Egendefinierad information...15

Transkript

1 SourceTech Tellus Web 3.0 Administrationsmanual 2016

2 Titlar...3 Adresser...3 Platser...3 Egendefinierad information... 3 Sökord...3 Frånvaroprofiler...3 Skapa frånvaroorsak...4 Redigera/ta bort frånvaroorsak...4 Språk...5 Nummeröversättare...6 Skapa / redigera nummeröversättare...6 Telefonmallar...7 Skapa organisation...8 Redigera organisation...8 Systemschema... 9 Skapa systemschema...9 Redigera systemschema...10 Helgdagar...10 Användare Telefonister...11 Användarmallar...11 Användargrupper...12 Status...12 Kalenderanvändare...12 Skapa användare...13 Grundläggande användardata...13 Övrig användardata...14 Egendefinierad information...15 Detaljerad användardata...15 Telefoner...16 Sökord...16 Telefoner...17 Skapa / redigera...17 Skapa telefon...18

3 Sök telefon...19 Skapa serie...21 Profiler...22 Redigera, hjälpa eller ta bort användare Masquerade...23 Återställa lösenord...24 Redigera användare...24 Ta bort...24 Multiredigering...24 Besökssystemet Kategori...27 Systeminställningar Säkerhet...28 Roller...28 Skapa roll...29 System...30 Systeminställningar...30 Skicka loggfiler...30 Service log...30 Om Tellus...30 Rapporter... 31

4 1 SourceTech Tellus Web Admin Copyright Innehållet i denna manual är skyddat enligt upphovsrättslagen och får varken helt eller delvis kopieras utan uttrycklig tillåtelse av utgivaren. Stor noggrannhet har lagts vid att all information i manualen skall vara korrekt, men inget ansvar kan tas för eventuell felaktig eller utelämnad information. Vi förbehåller oss rätten att göra förändringar i produkten. Revision

5 1 Hur administreras SourceTech Tellus Börja med att logga in med de inloggningsuppgifter du fått av den som installerat systemet. Om du har glömt ditt lösenord kan du få ett nytt genom att klicka på länken. För att detta ska fungera måste du har en giltig e-postadress associerad med din användare i Tellus. Skapa objekt i rätt ordning Tellus använder referenser mellan objekt och på så sätt sparar man tid om man lägger in saker i rätt ordning. T.ex underlättar det om man har skapat titlar innan man lägger till användare, eftersom en användare associeras med en titel. 1. Börja med att skapa fristående objekt som inte har referenser till andra objekt. Titlar Adresser Platser Epost-servrar*1 Noder* Egendefinierade fält Sökord Hänvisningsprofiler Frånvarodefinitioner Språk SMS-inställningar* Etikett layout Röstbrevlåde-servrar* Bokningsområden och typer Roller

6 2 2. Därefter skapar man beroendeobjekt som ligger närmast över de fristående Organisationsinställningar Bokningsobjekt Telefonmallar Organisation Företag Underavdelningar Hänvisningsdefinitioner 3. Systemscheman 4. Användarmallar 5. Personer som andra refererar till (Chefer & ersättare) 6. Användare & Telefoner 7. Avancerade användarkonfigurationer Telefonister Användargrupper *Objekt som är markerade med * ska endast administreras av en auktoriserad tekniker.

