QTel ver Manual QTel. (Gränssnitt för telefonistarbetsplats)

Transkript

1 Manual QTel (Gränssnitt för telefonistarbetsplats) 1

2 Innehåll 1. Förord Logga in första gången Fält Inställningar för telefonist Samtalshantering Köer Historik, Adressbok, Av/På Anknytningslistan och anknytningsinställningar

3 1. Förord Denna manual beskriver hur Telefonist enkelt via sin dator kan kontrollera och ändra vissa inställningar på anknytningar. Gränssnittet är anpassat för dator. 3

4 2. Logga in första gången. 1. Öppna webläsaren (Chrome rekommenderas) 2. Skriv in följande adress: 3. Tryck på Glömt lösenord /Skapa nytt konto 4. Skriv in din E-postadress 5. Tryck Begär pinkod. Du kommer nu få en 6 siffrig pinkod skickad till din E-postadress. 6. Skriv in pinkoden du fått 7. Välj ett nytt lösenord. (Det ska vara minst 8 tecken, innehålla siffra, tecken, gemener och versal.) 8. Repetera lösenordet du valt. 9. Bocka i Kom ihåg mig. (Gör ej detta på Publika datorer) 10. Tryck Logga in Tips: Lägg till sidan som genväg för att enkelt och snabbt komma åt den i framtiden. Chrome: Tryck: Ctrl + D, Enter Om du inte redan ser bokmärksfältet så Tryck: Ctrl + Shift + B För ett renare intryck Tryck F11 för att få QTel Telefonist på helskärm 4

5 3. Fält QTel Telefonist har 8st dynamiska fält. 1. Samtalsfält 2. Transfereringsfält 3. Köer 4. Samtal på kö fält 5. Transfereratfält, Parkerade samtal 6. Ringer på anknytning fält 7. Anknytningslista, Samtalshistorik, Adressbok, Köer, På/Av, inställningar 8. Anknytningsfält 5

6 4. Inställningar för telefonist Inställning för nummervisning och telefon Ställa in utgående nummervisning 1. Inställningar 2. Välj nummer att visa ut 3. Uppdatera Använda webbläsaren som telefon 1. Inställningar 2. Använd WebbTelefon 3. Använd WebbTelefon, men ring ut via mobilen (ska utgående samtal ringa till mobilen) 4. Välj var det ska ringa 5. Välj samtalshögtalare 6. Välj mikrofon 6

7 5. Samtalshantering Inkommande samtal (med WebbTelefon aktiverad) Vid inkommande samtal visas en popup och datorn ringer Tryck på denna för att få upp Telefonistsidan. När Telefonistsidan är uppe tryck Enter eller på Accept 1. Accept 2. Transferera till markerad anknytning utan att svara Inkommande samtal (med mobiltelefon, fast telefon eller softphone, Ej WebbTelefon) Vid inkommande samtal ringer mobilen, fast telefon eller softphone. Svara i önskad enhet. När Telefonistsidan är uppe kan du koppla 1. Svara 2. Transferera till markerad anknytning utan att svara 7

8 Besvarat samtal När samtal besvarats finns flera alternativ 1. Sök efter person. För eller efternamn, avdelning, företag, mobilnummer mm går att söka. 2. Koppla med förfrågan (annonserad transferering). Den inringande kommer bli satt på vänt och du får prata med din kollega. I detta läge syns samtalet i transfereringsfältet och det går att slutföra transfereringen eller återta samtalet. 3. Koppla direkt. Samtalet hamnar i transfereratfältet. Där ser vi även om samtalet blivit besvarat. 4. Parkera samtalet. Det hamnar då i fält (3) och kan återtas därifrån. Not. Det går även att använda numeriska tangentbordet när QTel är i focus. 8

9 6. Köer QTel Telefonist samlar alla företagets köer. Du kan enkelt söka och se detaljerad information samt i realtid få information om hur många samtal som står och väntar och hur många agenter som är inloggade i respektive kö. Du kan även logga in/ur dig själv och vid fulla rättigheter logga in/ur dina kollegor. Se köer Fältet för köer finns uppe till höger Du ser nu en lista med de köer som finns i systemet och aktuell status på dessa. Logga in/ur kö 1. Tryck på den kö du vill se 2. Tryck på knappen för att logga in/ur gruppen Förklaring av in/ut loggad (2) 8053 = är inloggad men kommer inte ringa vid gruppsamtal då den är hänvisad = är inloggad och kommer att ringa vid gruppsamtal = är urloggad och kommer inte ringa vid gruppsamtal = är inloggad men kommer inte ringa vid gruppsamtal då telefonen inte är igång. 9

10 7. Historik, Adressbok, Av/På Samtalshistorik Här kan ni filtrera på 1. Alla 2. Inkommana samtal 3. Utgående samtal 4. Missade samtal Adressbok Här kan ni lägga in externa telefonnummer 1. Tryck på Adressbok 2. Dina egna kontakter kan du ändra genom att trycka på pennan 3. Andras delade kontakter kan du inte editera 4. För att lägga till ny kontakt trycker du på Plus tecknet 5. För att ringa eller koppla annonserat trycker du på numret 6. Om du vill skapa en kontakt som inte dina kollegor ska se bockar du i (6) 10

