Instruktion för den anställde att önska arbetstider på webben

Transkript

1 Instruktion för den anställde att önska arbetstider på webben version Medvind Informationsteknik AB

2 Logga in Ange lösen... 3 Lägga in tider Välj period... 4 Välja arbetspass... 4 Snabbinmatning... 5 Välj menyvalet Redigera... 5 Skriv in klockslag... 5 Kopiera dag... 6 Kopiera period... 6 Skriva in tiderna för varje dag... 7 Lägg till rad, Ta bort intervall och Dela intervall... 7 Att lägga in veto Se behovet... 9 Att önska ledigheter Diffkorrigering Bristlista Göra korrigeringar Att skriva ut schema Mina inställningar När schemat är fastställt - Att göra egna byten Medvind Informationsteknik AB Sida 2

3 Logga in. Ange lösen Observera! Att bilden och arbetssättet kan skilja sig för olika kunder. Alt 1. Första gången Fyll i ditt användarid. och ditt lösenord och klicka på Logga in. Alt 2. Första gången klickar du på Ny användare för att registrera dig själv som användare. Alt 3. Första gången anger du ditt användarid, hoppa över Lösenord klicka därefter på knappen Ändra lösenord och skriv in ditt nya lösenord på raden Nytt lösenord. Upprepa ditt nya lösenord på raden Bekräfta. Gå vidare för att komma in till bilden med dina arbetstider. Nästa gång du loggar in: Fyll i Användarnamn samt lösenord, och klicka på Logga in. Medvind Informationsteknik AB Sida 3

4 Lägga in tider. Välj period Din bild öppnas alltid med fokus på innevarande månad. Det första du måste göra är att byta period till den aktuella period där du ska lägga in tider. Detta gör du genom att välja period i bilden nedan. Välja arbetspass När du ska önska dina arbetstider kan du lägga in arbetstider genom att markera dag och högerklicka. Se beskrivning av bilden nedan! På bilden ser du följande: 1. De aktuella dagarna i schemaperioden visas 2. Aktuella summeringar Här kan man bl.a. se sina timbankssaldon Eventuella varningssignaler om du t.ex. önskat för många pass eller brutit mot annan regel syns både i planerings vyn och under larmlista. 4. Önska arbetstid! Markera dagen och högerklicka, välj arbetspass ur listan. 4 3 Medvind Informationsteknik AB Sida 4

5 Snabbinmatning Du kan även lägga in dina önskemål via bilden Snabbinmatning. Välj menyvalet Redigera Klicka på alternativet för snabbinmatning! Skriv in klockslag Till höger på bilden visas nu ett nytt alternativ. Fyll i klockslag för de dagar du vill arbeta. Skriv exempelvis 1200 och du hoppar automatiskt till nästa fält. Fyll i när du vill börja och sluta samt hur lång rast du vill ha. Tänk på att skriv 30 för 30 minuter och 1 för en timme. För att se summor klicka på Spara. Medvind Informationsteknik AB Sida 5

6 Kopiera dag Du kan även lägga in dina önskemål genom att kopiera tiderna från en dag. Markera dagen vars tider du vill kopiera, och klicka på Utför ändring. Dagar med arbetstider har svart text, gråmarkerade dagar är Lediga dagar. Kryssa för de dagar som du vill kopiera den markerade dagens arbetstider till, och klicka på Utför ändring. Kopiera period Medvind Informationsteknik AB Sida 6

7 Du kan även lägga in dina önskemål genom att kopiera tiderna från en period. Du anger från vilken period du vill kopiera och till vilken period du vill klistra in dagarna i och klickar på Kopiera. Skriva in tiderna för varje dag Du kan dubbelklicka på en dag för att komma till dagdialogen där du kan skriva in tiderna direkt. Ange de önskade tiderna och klicka på Spara, därefter klickar du på Stäng för att stänga fönstret. Lägg till rad, Ta bort intervall och Dela intervall Om du använt alla rader i dialogen och behöver ytterligare en rad trycker du på funktionen Lägg till rad. För att ta bor ett intervall, markera raden och tryck på Medvind Informationsteknik AB Sida 7

8 funktionen Ta bort intervall. Du kan även dela ett intervall, exempelvis vid rapportering av uppgifter, kostnadsställen, via funktionen Dela intervall. Att lägga in veto. Du kan lägga in veto för dagar som du inte vill arbeta, det gör du på följande sätt: 1. Markera den dag du inte vill/kan arbeta. Klicka höger musknapp och välj VETO. 2. Eller dubbelklicka på dagen, fyll i de tider du inte vill/kan arbeta och välj veto i fältet Typ av tid. Om du anger så avser du hela dygnet. Du kan även skriva klockslag om du bara vill ange veto för vissa tider. När du har önskat klart och vill lämna systemet klicka på Logga ut Medvind Informationsteknik AB Sida 8