7 3 Fristående objekt Med fristående objekt menar vi data som inte är beroende av andra objekt. Dessa objekt ligger dock ofta till grund för mer avancerade objekt som användarmallar, organisationer etc. Med hjälp av de fristående objekten blir administrationen väldigt enkel när man har byggt upp sin grundstruktur. Som ett exempel på hur de fristående objekten underlättar administrationen kan vi tänka oss att ett företag ska byta lokal och därmed måste alla adresser ändras på samtliga personer. Om man inte har adresser som fristående objekt blir man tvungen att manuellt uppdatera samtliga personer som skall byta adress. I ett system där personerna har en referens till en adress räcker det att ändra adressen. Då kommer samtliga personer som är associerade med adressen automatiskt få rätt adress. Det är på detta sätt SourceTech Tellus är uppbyggt. Titlar En titel är ett exempel på ett enkelt objekt. Den har bara två fält; namn och beskrivning. Namnet på titeln är ett värde som måste fyllas i, utan detta kommer inte titeln att skapas. Beskrivningen finns för att underlätta för administratörerna av systemet. Adresser Här listas alla adresser som skapade i systemet. När du skapar en ny adress är fältet "Gata" obligatorisk. Platser I tillägg till adresser kan man addera platser. För att lägga till en plats skriver du in platsens namn i textfältet och trycker på Lägg till. Egendefinierad information Om de informationsfält som följer med Tellus inte räcker till, kan du skapa egna fält. Dessa fält visas som en egen flik på användarna. De egna fälten är även sökbara, både i webb-klienten samt i telefonistapplikationen. Sökord Sökord associeras med användare i databasen. En användare kan vara associerad med hur många sökord som helst, och ett sökord kan associeras med hur många användare som helst. Man binder ihop användare och sökord i användaradministrationen. De sökord som är bundna mot en person listas sedan i en flik, såväl i webbklienten som i telefonistapplikationen. Frånvaroprofiler I systemet kan man skapa obegränsat antal frånvaroprofiler. I en frånvaroprofil lägger man upp frånvaroorsaker. Profilen knyts mot en organisation, på så sätt kan användare som tillhör olika delar av organisationsträdet nyttja olika frånvaroorsaker. Flera profiler används främst där ett Tellus-system delas mellan olika företag. Observera att de frånvaroorsaker man skapat för en profil inte blir synliga för andra organisationer än de som kopplats till profilen.

8 4 Skapa frånvaroorsak 1. Välj vilken frånvaroprofil som ska användas, eller skapa en ny profil genom att klicka på länken. 2. Ge frånvaroorsaken ett namn/beskrivning Välj frånvarotyp i listan. Frånvarotyperna används framförallt när Tellus är kopplat till andra kommunikationssystem, så som en röstbrevlåda. 4. Sätt vilken standardtid som ska föreslås för denna frånvaroorsak. Detta värde kommer att föreslås när frånvaroorsaken väljs av användare eller telefonister. 5. Välj vilken tidstyp som ska användas, dagar eller minuter. Värdet som du sätter i fält (4) är beroende av detta värde. Datum / Tid: Värdet angivs i dagar. Tid / Datum: Värdet angivs i minuter. Tillsvidare: Värdet kommer att ignoreras Markera denna box om du vill att denna frånvaroorsak ska vara synlig för alla användare. De frånvaroorsaker som inte är synliga syns endast i administrationen Ange snabbkoder för att kunna aktivera hänvisningen via telefon, SMS och kalender. Redigera/ta bort frånvaroorsak Tryck på ikonen för att redigera frånvaroorsaken, informationen kommer att fyllas i formuläret och du kan då ändra. När du har gjort dina uppdateringen trycker du på knappen Uppdatera". Vill du ta bort en frånvaroorsak klickar du på ikonen för ta bort på samma rad som frånvaroorsaken. 1 Hänvisningstyperna är fastställda av leverantörer av hänvisnings- och röstbrevlådesystem och kan därför inte ändras. Hänvisningstyperna är även bundna till färgdefinitionerna i schemat. 2 För att kunna skapa ord som aktiverar en hänvisning via kalendern krävs exchange 2007-server.

9 Språk Du kan skapa dina egna texter i Tellus. Du kanske tycker att "Sökord" borde heta "Ärenden". Då kan du enkelt ändra detta genom att välja vilket språk du vill redigera och sedan leta upp ordets engelska översättning, sedan ändrar du bara i den kolumnen det står sv-se och klickar på ikonen för spara. 5

