Innehållsförteckning. SoftOne Mobil

Transkript

1

2 Innehållsförteckning Om SoftOne Mobil... 3 Snabbstartsguide... 4 Aktivera mobilanvändare... 4 Bestäm synliga fält i mobilen... 4 Ladda ner appen... 4 Fakturering... 5 Mina ordrar... 5 Orderdetaljer... 5 Funktioner... 6 Kunder... 7 Tidrapportering... 8 Bemanning... 9 x Mina kollegor...10 Nyheter...11 Filarkiv...11 Lönespecifikationer...12 Inställningar...12 Sida 2

3 Om SoftOne Mobil SoftOne Mobil är en produkt för att arbeta mot SoftOnes affärssystem via sin telefon. Produkten arbetar i realtid direkt mot systemet och det finns stöd för de processer som en medarbetare har behov av då han befinner sig på resande fot eller saknar tillgång till dator. Appen har tre huvudprodukter: fakturering, tidrapportering och bemanning. I fakturering arbetar montörer med ordrar man registrerar tid och material på order, skapar nya ordrar och kunder, osv. I personal tidrapporterar eller frånvarorapporterar man direkt mot SoftOnes personalprodukt. I bemanning arbetar butiker med sin schemaläggning. SoftOne Mobil finns tillgänglig för iphone och Android-telefoner, genom Appstore och Google Play. Själva appen är gratis att ladda ner men för att kunna köra den krävs licens från SoftOne. Målsättningen är att funktionaliteten ska vara samma i de båda mobiltyperna men gränssnitten ser olika ut vilket förstås påverkar navigeringen. I denna dokumentation beskrivs hur det ser ut i iphone. SoftOne Mobil är byggt för att kunna fungera mot både SoftOne XE och vår client/serverbaserade produkt SoftOne Professional. Appen är samma för de båda systemen och man anger vid inloggning vilken produkt man vill arbeta mot. Alla funktioner fungerar dock inte mot båda systemen. Generellt är det lite färre funktioner i Professional än i XE, och t.ex. är det inte möjligt att använda positionering i Professional. SoftOne Mobil utvecklas kontinuerligt och det släpps ca två versioner per år. Sida 3

4 Snabbstartsguide Aktivera mobilanvändare SoftOne Mobil är en licensbaserad produkt, och för att kunna börja använda den behöver du teckna avtal med SoftOne om hur många användare som ska kunna arbeta från mobilen. Din licens kommer sedan innehålla information om det maximala antalet mobilanvändare. I webbklienten markerar du sedan upp vilka som skall vara mobilanvändare. Bestäm synliga fält i mobilen För korten orderlista, redigera order, kundlista och redigera kund kan man själv påverka vilka fält som ska synas. Gå in i webbklienten under Administrera > Inställning > Fältinställningar mobil och dölj eller synliggör fält ur listan, antingen generellt för alla eller specifikt för en viss roll. Ladda ner appen Användarna laddar ner appen till sina smart phones och loggar in med sina vanliga användarnamn och lösenord. Sida 4

5 Fakturering Mina ordrar Startsidan för fakturering är Mina ordrar. Listan innehåller alla öppna ordrar, även sådana som man inte själv är ägare till. Med sökfunktionen på toppen kan man avgränsa ordrarna i listan till sina egna genom att skriva in sitt namn. Sökfunktionen går mot samtliga fält i listan och det går lika bra att skriva in t.ex. ett kundnamn eller en interntext. Med plus-tecknet i övre högra hörnet skapar man ny order. Man söker i kundregistret för att ange en kund samt en interntext innan man sparar ordern. För övriga fält går man in på ordern och redigerar dem där. Observera att det med Fältinställningar går att påverka hur många och vilka fält som ska synas för varje order i listan Mina ordrar (se ovan). Fälten Summa och Återstående summa finns med så att man utifrån mobilen ska kunna föra en diskussion med kunden runt nedlagt arbete och fakturering. Orderdetaljer Genom att klicka på en order kommer man till orderdetaljer. Kortet består av ett huvud med basinformation om ordern samt ett antal expandrar. Genom att klicka på huvudet kommer man till kortet Redigera order, där fler fält syns. Fälten som syns är redigerbara. Från fältinställningar kan man påverka följa och synliggöra vilka fält som ska visas. Sida 5

