SourceTech Tellus Web

Transkript

1 SourceTech Tellus Web User guide 2013

2 Innehållsförteckning SourceTech Tellus Web...3 Logga in...4 Startsidan...6 Hänvisningar...10 Lägg till hänvisning...12 Hantera din anknytning...14 Ställ in datum och tid...16 Redigera eller ta bort...17 Meddelanden...18 Skapa meddelande...20 Ändra status på meddelandet...22 Mikroblogg...23 Skapa ett mikroblogginlägg...26 Sök...27 Avancerad sökning...28 Sökresultat...29 Klicka och sök...31 Schema...32 Redigera schema...34 Automatisk frånvaro...36 Användargrupper...37 Kontakter...39 Lägg till kontakt...40 Besök...41 Registrera besök...42 Skapa besökare...43 Bokning...44 Lägg till bokning...47 expose...48 Tellus Mobile...49 MyTellus...51

3 SourceTech Tellus Web Copyright SourceTech AB Innehållet i denna manual är skyddat enligt upphovsrättslagen och får varken helt eller delvis kopieras utan uttrycklig tillåtelse av utgivaren. Stor noggrannhet har lagts vid att all information i manualen skall vara korrekt, men inget ansvar kan tas för eventuell felaktig eller utelämnad information. Vi förbehåller oss rätten att göra förändringar i produkten. Revision

4 Logga in Börja med att surfa tll Tellus Web. Du får adressen från din systemadministratör. All text är skriven på det språk som din webläsare har inställt. Om ditt språk inte hittas i Tellus kommer alla texter att synas på engelska. Användarnamn Skriv ditt användarnamn, du får detta från systemadministratören. Lösenord Skriv in ditt lösenord, du får detta från systemadministratören. Kom ihåg mig Markera denna box om du vill att ditt användarnamn och lösenord ska sparas så att du blir automatiskt inloggad nästa gång.

5 Glömt lösenord? Klicka på den här länken om du har glömt ditt lösenord. Du kommer då att få ett nytt lösenord skickat till den mailadress som finns inskriven i systemet. Du måste ha en giltig adress i Tellus för att detta ska fungera. Logga in Klicka på knappen för att logga in på Tellus Web.

6 Startsidan Såhär ser startsidan ut, den ger dig en sammanfattning av information som är bra att ha nära till hands. Länk till startsida Klicka på jordgloben för att komma tillbaka till startsidan. När startsidan är aktiv är globen blå, om du är på någon annan sida kommer globen att vara grå. Profiler Här kan du ändra din profil, detta gör att du på ett lätt sätt kan medflytta din telefon. Snabbsök Oavsett vilken sida på Tellus Web du är på, kommer du alltid att komma åt snabbsök. Om du klickar på "ESC" (tangenten längst upp till vänster på ditt tangentbord) kommer sökrutan att ta fokus och du kan börja söka. Meny Menyn i Tellus Web kan variera beroende på licenser eller rättigheter. Om du inte har administrationsrättigheter kommer du inte att kunna se "Administration" längst till höger. Om systemet inte har licenser för bokning eller besök kommer du inte att se dessa menyval heller.

7 Ditt namn Namnet på den inloggade användaren kommer att visas här. Snabblänkar Här finns fem olika länkar. Om du klickar på denna knapp kommer du till SourceTech Portal. Om du klickar på denna knapp kommer du att komma till SourceTechs sida med instruktionsfilmer för Tellus Web. Om du klickar på denna knapp kommer du att kunna läsa och ladda ner alla våra manualer. Om du klickar på denna knapp kommer du att kunna ladda ner en liten windowsapplikation som heter "MyTellus". Klicka på den här knappen för att logga ut från TellusWeb. Hänvisningar I den här listan ser du dina fem nästkommande hänvisningar. Du kan ta bort en hänvisning härifrån genom att klicka på det röda minustecknet till höger om hänvisningen.

