Dialect Unified MAC-klient

Transkript

1 Dialect Unified MAC-klient Med Dialect Unified MAC-klient når du företagets växelfunktioner. Du kan sätta hänvisningar, logga in och ut ur grupper och t ex flytta samtal till en kollega du får tillgång till växelns alla funktioner från datorn. Följ nedanstående beskrivning för att installera Dialect Mac-app. Öppna din webläsare och skriv in adressen För Unified Smart: För Unified: Ladda hem den senaste versionen av Mi. Filen sparas i mappen Hämtade filer Öppna installationsfilen Mi 1.1.xx.dmg Dra över Mi till Applications 1

2 Starta Dialect Unified MAC-klient från programmappen Om din Mac varnar för att programmet kommer från en oidentifierad utvecklare gå in under Systemsinställningar Säkerhet och integritet. Under Tillåt program hämtade från kryssa i alternativet Var som helst och Tillåt alla. Starta därefter återigen Dialect Unified MAC-klienten från programmappen. I dialogen som visas välj Öppna 2

3 3

4 Logga in Första gången du startar MAC-klienten måste du logga in. Dina inloggningsuppgifter återfinner du i Driftinformationen som du har fått vid leveransen av din växel. Användare: Skriv in din mailadress, ex. namn@foretaget.se Lösenord: Skriv in lösenordet kopplat mot din anknytning i växeln Server: Ange server för systemet. Ex. dialectunified.se eller dialectunified.net Klicka på Logga in. Inställningarna sparas och nästa gång du startar programmet loggas du in med dessa automatiskt. 4

5 Startsidan När du har loggat in i MAC-klienten kommer du till din startsida. 5

6 I fältet Min hänvisning visas en färgad symbol enligt nedan, om du har funktionen Softphone registrerad i systemet. Använder du applikationen som kontrollpanel syns ingen symbol i fältet. Din Softphone är inloggad och registrerad mot systemet. Din Softphone har tappat sin uppkoppling. Den växlar åter till grönt när den åter registrerar sig. Din Softphone har inte kontakt med växeln och har inte registrerats korrekt.använder du klienten endast som Kontrollpanel, inte Softphone, visas endast ett grått fält. Med en hänvisning styr du var dina inkommande samtal skall hamna i de fall du av någon anledning inte kan svara. Med de två knapparna 30min respektive 60min kan du sätta en s.k. Snabbhänvisning som är en fördefinierad hänvisning du kan använda då du snabbt behöver hänvisa dina samtal. Du kan även förlänga en aktuell snabbhänvisning genom att klicka på 30+min. Vill du istället ta bort en gällande hänvisning klickar du på och du blir återigen nåbar på din anknytning. Hur du ändrar inställningarna för dessa knappar behandlas närmare på sidan 17. Övriga hänvisningar och vidarekopplingar sköter du via menyn Samtalsstyrning som beskrivs på sidan 13 och framåt. 6

7 Under Mina Grupper ser du de grupper du är medlem i. Visar de grönt är du inloggad för att besvara samtal till den aktuella gruppen. Klicka en gång för att logga in/logga ut och dubbelklicka för att se vilka övriga kollegor som är medlemmar respektive inloggade i en grupp. Under Gruppnamnet visas antalet inloggade utav det totala antalet medlemmar, exempelvis 2(4). 7

8 Kollegor Under fliken Mina Kollegor hittar du alla användare i växeln. Dessa visar sin aktuella status med ikoner. Kollegan är inloggad med Mi och tillgänglig för samtal & chatmeddelanden. Kollegan är inloggad i växeln och tillgänglig för samtal, dock ej chat. Kollegan är upptagen i ett samtal. Kollegan har satt en hänvisning. Längd och orsak visas under kollegans namn. Se bild nedan. Om du klickar på en kollega visas de nummer som finns tillgängliga till denne. Klicka på ett nummer för att ringa upp. 8