10 Nummeröversättare Tack vare nummeröversättaren kan Tellus lista ut hur ett nummer ska slås från t ex en telefonist. Nummeröversättaren fungerar på det sätt att den jämför den uppringande partens telefon (A) med den som ska ringa upp (B). Först kontrollerar systemet om det går att nå B internt. I detta exempel går inte det, utan systemet måste ta reda på hur numret skall formateras för att A ska kunna nå B. Systemet kommer då att använda nummeröversättarna som är associerade med de båda telefonerna Först jämförs landskoden. Eftersom dessa är lika använder systemet utslags-prefixet som är angivet för den nod som telefon A tillhör. Om dessa hade varit olika hade landsprefixet från noden även lagts till. 2. Riktnummer jämförs. Eftersom dessa skiljer sig kommer systemet använda riktnumret från telefon B. 3. När systemet fått en differens mellan nummeröversättarna kommer efterföljande delar från telefon B att användas. I detta fall är det regionala numret som läggs till. 4. Sist läggs telefonens nummer till. Nu är numret komplett att använda! Skapa / redigera nummeröversättare För att skapa en ny nummeröversättare, tryck på det gröna plusset och det kommer att läggas till en tom rad. Om du ska redigera en nummeröversättare använder du ikonen med en penna och ett papper och ska du ta bort en använder du minustecknet Ge nummeröversättaren ett namn. 2. Skriv i landskoden här, 46 för Sverige, 47 för Norge etc Skriv den första delen av riktnumret här Skriv den andra delen av riktnumret här. 5. Skriv in det regionalanumret. SourceTech har som fullständigt nummer, anknytningslängden är 4 så det regionala numret är Filtret används för att numret ska presenteras på ett logiskt sätt. {CC} = Landsnummer {A1} = Första delen i riktnumret. {A2} = Andra delen i riktnumret. {REG} = Regionaltnummer. {NUM} = Här läggs numret på anknytningen eller mobiltelefonen in. 3 Denna del kommer att tas bort när ett internationellt samtal görs 4 Denna del tas inte bort när ett internationellt samtal görs

11 Telefonmallar Mallar är väldigt användbara när du ska skapa en ny telefon. Du kan t.ex skapa en mall för mobiltelefoner och en för anknytningar Ge mallen ett namn. 2. Välj vilken nummeröversättare som ska användas i mallen. 3. Välj nod i listan 4. Välj telefontyp i listan. 5. Välj starthändelse i listan. Detta avgör vad som händer med användarens telefon när en hänvisning blir aktiv Välj vart telefonen ska bli medflyttad, detta val används endast om starthändelsen är satt till "Medflytta" Välj sluthändelse i listan. Detta avgör vad som händer med användarens telefon när en hänvisning inte längre är aktiv. 8. Välj var telefonen ska bli medflyttad, detta val används endast om sluthändelsen är satt till "Medflytta". 9. Tellus kan uppdatera namn på anknytningar i telefonväxeln. Användarnamn = Användarens för- och efternamn uppdateras. Telefonnamn = Det som är skrivet i fältet "Telefonnamn" kommer att uppdateras. 10. Välj hur telefonen ska hanteras Kontrollerbar = Markera denna box om du vill att Tellus ska kunna kontrollera, t.ex. hänvisa, telefonen. (Detta val fungerar endast på anknytningar). Är profil = Om en användare har flera telefoner kan den välja i vilken telefon den vill ta sina samtal. Detta kallas profiler. Följ profil = Ange om du vill att telefonen ska medflyttas till den aktiva profilen. Använd publikt nummer = Detta val anger om telefonistapplikationen ska slå hela det publika numret vid uppringning till denna telefon. Privat = Numret kommer att visas som **** i telefonistapplikationen och på Tellus Web. 5 Normalt medflyttas telefonen till röstbrevlåda eller telefonist. 6 Om du inte skriver ett värde men starthändelsen ändå är "Medflytta" kommer användaren få skriva in destination varje gång en hänvisning skapas.

12 8 Beroendeobjekt Organisationsinställningar När man ska administrera organisationen/-erna i Tellus-systemet börjar man med att se till att organisationsinställningarna stämmer för respektive organisation. Man kan skapa hur många organisationsinställningar som helst. Detta gör att man kan ha olika mailservrar etc. på olika delar i organisationsträdet. Endast fält med röd markering är obligatoriska. 1. Ge organisationsinställningen ett namn. 2. Välj en frånvaroprofil i listan. 3. Välj en mailserver i listan. 4. Välj en SMS koppling i listan. 5. Välj etikettlayout för besökssystemet i listan. 6. Välj en kalenderserver i listan. 7. Välj en röstbrevlådeserver i listan Markera denna box om du vill att det ska finnas en länk till meddelandet i Tellus, om du även får meddelandet som Markera denna box om du vill att användarnas status i Lync ska visas i Tellus Web och i telefonistapplikationen. Skapa organisation Det finns ingen begränsning i hur stort ett organisationsträd kan vara i Tellus. 1. Skriv ett namn på organisationen. 2. Välj vilken organisationsinställning som ska användas7. 3. Välj var i organisationsträdet som den nya "avdelningen" ska ligga. Markera förälderorganisationen så att den blir i fetstil Redigera organisation För att ändra namn eller ta bort en organisation högerklickar du på namnet. Du får då en meny med två val. Om du vill flytta en organisation drar du helt enkelt i namnet och släpper den där du vill ha den. Det är väldigt viktigt att du väljer en organisationsinställning, om du inte gör det kommer användarna som finns i organisationen inte att vara sökbara. 7 8 För att skapa ett nytt företag markerar du den översta noden "Organisationsträdet".