6 Genom att klicka på en expander öppnar den sig och visar dess poster: tidrader, artiklar, checklistor eller bilder. Genom att klicka på en post kommer man till ett kort i vilket det är möjligt att redigera posten. Funktioner Under plus-tecknet i övre högra hörnet i kortet Orderdetaljer döljer sig ett antal funktioner för att på olika sätt bearbeta ordern. Klarmarkera order: Orderns alla artikelrader klarmarkeras för fakturering, vilket är en signal om att ordern är klar för fakturering. Lägg till artikelrad: Registrering av materialförbrukning på ordern. Längst upp i kortet finns två sökfunktioner; den första söker i det egna artikelregistret medan den andra söker bland grossisternas artiklar och främst tillämpbar då man söker en artikel man inte hanterat tidigare. Lägg till textrad: Lägger in en textrad sist bland artikelraderna. Registrera tid: Registrerar tid på ordern på den inloggade användaren. Lägg till checklistor: I webbklienten finns möjlighet att sätta upp sina egna checklistor. Med funktionen Lägg till checklistor väljer man en eller flera checklistor som kopplas till ordern. Därefter är synliga under expandern checklistor och kan fyllas i av användarna. Dela order: Sätter företagets övriga användare till ägare av ordern så att även de kan t.ex. registrera tid och material på ordern. Lägg till bild: Laddar upp en bild till SoftOne och kopplar den till ordern. Bilden kan tas antingen direkt med kameran eller väljas bland befintliga bilder i telefonens kamerarulle. När bilden laddas upp till SoftOne sker en viss komprimering för att inte bildarkivet ska bli alltför skrymmande. Visa på karta: Leveransadressen visas på en karta, för att man enkelt ska kunna hitta till ordern. Ta bort: Funktion för att ta bort ordern. Lägg till artikelrad Registrera tid Visa på karta Lägg till checklistor Sida 6

7 Kunder Det är inte ovanligt att montören behöver skapa tilläggsorder på nya kunder när han är ute på fältet, därför är det möjligt att skapa nya men och också underhålla befintliga kunder. Kundhanteringen består av en söklista och en detaljlista som man kommer till genom att klicka på en specifik kund. Via plus-tecknet i övre högra hörnet är det möjligt att skapa nya kunder. Sida 7

8 Tidrapportering Med modulen Min tid tidrapporterar man på motsvarande sätt som i webbklienten. Första vyn är en överblick över månaden där man ser in- och ut-tider med raster och total arbetstid per dag. En färgmarkering visar dagens status, om den är registrerad, klar eller attesterad. Genom att klicka på en dag kan man se detaljer om dagen i form av schema och utfall. Ett antal funktioner finns för att på olika sätt bearbeta arbetsdagen: Ändra ankomsttid: Ändrar tidpunkt då man började arbeta. Ändra hemgångstid: Ändrar tidpunkt då man slutade arbeta. Ändra rast: Ändrar den schemalagda rasten. Frånvaro: Registrerar frånvaro för hela dagen eller delar utav den. Användaren behäver ange orsak. Närvaro: Skapar ett nytt arbetsblock i form av närvaro. Återställ dag: Annullerar alla ändringar på dagen och återställer den till sitt ursprungliga skick. Månadsvyn Min tid En dag och dess funktioner Funktionen Ändra hemgångstid Sida 8