9 Anknytningsnummer/Direktnummer i växeln till Kollegan Mobilnummer till Kollegan Hemnummer till Kollegan Skicka ett chatmeddelande till Kollegan Du kan även söka efter en kollega genom att skriva namnet på den du söker i rutan märkt Skriv namn. 9

10 Kontakter Klicka på fliken Kontakter för att visa dina privata kontakter. Klicka på en kontakt för att se vilka nummer som finns sparade för denna. Klicka på ett nummer för att ringa upp. 10

11 Samtalshistorik Under fliken Historik visas en logg på dina senaste samtal. Ikonen indikerar ett missat samtal. i menyraden Uppringda Mottagna Missade Vidarekopplade Om du har telefonnumret registrerat i systemet visas även namnet på kontakten eller kollegan. Klicka på ett samtal för att visa en lista på registrerade nummer och klicka på valt nummer för att ringa tillbaka till detta. 11

12 Knappsats Klicka på fliken Knappsats för att visa inmatningsfältet för telefonnummer. Du kan mata in nummer genom att klicka på siffrorna eller via knappsatsen på ditt tangentbord. Du kan även klistra in ett nummer i inmatningsfältet. Tryck Enter eller klicka på den gröna ringknappen för att ringa det valda numret. 12

13 Meny Samtalsstyrning / Samtalsstyrning Under Samtalsstyrning sätter du manuella hänvisningar och fasta regler för vidarekoppling när du av någon anledning inte kan svara i telefon. Man kan sätta hänvisning enligt tre olika tidsaspekter. Från och med nu, Schemalagd samt Upprepad Gemensamma nämnare för de tre olika hänvisningstyperna är Orsak Varför har du satt en hänvisning? Möte, Gått för dagen, Lunch etc. Längd Hur länge skall din hänvisning gälla? Hänvisa till Hur vill du att dina samtal skall hanteras under aktuell hänvisningsperiod? Notera att du även kan skriva in ett nummer som inte finns med bland förvalen, i rutan till vänster. 13

14 Information En anteckning för dig själv för att veta vad hänvisningen gäller, och även synlig för dina kollegor om de söker dig i kontaktboken. Det som särskiljer de tre flikarna åt mer distinkt är tidsaspekterna för när din hänvisning skall gälla. För Från Nu gäller hänvisningen från tidpunkten du trycker Spara och angiven tid framåt i tiden. Under Schemalagd sätter man start- och stoppdatum samt tidpunkt för sin hänvisning enligt bilden nedan. 14

15 För Upprepad hänvisning finns ytterligare parametrar att styra. Välj om du vill upprepa den aktuella hänvisningen dagligen, veckovis, månatligen eller årligen samt sätt de tider och andra aspekter som skall gälla. Glöm inte att trycka Spara när du är klar med inställningarna för en hänvisning. Samtliga kommande hänvisningar syns nu längst ned i en kronologisk lista och när en hänvisning löpt ut försvinner den följaktligen automatiskt. 15

16 Under fliken Vidarekopplingar kan du sätta ett antal regler som hanterar dina samtal. I exemplet nedan väljs vad som skall hända i de fall din anknytning är upptagen och alltså var det samtalet istället skall ta vägen. Du kan välja i rullisten av fördefinierade nummer eller skriva in ett valfritt nummer i rutan till vänster. 16

17 Meny Mi / Inställningar Applikation Snabbstatus Ställ in vilka parametrar som skall gälla för de båda snabbhänvisningsknapparna. Listor Välj hur du vill sortera dina kontaktlistor, samt om programmet skall hämta dina kontakter från din kontaktbok i Kontakter i växeln/mac:ens adressbok. Prefix Kryssa i rutan om du vill ringa nummer utan extra nolla före nummer. Logga in Här kan du byta lösenord eller logga ut ur programmet för att exempelvis logga in som en annan användare. Observera att dina sparade inställningar fortfarande gäller för din telefoni, du loggar endast ut ur själva programvaran. 17