13 9 Systemschema Ett schema definierar arbetstiden så att systemet automatiskt kan räkna ut återkomsttider. Alla användare måste vara knutna till ett schema. Det finns två typer av scheman; system och personliga. Systemscheman kan användas av alla användare men endast administreras av en systemadministratör. Personliga scheman kan skapas och administreras av användaren själv. Instruktioner för personliga scheman finns i manualen för webb-klienten. Skapa systemschema Ge schemat en beskrivning, tänk på att det är detta som visas för användarna när de ska välja schema, försök att vara tydlig i din beskrivning. 2. Välj vilken tid som schemat ska starta Välj vilken tid som schemat ska sluta Välj vilken starthändelse som ska användas för schemat. 5. Välj vilka dagar som schemat ska gälla för. 9 När användarens arbetsdag börjar. 10 När användarens arbetsdag slutar.

14 10 Redigera systemschema Välj vilket schema du vill redigera, klicka sedan i arbetstiden (de vita fälten) för att redigera. Redigera information och tryck på spara. Helgdagar Denna funktion innebär att man t.ex. kan lägga in nationaldagen den 6 juni som helgdag vilket gör att det datumet kommer att hoppas över när Tellus ger förslag på datum för återkomst. Man kan även sätta ett unikt datum för exempelvis en kick-off när hela företaget är stängt. Helgdagarna administreras per företag.

15 11 Användare I den första sektionen under Användare och telefoner hittar du alla inställningar som hör till användarna i systemet. Telefonister Här kan du välja vilka användare som ska vara telefonister. Dessa användare kommer att kunna logga in i telefonistapplikationen. Om telefonisterna ska kunna skicka meddelanden via telefonistapplikationen måste de ha en epost-adress associerad med deras användare. Användarmallar När du ska lägga till en ny användare underlättar det om du har en mall att utgå ifrån. Med hjälp av denna kommer viss information att fyllas i automatiskt. 1. Ge mallen en beskrivning. 2. Välj vilken organisation användarna ska tillhöra. 3. Välj vilket schema användarna ska ha. 4. Välj standardåtertiden för användarna. Detta värde kommer att användas för att föreslå en återkomsttid för användaren när de skapar hänvisningar. 5. Välj vilken chef användarna ska ha genom att klicka på "Välj chef". Om du vill ta bort en chef du har valt väljer du "Radera". 6. Välj en ersättare genom att klicka på "Välj ersättare" och sök efter personen i fråga. Om du vill ta bort ersättaren du valt klickar du på Radera". 7. Välj en titel. Om du vill skapa en ny titel använder du det gröna plusset. 8. Välj en plats. Om du vill skapa en ny plats använder du det gröna plusset. 9. Välj en adress. Om du vill skapa en ny adress använder du det gröna plusset. 10. Välj vilket språk användaren ska ha på Tellus Web. 11. Välj tidszon i listan. 12. Markera boxarna för hur du vill att användaren ska bli notifierad om ett nytt meddelande. 13. Skriv in hur många minuter före en hänvisning från kalendern som telefonen ska stängas. 14. Skriv in hur många minuter efter en hänvisning från kalendern som telefonen ska öppnas. 15. Skriv in domänen för användarnas Välj användarens standardroll i listan. 17. Markera boxen om du vill att användaren ska ha en aktiv kalenderkoppling

16 12 Användargrupper Användargrupper kan användas för projektgrupper, medlemmarna i gruppen behöver inte tillhöra samma organisation. Med användargrupper är det enkelt att skicka meddelanden eller hänvisa hela gruppen. Status De användare som är aktiva i systemet tar upp en licens. Väljer man att göra en användare inaktiv så kan man alltså frigöra en licens. Låt säga att någon blir t ex föräldraledig och man vill använda personens licens till dennes vikarie. Tar man bort personen helt så måste man sen skriva in alla uppgifter på nytt då personen är tillbaka igen. Sätter vi istället användaren som inaktiv så finns all information sparad. Dock är personen inte sökbar eller synlig så länge den står som inaktiv. Kalenderanvändare Här ser du hur kalenderanvändarnas status ser ut. Genom att klicka på knappen "Omaktivera markerade" kan du begära en omaktivering från servern.