8 Kollegor Den här listan visar fem av dina kollegor som har gjort nya uppdateringar på mikrobloggen. Du ser även om personen i fråga har en aktiv hänvisning och håller du muspekaren över ikonen för hänvisningen kommer du att få information om orsaken till hänvisningen samt mellan vilka tider hänvisningen gäller. Om du klickar på personens namn kommer du att komma till detaljerna för personen. Födelsedagar Här får du en sammanställning av de fem nästkommande födelsedagarna bland dina kollegor. Presenten kommer att ändra färg när födelsedagen närmar sig (blå), på det specifika datumet (röd) samt när födelsedagen har passerat (grå).

9 Meddelanden I denna vy ser du dina fem senast inkomna meddelanden, oavsett om det är röstmeddelanden eller meddelanden från andra Tellus-användare. Klickar du på ett meddelande öppnas det på sidan för meddelanden.

10 Hänvisningar När en användare hanterar sina hänvisningar ökar det servicen på företaget. För att telefonisterna ska få en mindre arbetsbörda och även för att kunder ska få korrekt information är det viktigt att man informerar om var man är. Detta gör även att du själv inte kommer att ha en ringande telefon mitt i ett möte eller när du är på semester. På denna sida kan du hantera alla dina hänvisningar, oavsett om det är framtida hänvisningar eller om det är en som är aktiv just nu.

11 Skapa ny Använd formuläret för att skapa en ny hänvisning. Framtida hänvisningar Här kan du se alla dina hänvisningar som ligger i framtiden. Om du har fler än 20 framtida hänvisningar kommer du att kunna välja om du vill se 20, 50, 100 eller alla framtida hänvisningar.

12 Lägg till hänvisning När du skapar en hänvisning börjar du med att välja vilken frånvaroorsak du vill använda. När du har valt det kommer systemet att föreslå värden för hänvisningen. Välj frånvaroorsak Välj orsaken till hänvisningen i listan. Om du vill se triggerorden för orsakerna kan du klicka på den grå informationsikonen till höger.triggerord används i ämnesfältet när du skapar ett möte i din kalender, Tellus Web hämtar då den datan och omvandlar det till en hänvisning. Aktivering av hänvisning Välj vilken tid och datum som hänvisningen ska starta. Välj även vad som ska hända med telefonen när hänvisningen startar. Läs mer om hur telefonen hanteras under "Hantera din anknytning". Avaktivering av hänvisning Välj vilken tid och datum som hänvisningen ska sluta. Välj även vad som ska hända med telefonen när hänvisningen tar slut. Läs mer om hur telefonen hanteras under "Hantera din anknytning". Tillsvidare Markera boxen om du inte vill att hänvisningen ska ha en sluttid. (Används framförallt vid sjukdom) Information Fyll i ytterliggare information som kan vara bra för telefonister och kollegor att veta.

13 Lägg till Klicka på knappen för att spara hänvisningen.

14 Hantera din anknytning En telefon kan hanteras på flera sätt när en hänvisning är aktiv. I listan bredvid datum och tid kan du välja hur telefonen ska styras under just din hänvisning. Ingen Ingen uppdatering på telefonen skickas till växeln. Detta val används oftast när man vill ha en så kallad "mjuk hänvisning". Detta innebär att telefonen inte kommer att stängas eller medflyttas till röstbrevlåda, men telefonister och kollegor kommer att kunna se att du har en hänvisning. Öppna Begäran "Öppna" skickas till växeln och telefonen kommer att öppnas. Stäng Begäran "Stäng" skickas till växeln och samtalen blir oftast skickade till telefonist. Medflytta Detta val vidarekopplar telefonen till det nummer du skriver in i textfältet bredvid. Anknytning Använd detta val om du vill skapa en medflyttning till denna telefon.

15 Externt nummer Använd detta val om du vill medflytta din anknytning till den specifika mobiltelefonen.

16 Ställ in datum och tid Datum Det finns flera sätt att ställa in datum. Du kan klicka på kalenderikonen och öppna den inbyggda kalendern där du kan välja datum. Du kan även använda piltangenterna när du har fokus i fältet för datum, eller skriva datumet manuellt. Tid Systemet försöker tolka det du skriver i textrutan som tid. Du måste ange minst två tecken. Till exempel kommer texten "09", "0900", "09 AM" och "09:00" tolkas på samma sätt: 09:00. När kommer standardinställningen att användas? De tider som är kopplade till orsaken kommer att föreslås direkt när du väljer frånvaroorsak.

