En introduktion till Sodexo beställningsportal

Transkript

1 En introduktion till Sodexo beställningsportal Version 5 SLL

2 Innehållsförteckning Att komma in på beställningsportalen...1 Inne i beställningssystemet...2 Beställningsstopp...3 Att beställa specerier...4 Kopiera tidigare Använd en tidigare beställning som mall...6 Sökning...7 Fördjupningsuppgifter...7 Att beställa matportioner...9 Att beställa avvikelsekost / spceialkost...12 Kopiera tidigare Använd en tidigare beställning som mall...13 Fördjupningsuppgifter...14 Avancerade funktioner...15 Version 5 SLL

3 Att komma in på beställningsportalen 1. Gå in 2. Klicka på Stjärnköket. Då kommer du till beställningssystemet. 3. Fyll i användarnamn och lösenord. Klicka på Logga In. Har du skrivit in rätt uppgifter kommer du in i systemet. 1

4 Inne i beställningssystemet 2 Inloggad avdelning 2 Kalender 3 Textruta 1. Väl inne i systemet möts du av ovanstående bild. 2. Under Mottagare (uppe till höger) ser du vilken avdelning som är inloggad. Längre ner till vänster finns en kalender som du använder för att tala om vilket datum du vill jobba med. Du kan registrera nya beställningar eller se gamla. 3. Till höger i bild kan du se en gul ruta med text. Här lägger kostkontoret upp aktuell information t.ex. nästa kostombudsmöte, förändringar i sortimentslistor mm. 2

5 Beställningsstopp Beställningsstopp är ett centralt begrepp i systemet. När får du senast registrera en beställning så att det levereras med lunchen imorgon? Svaret på detta är att det beror på beställningsstoppet. För att se vilka sortimentlistor du kan beställa ifrån och vilka tider som gäller klickar du på ett datum i kalendern, och sedan på beställningsstopp. En förklaring på hur man tolkar informationen finns på sidan. 3

6 Att beställa specerier 1. Låt oss nu anta att du skulle vilja beställa lättmjölk till onsdagen den 1/4 2. Du klickar på den 1a i kalendern och får då se en lista på sortimentlistor som du kan beställa från. Du kan alltid se de sortimentlistor på vilka du redan har registrerat beställningar. Dessa markeras med en stjärna (*) framför namnet på sortimentlistan samt att namnet är fetmarkerat och blå. Om beställningsstoppet har passerat kan du fortfarande gå in och se vad du beställt men du kan inte längre göra några ändringar. Dessa markeras med lås efter namnet. 3. Nu skulle du ju beställa lättmjölk som ligger i listan 1 Mejeri pålägg, ägg Klicka på knappen >> innan namnet på sortimentlistan. Då kommer du till själva beställningsformuläret. 4. Väl inne i beställningsformuläret kan du se information om beställningen på vänster sida i rutan Beställningsinfo så du inte beställer från fel lista eller fel datum. 5. Du ville beställa 5 liter lättmjölk så du skriver in 5. Sedan kommer du på att det kan vara bra att beställa 3 liter mellanmjölk också så du fyller i 3 (se bilden ovan). 4

7 6. Nu är du färdig med din beställning från denna lista så du klickar på knappen Spara för att göra det. Skulle du glömma och välja att gå tillbaka får du ett meddelande om att du har osparade ändringar. I detta läge är det möjligt för dig att inte gå vidare så du kan spara innan du sedan går vidare. 7. Nu när du gjort din beställning kan du kanske vilja se vad du beställt. Då klickar du på knappen Skriv ut. Ett nytt fönster öppnas med en sammanställning från allt som du beställt från enbart denna sortimentlista. Se nedan. 8. Nu ser du hur mycket du har beställt. När du är klar klickar du på knappen Tillbaka för att gå tillbaka till sortimentlistorna för den valda dagen. Notera att listan 1 mejeri, pålägg, ägg nu har en * framför namnet och att raden är fetmarkerad. 9. Skulle du nu vilja se allt som du beställt för den 1/4 klickar du på knappen Skriv Ut. Ett fönster öppnas som tidigare men nu kommer allt som du beställt med. Se nedan. Hade du beställt från flera listor hade även dessa beställningar synts. 10. Allt är summerat och klart. 5