17 13 Skapa användare När du ska skapa en användare finns informationen uppdelad i olika sektioner. Klicka på de olika sektionerna för att expandera. Grundläggande användardata Fyll i den grundläggande informationen om användaren. De fält som har en röd ram är obligatoriska. 1. Markera denna box om du vill ändra användarens status till "Inaktiv". 2. Välj en användarmall för att få viss information ifylld automatiskt. 3. Skriv in användarens förnamn. 4. Skriv in användarens efternamn. 5. Skriv in användarens användarnamn Skriv in ett lösenord för användaren, detta kan ändras av användaren själv under "Mina inställningar" i Tellus Web. 7. Repetera lösenordet. 8. Skriv in en adress till användaren Skriv in en sip adress till användaren Fyll i information om det finns alternativt login för t.ex Lotus Notes. 11. Markera boxen för att kunna ändra användarens kalenderlösenord Detta används för att logga in på Tellus Web, Tellus Mobile, telefonistapplikationen samt MyTellus. 12 Detta är obligatoriskt om användaren ska kunna ta emot meddelanden via mail från Tellus. 13 Detta används när koppling till Lync finns i systemet.

18 14 Övrig användardata 1. Markera boxen för att skriva in användarens födelsedatum. Detta kommer sedan att visas i detaljvyn, både i Tellus Web och i telefonistapplikationen. 2. Här kan du skriva in alternativ stavning på användaren. Separera flera namn med komma (,). 3. Välj vilket kön användaren har. Detta gör att det syns en generisk bild på användaren. 4. Välj tilltal i listan. 5. Här sätter man ett värde mellan 0-100, där 0 är högst och 100 minst. Standardvärdet som sätts på samtliga användare då systemet levereras är 100. Om alla användare har samma sorteringsordning kommer en sökträfflista i Tellus att visas i bokstavsordning Genom att klicka på "Choose file" och välja en bild på användaren kommer det att synas en bild i Tellus Web, telefonistapplikationen, Tellus Mobile samt i besöksterminalen (om denna används). 7. Skriv personlig information om användaren, t.ex kontaktuppgifter till anhöriga. Det finns en rättighet där man kan välja vilka som ska se denna information. 8. Här kan man skriva in telefonistinformation. Denna information visas endast i telefonistapplikationen och kan endast redigeras av de med rollen som ger dom rättigheten till detta Med en sort.ordning kan man istället välja att visa VD överst i träfflistan, sedan sekreterare, sedan alla ekonomer tillsammans osv.

19 15 Egendefinierad information De egendefinierade fälten ger dig möjlighet att skriva in information som du saknar i systemet. Detaljerad användardata 1. Klicka på den här länken för att skapa en ny mall. 2. Klicka i organisationsträdet för att välja den del som användaren ska tillhöra. 3. Här väljer du vilket schema användaren ska ha, användarna rekommenderas att skapa ett personligt schema för att få ut så mycket som möjligt av systemet. 4. Välj standardåtertiden för användaren. Detta värde kommer att användas för att föreslå en återkomsttid när användaren skapar en hänvisning. 5. Klicka på förstoringsglaset för att söka upp användarens chef. 6. Klicka på förstoringsglaset för att söka upp en kollega till användaren. 7. Välj en titel i listan, om titeln du söker inte finns kan du skapa en ny genom att klicka på det gröna plusset. 8. Välj en plats i listan, om platsen du söker inte finns kan du skapa en ny genom att klicka på det gröna plusset. 9. Välj en adress i listan, om adressen du söker inte finns kan du skapa en ny genom att klicka på det gröna plusset. 10. Välj vilket språk användaren ska ha på Tellus Web. Detta kan användaren sedan ändra i sina inställningar. 11. Välj tidszon i listan. 12. Här väljer du hur användaren ska ta emot meddelanden från telefonister, andra användaren eller från röstbrevlådan. (OBS! Meddelandelampan fungerar endast när det är en analog röstbrevlåda kopplad till systemet.) 13. Skriv in hur många minuter före en hänvisning från kalendern som telefonen ska stängas. 14. Skriv in hur många minuter efter en hänvisning från kalendern som telefonen ska öppnas. 15. Välj vilken roll användaren ska ha i listan Markera boxen för att användaren ska kunna använda sin kalender för att göra hänvisningar.