9 Se behovet När du klickat på grafen visas behovet för den markerade dagen i nedre delen av bilden: Det röda, gröna samt blåa strecket visar min, önskat samt max behovet. De gråa staplarna är antalet personer som önskat arbetstider 2. De gråa staplarna visar antal personer och deras arbetstider, den röda respektive gröna linjen visar behovet. Peka på en stapel ett visst klockslag och du kan se till höger utfallet d.v.s. hur många personer som arbetar de aktuella klockslagen. Vill du se vilka av dina arbetskamrater som har önskat tider ett visst klockslag kan du klicka på den gråa stapeln i grafen och du får då upp en lista som visar namn samt tider Du kan med pilarnas hjälp på datorns tangentbord klicka dig fram till nästa dag eller bakåt till föregående dag och se behovet. Byter du dag i snabbinmatning eller på huvudfönstret så byts även grafen. Medvind Informationsteknik AB Sida 9

10 4. Du kan välja att se de grå staplarna utifrån speciella uppgifter, uppdrag eller en viss personalgrupp genom att välja i rullgardinsmenyn längst ner på bilden. Markerar du i rutan Visa resursbehov per grupp kan du välja att även se resursbehovslinjerna för den valda personalgruppen. Att önska ledigheter. Du kan lägga in dina önskemål om ledigheter direkt på bilden genom att välja Ledighetsansökan När du väljer ledighetsansökan får du upp följande bild: Välj frånvaroorsak från listan Medvind Informationsteknik AB Sida 10

11 2. Ange datum som du önskar ledighet, om frånvaron endast är del av en dag kan du även ange klockslag. Om den önskade ledigheten inte är på heltid måste du bocka för Avser partiell ledighet. 3. I kommentar kan du skriva ett meddelande till din chef. Om du valt att ansökan avser partiell ledig så måste du skriva en kommentar. 4. När du är klar väljer du Spara. Du har nu lagt in ditt önskemål om ledighet Du ser din frånvaro i aktuella ansökningar. Avser frånvaro den aktuella perioden så kan du även se den med särskild färg direkt i din bild. Så länge din ansökan inte har hanterats av din chef kan du ändra den eller ta bort den. Detta gör du genom att välja Ledighetsansökan igen och markera den du vill ändra eller ta bort. Klicka på krysset i ta bort för önskad rad för att ta bort en ansökan. Klicka på länken Ansökt om du vill ändra den. Medvind Informationsteknik AB Sida 11

12 Diffkorrigering När tiden för att önska tider är avslutad går planeraren igenom differens mellan behov och önskade tider. Rapporter kan även tas ut rapporter till hjälp vid korrigeringsarbetet. Rapporten Bristlista är ett sådant exempel. Den tas ut av planeraren från MedvindArbetstid. Se exempel nedan! Bristlista Man kan ta ut en lista till hjälp vid korrigering. Här ser man vilka dagar/klockslag det saknas personal, och vilka dagar det är för många mot vad resursbehovet säger. Efter genomgång, kan man åter gå in på webben för att önska pass eller kanske ev. plocka bort arbetspass. Medvind Informationsteknik AB Sida 12

13 Göra korrigeringar Nu kan du göra dina korrigeringar. Dessa görs på samma sätt som när du lägger in önskemål. Du kan själv direkt se de dagar du har gjort justeringar på genom att dessa dagar är gråmarkerade, och du kan se att planeringen är i korrigeringsläge. Du kan själv välja färg för korrigering under Inställningar. Du kan ändra dina tider på tre sätt: 1. Klicka på önskad dag och fyll i klockslagen i daginformationen. 2. Klicka på snabbinmatning och fyll i de nya tiderna. 3. Eller välj arbetspass ur listan, höger musknapp (Se tidigare avsnitt) Tänk på att du alltid även kan se grafen Medvind Informationsteknik AB Sida 13

14 Att skriva ut schema. Du kan skriva ut dina tider genom att klicka på Arkiv och välja Skriv ut. Innan du skriver ut kan du alltid välja att förhandsgranska först. På bilden förhandsgranska finns val att göra om du endast vill ha utskrift på någon av bilderna: Medvind Informationsteknik AB Sida 14

15 Mina inställningar Om du har behörighet så kan du själv välja vilka färger som ska viss samt vad du vill se på bilderna. Detta gör du genom att välja Mina inställningar. Visa önsketider/grundschema Om du när planeringen är fastställd vill se även grundtider. Visa planerad tid Används ej Visa inte texten Ledig Markeras om du för tomma dagar inte vill se texten ledig. Visa veckonummer Markeras om du vill se veckonummer på inmatningsbilden. Visa summering av arbetspass Är denna vald ser du summering av arbetspass du använt. Visa ej uppgifter Du ser inte uppgifter, även om de är rapporterade. Visa ej uppdrag Du ser inte uppdrag, även om de är rapporterade. Frånvaro Den färg som fastställd frånvaro visas med. Ledighetsansökan visas Den färg som ledighetsansökan visas med. Extratid... Den färg som extratid ska visas med. Fridag Den färg som används för fridag, vilket kan vara exempelvis Veto. Attesterade Den färg som attesterade dagar visas med. Godkända Den färg som godkända dagar visas med. Medvind Informationsteknik AB Sida 15

16 När schemat är fastställt - Att göra egna byten När alla önskningar är klara och schemat är fastställt för perioden, måste planeringsperiodens status ändras till fastställd. Du kan därefter rapportera egna byten och eventuellt rapportera avvikelser såsom extratid och frånvaro. Se Instruktioner för förtroenderapportering för den anställde på webben. Medvind Informationsteknik AB Sida 16