9 Bemanning Modulen Bemanning är verktyget för de anställda i butiken att arbeta med sitt schema, t.ex. genom ansöka om frånvaro eller ansöka om ett ledigt arbetspass. Huvudbilden för bemanning är en överblick över veckan. För den markerade dagen ser man fyra listor: Mina pass Planerade arbetspass för dagen. Genom att klicka på passet kan sätta det som oönskat, vilket är en signal till administratören att boka om. Lediga pass Pass som är möjliga att ansöka om. Ansökan lämnas in genom att klicka på passet. Arbetar idag Kollegor som arbetar samma dag. Genom att klicka på en kollega kan välja kommunikationskanal och skicka ett meddelande. Ansökningar: Gjorda frånvaro- och tillgänglighetsansökningar. För att göra nya ansökningar klickar man på plus-tecknet i fönstrets övre högra hörn. Kalendern är flikbaserad, och i månadsvyn får man en överblick över olika ansökningar och sina arbetspass. Genom att klicka på en dag kommer man till dagsvyn ovan. Sida 9

10 x Både i Bemanning och i Fakturering kan mycket kommunikation förekomma, både mellan kollegor och mellan anställd och arbetsplanerare. Modulen x är därför tillgänglig från mobilen. Modulen är väl integrerad med andra moduler. Ofta är det möjligt att skicka ett x genom att klicka på en anställd i telefonen. Modulen x är inte tillgänglig för användare som kör SoftOne Professional. Mina kollegor Mina kollegor är ett nav för att kommunicera med andra anställda på företaget. Man kan bläddra mellan de anställda, och genom att klicka på en person väljer man om man vill ringa, skicka sms, e-post eller x . En förutsättning för att modulen skall fungera optimalt är att de anställda underhåller sina kontaktuppgifter. Detta gör man under inställningar. Sida 10

11 Nyheter Information som ska gå ut till många användare samtidigt lämpar sig bättre att spridas via Nyheter än x . Nyheter är en egen modul sprids också via startsidan, där man har ett nyhetsflöde på samma sätt som i XE. Nyheterna skapar administratören i XEs webbklient. Modulen x är inte tillgänglig för användare som kör SoftOne Professional. För användare som kör Professional visar nyhetsflödet på startsidan istället nyheter från SoftOnes hemsida. Filarkiv Vissa typer av filer kan vara bra att komma åt via mobil, som t.ex. ansökningsblankett för föräldraledighet eller instruktioner om hur tidsplanering eller larm fungerar. Olika typer av dokument kan göras tillgängliga via modulen Filarkiv. Sida 11

12 Lönespecifikationer Företag som kör SoftOne Lön har möjlighet att importera lönespecifikationer i systemet, i syfte att öka tillgängligheten och slippa administration och kostnader med att skicka dem med post. Egna lönespecifikationer är tillgängliga för de anställda. Av integritetsskäl måste man logga in en extra gång innan lönespecen visas. Inställningar Under inställningar finns tre funktioner: logga ut, kontouppgifter och positionering. Sida 12

13 SoftOne minns vilken användare och med vilket lösenord det loggades in senast från den aktuella telefonen och loggar själv in automatiskt nästa gång appen startas. För att byta användare behöver man logga ut och in på nytt. Om man vill kan appen kan skicka telefonens position till SoftOne XE. Ett särskilt instrument kan sedan rita ut på en karta var företagets alla mobilanvändare befinner sig. Funktionen är framför allt tänkt för service-jobb då det är intressant att skicka den person som befinner sig närmst arbetet. Av integritetsskäl är det möjligt att stänga av positionsangivelsen i telefonen, och som standard är positionsangivelsen avstängd så varje användare aktivt måste välja att använda den. Position skickas förresten endast då appen är igång, så utanför arbetstid anges i kartfunktionen istället senaste position då appen användes tillsammans med tidsangivelse för hur gammal informationen är. Via kontouppgifter underhåller man sina egna kontaktuppgifter, som telefon och e- postadress. Korrekta uppgifter är en förutsättning för att ringa, sms, och mejlfunktioner runtom i mobilen skall fungera. Sida 13