17 Redigera eller ta bort För att redigera eller ta bort en framtida hänvisning använder du ikonerna till höger. Använd ikonen med pappret och pennan för att redigera och den röda ikonen för att ta bort. Redigera Redigera hänvisningen. När du klickar på ikonen kommer informationen att visas i fälten där du skriver in en ny hänvisning och du kan redigera den. När du är klar klickar du på knappen "Uppdatera". Radera Klicka för att ta bort vald hänvisning.

18 Meddelanden Alla användare har en egen inkorg för meddelanden i Tellus Web. I denna inkorg finns meddelanden som är skickade från telefonister, kollegor eller från röstbrevlådan. (Du kan även få alla meddelanden skickade till din vanliga mail eller via SMS, detta kräver dock en licens). Nytt meddelande Klicka här för att skapa ett nytt meddelande. Mappar Genom att använda mapparna kan du se dina skickade meddelanden och även de som du har raderat (meddelanden från röstbrevlådan kommer inte att visas). Dessa rensas enligt inställningar som systemadministratören har satt, till exempel att alla meddelanden raderas efter en månad.

19 Meddelanden I denna vy kan du se alla dina meddelanden. Om kuvertet är öppnat (som alla är på denna bild) är meddelandet läst. Man kan även se att just det här meddelandet är skickat från telefonistapplikationen, då har meddelandet ett headset till vänster om kuvertet. Läsvy Här kan du se hela meddelandet.

20 Skapa meddelande Klicka på knappen "Skriv meddelande" för att skapa ett nytt Tellusmeddelande. Meddelande typ Välj mellan: , SMS eller Tellusmeddelande. Valen du har är beroende på licenserna i systemet. Skicka som Här kan du välja hur meddelandet ska distribueras. Meddelandet kommer alltid att skickas till Tellus Web. Skulle det vara så att mottagaren inte vill ta emot sms eller e-post så kommer dessa inte gå att välja. Valen du har är beroende på licenserna i systemet. Till Använd plusset för att lägga till mottagare av meddelandet. Om du vill ta bort en mottagare, markera den i listan och klicka på minustecknet.

21 Ämne Skriv ämnet för meddelandet här. Meddelande Skriv meddelandet och klicka på skicka.

22 Ändra status på meddelandet När du har läst ett meddelande kommer det automatiskt att markeras som läst nästa gång du öppnar meddelandefliken. För att ändra denna status, markera ett eller flera meddelanden och klicka på knapparna ovanför.

23 Mikroblogg Flöde Första vyn du kommer till när du klickar på mikroblogg är ditt flöde. Här kan du se uppdateringar från de personer du följer. Du kommer även att se vad de har för hänvisningsstatus just nu och håller du muspekaren över den röda ikonen får du information om hänvisningen.

24 Sammanställning Här ser du information om dig själv, hur många användare du följer och hur många som följer dig. Du kan även se hur många uppdateringar du har gjort i mikrobloggen. Klickar du på texten "Följer", "Följare" eller "Uppdateringar" kommer du att byta vy. Populära bloggare Kategorin "Populära bloggare" visar dig de personer som har flest följare men som du ännu inte följer. Klicka på det gröna plusset till höger för att börja följa personen. Lägg till Genom att söka efter användare (sökningen görs på förnamn alternativt mellanslag efternamn) kan du hitta fler personer att följa på mikrobloggen. När du har gjort en sökning klickar du på det gröna plusset bredvid användaren för att börja följa dom.

25 Följer Här finns en lista på de användare som du följer. Om du inte vill följa dom längre klickar du på det röda minustecknet till höger. Ta bort Klicka på det röda minustecknet för att sluta följa en användare.

26 Skapa ett mikroblogginlägg Skriv in texten du vill publicera och klicka på uppdatera. När du har klickat på "Uppdatera" kommer du att se ditt inlägg i ditt flöde. Vill du ta bort ditt inlägg klickar du på "Uppdateringar" och sedan på det röda minustecknet bredvid uppdateringen. Texten kommer att synas under din bild i telefonistapplikationen och på Tellus Web.

