du skickat in. När du är inne i fliken Tidrapportera på mitt Randstad, klicka på Sök alla tidrapporter (). Välj sedan under vilket datumspann tidrapporten som du vill justera finns (). Därefter bockar du i att du vill söka efter inskickade tidrapporter (3) och bockar ur alla andra. Tryck till sist på sök för att söka fram din inskickade tidrapport. Om du inte får några träffar så kan det hända att din konsultchef redan har godkänt din tidrapport. Ta då kontakt med konsultchefen. 4 3 Om din konsultchef däremot inte godkänt ditt tidkort så har du nu möjlighet att göra justeringar. Dubbelklicka på tidrapporten (5) för att öppna det och kontrollera vad som blivit inrapporterat. 5 Ägare: Manager SSC Avtal Version 3. Datum (4)

13 Om du nu vill göra justeringar så scrollar du längt ner i tidrapporten och trycker på återkalla (6). Sedan måste du även bekräfta att du vill återkalla tidrapporten (7). 6 Nu har tidkortet flyttats från inskickade till Påbörjade, ej inskickade. I denna status kan du nu göra justeringar i din tidrapport. När du gjort dina justeringar skickar du in tidrapporten på nytt som vanligt längst ner (8). Längst ner i tidkortet finns också ett val att rensa hela tidkortet och börja om från början (9). Om du trycker på den så försvinner all din inrapporterade tid och tidkortet flyttas till tillgängliga Rapport Du kan få en sammanställning och översikt på vad du har rapporterat totalt, och vad som blivit godkänt eller ej av det som du skickat in. Följ nedan steg:. Gå in i menyn på Rapportöversikt.. Per default är start- och slutdatum innevarande månad, du kan ändra datum () om du vill se från en annan datumperiod. Klicka på Sök (). Du kan sedan exportera informationen till PDF-fil ifall du vill, klicka på Exportera till PDF (3). 3 Ägare: Manager SSC Avtal Version 3. Datum (4)

14 Ägare: Manager SSC Avtal Version 3. Datum (4)