Snabbguide för användare SourceTech Telllus

Transkript

1 Snabbguide för användare SourceTech Telllus Copyright SourceTech AB Innehållet i denna manual är skyddat enligt upphovsrättslagen och får varken helt eller delvis kopieras utan uttrycklig tillåtelse av utgivaren. Stor noggrannhet har lagts vid att all information i manualen skall vara korrekt, men inget ansvar kan tas för eventuell felaktig eller utelämnad information. Vi förbehåller oss rätten att göra förändringar i produkten. 1

2 SNABBGUIDE FÖR ANVÄNDARE SOURCETECH TELLLUS... 1 Inloggning... 3 Hur kommer jag igång?... 3 ÖVRE DELEN AV WEBBKLIENTEN... 4 UNDRE DELEN AV WEBBKLIENTEN... 4 HÄNVISNINGAR... 5 Hur fungerar telefonstyrningen?... 5 Hur kan jag ange ett datum?... 6 Hur skriver jag in ett klockslag?... 6 När hämtas standardtider för hänvisningarna från systemet?... 6 SÖKA EFTER KOLLEGOR... 7 Snabbsök... 7 Avancerad sökning... 7 Vad är Fonetik?... 7 MYTELLUS... 8 Ladda ner MyTellus... 8 Vad kan jag använda MyTellus till?

3 Inloggning För att logga in i systemet krävs ett användarnamn och lösenord. Detta får du av din systemadministratör. Om du har glömt ditt lösenord kan du använda länken Glömt lösenord för att få ett nytt lösenord skickat till den e- postadress som finns kopplad till din användare. Hur kommer jag igång? När du har loggat in i webbklienten kommer du till sidan för att sköta hänvisningar. Om du har några olästa meddelanden kommer du att komma till meddelandesidan först. Webbklienten är uppdelad i två delar, den övre delen har funktioner för att snabbsöka, ladda ner program samt en meny. Den nedre delen visar olika innehåll beroende på vilken meny som är vald. 3

4 Övre delen av webbklienten 1. Här växlar man profil. (Denna rullgardinsmeny finns bara om profiler är aktiverade för användaren.) 2. Textruta för snabbsök. Sökningen sker på namn eller nummer beroende på första tecknet. Är det första tecknet en bokstav så görs sökningen på namn, är det en siffra så görs sökningen på nummer. Systemet söker i första hand på förnamn, vill man söka på efternamn så slår man mellanslag och sen efternamnet. 3. Namnet på den som är inloggad. 4. Olika val, klicka på knappen för att komma till sidan för nedladdning, under frågetecknet kan du ladda ner manualer och tryck på X för att logga ut ur systemet. 5. Menyrad, här finns alla val som är tillgängliga för användaren. (Tillgängliga val beror på vilka komponenter som är licensierade i systemet.) Undre delen av webbklienten Den undre delen av webbklienten varierar beroende på vilken meny du har valt. 4

5 Hänvisningar Att lägga till hänvisningar i Tellus kan göras via webbklienten och du väljer då fliken Hänvisning längst till vänster. Man börjar oftast med att välja vilken typ av hänvisning man vill göra. När man valt en hänvisning så kommer webbläsaren att hämta standardvärden för just den hänvisningen och fylla i tider för återkomst. Detta görs inte om man har gått in och ändrat i datum eller tidsangivelserna. 1. Välj vilken typ av hänvisning som ska skapas. 2. Klicka på ikonen för att se vilka triggerord och koder som finns associerade med hänvisningarna. 3. Fyll i informationen om vad som ska ske när hänvisningen blir aktiv. 4. Fyll i informationen om vad som ska ske när hänvisningen blir inaktiv. 5. Markera denna box om hänvisningen ska gälla tillsvidare, exempelvis vid hänvisningskod Sjuk. 6. Skriv i ytterligare information om hänvisningen. 7. Klicka på Lägg till hänvisning för att spara. Hur fungerar telefonstyrningen? 1. Textruta där man skriver in destination för medflyttning. 2. Rullgardinsmeny som fälls ner när man klickar på den. 3. Ingen uppdatering skickas till telefonväxeln. 4. Följ profil Inställningarna som är satt på den aktiva telefonen kommer att användas. 5. Öppna, en order om att öppna telefonen kommer att skickas till telefonväxeln. 6. Stäng Telefonen kommer att stängas. Vanligtvis så innebär det att samtalen omdirigeras till telefonist. 7. Medflyttar telefonen till det nummer som skrivs in i textrutan som kommer att visas till höger. 8. Ikonen indikerar att en profil som tillhör en anknytning i telefonväxeln skall aktiveras. 9. Ikonen indikerar att en profil som tillhör en telefon som inte ingår i telefonväxeln ska bli aktiv. 5