27 Sök Det finns flera sätt att söka på i Tellus Web. Det vanligaste sättet är genom snabbsök, men du kan även göra avancerade sökningar eller använda klicka och sök funktionen. Snabbsök Snabbsöken finns tillgänglig från alla sidor på Tellus Web, om du trycker ESC på ditt tangentbord kommer fokus automatiskt att flyttas till detta fönster. Här söker man alltid på namn/nummer, systemet tittar på vad som är skrivet i textboxen. Om det är nummer kommer sökningen att göras på telefonnummer och om det är bokstäver så görs sökningen på förnamn. Om det första tecknet är ett mellanslag kommer systemet söka på efternamn. Avancerad sökning Genom att klicka på "sök" i menyn kommer du till sidan där du kan göra mer avancerade sökningar. Här kan du välja sökkriteria i en lista och söka på all information som finns inskriven på användaren. Klicka och sök Använd länken "Klicka & Sök" för att söka i ett organisationsträd.

28 Avancerad sökning När du ska göra en sökning börjar du med att välja sökkriteria i listan. Standardkriteriet för sökningar är namn/ nummer och du kan välja från följande: Om du vill söka på alla användare i databasen kan du göra en asterix (*) för att göra en "wildcard"sökning.

29 Sökresultat Här kan du se hur sökresultatet från sökningen på mellanslag ser ut. Längst till vänster finns det fyra kolumner. Den första kolumnen används när du vill markera flera användare. Klicka då i de tomma rutorna för att markera, använd sedan den svarta bocken högst upp i kolumnen för att invertera dina val. Nästa kolumn visar personens hänvisningstatus i Tellus. Den gröna bocken visar att användaren inte har en aktiv hänvisning i Tellus. Den röda ikonen (se Cecilia Alerius i listan) visar att personen i fråga har en aktiv hänvisning, vi kan se när personens hänvisning slutar genom att titta i kolumnen som heter "Återtid". Den tredje kolumnen visar status från t.ex Lync. Elin Svanberg har statusen "Be Right Back" i Lync och får då en statusikon som indikerar detta. Den fjärde kolumnen visar mobilstatus på användaren. På den här bilden är Elin, Cecilia och Johan lediga på sina mobiltelefoner. Leif, Nathalie, Bjarne och Support är däremot upptagna i mobilsamtal. Om du har rättigheterna, kommer du att kunna redigera och ta bort användare från den här vyn. Det kan du göra med de ikoner du ser till höger efter mailadressen.

30 Hänvisningar Här kan du se användarens status i Tellus, om ikonen är röd betyder det att användaren har en aktiv hänvisning just nu. Om ikonen är grön innebär det att användaren är närvarande. Ikonen kan även vara gul, då har användaren en aktiv medflyttning till en annan telefon. Om du håller din muspekare över ikonen kan du få ytterligare information om statusen. Datastatus Den här kolumnen visar användarens datastatus, i det här fallet är användaren satt som "Be Right Back" i Lync. Om du håller din muspekare över ikonen kan du få ytterligare information om statusen. Telestatus Den här kolumnen visar telestatus från mobiltelefoner.

31 Klicka och sök Du kan söka genom att klicka runt i organisationsträdet under "Klicka & Sök" menyn. Här kan du även söka på titlar, sökord, användargrupper, platser och födelsedagar.

32 Schema Ett schema visar din arbetstid och dina automatiska hänvisningar. Tellus har två typer av scheman - systemschema och personliga scheman. Endast administratörer kan redigera systemscheman. Ett personligt schema kan skapas från basen av ett systemschema, men då kan du själv administrera schemat. Ett schema definierar dina arbetstider och en eller fler hänvisningar. Varje användare måste ha ett schema associerat med sig. När man skapar ett schema kan man ställa in att det inte ska påverka ens telefoner så att man kan använda den vanliga hänvisningsmenyn för att lägga in frånvaro. Tidszon Här kan du ändra tidszonen, du får då se din arbetstid i en annan tidszon. Detta underlättar om du ska planera in ett möte med någon som sitter i en annan tidszon. Kontroller Använd pilarna för att ändra vecka, klicka på kalenderikonen för att gå till en specifik dag eller klicka på "Idag" för att se den aktuella dagen/veckan.

