Snabb guide för användare

Transkript

1 Snabb guide för användare Användarmanual 2014

2 Table of Contents Snabbguide för användare SourceTech Telllus...3 Inloggning...4 Webklienten...5 De olika delarna i webklienten...6 Hänvisningar...7 Hur fungerar telefonstyrningen?...9 Tidsangivelser och datum...11 Söka efter kollegor...12 MyTellus...13

3 Snabbguide för användare SourceTech Telllus Copyright SourceTech AB Innehållet i denna manual är skyddat enligt upphovsrättslagen och får varken helt eller delvis kopieras utan uttrycklig tillåtelse av utgivaren. Stor noggrannhet har lagts vid att all information i manualen skall vara korrekt, men inget ansvar kan tas för eventuell felaktig eller utelämnad information. Vi förbehåller oss rätten att göra förändringar i produkten.

4 Inloggning För att logga in i systemet krävs ett användarnamn och lösenord. Detta får du av din systemadministratör. Om du har glömt ditt lösenord kan du använda länken Glömt lösenord för att få ett nytt lösenord skickat till den e-postadress som finns kopplad till din användare.

5 Webklienten När du har loggat in i webbklienten kommer du direkt till startsidan. Där ser du en sammanställning av dina kommande hänvisningar, dina fem senaste meddelanden, dina kollegors fem kommande födelsedagar och du kan även se de fem senaste mikroblogginläggen från kollegorna du följer. Webbklienten är uppdelad i två delar, den övre delen har funktioner för att snabbsöka, profilbyte, externa länkar samt en meny. Den nedre delen visar olika innehåll beroende på vilken meny som är vald.

6 De olika delarna i webklienten Den övre delen i webklienten låter dig söka, byta profil etc. Den undre delen varierar beroende på vilken meny du har valt i den övre delen. Startsidan Detta är en länk till startsidan, globen blir blå när startsidan är aktiv. Sökruta Textruta för snabbsök. Sökningen sker på namn eller nummer beroende på första tecknet. Är det första tecknet en bokstav görs sökningen på namn, är det en siffra görs sökningen på nummer. Systemet söker i första hand på förnamn, vill man söka på efternamn så slår man ett mellanslag innan man börjar skriva. Inloggad användare Namnet på den inloggade användaren. Profiler Med hjälp av dessa ikoner kan man enkelt ändra profil. Den blå ikonen indikerar att den telefonen är den aktiva just nu, ikonerna kan skilja då de styrs av vilka telefoner en användare har. Om man har flera telefonnummer på samma telefontyp (t.ex. två anknytningar) kommer man att få en lista när man klicka på ikonen för att välja vilken av numren man är tillgänglig på. Länkar Här finns externa länkar till SourceTech Portal där det finns manualer, instruktionsvideos, diskussions forum etc. Här kan du även ladda ner den lilla applikationen MyTellus eller logga ut från webklienten. Meny Här finns alla val som användaren har. (Tillgängliga val beror på vilka rättigheter användaren har och vilka licenser systemet har).

7 Hänvisningar Att lägga till hänvisningar i Tellus kan göras via webklienten och då väljer du fliken "Hänvisningar" längst till vänster i menyn. Börjar med att välja vilken hänvisning vill göra, när du gjort det kommer systemet att föreslå standardvärden som administratören har satt på just den hänvisningstypen. Du kan sedan själv ändra tiderna som gäller för just denna hänvisning. Hänvisningstyp I den här listan väljer du vilken typ av hänvisning du vill göra. Information Klicka på ikonen för att få en lista på vilka triggerord som finns associerade med hänvisningarna. Dessa triggerord kan användas när det finns en aktiv kalenderkoppling. Starttid Fyll i informationen om när hänvisningen ska bli aktiv. Sluttid Fyll i informationen om när hänvisningen ska bli inaktiv. Tillsvidare Markera denna box om hänvisningen inte ska ha en sluttid, detta gäller t.ex. vid hänvisningstypen "Sjuk" då man inte vet när personen i fråga kommer tillbaka.

8 Information Skriv i ytterligare information om hänvisningen.

9 Hur fungerar telefonstyrningen? När du skapar en hänvisning måste du även fylla i hur din telefon ska fungera under hänvisningen. Det vanligaste är att samtalet kopplas till en röstbrevlåda eller till en telefonist. Den övre droplistan visar vad som kommer att hända med telefonen när hänvisningen startar. I det här fallet kommer telefonen att styras om till en röstbrevlåda. Standard inställningen på sluthändelsen är "Öppna". Men det finns flera andra val. Ingen Ingen uppdatering skickas till växeln och telefonen kommer att vara kvar i det läge som sattes på "Starthändelsen". Följ profil Inställningarna som är satta på den aktiva telefoner kommer att användas. Öppna Ordern "Öppna" kommer att skickas till växeln, detta innebär att din telefon kommer att börja ringa igen. Stäng Telefonen kommer att stängas och inga samtal kommer att komma igenom, vanligtvis omdirigeras samtalen till telefonist eller röstbrevlåda.