20 16 Telefoner Om användaren har telefoner associerade med sig kommer de att visas här. Om du behöver skapa en ny telefon använder du länken till höger och du kan söka efter redan skapade telefoner för att associera en med användaren. Redigera eller ta bort en telefon genom att klicka på ikonerna längst ut till höger på samma rad som telefonen. Sökord I den här delen associerar du sökord med användaren du skapar. 1. Sök efter ett sökord eller använd knappen "Alla" för att se vilka som finns i systemet. 2. Associera ett sökord med användaren genom att klicka på det gröna plusset bredvid sökordet. 3. Sökorden du har valt att knyta till användaren kommer att listas i den del där det i denna bild står "Användaren har inga sökord bundna till sig". 4. Lägg till ett nytt sökord genom att klicka på länken "Skapa nytt sökord". I den här menyn kan du skapa/redigera telefoner.

21 17 I den här sektionen kan du skapa/redigera telefoner. Telefoner Tidigare i manualen finns det beskrivet hur du skapar nummeröversättare (se sida 10) och telefonmallar (se sida 11). Skapa / redigera 1 2 Här kan du skapa en ny telefon eller redigera en som redan finns i systemet. 1. Klicka för att skapa en ny telefon. 2. Skriv in beskrivningen/telefonnummer på en telefon du vill titta närmare på.

22 18 Skapa telefon Fält med en röd ram är obligatoriska. 1. Välj en mall i listan och tryck sedan på "Använd mall" för att få viss information automatiskt ifylld. 2. Skriv in telefonnumret Här kommer du att se hur numret kommer att presenteras. 4. Välj nummeröversättare listan 5. Skriv en beskrivning på telefonen, detta används när du ska söka efter telefonen i administrationen t.ex. 6. Här visas vilka användare som är associerade med telefonen. 7. Välj vilken nod telefonen ska vara kopplad till. 8. Välj vilken telefontyp som telefonen ska ha Här anger man vad som ska hända med telefonen då en hänvisning aktiveras. Observera att man alltså gör denna inställning på telefonen och inte på hänvisningskoden. Detta betyder att man kan ha olika inställningar för vad som ska hända då användaren t ex hänvisar sig för lunch på de olika telefoner som är knutna till användaren. Man kan välja mellan alternativen: ingen, öppna, stäng och medflytta. Ingen = telefonen kommer att fortsätta vara precis som den var innan hänvisningen aktiverades. Om den var öppen så kommer den fortsätta att vara det, om den var medflyttad kommer den fortsätta vara det etc. Öppna = telefonen kommer då att vara öppen under hänvisningen. Stäng = telefonen kommer att stängas, oftast innebär detta att den styrs om till telefonist eller röstbrevlåda. Medflytta = telefonen medflyttas till annat nummer under hänvisningen 10. Destination för starthändelse Tänk på att ta bort de första siffrorna i ett mobiltelefonnummer, t.ex 070, då detta fylls i av nummeröversättaren. Detsamma gäller anknytningar, skriv bara de sista siffrorna som utgör själva anknytningsnumret. 16 Detta kommer bland annat att påverka ikonerna för profilbyte för användaren. 17 Om telefonen ska ha medflytta som starthändelse behöver det skrivas en destination för medflyttningen.

23 11. Sluthändelse Destination för sluthändelse Använd namnuppdatering för att låta Tellus uppdatera namn på anknytningar i telefonväxeln. 14. Alternativ Användarnamn = Användarens för- och efternamn uppdateras. Telefonnamn = Det som är skrivet i fältet "Telefonnamn" kommer att uppdateras. Kontrollerbar = Markera denna box om du vill att Tellus ska kunna kontrollera, t.ex. hänvisa, telefonen. (Detta val fungerar endast på anknytningar). Är profil = Om en användare har flera telefoner kan den välja i vilken telefon den vill ta sina samtal. Detta kallas profiler. Följ profil = Ange om du vill att telefonen ska medflyttas till den aktiva profilen. Använd publikt nummer = Detta val anger om telefonistapplikationen ska slå hela det publika numret vid uppringning till denna telefon. Privat = Numret kommer att visas som **** i telefonistapplikationen och på Tellus Web. 15. Tryck på den gröna ikonen för att associera användare med denna telefon. Sök telefon Här skriver du telefonnumret eller beskrivningen på den telefon du vill söka efter. 2. Här ser du resultatet av din sökning. 3. Markera boxen för att markera flera telefoner och använda multiredigering. 4. När du har valt flera telefoner i listan kan du använda dessa knappar för att radera eller redigera. 5. Redigera eller ta bort vald telefon Här väljer du vad som ska hända med telefonen när hänvisningen slutar. Valen är desamma som på starthändelse. 19 Om telefonen ska ha medflytta som sluthändelse behöver det skrivas en destination för medflyttningen.

