Marathon Tid. Betyder att dagen är färdigrapporterad. Dagar utan rapporteringskrav, exempelvis helgdagar, är redan från början grönmarkerade.

Transkript

1

2 Marathon Tid... 3 Tidrapportering... 3 Massinmatning... 8 Avprickning... 9 Projektbudget Medarbetarbudget Byt medarbetare Summa projekt Daglista Veckoöversikt Funktioner Sid 2/16

3 Marathon Tid I Marathon Tid skrivs tidrapporterna. Tidrapportering I Almanackan visas månadens kalender. Alla medarbetare är kopplade till en almanacka som visar rapporteringskravet längst ned till höger i bild. Med utgångspunkt från rapporteringskravet en viss dag och den hittills rapporterade tiden, används olika färgkoder för att visa om kravet är uppfyllt eller inte. Grönt Rött Betyder att dagen är färdigrapporterad. Dagar utan rapporteringskrav, exempelvis helgdagar, är redan från början grönmarkerade. Betyder att dagen inte uppfyller det rapporteringskrav som har satts. Sid 3/16

4 Gult Grått Marathon Tid Betyder att dagen är markerad som stoppad. När dagen är stoppad kan den inte läsas in till ekonomisystemet. Betyder att dagen ännu inte har inträffat. Om en dag i kalendern har en punkt under datumet innebär det att det finns tid rapporterad på dagen. Genom att hålla muspekaren på dagen visas i det högra fönstret en sammanställning av den rapporterade tiden den dagen. I fönstret längst ner till höger visas en sammanställning över hur många timmar som är rapporterade den dagen, rapporterad tid dittills under månaden och totalt rapporterad tid för månaden. Komptid kan ställas in på medarbetaren (Basregister/Pro/Medarbetare) och saldot visas ackumulerat bredvid rapporterat och krav. För att förflytta sig mellan månader klickar man på pilarna som omger månaden. Om bakåtpilen är gul så finns det ofullständiga rapporter i någon tidigare månad. Genom att klicka på en dag öppnas dagen för inmatning. I dagrapporten kan även övrigtposter rapporteras som t.ex. porto och utskrifter som ska belastas projektet. För att en dag ska vara fullständig måste projekt, arbetskod och timmar eller projekt, övrigtkod och antal vara ifyllt. Projekt Projektet kan antingen skrivas in direkt eller hämtas från söklistan (knappen med tre prickar till höger i fältet). Sid 4/16

5 End egna Grupp Kryssa i End egna för att endast visa de projekt där du är kundansvarig, projektledare, produktionsledare eller ingår som medlem i projektets team. Projekt tillhörande vald grupp visas. Senaste Mastersortering De senaste projekten som man använt i Marathon Tid visas. Antal senaste ställs in i Funktioner/Inställningar. Masterprojekt visas överst med underliggande projekt kopplade till masterprojekten under. Sid 5/16

6 Snabbsök Snabbsök i Marathon Tid aktiveras genom att klicka med höger musknapp inne i dagrapporten, då visas ett pop-upfönster och snabbsök kan slås på. Kod Arbetskoden kan antingen skrivas in direkt eller hämtas från söklistan. Timmar 1 innebär en timme och 0,5 en halvtimme. Mindre än en kvart, dvs. 0,25 rekommenderas inte att fylla i. Kommentar Övrigt Antal Snabbsök Slutförd I kommentarsfältet finns möjlighet att skriva en kommentar på 1000 tecken. Kommentaren syns på projektet i Kund och projekt och i vissa listor men kommer inte automatiskt med på fakturan. Övrigtkoden kan antingen skrivas in direkt eller hämtas från söklistan. Antalet av övrigtkoden Med ett högerklick i tidrapporten kan snabbsök ställas in. Om rapporteringskravet inte uppfylls en dag klickas rutan Slutförd i. Dagen blir då grön i almanackan. Sid 6/16

7 Stoppad Ny rad Radera rad Kopiera rad Hämta från resursplan Spara mall Hämta mall Fyll ut med undertid Hämta från Avbryt/Spara Marathon Tid Rutan Stoppad används om dagen inte är komplett. I och med att dagen stoppas så kan ofullständiga rader sparas tills vidare. Stoppad dag är gul i almanackan och kan inte läsas in till ekonomiavdelningen. Infogar en ny rad ovanför den rad som är markerad. Raderar den rad som är markerad Vid kopiering av rad, infogas en ny rad med innehållet under den som kopierades, och efterföljande rader flyttas ner ett steg. Möjlighet att hämta projekt, kommentar och timmar från resursplaneringen. En rapporterad dag kan sparas som en mall och fortsättningsvis användas vid rapportering Den sparade mallen kan hämtas upp vid rapportering Med hjälp av undertidsknappen kan systemet själv fylla på med s.k. undertid för att uppnå rapporteringskrav och få dagen grönmarkerad. För att det ska fungera krävs att företaget har aktiverat funktionen. Oftast rekommenderas istället att klicka i rutan Slutförd på dagen. Det går att kopiera en hel dagrapport under knappen Hämta från, där en meny med de senaste tio dagarna finns. Dagrapporten lämnas alltid med Avbryt eller Spara. Då tidrapportens rader blivit uppdaterade av ekonomiavdelningen får de en ljusare grå färg och kan inte ändras. Det går däremot att lägga till rader i tidrapporten. Sid 7/16