10 Medflytta Detta val medflyttar din telefon till det nummer som du skriver in i textrutan, som kommer fram när du gjort detta val. Glöm inte att skriva in utslagsprefix om du ska medflytta till ett externt nummer. Profilbyte Genom att ange någon av dessa val som sluthändelse kommer du att byta profil. Du kan alltså med hjälp av dessa styra var du vill ta dina samtal när din hänvisning tar slut.

11 Tidsangivelser och datum Hur skriver jag in ett klockslag? Systemet kommer att försöka tolka det du skriver in i textrutan som ett klockslag. T.ex. kommer texten "9", "09", "0900" och "09:00" att tolkas på samma sätt. Vill man skriva in tiden 17:15 kan man skriva "1715", 17:15", "515 PM" eller "0515 PM". Detta gör att det är väldigt enkelt att ange tid för sin hänvisning. När hämtas standardtiderna från systemet? Tiderna som finns angivna i systemet hämtas när du väljer en hänvisningstyp från droplistan. Om du redan har angivit datum eller tid kommer systemet inte att skriva över det. Hur anger jag ett datum? Man kan välja datum på flera sätt, antingen genom att klicka på kalenderknappen som då öppnar en kalendervy där du kan klicka på den dag du vill att hänvisningen ska gälla. Annars kan man markera textrutan och använda piltangenterna för att ändra månad, dag eller år.

12 Söka efter kollegor Att söka efter kollegor är enkelt att göra i Tellus. Detta kan göras på flera sätt. Snabbsök Snabbsökningen finns alltid tillhands du kan enkelt nå den genom att trycka på escape tangenten (längst upp til vänster på ditt tangentbord), den söker enligt Namn/Nummer-principen vilket innebär att systemet tittar på det första tecken som skrivits in i textrutan. Är det en siffra så kommer systemet söka efter anknytningar. Är det en bokstav så letar systemet på förnamn. I de fall det är ett mellanslag som första tecken och det andra tecknet är en bokstav, så tittar systemet efter en person med ett efternamn som stämmer med sökkriteriet. Avancerad sökning Den avancerade sökningen kommer man till genom att välja Sök på menyn. Där kan man i en rullgardinsmeny välja mellan olika sökkriterier, t ex; företag, sökord, titel osv. Det går även att välja namn eller nummer, dessa kan användas till sökningar på namn som börjar med en siffra eller ett nummer som börjar med en bokstav. Vad är Fonetik? Med hjälp av fonetik så kan man hitta personer med hjälp av alternativ stavning. I Tellus används två typer av fonetik vid sökning. Den automatiska fonetiken som gör en jämförelse på hur någonting låter. T ex Karlsson och Carlsson låter likadant och därför så kommer sökresultatet innehålla personer som stavar med både K och C. Den fonetiska sökningen skiljer sig från den avancerade sökningen. När man använder Snabbsök så görs en fonetisk sökning med en ljudigenkänningsteknik. I den avancerade sökningen så används speciella fonetikfält. Detta innebär att sökresultaten från de båda söktyperna kan skilja något.

13 MyTellus MyTellus är en applikation tillgänglig för de vanliga Tellus-användarna. Den laddas ner via webbklienten, där en pil finns i det övre hörnet om användaren har en roll som tillåter nedladdning av program. MyTellus är en tray-applikation som visar aktuell status som en ikon till vänster om klockan. Ikonen är grön om man är nåbar och röd när man är hänvisad. Man kan högerklicka på ikonen för att få upp en meny där man enkelt kommer åt hänvisningar, meddelanden, besök och skifta aktiv profil. MyTellus kontrollerar vid varje programstart om det finns en ny version av applikationen på Tellus-servern och uppgraderar då denna automatiskt. Ladda ner MyTellus För att kunna ladda ner MyTellus behöver du ha rättigheten att ladda ner program från webbklienten. Har du inte en pil i det översta högra hörnet, kontakta din administratör. Klicka på pilen och följ sedan instruktionerna för att ladda ner och komma igång med MyTellus! Vad kan jag använda MyTellus till? MyTellus kan användas för att snabbt göra hänvisningar. Högerklicka på jordgloben bredvid klockan för att få upp denna meny. 1. Namn på den inloggade samt vad som står skrivet i microbloggen just nu.

14 2. Här ser man dagens hänvisningar. Cecilia är närvarande fram till kl 17 och är sedan tillbaka på kontoret imorgon kl Detta är användarens favorithänvisningar. Dessa ställs in under inställningar och de kan enkelt ändras. Du kommer åt alla andra hänvisningstyper genom menyn övriga hänvisningar. 4. Beroende på om det finns en besöksmodul i systemet så kommer du här att kunna se dina väntade besökare som finns registrerade i systemet. Här kan du även skicka meddelanden till andra Tellus-användare. 5. Här kan du ändra inställningar samt se version på MyTellus. Ikonen för MyTellus ändrar färg beroende på vad din status är. När du är närvarande är den grön, men när du har en aktiv hänvisning kommer den att ändras till röd.