24 20 Multiredigering av telefoner 1 2 Fält med en röd ram är obligatoriska. Glöm inte att spara dina ändringar. 1. Här ser du vilka telefoner du har valt att redigera 2. Valen är desamma som när du skapar en telefon, markera de rader du vill ändra och gör förändringarna.

25 21 Skapa serie Du kan skapa enskilda telefoner, men även serier med flera telefoner. När du skapar en serie väljer du hur många telefoner du ska samt hur steglängden ska se ut. Fält med en röd ram är obligatoriska Välj vilken nod telefonen ska tillhöra i listan 2. Välj vilken nummeröversättare som ska användas i listan 3. Välj telefontyp i listan 4. Här anger man vad som ska hända med telefonen då en hänvisning aktiveras. Observera att man alltså gör denna inställning på telefonen och inte på hänvisningskoden. Detta betyder att man kan ha olika inställningar för vad som ska hända då användaren t ex hänvisar sig för lunch på de olika telefoner som är knutna till användaren. Man kan välja mellan följande alternativ: Ingen = telefonen kommer att fortsätta vara precis som den var innan hänvisningen aktiverades. Om den var öppen så kommer den fortsätta att vara det, om den var medflyttad kommer den fortsätta vara det etc. Öppna = telefonen kommer då att vara öppen under hänvisningen. Stäng = telefonen kommer att stängas, oftast innebär detta att den styrs om till telefonist eller röstbrevlåda. Medflytta = telefonen medflyttas till annat nummer under hänvisningen 5. Om telefonen ska medflyttas, skriv in destinationen för medflyttningen här. 6. Skriv ett standardnamn för telefonerna. 7. Skriv in vilket nummer du vill att serien ska starta på. 8. Välj hur många steg serien ska bestå av. 9. Skriv in vilken steglängd du vill att serien ska ha.

26 22 Profiler Användare och telefoner är två olika typer av objekt som man associerar med varandra. Detta gör att vi kan illustrera verkligheten på ett unikt sätt. I Tellus är telefoner ett objekt och systemadministratören kan knyta telefoner till användare på det sätt som bäst passar just sin organisation. Detta möjliggör en unik flexibilitet. För att underlätta för de användare som har flera telefoner än en finns möjligheten att definiera telefonerna som profiler. Man kan då enkelt välja vilken av telefonerna man för tillfället vill vara nåbar på. Om användaren t.ex. har fler än 1 telefon som definierats som profil kan den ändra detta i webb-klienten.

27 23 Redigera, hjälpa eller ta bort användare Du som administratör kan hjälpa användare om de har problem, du kan även redigera eller ta bort användare på ett enkelt sätt. Masquerade Det finns vissa funktioner som det endast är användaren själv som kan göra. En av dessa är att ändra det personliga schemat. Om du som administratör behöver hjälpa en användare med detta kan du imitera användaren och på så sätt komma åt alla funktioner utan att kunna deras lösenord. När du har gått in på en persons detaljer klickar du helt enkelt på den svarta masken, om du inte ser ikonen har du inte rättigheterna att göra detta. När du använder denna funktion är du inloggad som den andra användaren och du ser detta genom att kolla högst upp i klienten där du ser ditt namn, där står nu användarens namn i stället och med en röd ram för att markera att du imiterar någon annan. För att gå tillbaka till din egen session klickar du helt enkelt på krysset bredvid namnet.