11 Av/På Denna funktion skapas och ändras av admin och rätt behörighet krävs för att nyttja den. Används t.ex. för att manuellt stänga huvudnumret vid röd dag. 11

12 8. Anknytningslistan och anknytningsinställningar Välj person Sök först upp den användare du vill ändra eller se 1. Sök efter personen med en del av namnet, markera sedan personen. Användare Under fliken Användare får du information om anknytningen 1. Det som skrivs i fältet kommentarer kommer direkt synas för alla användare som har QTel inloggning. t.ex. Jobbar måndag till onsdag, eller hemligt mobilnummer. 2. Skicka meddelande via E-post. (snabbknapp F8). Obs! det går ej att svara på meddelandet. 3. Skicka meddelande via SMS. (snabbknapp F9). Obs! det går ej att svara på meddelandet. 12

13 Hänvisning Under fliken Hänvisning kan du hänvisa din anknytning och om du har behörighet kan du även hänvisa andras anknytningar. 1. I detta exempel hänvisar vi anknytning 8057 till lunch åter klockan 12:45 2. Om talad hänvisning är på kommer den inringade få hänvisningen uppläst 3. Ställ in tid då anknytningen ska åter vara anträffbar 4. Detta görs enkelt med plus, minus 15 minuter eller timme 5. Denna text genereras och spelas upp för den inringande 6. Välj vart samtalet ska gå när hänvisningen är aktiv 7. Glöm inte att trycka Spara Not. Talad hänvisning, Valfri text och Destination efter hänvisning gäller tillsvidare. 13

14 Inställningar Under fliken inställningar väljer du var samtal ska gå i olika lägen. Tandem ringning Detta betyder att destination som anges här kommer ringa samtidigt som eventuell fast telefon eller softphone. 1. Mobilnummer som angetts av admin. 2. Valfritt nummer kan vara tex. hemtelefon eller annat mobilnummer. 3. Tidsfördröjning är tiden från att t.ex. din fasta telefon börjar ringa till systemet försöker ringa destination (1) eller (2). 4. Visa inringandes nummer gör att ni ser vem som faktiskt ringer. Om den är urbockad kommer ni se ert eget nummer i t.ex. mobiltelefonen. 5. Glöm inte att spara. 14

15 Upptagen Detta betyder att destination som anges här kommer det ringa till då du är upptagen i telefonen. (Not. Vid ej fullmex kan inte systemet veta att du är upptagen i mobilen och samtalet kommer gå till den destination som är inställt på ditt abonnemang.) 1. Röstbrevlådan i växelsystemet. (ej mobilsvar) 2. Mobilnummer som angetts av admin. 3. Valfritt nummer kan vara tex. hemtelefon eller annat mobilnummer. 4. Visa inringandes nummer gör att ni ser vem som faktiskt ringer. Om den är urbockad kommer ni se ert eget nummer i t.ex. mobiltelefonen. 5. Glöm inte att spara. Ej Svar Detta betyder att destination som anges här kommer det ringa till då du ej svarar i någon telefon. (Not. Vid ej fullmex kan inte systemet veta om du är upptagen i mobilen och samtalet kommer gå till den destination som är inställt på ditt abonnemang.) 1. Röstbrevlådan i växelsystemet. (ej mobilsvar) 2. Mobilnummer som angetts av admin. 3. Valfritt nummer kan vara tex. hemtelefon eller annat mobilnummer. 4. Tidsfördröjning är tiden från din telefon börjar ringa till samtalet skickas till destination (1), (2) eller (3). 5. Visa inringandes nummer gör att ni ser vem som faktiskt ringer. Om den är urbockad kommer ni se ert eget nummer i t.ex. mobiltelefonen. 6. Glöm inte att spara. 15

16 Oanträffbar Detta betyder att destination som anges här kommer det ringa till då ingen annan destination finns och Tandemringning ej är aktiverad. T.ex. fast telefon urkopplad eller softphone avstängd. (Not. Vid ej fullmex kan inte systemet veta om du är upptagen i mobilen och samtalet kommer gå till den destination som är inställt på ditt abonnemang.) 1. Röstbrevlådan i växelsystemet. (ej mobilsvar) 2. Mobilnummer som angetts av admin. 3. Valfritt nummer kan vara tex. hemtelefon eller annat mobilnummer. 4. Visa inringandes nummer gör att ni ser vem som faktiskt ringer. Om den är urbockad kommer ni se ert eget nummer i t.ex. mobiltelefonen. 5. Glöm inte att spara. Avisering Rösbrevlåda Detta betyder att när meddelande lämnas på din anknytnings röstbrevlåda i systemet aviseras detta på följande sätt. 1. Till E-post. Information om samtalet och bifogad.wav fil skickas till din E-post. 2. Till SMS. Information om samtalet skickas till din mobil. 3. Glöm inte att spara. 16

17 Kalender Här visas dagens kalenderbokningar om koppling till Exchange finns samt om hänvisning kommer ske under dessa bokningar. Meddelande Här visas de meddelanden nu skickat systemet. 17