18 Telefon Telefon - Välj vilken av dina telefonenheter som skall ta emot personliga samtal och gruppsamtal samt vilken telefon som skall hantera utgående samtal vid återuppringning, även kallad Call-Back. (Portalsamtal) Egenskaper Här kan du fylla i ytterligare uppgifter för din anknytning. Exempelvis ett hemtelefonnummer, alternativa mailadresser, gatuadress till ditt företag etc. Fälten Mobil, Hemtelefon, Företagstelefon & Telefonvakt kommer vid ifyllt nummer att visas som fördefinierade hänvisningsställen i en rullista när du sätter manuella hänvisningar. (Beskrivet på sidan 13.) 18

19 Ljud Ljud - Här ställer du in vilken ljudenhet och vilket headset du vill använda för telefonin. Ljud in Vilken mikrofon skall hantera ljud in? Ljud ut vilka högtalare skall hantera ljud ut? Ringsignal I vilken ljudenhet skall ringsignalen för inkommande samtal spelas upp? Ringsignal Välj önskad ringsignal för inkommande samtal. 19

20 Meny Mi / Om Mi Om Mi Visar basuppgifter för programvaran. 20

21 Samtalshantering För att besvara ett inkommande samtal i din Softphone klickar du på symbolen uppe till höger. Till vänster visas det nummer samtalet kommer ifrån. I det fall du har numret sparat syns även namnet på den som ringer. Under pågående samtal kan du Flytta samtalet Parkera samtalet Stänga av din mikrofon Under pågående samtal visas hur länge du talat i telefon samt en knapp för att avsluta samtalet. 21

22 Du kan ringa ett utgående samtal på ett flertal sätt. Via Kollegor Via Kontakter Via Samtalshistoriken Via Knappsatsen Dessa förfaranden beskrivs närmare på sidan 12 och framåt. 22

23 Flytta Samtal Du kan flytta samtal till en kollega, en kontakt, ett nummer i samtalshistoriken eller ett valfritt nummer enligt nedan. Använder du Dialect Unified Mac-Klient som Kontrollpanel kan du endast koppla Blint. Har du Dialect Unified Mac-Klient aktiverad som Softphone, samt samtalet i densamma kan du välja att istället göra en Övervakad flytt. Vid en Blindflytt skickas ditt samtal till en anknytning eller nummer utan att du innan verifierar med mottagaren att denne kan ta samtalet. Vid en Övervakad flytt talar du först med mottagaren innan du kopplar över samtalet, för att säkerställa att denna har möjlighet att ta emot det. För att göra en blind flytt trycker du under pågående samtal på Flytta. En dialogruta dyker upp där du skriver in numret dit du vill flytta samtalet. Du kan flytta samtalet till vilket giltigt telefonnummer som helst, interna i växeln och externa. Tryck Flytta för att koppla samtalet till inskrivet nummer och din telefon återgår till ursprungsläget. 23

24 I de fall du inte kan numret dit du vill koppla kan du istället välja en kollega, kontakt, ett nummer från samtalshistoriken eller ett nummer slaget via knappsatsen. När du under ett samtal klickar på någon post under de tre alternativen Kollegor, Kontakter eller Historik ser du nu en symbol som indikerar att du kan koppla till det nummer du väljer. En dialog dyker upp där du tillfrågas om du vill ringa eller flytta till kontakten. För att göra en Övervakad flytt av samtalet väljer du Ring varpå ditt pågående samtal automatiskt sätts på Vänta. När du samtalat med mottagaren trycker du på Flytta och din telefon återgår till sitt ursprungsläge och de två andra samtalen kopplas samman. Om du i stället väljer Flytta kopplar du samtalet direkt, utan att tala med mottagaren, och din telefon återgår till ursprungsläget. 24

25 Du kan slutligen även flytta samtalet via knappsatsen, vilket förutsätter att du kan numret utantill. Skriv in numret i inmatningsfältet antingen med knappsatsen på tangentbordet eller via klick på siffrorna i programmet. Tryck på symbolen för att ringa och samma dialog som tidigare dyker upp, där du väljer om du vill Flytta samtalet, eller först ringa upp det. 25