8 11. Nu skulle dina speceribeställningar kunna vara klara. Då klickar du på Logga ut. Du loggas ut och kan stänga av internetläsaren. Kopiera tidigare Använd en tidigare beställning som mall Du kan använda en beställning som du redan registrerat som mall för en ny. Du kan kopiera beställningar för leveranser max två veckor bakåt i tiden och alla som ligger framåt i tiden (från dagens datum sett). 1. Du väljer datum och sortimentlista som vanligt. Du får inte ha registrerat något tidigare. 2. Högst upp i fönstret ser du en knapp där det står Kopiera tidigare. 3. Klicka på Kopiera tidigare. Ett nytt fönster öppnas och du får då se en lista på beställningar som du kan använda som mall. 4. På varje rad finns två knappar, Förhandsgranska och Kopiera. Klickar du på Förhandsgranska öppnas ett fönster så du kan se innehållet i beställningen för att kontrollera att det är rätt beställning. När du hittat den beställning som du vill kopiera klickar du på Kopiera. Informationen från källbeställningen kopieras till den valda dagens beställning. Denna kan du sedan kompletter eller ändra efter behov. 6

9 Sökning 1. I fallet som beskrevs tidigare antogs att du visste att lättmjölken fanns i listan 1 mejeri, pålägg, ägg. Vad gör du om du inte vet? 2. Om du inte vet i vilken sortimentlista/blankett lättmjölk finns skriver du in mjölk i textfältet i rutan Sökning. Därefter klickar du på sortimentlistor. Du får då se resultatet nedan. 3. Här hittar du Lättmjölk 1 liter, ekologisk i sortimentlistan 1 mejeri, pålägg, ägg på rad 6 (Nr). Fördjupningsuppgifter 1. Logga in. Testa att medvetet skriva in fel lösenord och se vad som händer. Vad händer om du försöker logga in om knappen Caps Lock på tangentbordet är intryckt? Svar: Alla bokstäver skrivs med stora bokstäver och det blir fel när man skall logga in. Om du inte kan logga in kan detta vara problemet. Stora och små bokstäver spelar roll! 2. Du vill göra en beställning på mariekex men vet inte om det finns och var i så fall. Hur gör du? 3. Registrera en beställning på en vara t ex mariekex. Se till att du INTE sparar. Klicka på Tillbaka. Vad händer? 4. Gör samma som ovan och testa att stänga av internetläsaren. Vad händer? Svar: Beställningen sparas inte och det går inte att göra något åt det. Undvik detta om du inte vill förlora information! 5. Gör en beställning på en vara, säg 5 liter lättmjölk. Spara. Gå Tillbaka. Nu kommer du på att det inte var lättmjölk du skulle ha utan mellanmjölk. Hur gör du för att rätta? Svar: Du går till beställningsformuläret. Skriver in 0 på lättmjölk och 5 på mellanmjölk. Spara. Nollan på lättmjölk visas nu inte men lättmjölken är borta. 7

10 6. Du väljer ett datum med kalendern. Listan med sortimentlistor visas. En sortimentlista som du brukar beställa ifrån finns inte. Vad har troligen hänt? Svar: Beställningsstoppet har troligen passerat innan du hann registrera något. I detta läge kan man inte längre beställa från sortimentlistan för den valda dagen i systemet. 7. Det finns ingen listbox under Mottagare ovanför kalendern. Vad betyder det? Svar: Om den inloggade användaren bara får beställa för en mottagare visas bara namnet på den mottagaren. Det finns ingen anledning att kunna välja. 8

11 Att beställa matportioner Sjukhusets avdelningar kommer antingen att beställa enportionsmat eller flerportionsmat. Beställningsrutinerna går till på samma sätt. Det som är skillnade är att i enportionssystemet ingår all mat medan avdelningar som beställer flerportion även måste beställa potatis/ mos eller ris samt dessert separat till A-kost, SNR-kost E-kost samt Barnkost OBS! En avdelning kommer endast att kunna se de listor de får beställa från. 1. Klicka på det datum i kalendern som du vill beställa till. 2. Du får nu upp en sida som visar de sortimenstlistor du kan beställa från 3. Under sortimentslista står beskrivning av listans innehåll. Under tillfälle står tillfället du beställer till (här enportion, övrig mat kommer att ligga under tillfälle lunch eller middag) Beställningstopp visar när man senast måste göra sin beställning. Fram till beställningsstoppet kan beställningen ändras. 4. Klicka på dubbelpilen framför sortimentslistan för att beställa. I Exemplet nedan väljer vi att beställa Från listan SoFresh A och SNR-kost 3 Sortimentslista 3 Tillfälle 3 Beställningstopp 4 Dubbelpil 9

12 5. Väl inne på själva beställningslistan ser det ut som nedan. Till vänster i rutan beställninginfo ser du vilket datum du gör beställningen till. När man jobbar med listan är tanken att man skapar och ändrar kantinrader i en del av fönstret och under ser man alla befintliga beställningar. I bilden nedan finns det inga beställningar än. 6 Matsedel 7 Rullista 7 Antal 7 Lägg till 6. Vill man se vad det är för mat man kan beställa mellan trycker man på matsedel för att se vad som serveras under dagen eller matsedel vecka för att få hela veckans matsedel utskriven. 7. I Rullistan under produkt väljer du vilket alternativ du skall beställa. Antalet skrivs in och sedan trycker man på lägg till. 10 Skriv ut 8 Ändra 8 tag bort 8. Vill du ändra din beställning klickar du på Rad. Vill du ta bort en hel rad klickar du på X 9. Observera att det inte finns någon sparafuktion när man beställer matlådor. Så fort man har tryckt lägg till rad och det man vill beställa hamnat på listan för 10