33 Schema för aktuell vecka När du klickar på schemamenyn kommer du att få se den aktuella veckan med alla dina inplanerade hänvisningar. Om du klickar någonstans i schemat (på den vita delen) kommer du att komma in i redigeringsläget. Färger Här ser du vilka färger som används i ditt schema och vad färgerna representerar. Redigera mitt schema Klicka på den här länken för att redigera ditt schema.

34 Redigera schema Börja redigera ditt schema genom att klicka på det. Du kommer då att komma till denna vy. Arbetstid Här ser du mellan vilka timmar och vilka dagar som detta schema är aktivt. I det här fallet, måndagfredag mellan 8:00-17:00 Lägg till timmar Klicka på ikonen för att lägga till arbetstid. Namn Här ser du namnet på detta schema. Lägg till vecka Klicka på ikonen för att lägga till en vecka, du kan skapa roterande scheman med upp till 99 veckor.

35 Lägg till frånvaro Klicka på ikonen för att lägga till en automatisk frånvaro. För att läsa mer om hur du lägger till automatisk frånvaro kan du klicka här. Ta bort frånvaro Klicka på ikonen för att ta bort automatisk frånvaro. Du kommer att få en ny dialog där du får välja vilken frånvaro du vill ta bort. Lägg till hänvisning Klicka på ikonen för att lägga till hänvisning som sker samma tid varje vecka. Läs mer om automatiska hänvisningar här. Redigera hänvisning Ändra informationen för den automatiska hänvisningen. Använd den röda ikonen för att ta bort hänvisningen och den gröna för att spara. Radera vecka/schema Klicka på ikonen för att ta bort den valda veckan eller hela schemat (om du bara har en vecka).

36 Automatisk frånvaro Börja med att klicka på ikonen för att lägga till automatisk frånvaro. Beskrivning Börja med att skriva en beskrivning på frånvaron. Denna beskrivning kommer endast att synas i denna vy där du administrerar din automatiska frånvaro. Frånvaroorsak I den här listan finns de frånvaroorsaker som är inlagda i systemet. Dessa används för att talad hänvisning ska säga rätt frånvaro samt på färgerna i schemat. Sluthändelse Här väljer du vad sluthändelsen på hänvisningen ska vara.

37 Användargrupper Grupper kan användas för många olika ändamål. De som är medlemmar i gruppen kan tillhöra olika organisationer så att du kan skapa projektgrupper med personer från olika organisationer. En grupp kan vara publik eller privat, om gruppen är publik kommer alla användare i systemet att kunna se gruppen, om den är privat kan bara gruppens medlemmar se den. Grupper Välj flik för att se vilka som ingår i en grupp. Gruppmedlemmar Här syns en lista på de användare som ingår i gruppen. Här finns även hänvisningsstatus, organisationstillhörighet samt vilket nummer användaren har. Åtgärder Använd dessa knappar för att skicka meddelanden eller hänvisa personer i gruppen. Du kan även ta bort medlemmar i gruppen genom att klicka på minustecknet.

38 Alternativ Med hjälp av dessa länkar kan du hantera gruppen. Alternativ Genom att använda boxarna längst till vänster vid gruppmedlemmar kan du skicka meddelanden, hänvisa eller ta bort flera användare.

39 Kontakter I Tellus Web finns det en funktion för externa kontakter. Detta innebär att alla företagets kontakter kan samlas på ett och samma ställe. Du kan söka efter kontakter genom att skriva namnet på kontakten i sökrutan och sedan klicka på "Sök". Annars kan du använda knapparna som finns under sökrutan för att klicka dig igenom alla kontakter som ligger upplagda. Om du vill lägga till en ny kontakt klickar du på lägg till.

40 Lägg till kontakt Fyll i informationen om kontakten här. Kom ihåg att alla på företaget kommer att kunna söka efter kontakterna.

41 Besök I Tellus finns det ett integrerat besökssystem. Detta innebär att du kan registrera dina besökare i förväg i webklienten. På så sätt finns de redan inskrivna i systemet och receptionistens/ernas arbete underlättas. För att registrera ett nytt besök klickar du på länken "Nytt Besök" i det högra hörnet.