6 Hur kan jag ange ett datum? Man kan välja datum på flera sätt, antingen genom att trycka på kalenderknappen som visar upp kalendern här till höger, eller genom att placera sig på t.ex. månaden och pila upp och ner med piltangenterna för att byta månad. Piltangenterna fungerar att bläddra datum och år med. Hur skriver jag in ett klockslag? Systemet försöker att tolka det du skriver in i textrutan som ett klockslag. T.ex. så kommer texten 9, 09, 0900, 09 AM och 09:00 tolkas på samma sätt d.v.s 09:00. Ska man ange tiden 17:15 så kan man alltså skriva in 1715, 17:15, 515 PM och 0515 PM Den generösa tolkningen av de värden man skriver in i textrutorna för klockslag gör att det är enkelt att ange en tid. När hämtas standardtider för hänvisningarna från systemet? Tiderna som är angivna i systemet hämtas när du väljer en hänvisningstyp från rullgardinsmenyn. Om du har värde i något datum eller tidsfält så kommer inte tider att hämtas från systemet. 6

7 Söka efter kollegor Att söka efter kollegor är enkelt att göra i Tellus. Detta kan göras på flera sätt. Snabbsök Snabbsökningen finns alltid tillhands, den söker enligt Namn/Nummer- principen vilket innebär att systemet tittar på det första tecken som skrivits in i textrutan. Är det en siffra så kommer systemet söka efter anknytningar. Är det en bokstav så letar systemet på förnamn. I de fall det är ett mellanslag som första tecken och det andra tecknet är en bokstav, så tittar systemet efter en person med ett efternamn som stämmer med sökkriteriet. Avancerad sökning Den avancerade sökningen kommer man till genom att välja Sök på menyn. Där kan man i en rullgardinsmeny välja mellan olika sökkriterier, t ex; företag, sökord, titel osv. Det går även att välja namn eller nummer, dessa kan användas till sökningar på namn som börjar med en siffra eller ett nummer som börjar med en bokstav. Vad är Fonetik? Med hjälp av fonetik så kan man hitta personer med hjälp av alternativ stavning. I Tellus används två typer av fonetik vid sökning. Den automatiska fonetiken som gör en jämförelse på hur någonting låter. T ex Karlsson och Carlsson låter likadant och därför så kommer sökresultatet innehålla personer som stavar med både K och C. Den fonetiska sökningen skiljer sig från den avancerade sökningen. När man använder Snabbsök så görs en fonetisk sökning med en ljudigenkänningsteknik. I den avancerade sökningen så används speciella fonetikfält. Detta innebär att sökresultaten från de båda söktyperna kan skilja något. 7

8 MyTellus MyTellus är en applikation tillgänglig för de vanliga Tellus- användarna. Den laddas ner via webbklienten, där en pil finns i det övre hörnet om användaren har en roll som tillåter nedladdning av program. MyTellus är en tray- applikation som visar aktuell status som en ikon till vänster om klockan. Ikonen är grön om man är nåbar och röd när man är hänvisad. Man kan högerklicka på ikonen för att få upp en meny där man enkelt kommer åt hänvisningar, meddelanden, besök och skifta aktiv profil. MyTellus kontrollerar vid varje programstart om det finns en ny version av applikationen på Tellus- servern och uppgraderar då denna automatiskt. Ladda ner MyTellus För att kunna ladda ner MyTellus behöver du ha rättigheten att ladda ner program från webbklienten. Har du inte en pil i det översta högra hörnet, kontakta din administratör. Klicka på pilen och följ sedan instruktionerna för att ladda ner och komma igång med MyTellus! Vad kan jag använda MyTellus till? MyTellus kan användas för att snabbt göra hänvisningar. Högerklicka på jordgloben bredvid klockan för att få upp denna meny. 1. Namn på den inloggade samt vad som står skrivet i microbloggen just nu. 2. Här ser man dagens hänvisningar. Jakob är närvarande fram till kl 17 och är sedan tillbaka på kontoret imorgon kl Detta är Jakobs favorithänvisningar. Dessa ställs in under inställningar och de kan enkelt ändras. Du kommer åt alla andra hänvisningstyper genom menyn Övriga hänvisningar. 4. Beroende på om det finns en besöksmodul i systemet så kommer du här att kunna se dina väntade besökare som finns registrerade i systemet. Här kan du även skicka meddelanden till andra Tellus- användare. 5. Här kan du ändra inställningar samt se version på MyTellus. 6. Denna ikon ändrar färg beroende på vad din status är. När du är närvarande är den grön, men när du har en aktiv hänvisning kommer den att ändras till röd. 8