8 Massinmatning Om flera dagar ska ha samma information kan massinmatning användas. Genom att klicka på dagarna blir de mörkgrå vilket innebär att de är valda. Det syns även i det högra fönstret där de markerade dagarna presenteras. (Med pilarna ovanför kalendern kan tider i andra månader också markeras.) När de dagar som ska rapporteras är markerade fylls projekt, arbetskod, timmar och eventuell kommentar i. Genom att kryssa i rutan Fyll ut fyller systemet ut de markerade dagarna med tid så att rapporteringskravet uppfylls. Avsluta med Spara. Sid 8/16

9 Avprickning Under Avprickning ges en överblick över vilka som har tidrapporterat eller inte. (Samma lista finns även under Projektredovisning/Avprickning tid). Beroende på behörighet kan även andra medarbetares tidrapporter öppnas. Dagar som är gröna är färdigrapporterade, gula är stoppade (kan då inte läsas in till ekonomisystemet) och röda är inte färdigrapporterade. Listan kan visa antingen en grupp eller alla som rapporterat tid. Sid 9/16

10 Projektbudget Om projektbudget (Kund och projekt) läggs per medarbetare syns de budgeterade timmarna under Projektbudget. Projektbudget visar alla poster där medarbetaren budgeterats. Varje kombination av projekt och arbetskod framgår som en egen rad i listan tillsammans med en eventuell beskrivning. Därefter framgår hur många timmar som har blivit budgeterade samt hur många timmar som registrerats. Beroende på hur noggrant budgeten har formulerats visas start- och slutdatum. I tabellen finns det även ruta per rad för att klarmarkera, och en selektering som visar/döljer klarmarkerade kan göras. Normal Relativ Start- och Slutdatum anges i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD. Start- och Slutdatum anges med det relativa antalet dagar till dess att startdatumet infaller. Detta innebär att om man har ett projekt som ska starta den 25:e april och dagens datum är den 15:e april kommer det anges 10 i fältet för startdatum på det aktuella projektet. På det här sättet blir det tydligt vilka projekt som bör prioriteras. Sid 10/16

11 Medarbetarbudget I Medarbetarbudget visas budgeten som är inlagd av ekonomipersonal. Listan visar budgeterade timmar, utfall timmar och differensen mellan dem. Även budgeterat belopp, utfall belopp, utfall justerat, utfall netto och differens visas. Resursplanering I resursplanering visas vad som planerats för veckan av administratör eller ekonomipersonal. (Registreras i Backoffice/Projektredovisning/Resursplanering) Här finns möjlighet att jämföra den planerade tiden på projekt med den rapporterade, vecka för vecka. Byt medarbetare Under Byt medarbetare kan en annan medarbetares tidrapport öppnas. (Behörighetsstyrt) Sid 11/16

12 Summa projekt Under Summa projekt visas tidrapporten månadsvis per projekt. I bildens vänstra halva syns projekten, de timmar som har rapporterats kodvis, summan för varje projekt för sig, och rapporterad frånvaro. Längst ner anges hela månadens totala rapporterade tid. Om en rad markerats visas detaljerade uppgifter om rapporteringen till höger i bild. Här syns också kommentarerna från dagrapporten. Sid 12/16

13 Daglista I Daglista visas den rapporterade tiden per dag för en viss månad. För varje dag syns vilka projekt, koder och timmar som har rapporterats tid på, det upparbetade värdet av den rapporterade tiden och eventuell kommentar. Efter varje dag summeras det totala antalet timmar för dagen och längst ner på daglistan syns det totala antalet timmar och belopp för hela månaden. Sid 13/16

14 Veckoöversikt I Veckoöversikt visas rapporterad tid under en vecka. Klicka på pilarna som omger veckonumret för att bläddra framåt eller bakåt i tiden. I veckorapporten syns projektet, kod och antalet timmar som är rapporterat på respektive projekt. Kolumnen Totalt längst till höger visar det totala antalet rapporterade timmar på varje projekt under den valda veckan. Sid 14/16

15 Funktioner Tab/Enter Shift+Tab/Enter Alt+Bokstav Söklista med tre prickar F1 F3 Snabbsök rutan Gå till nästa objekt/fält Gå till föregående objekt/fält T.ex. för Avbryt väljs Alt+a Visar vilka val som kan göras i olika fält Öppnar söklista med tre prickar Hämtar senast valda värde i aktuellt fält Genom att skriva in de första bokstäverna i en bokstavskombination i Snabbsök begränsas urvalet. Längst ner till höger i Marathonfönstret visas i blått om man har orapporterade dagar i Marathon tid, fakturor att attestera eller om det ligger fax eller e-post skickade från Marathon i kö. Genom att klicka i på fälten flyttas man automatiskt till Marathon tid, Attest eller Sändkön. Sid 15/16

16 Favoriter i Marathon Favoritfunktionen är tillgänglig i de flesta tabeller i Marathon och gör att varje användare själv kan markera sina egna favoriter. Klicka i favoritkolumnen längst till vänster i varje tabell för att markera favoriter. Favoriten markeras med en grön boll. Genom att högerklicka på tabellen och välja Kolumner Favoriter visas favoritkolumnen. För att växla mellan att visa bara favoriter eller alla rader klickar man i favoritkolumnens rubrik. Samtliga urvalsparametrar i övrigt fungerar parallellt, även snabbsök. Man kan t.ex. alltså Snabbsöka bland sina favoriter. I favoritkolumnen är det möjligt att märka respektive rad med upp till fem olikfärgade prickar. Aktivering av fler färger än den gröna som är standard görs genom att klicka på [..]-knappen i det övre högra hörnet på listan. På raden i listan roterar man mellan aktiva färger genom att klicka flera gånger. Genom att klicka i rubriken på favoritkolumnen så växlas visningen mellan de olika färgerna. Sid 16/16