13 10. kantinrader är den sparad. (Fram till beställningstoppet kan du ändra din beställing) 11. Vill du skriva ut beställingen klickar du på skriv ut. 12. klicka på dubbelpilen för att gå tillbaka till fönstret med sortimentslistor. Nu ser du att listan du beställt från är fetmarkerad. Även datumet som beställningen ligger på är fetmarkerat. 12 Skriv ut Logga ut 11

14 Att beställa avvikelsekost / spceialkost 13. Att beställa avvikelsekost. Avvilkeskost kan du beställa i listorna som ligger under tillfälle lunch och middag. I Exemplet nednan klicka vi på Övrig Enportionsmat Syd. 14. Välj Övrig specialkost i rullistan, skriv in antal och välj lägg till / - lägga in avvikelser. För att lägga in avvikelser klickar ni på + / - raden. Det kommer då upp en lista på de avvikelser ni kan välja mellan. Aktivera minustecken till vänster om den produkt patienten inte tål genom att klicka på minustecknet. Det går också att klicka på plustecknet för att ange att patienten kan äta en produkt som exemplet nedan; patienten kan äta morot men inte övriga grönsaker Saknas något på listan kan ni skriva på raderna längst ner. Nu kan du fortsätta beställa övriga koster på listornabeställningen är nu klar!! 12

15 Det är inte meningen att man skall fylla i plus eller minus för allt patienten inte kan äta. Äter ex patienten laktovegetarisk kost behöver man inte fylla i minus på ex gris, kött. Klicka på spara när du är klar. Tryck på tillbakapilen och fortsätt beställ. OBS! Har ni en patient som är allergisk mot en mängd produkter är det bra om ni kontaktar kostkontoret 16. Fortsätt sedan att beställa övriga koster som du önskar genom att trycka på listrutan och välja de koster och tillbehör du önskar. 17. Om du stänger fönstret med sammanställningen och sedan klickar på Tillbaka hamnar du i listan med sortimentlistor. Notera att listan nu är fetmarkerat för lunchen. 18. Är du klar med dina kantinbeställningar och vill se vad du beställt på ett visst datum klickar du på Skriv ut. En sammanställning av allt du har beställt visas, både specerier och kantiner, summerat och klart. Kopiera tidigare Använd en tidigare beställning som mall Kopiera tidigare fungerar likadant som för specerier (se sid 7) 13

16 Fördjupningsuppgifter 1. Det finns en textruta framför listrutan med produkter/kosttyper. Vad används denna till? Svar: Denna används för att snabbare välja kosttyp. Framför kosttypen finns det ett nummer. Om du skriver numret i textrutan och sedan på Tab väljs kosttypen med det inskrivna numret automatiskt. Testa! 2. Hur tar man bort en kantinrad? Svar: Med hjälp av det röda krysset på samma rad. Testa! 3. Det finns avvikelser + och -. Testa att lägga till sådana på en kantinrad, spara och skriv ut kantinbeställningen. 4. Hur tar du bort en avvikelse helt? Svar: Om du har en som är rödmarkerad. Klickar du igen på som då blir gråmarkerad. Spara. Nu är det borta. Det fungerar som en lampa som är på eller av. Klicka en gång för att sätta på, en gång till för att stänga av. 14

17 Avancerade funktioner Statistik Det är enkelt att titta på och skriva ut det som beställts för en given dag. Hur man gör detta har beskrivits i tidigare avsnitt. Men hur gör man om man vill se vad som beställts över en längre period? 1. Under inloggningsrutan hittar du rubriken Statistik. Till höger om rubriken finns en knapp för att öppna funktionen. Klicka på den. 2. När du öppnat funktionen ser du två rutor och en knapp Rapport. I det första fältet skriver man in startdatum för den period man vill titta på. I det andra skriver man in periodens slutdatum. Under respektive fält ser man hur långt bakåt respektive hur långt framåt det finns information. I exemplet nedan ser man att det finns information från 1 september, 2005 till 1 oktober, Ska man skriva in en period är det bra om man håller sig inom dessa datum. 15

18 3. Fyll i from och tom datum för perioden. Obs! Tänk på att om du skriver in en alltför lång period kan det ta väldigt lång tid att sammanställa informationen. Det är t ex inte så lämpligt att skriva in två hela år. 4. Ett fönster öppnas och du kan ta del av beställningsstatistiken. 16

19 Mina anteckningar 17