42 Registrera besök Här fyller du i information om besöket. Skriv in vilken tid du beräknar att besökarna ska komma och hur länge de ska stanna. Sedan kan du även skriva i information som kan vara bra för receptionisterna att ha, vilket konferensrum de ska till eller liknande. Om du kryssar i rutan "Notifiera mig när mitt besök anländer" kan du få ett SMS eller ett när din besökare är på plats. (Detta kräver licens för SMS hantering). Tryck på det gröna plusset för att lägga till personer i detta besök. Om du vill söka efter en besökare som redan finns i systemet kan du klicka på förstoringsglaset.

43 Skapa besökare Fyll i informationen om besökaren, för- och efternamn är obligatoriska. Klicka på "Skapa besökare" när du är klar.

44 Bokning I bokningen på Tellus web kan man lägga upp konferensrum eller andra saker som går att boka så som projektorer, bilar etc. För att skapa en ny bokning klickar du på det gröna plusset. Objektnamn Här ser du namnet på det objekt du har valt i listan med bokningsobjekt. Utrustning Dessa ikoner visar vilken utrustning som finns i det valda rummet. Just detta rum har en projektor, konferenstelefon och whiteboard. Detta ställer administratören in i bokningsadministrationen.

45 Bokningsobjekt I det här bokningsträdet finns alla bokningsbara objekt listade. De är sorterade efter vilken area de är skapade i, därefter kan du titta på ett specifikt rum genom att klicka på det. Bredvid rumsnamnet finns kapaciteten på rummet inom parentes, det innebär att det i "TG3-baren" får plats 150 st personer. Siffran inom parentes på arean visar hur många objekt det finns i gruppen, under "Wallmans" finns det två objekt t.ex. Om du klickar på arean kommer du att få en dagsvy på de objekt som ligger under den arean. Sök Använd sökrutan för att söka efter en bokning. Skapa bokning Klicka på ikonen för att skapa en ny bokning. Du kan även klicka i kalendern på det klockslag och dag där du vill göra en bokning. Fullskärm Klicka på ikonen för att öppna bokningsvyn i fullskärmsläge. Gå till idag Genom att klicka på denna knapp kan du gå till dagens datum när du har gått till ett annat datum. Kalender Klicka på denna ikon för att öppna en kalender där du kan välja ett datum eller en vecka som du vill öppna i bokningsvyn. Månadsvy Klicka på denna ikon för att se det valda rummet i månadsvy.

46 Veckovy Klicka på denna ikon för att se det valda rummet i veckovy. Dagsvy Klicka på denna ikon för att se det valda rummet i dagsvy.

47 Lägg till bokning När du ska skapa en ny bokning fyller du i den information som behövs och väljer vilket objekt bokningen gäller. Här kan du ändra datum och tid samt om det ska vara en återkommande bokning.

48 expose Som en tilläggsmodul till bokningen i Tellus Web finns en applikation som heter Tellus expose. Denna applikation körs på en ipad alternativt en Android tablet och sitter utanför konferensrummen. För att läsa mer om expose gå till sourcetech.se/expose

49 Tellus Mobile Tellus Mobile är en mobilanpassad websida som fungerar för Android, Windows Phone 7.5 and ios. Du kan använda Tellus Mobile för att söka efter kollegor när du inte är på kontoret och skapa hänvisningar. Med Tellus Mobile har du alla dina kollegors närvarostatus samt kontaktinformation direkt i mobilen, vart du än är.

50

51 MyTellus MyTellus är en liten applikation som finns tillgänglig för alla Tellus användare. Du kan ladda ner MyTellus via nedladdningsikonen i det övre vänstra hörnet i webklienten. MyTellus är en applikation som körs nere vid klockan i Windows. Den visar din status direkt genom att ändra färg på ikonen när något ändras. När ikonen är grön har du ingen aktiv hänvisning och när ikonen är röd har du en aktiv hänvisning. Du kan högerklicka på ikonen för att få upp menyn där du har flera val; du kommer bland annat åt dina hänvisningar, meddelanden, besök mm.