28 24 Återställa lösenord Det händer att användare glömmer sitt lösenord, detta går att återställa på flera sätt. Användaren kan klicka på "Glömt lösenord" i inloggningsdialogen och får ett slumpat lösenord skickat till sig. Detta kräver att e-postadressen som är inskriven i Tellus är giltig. Du som administratör kan också ge användaren ett nytt lösenord. I detaljvyn för användaren finns en ikon med två nycklar, om du klickar på den ikonen kan du bestämma ett nytt lösenord till användaren. Redigera användare Om du skulle upptäcka något fel på användaren kan du klicka på ikonen med ett kontaktkort i detaljvyn, då kommer administrationen för användare att öppnas och du kan då redigera det som är fel. Ta bort För att ta bort en användare klickar du på det röda minustecknet i detaljvyn. Du kommer att få bekräfta att du vill ta bort användaren innan den tas bort helt. Multiredigering 1. Markera de boxar som representerar användarna du vill redigera, om du klickar på bocken högst upp kommer du att invertera dina val. 2. Längst ned kommer du att se vilka val du har i multiredigeringen, klicka på ikonen som representerar den funktion du vill använda på de valda användarna.

29 25 Skicka meddelande Klicka på länken för att skicka meddelande till valda användare. Hänvisa Klicka på länken "Lägg till" för att hänvisa flera användare, du kan även ta bort aktiva hänvisningar på flera användare genom att använda länken "ta bort. Klicka på länken för att redigera flera användare. Redigera Du kommer då få en ny vy där du kan ändra information på flera användare samtidigt. Markera boxen som motsvarar den information du vill ändra. Fält som inte blir markerade kommer inte att ändras.

30 26 Ta bort Klicka på länken för att ta bort flera användare. Du kommer att få bekräfta raderingen innan den utförs.

31 27 Besökssystemet Kategori Kategorier används för att skilja besökare från varandra på ett enkelt sätt. Om det till exempel hålls en utbildning på företaget Kan man ha en kategori som heter Utbildning, då kan det synas på etiketten varför personen besöker företaget. Fält med en röd ram är obligatoriska.

32 28 Systeminställningar Beroende på vilka rättigheter du har, kan valen i denna meny skilja sig. Felaktig konfiguration av dessa inställningar kan göra så att systemet inte fungerar enligt önskemål. Rådfråga därför utbildad tekniker innan du gör några ändringar i denna del. Säkerhet Här kan du redigera inställningarna för roller och automatiska inloggning. Roller Alla användare i Tellus måste ha en roll, denna bestämmer sen vilka funktioner som användaren i fråga ska kunna använda. Du kan skapa hur många roller du vill för att skräddarsy dessa efter de behov som finns på företaget. Tellus levereras med fyra fördefinierade roller som kan redigeras för att passa dina behov. Följande roller finns i systemet när det installerats: Administrator Operator Regular user Superadmin För att se vilka rättigheter som hör till varje roll kan du välja rollen i listan, då kommer en lista med alla rättigheter och de som är associerade med denna roll har en bock i boxen till höger. Du kan även se vilka användare som har just denna roll, klicka bara på "Visa associerade anv." så får du en lista.

33 29 Skapa roll Om du vill skapa en ny roll klickar du på knappen "Skapa roll", ge rollen ett namn och välj om du vill kopiera rättigheter från en redan existerande roll, på så sätt kan du skapa liknande roller med små modifieringar. En användare med en lägre roll kan inte skapa en annan användare med en högre roll, rollen med flest rättigheter är "Superadmin".

34 30 System Administrera systeminställningarna här. Systeminställningar Välj en inställning och redigera informationen. Skicka loggfiler Fält med en röd ram är obligatoriska. Skriv i den mailadress du vill skicka loggfilerna till. Markera boxarna som representerar de loggfiler du vill skicka. Klicka på knappen "Skicka loggar" när du är klar. Service log I loggboken kan administratörer och tekniker se och skriva vilka ändringar som har gjorts i systemet. Om Tellus Här kan du se all teknisk information om Tellus-sviten. Du kan se vilken version som är aktiv i just ert system samt vilken version som finns tillgänglig för nedladdning.

35 31 Rapporter Om man inte har licensen för rapporter kan man ändå ta ut viss information, dessa fördefinierade rapporter finns i menyn "fördefinierade rapporter" och där kan du välja om du vill ha generera rapporten i stående eller liggande format. Rapporterna du kan få ut är: Användare och telefoner Bokning Dagens besök Besökshistorik